設備基礎資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司設備基礎資料的管理，確保設備資料的完整性、準確性和規范性，便于設備的選型、采購、安裝、調試、運行、維護、檢修及報廢等全過程管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有設備基礎資料的管理，包括但不限于生產設備、輔助設備、檢測設備等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：設備基礎資料由公司指定部門集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分級負責原則：各部門負責本部門設備資料的收集、整理、歸檔和保管，并對資料的真實性和準確性負責。3.動態更新原則：設備資料應隨著設備的全生命周期管理進行動態更新，確保資料與設備實際情況相符。4.安全保密原則：設備基礎資料涉及公司的技術秘密和商業機密，應嚴格保密，防止資料泄露。二、職責分工（一）設備管理部門1.負責制定和完善設備基礎資料管理制度，并組織實施。2.匯總、審核各部門提交的設備資料，建立公司設備資料檔案庫。3.負責設備資料的分類、編號、標識和存儲管理，確保資料的完整性和可檢索性。4.定期對設備資料進行清查、核對和更新，保證資料與設備實際情況一致。5.負責設備資料的借閱、發放和回收管理，做好記錄。6.組織對設備資料的整理、歸檔和銷毀工作，確保資料管理的規范和安全。（二）使用部門1.負責本部門設備資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和準確性。2.按照設備管理部門的要求，及時提交設備資料，并配合設備管理部門進行資料的審核和完善。3.負責本部門設備資料的日常保管，確保資料的安全和完整。4.嚴格遵守設備資料的借閱、發放和回收規定，不得擅自復印、外借設備資料。5.在設備發生變更（如改造、維修、報廢等）時，及時通知設備管理部門，并提供相關變更資料。（三）采購部門1.負責在設備采購過程中，收集和整理設備的技術資料、供應商資料等，并及時提交給設備管理部門。2.確保采購設備的資料與合同要求一致，協助設備管理部門對采購設備資料進行審核。（四）技術部門1.參與設備選型、技術方案論證等工作，提供相關技術資料和技術支持。2.對設備的技術改造、升級等提供技術指導，協助設備管理部門完善設備技術資料。（五）檔案管理部門1.負責指導和監督設備管理部門的資料歸檔工作，確保資料歸檔符合檔案管理要求。2.按照檔案管理規定，對設備基礎資料進行長期保存和管理，提供檔案查詢服務。三、設備基礎資料的分類與編號（一）分類設備基礎資料分為以下幾類：1.設備前期管理資料：包括設備規劃、選型論證、采購合同、技術協議、安裝調試資料等。2.設備技術資料：包括設備說明書、操作手冊、維護手冊、電路圖、裝配圖、零部件圖等。3.設備運行維護資料：包括設備運行記錄、維護保養記錄、故障維修記錄、潤滑記錄、點檢記錄等。4.設備固定資產資料：包括設備臺賬、固定資產卡片、設備檔案編號等。5.設備變更資料：包括設備改造、維修、報廢等變更記錄及相關資料。（二）編號設備基礎資料采用統一的編號規則，以便于管理和查詢。編號規則如下：1.設備前期管理資料編號：[公司簡稱][設備類別代碼][年份][序號]公司簡稱：取公司名稱的首字母縮寫。設備類別代碼：根據設備的類別設定相應的代碼，如生產設備用“SC”表示，輔助設備用“FZ”表示，檢測設備用“JC”表示等。年份：資料形成的年份，取后兩位數字。序號：按照資料形成的先后順序依次編號。2.設備技術資料編號：[公司簡稱][設備類別代碼][設備型號][版本號][序號]公司簡稱、設備類別代碼同前。設備型號：填寫設備的具體型號。版本號：資料的版本號，如V1.0、V2.0等。序號：按照資料的類別和順序依次編號。3.設備運行維護資料編號：[公司簡稱][設備類別代碼][設備編號][年份][月份][序號]公司簡稱、設備類別代碼同前。設備編號：設備的固定資產編號。年份、月份：資料記錄的年份和月份，取后兩位數字。序號：按照資料記錄的先后順序依次編號。4.設備固定資產資料編號：[公司簡稱][設備類別代碼][設備編號]公司簡稱、設備類別代碼同前。設備編號：設備的固定資產編號。5.設備變更資料編號：[公司簡稱][設備類別代碼][設備編號][變更類型代碼][年份][序號]公司簡稱、設備類別代碼、設備編號同前。變更類型代碼：根據變更類型設定相應的代碼，如改造用“GZ”表示，維修用“WX”表示，報廢用“BF”表示等。年份：變更發生的年份，取后兩位數字。序號：按照變更資料形成的先后順序依次編號。四、設備基礎資料的收集與整理（一）設備前期管理資料的收集與整理1.設備規劃階段：由設備管理部門牽頭，會同相關部門制定設備規劃，收集設備需求調研報告、可行性分析報告等資料。2.選型論證階段：設備管理部門組織技術部門、使用部門等對設備選型進行論證，收集選型方案、技術經濟比較資料、供應商資料等。3.采購階段：采購部門負責收集設備采購合同、技術協議、招投標文件等資料，并提交給設備管理部門。4.安裝調試階段：設備到貨后，安裝調試單位負責收集設備安裝調試記錄、驗收報告等資料，并提交給設備管理部門。（二）設備技術資料的收集與整理1.設備采購時，供應商應提供設備說明書、操作手冊、維護手冊、電路圖、裝配圖、零部件圖等技術資料。采購部門負責收集并提交給設備管理部門。2.對于自制設備，由技術部門負責編制設備的技術資料，并提交給設備管理部門。3.設備管理部門收到技術資料后，應進行審核和整理，確保資料的完整性和準確性。（三）設備運行維護資料的收集與整理1.使用部門負責設備運行記錄、維護保養記錄、故障維修記錄、潤滑記錄、點檢記錄等資料的填寫和收集。2.設備運行記錄應包括設備運行時間、運行參數、產量等信息；維護保養記錄應包括維護保養時間、內容、更換的零部件等信息；故障維修記錄應包括故障發生時間、現象、原因分析、維修措施及維修結果等信息；潤滑記錄應包括潤滑時間、潤滑劑型號、加油量等信息；點檢記錄應包括點檢部位、點檢標準、點檢結果等信息。3.使用部門應定期將設備運行維護資料提交給設備管理部門，設備管理部門進行匯總和整理。（四）設備固定資產資料的收集與整理1.設備管理部門負責建立設備臺賬，記錄設備的基本信息、購置時間、原值、凈值、使用部門等。2.根據設備臺賬，編制固定資產卡片，詳細記錄設備的各項信息。3.設備管理部門負責對設備固定資產資料進行更新和維護，確保資料的準確性。（五）設備變更資料的收集與整理1.當設備發生改造、維修、報廢等變更時，相關部門應及時填寫設備變更申請表，并提交給設備管理部門。2.設備管理部門組織相關部門對變更申請進行審核，審核通過后，實施變更。3.變更實施過程中，相關部門負責收集變更記錄、技術文件、驗收報告等資料，并提交給設備管理部門。4.設備管理部門對設備變更資料進行整理和歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。五、設備基礎資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.設備基礎資料應按照分類和編號規則進行整理，確保資料的系統性和規范性。2.歸檔資料應齊全、完整、準確，簽字蓋章手續完備。3.紙質資料應裝訂成冊，編制目錄，便于查閱；電子資料應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，同時建立電子資料索引目錄。（二）保管期限1.設備前期管理資料、設備技術資料、設備固定資產資料等長期保存。2.設備運行維護資料保存期限為設備使用壽命周期結束后[X]年。3.設備變更資料保存期限為變更實施后[X]年。（三）保管方式1.紙質資料應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。2.電子資料應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行分類存儲，同時建立備份制度，定期對電子資料進行備份。3.檔案管理部門應定期對設備基礎資料進行清查和核對，確保資料的安全和完整。六、設備基礎資料的借閱與發放（一）借閱規定1.因工作需要借閱設備基礎資料的，應填寫《設備資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.《設備資料借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，報設備管理部門負責人審批。3.設備管理部門根據審批意見，辦理資料借閱手續，借閱人應在借閱登記本上簽字確認。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。5.借閱人應妥善保管借閱的設備資料，不得轉借、復印、涂改、損壞資料。如發現資料有損壞或丟失，應及時向設備管理部門報告，并承擔相應的責任。6.借閱人使用完畢后，應按時歸還設備資料，設備管理部門負責對歸還的資料進行檢查，如發現資料有損壞或缺失，應要求借閱人進行修復或賠償。（二）發放規定1.因工作需要發放設備基礎資料的，應填寫《設備資料發放申請表》，注明發放資料的名稱、編號、發放原因、發放份數等信息。2.《設備資料發放申請表》經所在部門負責人簽字同意后，報設備管理部門負責人審批。3.設備管理部門根據審批意見，辦理資料發放手續，發放人應在發放登記本上簽字確認。4.發放的設備資料應進行編號登記，注明發放日期、發放部門、發放人等信息。5.發放人應要求領取人在收到資料后簽字確認，確保資料發放的準確性和可追溯性。七、設備基礎資料的更新與銷毀（一）更新1.隨著設備的全生命周期管理，設備基礎資料應及時進行更新。如設備發生改造、維修、更換零部件等情況，相關部門應及時通知設備管理部門，設備管理部門負責對設備資料進行相應的更新。2.設備運行維護資料應實時記錄設備的運行情況和維護保養情況，設備管理部門應定期對運行維護資料進行分析和總結，及時發現設備存在的問題，并對設備資料進行更新和完善。3.設備管理部門應定期對設備基礎資料進行清查和核對，發現資料與設備實際情況不符的，應及時進行更新，確保資料的準確性和完整性。（二）銷毀1.設備基礎資料保存期滿后，由設備管理部門提出銷毀申請，填寫《設備資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《設備資料銷毀申請表》經設備管理部門負責人審核，報公司分管領導審批。3.審批通過后，由設備管理部門會同檔案管理部門共同對擬銷毀的設備資料進行清點和核對，確認無誤后，在指定地點進行銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。5.對于涉及公司機密的設備資料，應按照公司保密制度的規定進行銷毀，確保資料不被泄露。八、監督與考核（一）監督檢查1.設備管理部門定期對各部門設備基礎資料的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、發放、更新等方面。2.檔案管理部門負責對設備基礎資料的歸檔情況進行監督檢查，確保資料歸檔符合