7/7采購管理制度為規(guī)范采購行為,加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的管理與監(jiān)督,保障采購質(zhì)量和采購物料及時(shí)供給,達(dá)到合理降低公司采購成本,提高產(chǎn)品價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力的目的,特制定本制度.適用范圍本公司各級(jí)單位和部門使用公司資金購買各種物料,委外加工和服務(wù)及其相關(guān)活動(dòng),均適用本制度.采購作業(yè)相關(guān)職責(zé)生產(chǎn)部職責(zé):負(fù)責(zé)生產(chǎn)性物料的請(qǐng)購,檢驗(yàn)和簽收.資材部職責(zé):負(fù)責(zé)辦公用品的請(qǐng)購與簽收；負(fù)責(zé)資源尋找及日常用品(清潔用品,廠務(wù)設(shè)施用品等)依據(jù)權(quán)限呈核訂購,編制采購作業(yè)計(jì)劃,負(fù)責(zé)采購作業(yè)的實(shí)際操作,對(duì)帳,請(qǐng)款.其他部門職責(zé):負(fù)責(zé)其他非生產(chǎn)物料的自行請(qǐng)購和驗(yàn)收.生產(chǎn)性物料請(qǐng)購單的開立及遞送生產(chǎn)部依生產(chǎn)需要,三個(gè)工作日前開立部門請(qǐng)購單,注明物料品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期及其注意事項(xiàng)等,經(jīng)請(qǐng)購部門主管、經(jīng)理依請(qǐng)購核決權(quán)限批準(zhǔn)同意后,送采購部.需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的配套物料,請(qǐng)購部門應(yīng)以請(qǐng)購單附表,一單多品的方式提出請(qǐng)購.常用生產(chǎn)性物料由請(qǐng)購部門依耗用狀況,并考慮庫存情況,依計(jì)劃按月或按季開立“部門請(qǐng)購單”請(qǐng)購;需臨時(shí)請(qǐng)購常用生產(chǎn)性物料的,請(qǐng)購部門應(yīng)在“部門請(qǐng)購單”的注意事項(xiàng)欄目中注明臨時(shí)請(qǐng)購的原因.原則上是按周開立.緊急請(qǐng)購:1).條件要求:訂購時(shí)間小于正常采購作業(yè)期限,物料或產(chǎn)品的短缺將嚴(yán)重影響正常生產(chǎn)和銷售.2).范圍:一般情況下,只有經(jīng)理級(jí)以上主管認(rèn)可批準(zhǔn)的項(xiàng)目方可納入此范圍.3).請(qǐng)購部門應(yīng)在“部門請(qǐng)購單”的頂端空白處注明“緊急采購”字樣,并在注意事項(xiàng)欄目中說明緊急采購的原因,經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,以急件卷宗遞送.采購部進(jìn)入緊急采購程序,以最短時(shí)間內(nèi)完成采購作業(yè)為準(zhǔn).4).采購部隨后跟蹤“部門請(qǐng)購單”.5).單價(jià)超過2000元的設(shè)備和工具,請(qǐng)購部門必須報(bào)公司總(副總)經(jīng)理批準(zhǔn).非生產(chǎn)性物料請(qǐng)購單的開立及遞送非生產(chǎn)性物料由使用部門開立“部門請(qǐng)購單”,注明物料品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期及其注意事項(xiàng)等要求,經(jīng)請(qǐng)購部門主管,經(jīng)理以請(qǐng)購核決權(quán)限批準(zhǔn)同意后,送采購部.為盡量降低分散采購的成本與費(fèi)用,通常情況下,請(qǐng)購部門應(yīng)根據(jù)非生產(chǎn)性物料的耗用狀況和需用周期規(guī)律,按月或按季由各部門作出月度或季度預(yù)算和計(jì)劃送資材部審核,由資材部進(jìn)行集中采購.需臨時(shí)請(qǐng)購或超出預(yù)算和計(jì)劃的,請(qǐng)購部門應(yīng)在“部門請(qǐng)購單”的注意事項(xiàng)欄目中注明臨時(shí)請(qǐng)購的原因,經(jīng)部門主管簽字審核后送采購部,采購部將“部門請(qǐng)購單”和詢價(jià)結(jié)果一同上報(bào)公司,由總(副總)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購.固定資產(chǎn)請(qǐng)購單的開立及遞送對(duì)單件采購金額大于2000元RMB的設(shè)備和工具等非易耗品,由請(qǐng)購部門填寫“固定資產(chǎn)購買申請(qǐng)單”,注明品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期及購置說明等,經(jīng)請(qǐng)購部門主管,經(jīng)理審核同意后,送采購部.采購部根據(jù)要求進(jìn)行報(bào)價(jià),選擇三家以上的供應(yīng)商,報(bào)公司總(副總)經(jīng)理審批.委外加工單的開立及遞送設(shè)備,固定資產(chǎn)等凡需要維修,公司生產(chǎn)部無法完成或無法及時(shí)完成客戶需求的項(xiàng)目:各請(qǐng)購部門需填寫“委外加工單”,經(jīng)請(qǐng)購部門主管,經(jīng)理審核同意后,送采購部.采購部根據(jù)“委外加工單”上的要求,查閱協(xié)作廠商資料,記錄后報(bào)價(jià).如現(xiàn)有協(xié)作廠商不能完成,可尋找新供應(yīng)商,進(jìn)入新供應(yīng)商開發(fā)程序.采購部根據(jù)比價(jià)結(jié)果,選出最合適的協(xié)作廠商,報(bào)請(qǐng)公司總(副總)經(jīng)理核準(zhǔn)后才能委外發(fā)包.采購部根據(jù)“委外加工單”要求和供應(yīng)商反饋情況跟蹤交期.如屬緊急委外的項(xiàng)目,進(jìn)入緊急采購程序.請(qǐng)購單的撤消請(qǐng)購單的撤消由原請(qǐng)購部門及時(shí)通知采購?fù)Ｖ共少?在采購部確認(rèn)已撤消前,原請(qǐng)購部門應(yīng)在原“請(qǐng)購單”的存根上標(biāo)注“已撤消”字樣及注明撤消原因.采購部在辦完撤消后,應(yīng)在原請(qǐng)購單上標(biāo)注“已撤消”字樣,并請(qǐng)申請(qǐng)撤消人簽名,注明日期和時(shí)間及撤消理由.原請(qǐng)購單已送其他部門待辦收料,驗(yàn)收等手續(xù)的,由采購部通知撤消,并由待辦收料,驗(yàn)收等手續(xù)的其他部門將原請(qǐng)購單退回采購部.原請(qǐng)購單無法撤消的,采購部應(yīng)盡快通知原請(qǐng)購部門.采購工作劃分采購部主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)性物料、固定資產(chǎn)的采購,辦公用品的采購與簽收，負(fù)責(zé)委外加工及與采購相關(guān)作業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù).采購相關(guān)信息的收集與整理采購經(jīng)辦人按各自的工作分配接受請(qǐng)購單后,應(yīng)核對(duì)請(qǐng)購內(nèi)容(品名,規(guī)格,數(shù)量,需用日期等),查閱供應(yīng)商歷史資料,采購記錄及其他有關(guān)資料.采購經(jīng)辦人應(yīng)注意檢查核對(duì)請(qǐng)購單各欄填寫是否清楚,合理,對(duì)急件要優(yōu)先辦理,對(duì)無法按需用日期辦理的要及時(shí)通知請(qǐng)購部門,有撤消請(qǐng)購單的應(yīng)優(yōu)先辦理.供應(yīng)商的選擇常用物料供應(yīng)商的選擇:優(yōu)先選擇公司合格目錄中的供應(yīng)商.新開發(fā)物料供應(yīng)商的選擇:采購部接到生產(chǎn)部新物料開發(fā)通知形式的類似文件,優(yōu)先選擇公司合格目錄中的供應(yīng)商.通知侯選供應(yīng)商報(bào)價(jià),從公司利益出發(fā)確定供應(yīng)商.目錄中無合適供應(yīng)商時(shí),進(jìn)入新供應(yīng)商開發(fā)程序.新供應(yīng)商開發(fā)程序:1). 如果原有供應(yīng)商不能滿足開發(fā)和生產(chǎn)要求，則需開發(fā)新供應(yīng)商。2）.采購部可通過各種途徑對(duì)符合公司開發(fā)要求的供應(yīng)商進(jìn)行篩選，初步定出后選供應(yīng)商。3）.采購部應(yīng)根據(jù)樣品承認(rèn)情況、供貨記錄、單價(jià)、企業(yè)相關(guān)資料等情況最終確定一家供應(yīng)商。4）.采購部根據(jù)物料技術(shù)、質(zhì)量要求及需求時(shí)間通知供應(yīng)商送樣，供應(yīng)商按要求送樣，并附相關(guān)技術(shù)資料。5）.生產(chǎn)部根據(jù)物料技術(shù)、質(zhì)量要求對(duì)首批樣品進(jìn)行樣品檢驗(yàn)，并出具“樣品檢驗(yàn)單”，交采購部，并由采購部通知新供應(yīng)商。6）.樣品未達(dá)到公司開發(fā)技術(shù)、質(zhì)量要求的，由采購部通知新供應(yīng)商改善，并同時(shí)尋找新供應(yīng)商。7）.供應(yīng)商送樣達(dá)到公司開發(fā)技術(shù)、質(zhì)量要求的，采購部根據(jù)“樣品檢驗(yàn)單”，填寫“新開發(fā)供應(yīng)商評(píng)估表”，由生產(chǎn)部、采購部及采購經(jīng)理會(huì)簽后，報(bào)總（副總）經(jīng)理批核。8）.采購部跟蹤使用部門的使用結(jié)果，合格則將該供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商目錄，不合格的，則做好記錄，今后不在列入公司該類產(chǎn)品供應(yīng)商選擇范圍。特殊物料供應(yīng)商的選擇：由采購部和請(qǐng)購部門依請(qǐng)購、采購核決權(quán)限共同商議選擇，不一致時(shí)，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準(zhǔn)。請(qǐng)購部門直接或間接指定供應(yīng)商、品牌、材質(zhì)等造成唯一供應(yīng)商，且不符合慣例的，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準(zhǔn)。詢價(jià)選擇合格供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象后，采購經(jīng)辦人應(yīng)多方位調(diào)查了解市場(chǎng)行情、采取實(shí)地問價(jià)、電話詢價(jià)，并整理報(bào)價(jià)資料。非緊急情況下，應(yīng)提供3家以上基本符合報(bào)價(jià)要求的供應(yīng)商作為比價(jià)和議價(jià)的對(duì)象。采購經(jīng)辦人應(yīng)充分了解請(qǐng)購物料的品名、規(guī)格，對(duì)交貨期無法配合需用日期的，要與請(qǐng)購部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，急件或需用日期近的應(yīng)優(yōu)先辦理，詢價(jià)時(shí)要向廠商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、付款條件和方法、地點(diǎn)和交貨日期，對(duì)同規(guī)格不同品牌的產(chǎn)品作比較，考慮是否有必要辦理售后服務(wù)及保修年限。采購量低于行規(guī)最低成交量的，采購經(jīng)辦人應(yīng)于詢價(jià)后，及時(shí)與請(qǐng)購部門協(xié)商是否可以按行規(guī)最低成交量進(jìn)行采購。可以的，重新辦理請(qǐng)購手續(xù)，不可以的，采購經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)在請(qǐng)購單上說明需進(jìn)行“溢價(jià)”采購的原因，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準(zhǔn)。比價(jià)議價(jià)采購經(jīng)辦人在了解市場(chǎng)行情后，研擬底價(jià)，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，進(jìn)行議價(jià)。要注意供應(yīng)商是否能按時(shí)交貨、質(zhì)量是否有保證，是不是信譽(yù)可靠的供貨商，價(jià)格漲跌有何因素，是否有開發(fā)新廠商的必要第十三條價(jià)格上漲的審批當(dāng)貨品市場(chǎng)價(jià)格時(shí)，采購應(yīng)要求供應(yīng)商在得到價(jià)格上漲的消息的同時(shí)通知到我公司，并記錄相關(guān)信息提報(bào)給采購主管、經(jīng)理及總（副總）經(jīng)理簽核審批。采購經(jīng)辦人要在接到漲價(jià)消息之后到市場(chǎng)了解情況的真?zhèn)危鐚俟?yīng)商偽造消息，則立刻進(jìn)入新供應(yīng)商開發(fā)程序。貨品已在公司倉庫或已使用的物料，供應(yīng)商要求漲價(jià)不予受理。第十四條 訂單呈核采購部經(jīng)辦的采購作業(yè)，均應(yīng)依采購核決權(quán)限，呈核訂購。采購經(jīng)辦人依請(qǐng)購單填寫訂單，經(jīng)采購部主管、部門經(jīng)理審核簽發(fā)。采購經(jīng)辦人應(yīng)在呈核的訂購單上詳細(xì)注明與廠商議定的買價(jià)條件，不能按期交貨的應(yīng)事先征求請(qǐng)購部門同意。請(qǐng)購部門有特殊要求且明顯不符合慣例的，采購經(jīng)辦人應(yīng)聯(lián)絡(luò)請(qǐng)購部門述明原因，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準(zhǔn)。第十五條 標(biāo)準(zhǔn)和要求變更請(qǐng)購單和訂購單上品種、供應(yīng)商、規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)等的變動(dòng)和增減，均屬“標(biāo)準(zhǔn)和要求變更”的范疇。采購經(jīng)辦人應(yīng)嚴(yán)格按照請(qǐng)購單和訂單所述標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行采購作業(yè)。不得擅自變更請(qǐng)購單和訂購單所述的標(biāo)準(zhǔn)和要求。遇無合適供應(yīng)商或無合適的物料等情況，確需變更請(qǐng)購單和訂購單所述物料的標(biāo)準(zhǔn)和要求的，采購經(jīng)辦人應(yīng)事先征得請(qǐng)購部門同意后（請(qǐng)購部門人員在請(qǐng)購單上注明），方可改變訂購單標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行采購。緊急情況無法取得簽字得應(yīng)先以電話形式溝通，后補(bǔ)簽字（3日內(nèi)）。遇請(qǐng)購部門提出變更訂購單標(biāo)準(zhǔn)和要求的，非緊急情況下，需待請(qǐng)購部門重新開立、遞送新請(qǐng)購單后，按正常采購程序處理。遇緊急情況下或請(qǐng)購部門僅以口頭或電話通知形式提出更改請(qǐng)購單所述標(biāo)準(zhǔn)和要求的，采購經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)場(chǎng)問明原因和理由并在原請(qǐng)購單上作出詳細(xì)解釋和負(fù)責(zé)人后，方可改變訂購單標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行采購。請(qǐng)購單上經(jīng)辦人必須請(qǐng)請(qǐng)購部門相關(guān)負(fù)責(zé)人后補(bǔ)簽字（3日內(nèi)）。第十六條 采購核決權(quán)限生產(chǎn)中被確認(rèn)為正常使用的物料采購，由采購部主管、部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)。非正常使用、請(qǐng)購部門僅以口頭或電話通知形式提出更改請(qǐng)購單要求核標(biāo)準(zhǔn)的，由公司總經(jīng)理和副總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。生產(chǎn)中新開發(fā)產(chǎn)品的物料采購，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準(zhǔn)。供應(yīng)商、品牌、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)未發(fā)生變化的生產(chǎn)性物料采購，由采購主管、部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)，發(fā)生變化的，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準(zhǔn)。非生產(chǎn)性物料請(qǐng)購單和委外加工訂單中，不符合慣例的指定供應(yīng)商或加工廠家、品牌、材質(zhì)及數(shù)量較少但需訂制而導(dǎo)致價(jià)格明顯高于市場(chǎng)供應(yīng)價(jià)格等情況的，由公司總（副總）經(jīng)理審核批準(zhǔn)。第十七條 訂購經(jīng)批準(zhǔn)訂購后，采購經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)與選定的供應(yīng)商辦理訂購手續(xù)。采購經(jīng)辦人不得延誤處理或扣押請(qǐng)購單或訂單。對(duì)無法處理的請(qǐng)購單或訂單，應(yīng)及時(shí)書面說明理由或原因，報(bào)采購部主管處理。采購部主管無法處理的，報(bào)部門經(jīng)理處理。部門經(jīng)理無法處理的，報(bào)公司總（副總）經(jīng)理處理。若屬分批交貨的，采購經(jīng)辦人應(yīng)在訂單上注明“分批交貨”字樣。第十八條催交約定交貨期前，采購經(jīng)辦人應(yīng)與供應(yīng)商再次確認(rèn)按時(shí)交貨。供應(yīng)商無法在約定日期交貨時(shí)，采購經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門并做好交貨異常記錄和加緊催交。對(duì)已到交貨日期尚未到貨的，倉庫管理員應(yīng)及時(shí)通知采購，立即開展催交行動(dòng)。采購經(jīng)辦人未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)書寫進(jìn)度異常報(bào)告，說明異常原因及下一步可能完成的日期，經(jīng)部門經(jīng)理審核后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購部門，依請(qǐng)購部門意見擬訂對(duì)策處理。第十九條 采購物料的入庫與驗(yàn)收生產(chǎn)性物料來料時(shí)，一般由原料倉庫驗(yàn)收數(shù)量和重量，并開具“進(jìn)料檢驗(yàn)單”，生產(chǎn)部驗(yàn)收質(zhì)量并填寫“進(jìn)料檢驗(yàn)單”。倉庫提供入庫單給采購。非生產(chǎn)性物料來料時(shí)，一般由請(qǐng)購部門簽收數(shù)量和重量，由使用部門驗(yàn)收質(zhì)量。固定資產(chǎn)、委外加工的物料、工程或服務(wù)由申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)驗(yàn)收。對(duì)驗(yàn)收不合格的物料，由驗(yàn)收部門提出不合格內(nèi)容，并召集請(qǐng)購部門負(fù)責(zé)人和采購人員進(jìn)入物料異常處理程序；對(duì)設(shè)備或工程不合格的，驗(yàn)收部門要召集采購進(jìn)行協(xié)商處理。交貨數(shù)量超過或少于“訂購量”部分，其超交數(shù)量或缺少數(shù)量由收料部門于收料時(shí)，在備注欄注明，并召集請(qǐng)購部門負(fù)責(zé)人及采購進(jìn)入物料異常處理程序。第二十條 對(duì)帳請(qǐng)款所有已采購且驗(yàn)收合格的物料，應(yīng)結(jié)合訂購單、入庫單、供應(yīng)商發(fā)票、請(qǐng)款明細(xì)進(jìn)行帳目核對(duì)。有問題及時(shí)查明原因和解決。在帳目核對(duì)無誤情況下，按事先約定或采購合同約定的付款方式和期限填制“付款平單”，交采購部主管、部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)后遞交財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部付款。對(duì)延誤交貨造成公司損失、短交未補(bǔ)足、物料不合格率高于行業(yè)允許范圍等供應(yīng)商的請(qǐng)款，由采購部與供應(yīng)商先行協(xié)商，拿出解決方案，經(jīng)部門經(jīng)理審核，報(bào)公司總（副總）經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)入付款程序。緊急采購需預(yù)付款或供應(yīng)商要求款到交貨時(shí)（不需現(xiàn)金時(shí)），采購部應(yīng)填寫“付款平單”，經(jīng)采購部主管、部門經(jīng)理審批核準(zhǔn)后遞交財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行付款。如遇突發(fā)性有爭(zhēng)議項(xiàng)目，采購部與財(cái)務(wù)部和供應(yīng)商共同協(xié)商一致后進(jìn)行正常對(duì)帳請(qǐng)款程序。第二十一條采購作業(yè)處理期限采購部應(yīng)依采購地區(qū)、物料特性及市場(chǎng)供需，分類制定物料采購作業(yè)處理期限，經(jīng)部門經(jīng)理審核，城堡公司批準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門作為請(qǐng)購交貨最低期限的參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。第二十二條采購作業(yè)計(jì)劃依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，有采購部按期編制生產(chǎn)性物料采購作業(yè)計(jì)劃，經(jīng)采購部主管核準(zhǔn)后，先行進(jìn)行采購信息的收集整理、報(bào)價(jià)、選定供應(yīng)商等的處理，待收到“請(qǐng)購單”后，按采購核決權(quán)限呈核訂購。第二十三條供應(yīng)商的評(píng)估每月，由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提供當(dāng)月品質(zhì)異常統(tǒng)計(jì)表、由生管部負(fù)責(zé)提供當(dāng)月交貨異常統(tǒng)計(jì)表給采購。采購部依據(jù)品質(zhì)與交期異常統(tǒng)計(jì)表等資料，每月繪制供應(yīng)商異常統(tǒng)計(jì)表。每年對(duì)主要物料供應(yīng)商進(jìn)行一次供應(yīng)商評(píng)估工作第二十四條供應(yīng)商的備份對(duì)于生產(chǎn)性物料，按類別或每一項(xiàng)物料除現(xiàn)有合格供應(yīng)商外，采購經(jīng)辦人還應(yīng)做好一家以上的合格的供應(yīng)商作為備份，一旦現(xiàn)有供應(yīng)商出現(xiàn)異常狀態(tài)或公司認(rèn)為由必要更換、以及備份供應(yīng)商提供的條件明顯有利于公司的，采購經(jīng)辦人注明原因和理由，進(jìn)入新供應(yīng)商開發(fā)程序。供應(yīng)商的備份工作由采購經(jīng)辦人事先收集資料信息，經(jīng)充分了解后，報(bào)采購部主管、部門經(jīng)理審核同意后，由采購部存檔備案。第二十五條采購作業(yè)的管理與監(jiān)督采購經(jīng)辦人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)。在訂貨、采購工作中實(shí)行“貨比三家”的原則，詢價(jià)后按核準(zhǔn)的要求進(jìn)行采購作業(yè)，不得私自訂購、盲目進(jìn)貨和擅自提高進(jìn)價(jià)。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價(jià)物資，作到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。同時(shí)要實(shí)行跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無故積壓或拖延辦理相關(guān)工作。實(shí)行采購作業(yè)期限異常情況匯報(bào)制度：對(duì)請(qǐng)購日期早于正常采購作