國際煤機集團協(xié)同管理系統(tǒng)實施案例北京致遠協(xié)創(chuàng)軟件有限公司趙磊2012年11月產品信息：

集團版350sp150并發(fā)

加密狗號：cef27d1922002204

插件：OFFICE插件，移動應用插件，U8、金蝶財務軟件接口應用信息：

應用范圍：一期上線集團總部和青島天訊分公司

使用人數：80人

在線人數：40實施周期：2012-9-12/2012-10-16基礎信息一、單位背景二、管理現狀三、建設目標四、實施方案五、業(yè)務應用六、常規(guī)應用七、實施創(chuàng)新目錄

國際煤機集團是中國領先的井下長壁煤炭開采設備的設計商及制造商，主要產品包括掘進機、采煤機和刮板輸送機，致力為客戶提供一站式長壁系統(tǒng)解決方案。根據中國煤炭機械工業(yè)協(xié)會的資料，以2008年出售的臺數計算，我們是中國最大的長壁采煤機供應商及領先的掘進機供應商，兩者均占27%的市場份額。同時，憑借領先的市場地位，我們的刮板輸送機業(yè)務正在快速發(fā)展。此外，我們提供廣泛的售后服務，包括客戶培訓、現場設備的維護、檢查、維修及通過服務中心供應備用零件，并于主要區(qū)域開設零件倉庫保證備件的及時供應。

卓越的產品：我們產品的質量及先進的技術在中國獲得廣泛認可，并贏得多個獎項，其中EBZ100掘進機獲得國家質量金牌獎，是歷史上唯一一項授予中國國內煤炭開采設備制造商的國家質量金牌獎。MG132/315-WD采煤機于2007年獲中國黑龍江省政府頒發(fā)技術進步一等獎。

廣泛的服務網絡：我們在中國設有廣泛的分銷及服務網絡，進行市場推廣和銷售及提供各種售后服務。此網絡包括37個服務中心、23個分銷商及銷售代理以及55個零件倉庫，覆蓋中國全部13個國家級煤炭生產基地。為進一步鞏固與客戶的關系，我們已與中國領先的煤炭生產商的下屬公司成立合資公司，在主要煤炭開采地區(qū)提供售后零件及服務。一、單位簡介二、管理現狀上系統(tǒng)前單位的主要管理問題或高層所遇到的關鍵管理問題：一、國際煤機集團組織機構龐大、分布地域廣。現下轄集團總部、佳木斯煤礦機械有限公司、雞西煤礦機械有限公司、淮南長壁煤礦機械有限責任公司、青島天訊電器有限公司、鄭州四維機電設備制造有限公司，并有一家香港上市公司，分布地域廣。而且內部工作聯(lián)系頻繁，基本靠紙質文件傳遞，人均處理事物量低，行政成本高。二、管理層級多，線性傳遞信息響應慢；大量的協(xié)調會議；跨地域、跨單位、跨部門協(xié)調困難；跨時間空間異地協(xié)調困難三、資料分散保管，查找困難，共享學習困難四、制度多，查找困難，制度執(zhí)行檢查困難，更新通知困難五、頭安排多，信息傳遞衰減大，推諉、扯皮現象不斷，執(zhí)行偏差大三、建設目標公司實施OA系統(tǒng)的主要目的，不是節(jié)約費用，無紙化辦公的實質，更多的是要提高工作效率，規(guī)范管理流程，強化協(xié)同辦公，提高管理水平。具體體現為：1、通過互聯(lián)網，實現集團總部與分公司同時協(xié)同辦公功能；2、通過網絡工作平臺，拉近集團總部各管理部門與各子公司的時空距離，實現信息的高效傳遞與網上審批流程，大幅度地減少交通與時間成本；3、通過網絡工作平臺，規(guī)范公司工作制度與辦事流程，隨時跟蹤工作的進展；4、通過網絡工作平臺，規(guī)范公司的文檔信息管理。5、通過網絡工作平臺，營造覆蓋全公司的群體文化空間。四、實施方案由于集團分公司比較多，而且人員比較分散，項目組經過討論國際煤機的實際情況得出實施方案：1、一期上線單位集團總部和青島天訊分公司；2、二期上線其他分公司、增加并發(fā)數和業(yè)務生成器插件；3、總部和青島公司現場實施，總部安排15個實施工作日、青島天訊安排5個工作日；4、其他分公司派遣管理員參加總部系統(tǒng)管理員培訓，其他分公司的實施以知識傳遞為主；5、一期項目驗收分兩步：標準產品驗收和財務接口程序驗收；四、實施計劃五、組織建設國際煤機集團總部設在北京，作為整個集團的管理機構，承擔著分子公司的宏觀管理、制度下達、信息交換等工作，分子公司作為設備生產企業(yè)，既有各自的營銷公司，又有總部的營銷管理部，營銷管理部分管國內和國際市場。五、總部應用情況

OA系統(tǒng)在國際煤機集團推進了制度的完善，使得流程更加規(guī)范，細化了管理，建立了資源共享、高效協(xié)同的事務處理機制，實現異地辦公，移動應用辦公，充分利用了領導的碎片時間。是公司組織計劃管理、權限控制、監(jiān)督執(zhí)行、協(xié)調事務的管理平臺，實現了公司辦公手段現代化、協(xié)調運轉高效化、服務基層及時化，管理流程固定化、信息資源共享化。

OA系統(tǒng)在集團本部實施部署以來，得到了集團領導、各部門經理和集團本部全體員工的大力支持、理解和配合。如今OA系統(tǒng)在集團本部內已得到了廣泛使用，特別是在協(xié)同辦工、審批管理、知識分享、企業(yè)文化傳播和業(yè)務支持等各方面發(fā)揮了巨大作用。五、財務流程與U8接口總部財務系統(tǒng)5大表單：借款單、出差借款單、付款申請單、報銷單、出差費用報告，跟U8做憑證導入，使用A8協(xié)同管理軟件進行網上報銷和業(yè)務費用支出申請等，有效解決了異地費用支出申請周期長、需要領導手工簽字的財務管理難題。隨著企業(yè)內部信息化的推廣，財務部門的工作效率不但沒有提高、反而增加了核對網上和紙質報銷憑證的大量額外工作量，A8跟U8的集成應用解決的就是提高企業(yè)財務部門網上報銷和業(yè)務費用支出處理效率。五、U8接口方案特點致遠A8與U8財務應用集成插件具有如下特點：1、實現U8和A8兩種方式的數據統(tǒng)一：基礎數據同步和基礎數據對照；2、可配置實現從A8費用表單中直接選擇填寫U8基礎數據；3、通過配置方式，可實現A8任意費用表單轉U8憑證/付款單；4、支持自動和手工導入U8生成憑證/付款單；5、自動生成科目對應的部門、人員、客戶、供應商、項目等輔助核算項；6、支持現金流科目和現金流項目的自動生成。五、青島天訊應用情況

青島天迅電氣有限公司成立于2001年9月,注冊資金500萬元，享有獨立進出口權。公司座落于風景秀麗,景色怡人的青島經濟技術開發(fā)區(qū)膠南海濱工業(yè)園（距青島國際機場80KM）。公司占地面積約20000平方米，建筑面積4000平方米。公司主要生產各種礦用高、中、低壓電氣設備、工業(yè)自動化監(jiān)控系統(tǒng)、礦用隔爆兼本質安全型變頻器、礦用隔爆兼本質安全型組合開關、礦用隔爆型LED燈、甲烷傳感器、遙控發(fā)射及接收機、本安電源模塊等電氣產品。公司75%以上的員工為工程技術人員。公司作為國內專業(yè)從事礦山自動化控制設備研發(fā)的高科技企業(yè)，為國內多家采煤機、掘進機生產廠家和多家大型礦井設計開發(fā)了多種自動控制系統(tǒng)。

公司2007年通過ISO：9001質量體系認證，建立了以“創(chuàng)新”為核心的企業(yè)文化體系，以實現煤炭工業(yè)現代化為企業(yè)使命，以高科技、高質量、高效率服務于廣大客戶。根據集團總體規(guī)劃，青島天訊公司為一期上線單位，在單位領導宋承林直接領導下，于2012年10月9日正式啟動OA項目實施工作，由于實施工作以知識傳遞為主，實施周期只用了5個工作日，即實現了青島天訊公司的上線工作。青島天訊公司為國際煤機集團下的電器裝配企業(yè)，在整個集團中位置非常重要，也是機械配電部分唯一研發(fā)單位，研發(fā)部跟生產系統(tǒng)的溝通最為頻繁，上系統(tǒng)前的溝通方式為：口頭、傳真、郵件等方式，現在存在的問題是：1、研發(fā)部門對相關溝通內容無法跟蹤；2、生產部門對溝通結果反饋不及時；3、溝通內容歸檔困難；4、公司領導不能方便進行查詢；五、業(yè)務應用-部門工作聯(lián)絡單五、業(yè)務應用－部門工作聯(lián)絡單表單查詢結果對比項目使用A8系統(tǒng)前使用A8系統(tǒng)后事件處理周期5天3天事件處理結果需要反復溝通、有扯皮現象清晰明了歸檔方式紙質、電子不統(tǒng)一流程自動歸檔檔案授權受環(huán)境限制，無法控制權限文檔有嚴格的授權管理流程統(tǒng)計不方便一鍵統(tǒng)計五、業(yè)務應用－部門工作聯(lián)絡單應用對比六、常規(guī)應用-行政辦公六、常規(guī)應由-系統(tǒng)登陸頁試用期上線情況在系統(tǒng)試用期間，總訪問人數：6042，每天保持80%在線率，成功完成集團總部和青島天訊公司的上線，為其他分公司上線做好了準備，也為二期（增加并發(fā)數和業(yè)務生成器插件）實施建立了堅實的基礎。試用期協(xié)同、表單應用情況隨著OA系統(tǒng)的陸續(xù)上線使用發(fā)起協(xié)同的數量也在不斷增加，在試用期共發(fā)起協(xié)同300于條表單500于條，通過這些數字增長比例可以看出隨著OA的使用時間的增長，國際煤機集團更多的內部溝通全是通過OA系統(tǒng)完成，已經取代了原有的溝通方式（包括電話、傳真、郵件等），大部分固化流程已經實現了網上流轉，取消了原