總則目的：為規范管理，一致公司行文標準和要求，擬訂本規定。定義：公函是指各中心/部門、分支機構正式公布的令、決定、通知、通告、通告、批復、建議、報告、請示、會議紀要等內部文件。管理部門：人力資源中心負責公司公函的管理。合用范圍：本規定合用于全公司。公函種類公司的公函按用途區分為十類：令合用于總經理直接簽發的用于獎勵、懲辦有關單位或人員的公函。決定合用于對重要事項或許重要行動做出安排，人事任免，賞罰有關單位及人員，更改或許撤除下級單位不適合的決定等事項。通知合用于批轉下級單位的公函，轉發上司或平級單位的公函，人事任免，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位認識或許履行的事項。通告合用于表彰先進，責備落伍，傳達重要精神或事項。批復合用于回復下級單位請示事項。建議合用于對重要問題提出建講和辦理方法。報告合用于向上司單位報告工作，反應狀況，回復上司單位的咨詢。請示合用于向上司單位懇求指示、贊同。會議紀要合用于記錄、傳達會議狀況和議定事項。函合用于平級單位或無隸屬關系的單位之間商洽或聯系工作、咨詢和回復問題。公函按層級區分為三層：公司級公函公司級公函是指由公司一致公布的公函，包含機構調整、制度頒發、人事任免、賞罰、公司重要決定與活動、公司理念等，由總經理或總經理助理簽發。中心/部門級公函中心/部門級公函是指各中心/部門業務范圍的公函，由中心主任或獨立部門經理簽發。分支機構級公函分支機構級公函是指分支機構公布的平時公函，由分支機構負責人簽發。公函格式公函一般由發文單位表記：發文字號、標題、正文、附件說明、簽發人、簽發日期、主題辭、主送單位、抄送單位和附件等部分。緊迫公函應該依據緊迫程度，在公函首頁右上角注明“特急”、“急件”。發文單位表記應該使用發文單位全稱；結合行文，主辦單位擺列在后。發文字號應該包含單位簡稱或代碼、年份、序號。結合行文，只注明主辦單位發文字號。公函標題應該正確簡要地歸納主要內容并注明公函種類，一般應該注明發文單位。公函標題中除法例、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。主送單位指公函的主要受理單位，應該使用全稱或許規范化簡稱。公函若有附件，應該注明附件次序和名稱。簽發人要求簽訂姓名，清楚可辨。簽發日期以負責人簽發的日期為準，結合行文以最后簽發單位負責人的簽發日期為準。公函若有附注(需要說明的其余事項)，應該加括號標明。公函應該標明主題辭。抄送單位指除主送單位外需要履行或認識公函的其余單位，應該使用全稱或許規范化簡稱、統稱。文字從左至右橫排書寫。編號規則公司級公函（格式見SZ2100301）由人力資源中心依據管理權限一致編號，編號格式為：RST總字[年份]第XXX號中心/部門級公函（格式見SZ2100302）由各中心/部門自行編號，各機構依據業務工作需要和分類原則，按規則以26個英文字母進行區分，挨次編號，編號格式為：總經理辦公室SZ總（A）字[年份]第XXX號法律事務部SZ法（A）字[年份]第XXX號查核指導工作小組SZ考（A）字[年份]第XXX號人力資源中心SZ人（A）字[年份]第XXX號財務管理中心SZ財（A）字[年份]第XXX號策劃中心SZ策（A）字[年份]第XXX號營銷中心SZ營（A）字[年份]第XXX號技術管理中心SZ技（A）字[年份]第XXX號計劃管理部SZ計（A）字[年份]第XXX號分支機構級公函由各分支機構編號，此中“部門簡稱”取部門第一個漢字，編號格式為：市場管理部（格式見SZ2100303）遼寧市場管理部AS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號河北市場管理部BS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號西北市場管理部CS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號河南市場管理部DS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號山東市場管理部ES+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號江蘇市場管理部FS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號湖北市場管理部GS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號四川市場管理部HS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號浙江市場管理部IS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號廣東市場管理部JS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號上海溢祥YX+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號生產廠（格式見SZ2100303）深圳日化廠AC+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號匯中宜恒廠BC+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號配貨站（格式見SZ2100303）沈陽配貨站AP函[年份]第XXX號蘭州配貨站BP函[年份]第XXX號鄭州配貨站CP函[年份]第XXX號重慶配貨站DP函[年份]第XXX號上海配貨站EP函[年份]第XXX號廣州配貨站FP函[年份]第XXX號結合行文（格式見SZ2100302）的編號按主辦單位編號規則編列。字型、字體與間距標準大標題：黑體二號加粗小標題：黑體三號加粗文檔號：宋體四號正文：宋體四號、小四號或五號主題辭：黑體四號加粗抄送：宋體小四號頁碼：宋體五號行間距：單倍行距字間距：標準公函用紙一般采納國際標準A4型(210mmx297mm)，左邊裝訂，公函頁面上間距為20mm，下間距為15mm，左右間距均為25mm。因為篇幅所限，發文單位表記等內容與正文不可以在同一頁紙上出現的，應于公函末頁第1-4行頂格處表記“（此頁無正文）”。落款形式：發文單位空二行印制簽發人的職務、姓名，職務、姓名上方用頂劃線作署名地點，發文單位名稱與簽發人職務、姓名之間互相對稱。簽發人職務、姓名下空一行標明發文年、月、日。公函掃尾包含主題辭、抄送、頁碼三部分。主題辭為便于計算機檢索和管理公函，文件應包含主題辭。主題辭由類型詞和類屬詞兩部分構成。標引方法.1一份文件的標引，除類型詞外最多不超出

5個主題辭。主題辭標在文件的抄送欄之上，頂格寫，每個主題辭之間空一格，。.2標引次序是先標類型詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反應文件內容的詞，最后標反應文件形式的詞。.3一份文件若有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。.4依據需要，可將不一樣類的主題辭進行組配標引。抄送單位：整個標明地區用二條等寬的平行實線作界限，平行實線的下邊一條位于頁面上的最后一行。頁碼：位于公函紙正面頁腳正中的地點，用阿拉伯數字表記：“第X頁共X頁”。公函行文規則行文應該確有必需，著重功效。行文關系依據隸屬關系和職權范圍確立。屬于主管單位職權范圍內的詳細問題，應該直接報送主管單位辦理，一般不得越級請示和報告。屬于單位職權范圍內的事務，應該由單位自行行文。非獨立運作部門未經所屬中心/部門、分支機構負責人簽批或受權不得向外單位發文。“請示”應該一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其余單位的，應該用抄送形式。“報告”不得夾帶請示事項。起草公函應注意以下事項：切合國家的法律、法例及其余有關規定。如提出新的制度、規定等，要確實可行并加以說明。狀況詳確，看法明確，表達正確，構造謹慎，條理清楚，用詞規范，篇幅力爭簡潔。公函應該依據發文目的、發文單位職權、與主送單位的行文關系確立。人名、地名、數字、引文正確。引用公函應該先引標題，后引起文字號。引用外文應該注明中文含義。日期應詳細到年、月、日。構造層序次數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。要求使用國家法定計量單位。文內使用非規范化簡稱，應該先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應該在第一次出現時注明中文含義。公函中的數字，除日期、部分構造層序次數和在詞、詞組、習用語、縮略語及擁有修辭色彩語句中作為詞素的數字一定使用漢字外，其余應使用阿拉伯數字。發文辦理流程公司級公函公司級公函由人力資源中心起草，一致格式并編號，公函反面由起草人、審查人及中心/部門負責人署名確認，交簽發人簽發。人力資源中心負責公函的編號、散發和登記。在印制公函前，復核審批簽發手續能否齊備、附件能否完好、格式能否規范，不然不得下發。中心/部門級公函中心/部門獨自發文：屬中心/部門職權范圍內的事務，由有關中心責任人起草，由中心/部門負責人簽發：此中屬分管副總經理權限的，一定由分管副總經理簽發。中心/部門結合發文；波及其余單位職權范圍內的事務，主辦中心/部門應該與有關中心/部門結合發文，并由主辦中心/部門起草，經中心/部門審查后，交有關中心/部門共同簽發。公函公布單位對以下狀況擔當責任：越權行文；公函內容波及其余中心/部門而未送交其余中心/部門會簽；與有關中心/部門未完成一致建議而自行發文；與現行制度或有關公函發生矛盾：公函自己存在較大矛盾或失誤。公函會簽單位對以下狀況擔當責任：越權審批；公函與現行制度或有關公函發生矛盾；公函自己存在較大矛盾或失誤。總部各中心/部門向分支機構發文應嚴格按照歸口管理原則。各中心/部門向市場管理部發文，由營銷中心轉發。各中心/部門向生產廠、配貨站行文，由分管生產副總經理簽批轉發。收文辦理流程各單位收到公函后，應實時登記、傳達。各單位收到公函后，應該進行審查。要點為：能否應由本單位辦理；能否切合行文規定；內容能否切合國家法律、法例及其余有關規定。經審查無誤的公函，應實時提出擬辦建議送單位負責人批改或許交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的，應該明確主辦部門。各單位對公函要實時傳達，特急件立刻批復，急件當日批復，一般文件兩個工作日內批復。確有困難的，應實時向發文單位說明原由。對不屬于本單位職權范圍或許不宜由本單位辦理的公函，應該實時退回發文單位并說明原由。審批公函時，對有詳細請示事項的，主批人應該明確簽訂建議、姓名和審批日期，其余審批人署名視為贊同；沒有請示事項的，署名表示閱知。送單位負責人批改或許交有關部門辦理的公函，主辦人要負責催辦，做到緊迫公函、重要公函追蹤催辦，一般公函按期催辦。公函歸檔及管理公函公布完成后，依據公司《檔案管理規定》和其余有關規定，發文部門應實時存檔，個人不得保存公函。公司級公函公布后原件由總經理辦公室存檔。中心/部門級公函公布后原件