項目部文檔管理第一條項目文檔主要包括傳真電報、紅頭文件、會議紀要、工作聯系單、匯報材料、文件提交接收單等。項目文檔的格式、版面、文字應整齊、清晰、統一。第二條文檔的生效（一）收文：項目經理（項目副經理）在收文批示單上簽字分派后生效；（二）發文：項目經理（項目副經理）和相關人員在發文審批單上簽字后生效；（三）管理文件：項目經理（項目副經理）審核簽字后生效。第三條文檔的完成（一）收文所涉及內容由相關部門或人員按照批示單批示內容處理完畢后稱為完成；（二）發文符合生效流程并由相關部門發送后稱為完成；（三）會議紀要所涉及內容由相關部門或人員按照批示單內容處理完畢后稱為完成。第四條文件必須使用模版編制，任何生效的文件都應該有負責人簽字。文件的收發在首頁增加批示單，批示單可做簽字確認的依據。如不屬于收發文，部分模版中提供簽字欄，如無簽字欄可在首頁右下角簽字。第五條每個文件一般情況擁有兩個編號，項目管理編號和自編號。（一）項目管理編號項目管理編號由綜合管理部統一管理。項目的生命周期內所有的項目管理文件都可包含在收文、發文、會議紀要和項目管理四類中。設計文件、圖紙、報表、資料等文件的存檔按各部門有關規定執行，不在此規定內，項目部可根據實際工作情況做出相應調整。建設單位對調度工作有明確要求的，按建設單位的要求執行。項目管理編號分為：收文號、發文號、會議紀要編號和項目管理文件編號四類編號。項目部的正式公文分類及編號如下：第一級編號為工程名稱首字母縮寫；第二級編號PM代表項目管理；第三級編號代表文件類型；第四級編號O代表OPM（項目部）：第五級編號代表文件序號。收文的生效時間按項目部收到文件時間為準。發文的生效時間按項目部發出文件時間為準。會議紀要的生效時間按會議紀要編制完成時間為準。（二）項目部編號為：（XX為項目首字母縮寫）收文號：XX_PM_100_O_****發文號：XX_PM_200_O_****會議紀要：XX_PM_300_O_********——序號，0001、0002、0003……（三）部門編號為：（XX為項目首字母縮寫）工程管理部XX_PM_O_GC_****安質環保部XX_PM_O_AZ_****物資設備部XX_PM_O_WZ_****財務部XX_PM_O_CW_****試驗室XX_PM_O_SY_****商務管理部XX_PM_O_SW_****綜合管理部XX_PM_O_ZH_****調度XX_PM_O_DD_********——序號，0001、0002、0003……（四）項目部正式公文編號由綜合管理部統一管理，編號規則如下：紅頭文件：通[項目名稱]X〔YYYY〕ZZZ號其中X為編寫文件部門的簡稱，Y為公文發送日期的年份，Z為公文序號；傳真電報：通[項目名稱]電〔XXXX〕YYY號其中X為公文發送日期的年份，Y為公文序號。工作聯系單：XXXX-YYYY其中X為公文發送日期的年份，Y為公文序號。會議紀要：XXXX（Y）其中X為公文發送日期的年份，Y為公文序號。注意：文件的分類編號序號要與時間順序相符。第六條文件的生效過程必須符合規定。（一）收文：所有收文由綜合管理部作為唯一的收文者，收文需要由綜合管理部在首頁增加批示單，由相關領導批示后，下發執行。批示單做文件流轉的依據；（二）發文：各部門發文使用相應模版編寫發文文件和發文批示單，發文批示單填寫完整（包括主送單位和聯系方式）后，綜合管理部對文件統一進行登錄并分配發文編號后發送；（三）會議紀要：會議紀要的收發文均需要增加批示單，批示單作為會議紀要執行的依據。文件生效后需要抄送項目部領導，以保證領導閱知此事。第七條文件管理職責（一）工程管理部歸口管理工程管理類文件，包括各類圖紙、施工組織設計等。負責工程管理文件的收集、審核；負責工程管理計劃、組織編制控制文件、修改并負責發布工程相關管理文件；負責執行和控制記錄；（二）調度歸口管理調度文件。負責調度文件的收集、審核；負責調度文件的組織編制；負責執行和控制記錄；（三）物資設備部歸口管理物資設備類文件。負責物資設備管理文件的收集、審核；負責執行和控制記錄；（四）安質環保部歸口管理安全質量環保等文件。負責安質環保部文件的收集、審核，負責安全質量和環保文件的組織編制；負責執行和控制記錄；（五）財務部歸口管理財務類文件。負責財務部文件的收集、審核；負責財務部文件的組織編制；負責執行和控制記錄；（六）綜合管理部歸口管理綜合類文件。負責綜合部文件的收集、審核；負責綜合部文件的組織編制；負責執行和控制記錄；（七）試驗室歸口管理試驗檢測類文件。負責試驗室文件的收集、審核；負責試驗室文件的組織編制；負責執行和控制記錄；（八）商務管理部歸口管理商務合約類文件。負責商務管理部文件的收集、審核；負責商務管理部文件的組織編制；負責執行和控制記錄。第八條文件獲得項目管理編號生效后，由綜合管理部存檔。每個文件的存檔有電子版和紙介簽字版兩種。第九條調度、安全質量、物資設備、財務、綜合報表需項目經理審核簽字；匯報材料需項目經理（項目副經理）審閱；圖紙轉發需項目總工簽字，并由文檔控制人員填寫圖紙臺帳。第十條公文處理中有關問題（一）文件須采用A4紙雙面打??；（二）發文字號中的年份（包括文中引用公文的發文字號）應使用六角括號“〔〕”，不得使用“（）”、“[]”或“【】”，如“通計〔2010〕34號”；（三）公文標題在紅色反線下空2行，用2號小宋標，可分一行或多行居中排布；（四）上行文應有簽發人。其中：“簽發人”用3號仿宋體字，領導姓名用3號楷體字；（五）主送機關應在標題下空一行，左側頂格用3號仿宋體字；公文正文及附件均采用3號仿宋體字，行間距為固定值28-30磅；（六）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。附件標題采用2號小宋標；（七）版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行；（八）區分“請示”、“報告”文種的使用?！罢埵尽庇糜谙蛏霞墮C關請求指示、批準，需要上級回復?！罢埵尽敝荒苤魉鸵粋€部門，不能多頭主送，并且不能抄送下屬單位，除領導交辦的事項外，“請示”不得送（包括主送和抄送）領導者個人。上行文在首頁要注明簽發人。請示須以“妥否，請批示”作結束語?！皥蟾妗庇糜谙蛏霞墮C關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。“報告”不得夾帶請示事項。項目部在向企業請求批準事項時，需用“請示”，不得用“報告”；（九）“請示”公文附注。應用3號仿宋體，在發文日期下一行左空2字加園括號標注聯系人及聯系電話；（十）公文結構層次序數第一層為“一、二、三、”；第二層為“（一）（二）（三）”；第三層為“1．2．3．”；第四層為“（1）（2）（3）”；第五層為“①②③”。（十一）文字材料中序號標點的正確使用1、“第一”、“第二”、“首先”、“其次”等后面應用逗號“，”。2、“一”、“二”、“三”等后面應用頓號“、”。3、“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等