XX基金管理有限公司會計檔案管理辦法第一條為了加強會計檔案管理，統一公司的會計檔案，確保會計檔案的安全和完整，做好會計檔案管理工作，便于事后檢查，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《XX基金管理有限公司檔案管理制度》的相關規定制定本辦法。第二條本辦法適用于公司總部及下屬各部門。第三條會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報表等會計核算專業材料以及合同協議、交接清單、納稅資料、銀行對帳單、財務分析、盤點報告、會計電算化檔案，是記錄和反映單位經濟業務的重要資料和證據。公司必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，不得丟失和任意銷毀。第四條歸檔前的各種會計記帳憑證，要按照編號的順序連同所附原始憑證，定期（至少每月一次）進行整理，并加具封面、封底、裝訂成冊，在封面上注明所屬年度、月份、起訖日期、憑證種類以及起訖編號，由裝訂人在裝線封簽處加蓋經辦人圖章，并將各種會計記帳憑證進行登記，編制交接清冊。第五條歸檔前的各種帳薄每本在開始使用時，要在帳薄首頁列表載明公司名稱，開始使用日期，合計頁數（如系活頁帳應在裝訂成冊后注明頁數）和記帳人員姓名，并由記帳人員加蓋圖章。在年度終了編造交接清冊并進行歸檔。第六條歸檔前的會計報表和其他會計核算資料要分類整理，裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、日期、資料名稱、經辦人姓名，并將會計報表和各種會計核算資料進行登記，編制交接清冊。第七條會計記帳憑證、帳薄、會計報表和各種會計核算資料歸檔時，經辦人必須持歸檔清冊向檔案管理人員進行分類逐本移交，辦理歸檔手續；會計電算化打印輸出的憑證帳冊、報表必須有會計主管及負責人的簽章，才能存檔保管。第八條歸檔后的會計記帳憑證、帳薄、會計報表，核算資料，檔案管理人員必須及時進行整理，統一編號，按月份分類進行登記，編造清冊。第九條檔案管理人員應根據檔案清冊，進行歸檔入柜保存，并寫明存檔柜號，同時在檔案柜上正面粘貼存放憑證帳冊目錄，在目錄上列明記帳憑證、帳薄、會計報表和核算資料的種類、年度、起訖日期、起訖號碼共計本數，做到便于查找和調閱。第十條檔案管理人員必須對會計檔案進行妥善保管，防止散失、鼠咬和蟲蛀。不得丟失和任意銷毀，確保會計檔案的安全和完整。第十一條凡已歸檔的會計記帳憑證、帳簿、會計報表、核算資料一般不準拿出檔案室。財務人員如確需帶走查閱，必須征得財務管理部負責人的同意，辦理借用手續，并及時歸還。凡本公司財務人員需要查閱會計檔案時，要同檔案管理人員共同查閱，查閱后要放回原存放處，不得亂放，以避免會計檔案混亂。第十二條公司非財務人員需要查閱會計檔案時需經財務總監批準，外公司人員需要查閱會計檔案時，必須有單位介紹信并經財務總監批準方可查閱，否則不予辦理。在查閱時要有有關財務人員陪同，不允許外人自己查閱。第十三條凡查閱檔案者，只能對有關單據憑證、帳簿記錄進行抄錄或復制，不能將原始單據抽出或帶走。如確系工作需要，必須借用原始單據者，必須經財務總監批準，進行記錄登記，辦理借用手續，并限期歸還。第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類；保管期限從會計年度終了后的第一天算起，各類會計檔案的保管期限按照附表所列期限執行。第十五條保存期滿需要銷毀的會計檔案，必須根據國家有關規定編造清冊，由財務管理部負責人審查，財務總監審批，公司董事長批準并報經主管部門批準后方可銷毀。在銷毀時，必須由財務總監或指派專人監督進行。第十六條監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司負責人。第十七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第十八條會計電算化檔案管理：會計電算化檔案包括：系統文件備份、數據庫文件備份、操作手冊、相關制度、系統實施方案、調閱審批及登記資料、會計電算化操作員權限審批表等。（一）計算機軟件會計檔案應做雙備份，并置不同地點存放在專用磁盤柜內，進行統一編號，按年月順序分類進行，專人負責，妥善保管。（二）凡需調用軟件會計檔案資料，均需在會計電算化管理人員的指導下調用，調用完后立即存磁盤柜，放回至原位置。（三）會計電算檔案存檔管理1.為保證備份數據的安全，備份磁盤必須加貼保護標簽，裝入盤盒內，存入在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。2.打印輸出的憑證、帳冊、報表等會計檔案，按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限管理。3.隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件及購買的商品化會計電算系統軟件和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。4.如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。（四）在磁盤上標明所存儲會計資料內容時要用軟筆，磁盤要遠離磁場，在少塵下使用。不得將手觸碰磁盤暴露面，磁盤保護口要專門粘貼住。拿持磁盤時要特別小心，嚴防擠壓、彎折、時刻保持其完好狀態。第十九條必須加強會計檔案的保密工作，任何人如果偽造、非法涂改變更，故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁盤等，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。第二十條本辦法如與國家有關規定不相符時，應按國家有關規定執行。第二十一條本辦法由總裁辦公會負責解釋和修訂。第二十二條本辦法自發布之日起執行。附件：會計檔案保管期限表附件：會計檔案保管期限表序

號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類1原始憑證15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年二會計帳簿類4總帳15年包括日記總帳5明細帳15年6日記帳15年現金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產卡