內審員審核活動步驟總則本章為作為審核方案一部分的審核活動的策劃與實施提供了指南。圖2給出了典型審核活動的概述。本章的適用程度取決于特定審核的范圍和復雜程度以及審核結論的預期用途。審核的啟動(6.2) 指定審核組長——確定審核目的、范圍和準則——確定審核的可行性 選擇審核組——與受審核方建立初步聯系文件評審的實施(6.3)——評審相關管理體系文件，包括記錄；并確定其針對審核準則的適宜性和充分性現場審核的準備(6.4)-編制審核計劃-審核組工作分配-準備工作文件現場審核的實施(6.5)舉行首次會議在審核中進行溝通向導和觀察員的作用和職責收集和驗證信息形成審核發現準備審核結論審核報告的編制、批準和分發(6.6)編制審核報告批準和分發審核報告審核的完成(6.7)審核后續活動的實施(6.8)注:虛線表示審核后續活動通常不視為審核的一部分.圖2——典型審核活動的概述審核的啟動指定審核組長負責管理審核方案的人員應當為特定的審核指定審核組長。在進行聯合審核時，各審核組織在審核開始前就各自的職責特別是審核組長的權限達成一致，這一點非常重要。確定審核目的、范圍和準則在審核方案總體目的內，一次具體的審核應當基于形成文件的目的、范圍和準則。審核目的確定審核要完成的事項，可包括：確定受審核方管理體系或其一部分與審核準則的符合程度；評價管理體系確保滿足法律法規和合同要求的能力；評價管理體系實現規定目標的有效性；識別管理體系潛在的改進方面。審核范圍描述了審核的內容和界限，例如：實際位置，組織單元，受審核的活動和過程以及審核所覆蓋的時期。審核準則用作確定符合性的依據，可以包括所適用的方針、程序、標準、法律法規、管理體系要求、合同要求或行業規范。審核目的應當由審核委托方確定，審核范圍和準則應當由審核委托方和審核組長根據審核方案程序確定。審核目的、范圍和準則的任何變化應當征得原各方同意。當實施結合審核時，重要的是審核組長確保審核目的、范圍和準則適合于結合審核的性質。確定審核的可行性應當確定審核的可行性，同時考慮諸如下列因素的可獲得性：——策劃審核所需的充分和適當的信息，中國3000萬經理人首選培訓網站——受審核方的充分合作，——充分的時間和資源。當審核不可行時，應當在與受審核方協商后向審核委托方建議替代方案。選擇審核組當已明確審核可行時，應當選擇審核組，同時考慮實現審核目的所需的能力。當只有一名審核員時，審核員應承擔審核組長全部適用的職責。第7章包含了確定所需能力的指南，并描述了評價審核員的過程。當決定審核組的規模和組成時，應當考慮下列因素：審核目的、范圍、準則以及預計的審核時間；是否結合審核或聯合審核；為達到審核目的，審核組所需的整體能力;適用時，法律法規、合同和認證認可的要求；確保審核組獨立于受審核的活動并避免利益沖突；審核組成員與受審核方的有效協作能力以及審核組成員之間共同工作的能力；審核所用語言以及對受審核方社會和文化特點的理解，這些方面可以通過審核員自身的技能或技術專家的支持予以解決。保證審核組整體能力的過程應當包括下列步驟：——識別為達到審核目的所需的知識和技能；——選擇審核組成員以使審核組具備所有必要的知識和技能。若審核組中的審核員沒有完全具備審核所需的知識和技能，可通過技術專家予以滿足。技術專家應當在審核員的指導下進行工作。審核組可以包括實習審核員,但實習審核員不應當在沒有指導或幫助的情況下進行審核。在第4章所描述的審核原則的基礎上，審核委托方和受審核方均可依據合理的理由申請更換審核組的具體成員。合理的理由包括利益沖突(例如：審核組成員是受審核方的前雇員或曾經向受審核方提供過咨詢服務)和以前缺乏職業道德的行為等。這些理由應當與審核組長和管理審核方案的人員溝通，在決定更換審核組成員之前，他們應當與審核委托方和受審核方一起解決有關問題。與受審核方的初始接觸與受審核方就審核的事宜建立初步聯系可以是正式或非正式的，但應當由負責管理審核方案的人員或審核組長進行。初步聯系的目的是：與受審核方的代表建立溝通渠道；確認實施審核的權限；提供有關建議的時間安排和審核組組成的信息；要求獲得相關文件，包括記錄；確定適用的現場安全規則；對審核做出安排；就觀察員的參與和審核組向導的需求達成一致意見。6.3文件評審在現場審核前應當評審受審核方的文件，以確定文件所述的體系與審核準則的符合性。文件可包括管理體系的相關文件和記錄及以前的審核報告。評審應當考慮組織的規模、性質和復雜程度以及審核的目的和范圍。在有些情況下，如果不影響審核實施的有效性，文件評審可以推遲至現場審核開始。在其他情況下，為獲得對可獲得信息的適當了解，可以進行現場初訪。如果發現文件不使用、不充分，審核組長應當通知審核委托方和負責管理審核方案的人員以及受審核方。應當決定審核是否繼續進行或暫停直至有關文件的問題得到解決。6.4現場審核的準備編制審核計劃審核組長應當編制一份審核計劃，為審核委托方、審核組和受審核方之間就審核的實施達成一致提供依據。審核計劃應當便于審核活動的日程安排和協調。審核計劃的詳細程度應當反映審核的范圍和復雜程度。例如對于初次審核和監督審核以及內部和外部審核，內容的詳細程度可以有所不同。審核計劃應當有充分的靈活性，以允許更改，例如隨著現場審核活動的進展，審核范圍的更改可能是必要的。審核計劃應當包括：審核目的；審核準則和引用文件；審核范圍，包括確定受審核的組織單元和職能的單元及過程；進行現場審核活動的日期和地點；現場審核活動預期的時間和期限，包括與受審核方管理層的會議及審核組會議；審核組成員和向導的作用和職責；向審核的關鍵區域配置適當的資源。適當時，審核計劃還應當包括：確定受審核方的代表；當審核工作和審核報吿所用語言與審核員和(或)受審核方的語言不同時，審核工作和審核報吿所用的語言；審核報告的主題；后勤安排(交通、現場設施等)；保密事宜；審核后續活動。在現場審核活動開始前，審核計劃應當經審核委托方評審和接受，并提交給受審核方。受審核方的任何異議應當在審核組長、受審核方和審核委托方之間予以解決。任何經修改的審核計劃應當應單在繼續審核前征得各方的同意。審核組工作分配審核組長應當與審核組協商，將具體的過程、職能、場所、區域或活動的審核職責分配給審核組每位成員。審核組工作的分配應當考慮審核員的獨立性和能力的需要、資源的有效利用以及審核員、實習審核員和技術專家的不同作用和職責。為確保實現審核目的，可隨著審核的進展調整所分配的工作。準備工作文件審核組成員應當評審與其所承擔的審核工作有關的信息，并準備必要的工作文件，用于審核過程的參考和記錄。這些工作文件可以包括：——檢查表和審核抽樣計劃；——記錄信息（例如：支持性證據，審核發現和會議的記錄）的表格。檢查表和表格的使用不應當限制審核活動的內容，審核活動的內容可隨著審核中收集信息的結果而發生變化。工作文件，包括其使用后形成的記錄，應至少保存到審核結束。關于審核完成后文件的保存見6.7條款。審核組成員在任何時候都應當妥善保管涉及保密或知識產權信息的工作文件?，F場審核的實施舉行首次會議應當與受審核方管理層，或者（適當時）與受審核的職能或過程的負責人召開首次會議。首次會議的目的是：a） 確認審核計劃；b） 簡要介紹審核活動如何實施；c） 確認溝通渠道；d）向受審方提供詢問的機會。實用幫助----首次會議在許多情況下，例如小型組織中的內部審核，首次會議可簡單地包括對即將實施的審核的溝通和對審核性質的解釋。對于其他審核情況，會議應當是正式的，并保存出席人員的記錄。會議應當由審核組長主持。適當時，首次會議應當包括以下內容：a） 介紹與會者，包括概述其職責；b） 確認審核目的，范圍和準則；c） 與受審核方確認審核日程以及相關的其他安排，例如：末次會議的日期和時間，審核組和受審核方管理層之間的中間會議以及任何新的變動。d） 實施審核所用的方法和程序，包括告知受審核方審核證據只是基于可獲得的信息樣本，因此，在審核中存在不確定因素。e） 確認審核組和受審核方之間的正式溝通渠道；f） 確認審核所使用的語言；g） 確認在審核中將及時向受審核方通報審核進展情況;h） 確認已具備審核組所需的資源和設施；i） 確認有關保密事宜；j） 確認審核組工作時的安全事項、應急和安全程序；k） 確認向導的安排、作用和身份；l） 報告的方法，包括不符合的分級；m） 有關審核可能被終止的條件的信息；n） 對于審核的實施或結論的申訴系統的信息。審核中的溝通根據審核的范圍和復雜程度，在審核中可能有必要對審核組內部以及審核組與受審核方之間的溝通作出正式安排。審核組應當定期討論以交換信息，評定審核進展情況，以及需要時重新分派審核組成員的工作。在審核中，適當時，審核組長應當定期向受審核方和審核委托方通報審核進展及相關情況。在審核中收集的證據顯示有即將發生的和重大的風險（如安全、環境、質量方面）可能時，應當立即報告受審核方，適當時向審核委托方報告。對于超出審核范圍之外的引起關注的問題，應當指出并向審核組長報告，可能時，向審核委托方和受審核方通報。當獲得的審核證據表明不能達到審核目的時，審核組長應當向審核委托方和受審核方報告理由以確定適當的措施。這樣的措施可以包括重新確認或修改審核計劃、改變審核目的審核范圍或終止審核。隨著現場審核的進展，若出現需要改變審核范圍的任何情況，應當經審核委托方和（適當時）受審核方的評審和批準。向導和觀察員的作用和職責向導和觀察員可以與審核組隨行，但不是審核組成員,不應當影響或干擾審核的實施。受審核方指派的向導應當協助審核組并且根據審核組長的要求行動。他們的職責可包括：a） 建立聯系并安排面談時間；b） 安排對場所或組織的特定部分的訪問；c） 確保審核組成員了解和遵守有關場所的安全規則和安全程序；d） 代表受審核方對審核進行見證；e） 在收集信息的過程中，作出澄清或提供幫助。信息的收集和驗證在審核中，與審核目的、范圍和準則有關的信息，包括與職能、活動和過程間接口有關的信息，應當通過適當的抽樣進行收集并驗證。只有可證實的信息方可作為審核證據。審核證據應當予以記錄。審核證據基于可獲得的信息樣本。因此，在審核中存在不確定因素，依據審核結論采取措施的人員應當意識到這種不確定性。圖3提供了從收集信息到得出審核結論的過程概述審核證據對照審核準則進行評價審核發現圖3從收集信息到得出審核結論的過程概述收集信息的方法包括——面談；——對活動的觀察——文件評審。實用幫助---信息源所選擇的信息源可以根據審核的范圍和復雜程度而不同，可包括：a） 與員工及其他人員的面談；b） 對活動、周圍工作環境和條件的觀察；c） 文件，例如：方針、目標、計劃、程序、標準、指導書、執照和許可證、規范、圖樣、合同和訂單；d） 記錄，例如：檢驗記錄、會議紀要、審核報告、方案監視的記錄和測量結果；e） 數據的匯總、分析和績效指標；f） 受審核方抽樣方案的信息，抽樣和測量過程控制程序的信息；g） 其他方面的報告，例如：顧客反饋、來自外部和供方等級的相關信息；h） 計算機數據庫和網站。實用幫助——面談面談是收集信息的一個重要手段，應當在條件許可并以適合于被面談人的方式進行。但審核員應當考慮：a） 面談人員應當來自審核范圍內實施活動或任務的適當的層次和職能；b） 面談應當在被面談人正常工作時間和（可行時）正常工作地點進行；c） 在面談前和面談過程中應當努力使被面談人放松；d） 應當解釋面談和作記錄的原因；e） 面談可通過請對方描述其工作開始；f） 應當避免提出有傾向性答案的問題（如引導性提問）；g） 應當與對方總結和評審面談的結果；h） 應當感謝對方的參與和合作。形成審核發現應當對照審核準則評價審核證據以形成審核發現。審核發現能表明符合或不符合審核準則。當審核目的有規定時，審核發現能識別改進的機會。審核組應當根據需要在審核的適當階段共同評審審核發現。應當匯總與審核準則的符合情況，指明所審核的場所、職能或過程。如果審核計劃有規定，還應當記錄具體的符合的審核發現及其支持的審核證據。應當記錄不符合及其支持的審核證據?？梢詫Σ环线M行分級。應當與受審核方一起評審不符合，以確認審核證據的準確性，并使受審核方理解不符合。應當努力解決對審核證據和（或）審核發現有分歧的問題，并記錄尚未解決的問題。準備審核結論在末次會議前，審核組應當討論以下內容：a） 針對審核目的，評審審核發現以及在審核過程中所收集的其他適當信息考慮審核過程中固有的不確定因素，對審核結論達成一致；如果審核目的有規定，準備建議性的意見；如果審核計劃有規定，討論審核后續活動。實用幫助----審核結論審核結論可陳述諸如以下內容：管理體系與審核準則的符合程度；管理體系的有效實施、保持和改進；管理評審過程確保管理體系持續的適宜性、充分性、有效性和改進方面的能力如果審核目的有規定，審核結論可能導致有關改進、商務關系、認證或注冊或未來審核活動的建議。 6.5.7舉行末次會議末次會議應當由審核組長主持，并以受審核方能夠理解和認同的方式提出審核發現和結論，適當時，雙方就受審核方提出的糾正和預防措施計劃的時間表達成共識。參加末次會議的人員應當包括受審核方，也可包括審核委托方和其他方。必要時，審核組長應當告知受審核方在審核過程中遇到的可能降低審核結論可信程度的情況。在許多情況下，如在小型組織的內部審核中，末次會議可以只包括溝通審核發現和結論。對于其他審核，會議應當是正式的并保持記錄，包括出席人員的記錄。審核組和受審核方應當就有關審核發現和結論的不同意見進行討論，并盡可能予以解決。如果未能解決，應當記錄所有的意見。如果審核目的有規定，應當提出改進的建議，并強調該建議沒有約束性。審核報告的編制、批準和分發6.6.1審核報告的編制審核組長應當對審核報告的編制和內容負責。審核報告應當提供完整、準確和清晰的審核記錄，并包括或引用以下內容：審核目的；審核范圍，尤其是應當明確受審核的組織單元和職能的單元或過程以及審核所覆蓋的時期；明確審核委托方；明確審核組長和成員；現場審核活動實施的日期和地點；審核準則；審核發現；審核結論。適當時，審核報告可包括或引用以下內容i） 審核計劃；j） 受審核方代表名單；k） 審核過程綜述，包括所遇到的降低審核結論可靠性的不確定因素和（或）障礙；l） 確認在審核范圍內，已按審核計劃達到審核目的；m） 盡管在審核范圍內