第十七章信息管理

我們所處的時(shí)代是所謂的信息時(shí)代，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使得信息的產(chǎn)生、傳遞、處理和利用變得更加迅速。人們的生活方式，企業(yè)和組織的運(yùn)作方式都發(fā)生了根本的變化。信息革命對(duì)我們產(chǎn)生了積極的影響。但是另一方面，我們面對(duì)的信息量在迅速增長(zhǎng)，以至于我們被信息海洋所淹沒(méi)。如何從廣泛的信息源用有效的方法獲取和利用適當(dāng)?shù)男畔ⅲ咳绾斡行У睦眯畔⒐ぞ呒庸ず吞幚硇畔ⅲ啃畔⒈ㄊ俏覀兠媾R的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。信息管理學(xué)的研究可以使我們理解信息、信息管理的本質(zhì)，掌握有效的信息技術(shù)與信息管理方法。

17.1信息與信息管理

17.1.1信息的概念1.信息的定義

信息在人類社會(huì)和自然界中的存在是普遍的，是物質(zhì)形態(tài)及其運(yùn)動(dòng)形式的體現(xiàn)。在自然界中，環(huán)境信息可以使生物做出反應(yīng)，遺傳信息保證了細(xì)胞的復(fù)制和遺傳。在人類社會(huì)中，信息是維系社會(huì)、組織和個(gè)人的紐帶，信息是解決問(wèn)題和支持決策的知識(shí)。在生命物質(zhì)世界和非生命物質(zhì)世界之間也存在的信息的交流和作用。

因此，信息反映了自然界和人類社會(huì)的本質(zhì)。信息的普遍性也使得信息的范疇有著豐富的內(nèi)涵，同時(shí)也決定了信息是一個(gè)比較模糊的概念。許多學(xué)者意識(shí)到信息的重要性，他們?cè)噲D給出一個(gè)完整的信息定義。但是信息科學(xué)涉及的范圍非常廣泛，從通信理論、圖書情報(bào)科學(xué)、認(rèn)知科學(xué)、組織科學(xué)和決策學(xué)等，因此，目前尚無(wú)一個(gè)令大家都接受的定義。如：信息是關(guān)于客觀事實(shí)的可通訊的知識(shí)。信息是使人們促進(jìn)知識(shí)更新和認(rèn)識(shí)事務(wù)的客觀存在。信息是維系事物內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部聯(lián)系、感知、表達(dá)并反映其屬性和差異的狀態(tài)和方式。信息是指應(yīng)用文字、數(shù)據(jù)或信號(hào)等形式通過(guò)一定的傳遞和處理，來(lái)表現(xiàn)各種相互聯(lián)系的客觀事務(wù)在運(yùn)動(dòng)變化中所具有特征性內(nèi)容的總稱。信息是減少不確定性的一種客觀存在和能動(dòng)過(guò)程。它們都從不同的側(cè)面給出了信息的定義，而且隨著時(shí)間的推移，時(shí)代將賦予信息新的含義，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念。總之，可以認(rèn)為，信息是對(duì)客觀世界中各種事物的變化和特征的反映；是客觀事物之間相互作用和聯(lián)系的表征；是客觀事物經(jīng)過(guò)感知或認(rèn)識(shí)后的再現(xiàn)。信息可以從不同角度分類。按照管理的層次可以分為戰(zhàn)略信息、戰(zhàn)術(shù)信息和作業(yè)信息；按照應(yīng)用領(lǐng)域可以分為管理信息、社會(huì)信息、科技信息等；按加工順序可分為一次信息、二次信息和三次信息等；按照反映形式可分為數(shù)字信息。圖像信息和聲音信息等。

2.信息的性質(zhì)(1)客觀性。信息反映客觀事物的屬性。(2)時(shí)效性。信息的時(shí)效是指從信息源發(fā)送信息，經(jīng)過(guò)接收、加工、傳遞。利用的時(shí)間間隔及其效率。時(shí)間間隔愈短，使用信息愈及時(shí)，使用程度愈高，時(shí)效性愈強(qiáng)。(3)不完全性。關(guān)于客觀事實(shí)的信息是不可能全部得到的，這與人們認(rèn)識(shí)事物的程度有關(guān)系。因此數(shù)據(jù)收集或信息轉(zhuǎn)換要有主觀思路，要運(yùn)用已有的知識(shí)，要進(jìn)行分析和判斷，只有正確地舍棄無(wú)用和次要的信息，才能正確地使用信息。(4)層次性。管理系統(tǒng)是分層次的（如公司級(jí)、工廠級(jí)、車間級(jí)等），處在不同級(jí)別的管理者有不同的職責(zé)，處理的決策類型不同，需要的信息也不同。通常把管理信息分為以下三級(jí)：①

戰(zhàn)略層。戰(zhàn)略信息是關(guān)系到上層管理部門對(duì)本部門要達(dá)到的目標(biāo)，關(guān)系到為達(dá)到這一目標(biāo)所必需的資源水平和種類以及確定獲得資源、使用資源和處理資源的指導(dǎo)方針等方面進(jìn)行決策的信息。如產(chǎn)品投產(chǎn)、停產(chǎn)，新廠廠址選擇，開拓新市場(chǎng)等。制定戰(zhàn)略要大量地獲取來(lái)自外部的信息。管理部門往往把外部信息和內(nèi)部信息結(jié)合起來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)。②

戰(zhàn)術(shù)層。這是管理控制信息，是使管理人員能掌握資源利用情況，并將實(shí)際結(jié)果與計(jì)劃相比較，從而了解是否達(dá)到預(yù)定目的，并指導(dǎo)其采取必要措施更有效地利用資源的信息。例如，月計(jì)劃與完成情況的比較，庫(kù)存控制等。管理控制信息一般來(lái)自所屬各部門，并跨越于各部門之間。③作業(yè)層。作業(yè)信息用來(lái)解決經(jīng)常性的問(wèn)題，它與組織日常活動(dòng)有關(guān)，并用以保證切實(shí)地完成具體任務(wù)。例如，每天統(tǒng)計(jì)的產(chǎn)量。質(zhì)量數(shù)據(jù)，打印工資單等。(5)價(jià)值性。管理信息是經(jīng)過(guò)加工并對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生影響的數(shù)據(jù)，是勞動(dòng)創(chuàng)造的，是一種資源，因而是有價(jià)值的。索取一份經(jīng)濟(jì)情報(bào)，或者利用大型數(shù)據(jù)庫(kù)查閱文獻(xiàn)所付費(fèi)用是信息價(jià)值的部分體現(xiàn)。信息的使用價(jià)值必須經(jīng)過(guò)加工和轉(zhuǎn)換才能得到。鑒于信息壽命衰老很快，轉(zhuǎn)換必須及時(shí)。

“管理的藝術(shù)在于駕馭信息”，就是說(shuō)，管理者要善于分析處理信息，去實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。

信源編碼信道解碼信宿噪聲干擾信號(hào)圖17-1信息通訊模型

17.1.2信息的度量1.信息通訊模型在日常生活中，看電視、看報(bào)紙、看書、打電話、聽廣播、上網(wǎng)瀏覽，乃至聊天、開會(huì)，人們都獲得了“消息”。消息通過(guò)“消息傳遞系統(tǒng)”傳遞，各種系統(tǒng)可以抽象為通訊系統(tǒng)模型。這一模型并不只限于通信系統(tǒng)，對(duì)于生物神經(jīng)系統(tǒng)，遺傳系統(tǒng)，市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)信號(hào)感知反饋系統(tǒng)，管理系統(tǒng)，都可以運(yùn)用這個(gè)模型，見圖17-1。

在消息傳遞系統(tǒng)中，其傳輸?shù)氖窍ⅲ坏鬟f過(guò)程中，最普通，卻容易被忽視的一點(diǎn)是：收信人在收到消息以前是不知道消息的具體內(nèi)容的。消息的傳遞過(guò)程，對(duì)收信人來(lái)說(shuō)，是一個(gè)從不知到知的過(guò)程，或者說(shuō)是一個(gè)從不確定到確定的過(guò)程。所以通信過(guò)程是一種從不確定到確定的過(guò)程。不確定性消除了，收信者就獲得了信息。所以香農(nóng)認(rèn)為，

信息是不定性的減少或消除。不同的數(shù)據(jù)資料中包含的信息量可能差別很大：有的數(shù)據(jù)資料包含的信息量多一些，有的則少一些。數(shù)據(jù)資料中含信息量的多少是由消除對(duì)事物認(rèn)識(shí)的“不確定程度”來(lái)決定的。在獲得數(shù)據(jù)資料之前，人們對(duì)某一事物的認(rèn)識(shí)不清，存在著不確定性，獲得數(shù)據(jù)資料之后，就有可能消除這種不確定性。數(shù)據(jù)資料能消除人們認(rèn)識(shí)上的不確定性。數(shù)據(jù)資料所消除的人們認(rèn)識(shí)上“不確定性”

的大小，也就是數(shù)據(jù)資料中所含信息量的大小。那么，信息量的大小如何衡量呢？2.信息的度量工程信息論中有兩個(gè)概念是比較中要的，一個(gè)是熵，一個(gè)是信息量。假設(shè)隨機(jī)實(shí)驗(yàn)中有k個(gè)隨機(jī)事件A1，A2，…，Ak，它們的概率分別是p1，p2，…，pk，用什么來(lái)度量不確定性呢？熵就是這樣的概念。當(dāng)pi很小時(shí)，它的不確定性就比較大；當(dāng)pi接近于1時(shí)，它的不確定性就比較小。因此，log(1/pi)就是一個(gè)很好的量，它可以用來(lái)描述不確定性。當(dāng)pi0時(shí)，log(1/pi)∞；當(dāng)pi1時(shí)，log(1/pi)0。如果按著pi來(lái)加權(quán)平均，就得到平均的不確定性，即：

(17-1)在信息論中H稱為熵。對(duì)于簡(jiǎn)單的情況，k=2時(shí)，上式簡(jiǎn)化為：

plogp-(1-p)log(1-p)(17-2)當(dāng)p=1/4時(shí)，H=(1/4)log4+(3/4)log(4/3)=log4-(3/4)log3;當(dāng)p=1/2時(shí)，H=(1/2)log2+(1/2)log2=log2>log4-(3/4)log3。可以證明，p=1/2時(shí)，熵最大。概率越分散，不確定性就越大，這是符合人們直觀的想法的。對(duì)于任一k，均勻分布的熵最大，這也是可以證明的。如果我們獲得了信息，此時(shí)的不確定性就會(huì)改變。用H表示原來(lái)的熵，用H(I)表示已知信息后的熵。那么，H(I)≤H。信息I的作用就反映在熵的減少。因此，H-H(I)就稱為信息I提供的信息量。例如，原來(lái)知道一枚硬幣是均勻的，得到正反面的概率都是1/2，相應(yīng)的熵是log2；如果有人提供信息I表明，硬幣不均勻，正面的概率是1/4，反面是3/4，則熵為H(I)=log4-(3/4)log3，如果取2為底，這個(gè)信息提供的信息量為：H-H(I)=log2-log4+3/4log3=0.1887如果某人提供信息，仍然是正面1/2，反面1/2，那么這條信息的信息量為0。通常，我們?nèi)?為底，那么得到的信息量的單位為比特（bit）。17.1.3信息管理1.信息管理的界定根據(jù)霍頓（ForestWHorton）的觀點(diǎn)，信息管理的發(fā)展到20世紀(jì)80年代末，經(jīng)歷了七個(gè)階段。最初的階段和第二階段都是僅對(duì)記錄于紙張上的信息，信息管理是對(duì)信息載體的物理控制。第三階段載體的范圍擴(kuò)大了。第四階段第五階段過(guò)渡到了計(jì)算機(jī)管理，還包括微縮膠片等介質(zhì)的管理。第六階段是管理信息系統(tǒng)時(shí)代，信息管理引入了管理信息系統(tǒng)，使得信息的一致性、綜合性得到了增強(qiáng)，提高了效率和質(zhì)量，減少了成本。信息管理的第七階段是信息資源管理，將信息管理提升到整個(gè)組織范圍內(nèi)的戰(zhàn)略管理。陳(ChenR)認(rèn)為信息管理的第八階段是知識(shí)管理。根據(jù)以上的信息管理的發(fā)展可以看出，信息管理的范圍相當(dāng)?shù)膹V泛，因此關(guān)于信息管理的定義也有不同的觀點(diǎn)，比如：(1)信息管理是通過(guò)組織范圍內(nèi)的信息策略計(jì)劃、開發(fā)并維護(hù)集成的信息系統(tǒng)、優(yōu)化信息流、協(xié)調(diào)信息科技以增強(qiáng)組織適應(yīng)外部環(huán)境變化的能力。它包括信息過(guò)程的管理和信息資源的管理兩方面；(2)信息管理是一種使有價(jià)值的信息資源通過(guò)有效的管理與控制程序能夠?qū)崿F(xiàn)某種利益的目標(biāo)活動(dòng)。在實(shí)際工作中為了有效地利用信息，必須組織如信息搜集、存儲(chǔ)和傳遞等程序化工作，以解決信息利用中的各種問(wèn)題；(3)信息管理是通過(guò)系統(tǒng)化的知識(shí)（符號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)和算法）來(lái)表達(dá)信息實(shí)體，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行過(guò)程的自動(dòng)化、信息檢索和決策；

(4)信息管理是通過(guò)確定、協(xié)調(diào)和研究組織內(nèi)的信息實(shí)體，把信息實(shí)體的特點(diǎn)用于增加現(xiàn)有信息的價(jià)值從而獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等。總的來(lái)講，信息管理所涉及的范圍較廣，目前這種爭(zhēng)論仍然在繼續(xù)。原因是信息管理來(lái)源于許多不同的學(xué)科，包括：圖書情報(bào)學(xué)、管理科學(xué)、社會(huì)學(xué)、信息科學(xué)、信息技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、通信理論等。信息管理所涵蓋的內(nèi)容也較廣，包括信息服務(wù)、信息資源管理、知識(shí)管理、信息戰(zhàn)略管理、信息經(jīng)濟(jì)等方面。信息管理概念可以總結(jié)如下:信息管理是實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)、滿足組織的要求，解決組織的環(huán)境問(wèn)題而對(duì)信息資源進(jìn)行開發(fā)、規(guī)劃、控制、集成、利用的一種戰(zhàn)略管理。2.信息管理與信息資源管理信息管理與信息資源管理有著非常密切的聯(lián)系，在很大程度上和范圍內(nèi)是重疊的；但也有一定的區(qū)別，一般說(shuō)來(lái)，信息資源管理只是信息管理的一個(gè)重要組成部分。但是，如果將“信息資源”及“信息資源管理”的概念定義得十分廣泛，那么，這兩者的差別就更難區(qū)分了。如信息管理學(xué)是目前我國(guó)圖書情報(bào)界遠(yuǎn)為流行的學(xué)科名稱，但也有相當(dāng)一部分人主張采用“信息資源管理”，其中不乏著名的專家學(xué)者。目前，學(xué)術(shù)界對(duì)信息管理與信息資源的關(guān)系基本上是兩種觀念：一是認(rèn)為兩者是等同關(guān)系，即信息管理就是信息資源管理，一是認(rèn)為兩者是包含關(guān)系，即信息管理的范圍要廣泛很多，信息資源管理只是信息管理的一部分，或者是信息管理的一個(gè)發(fā)展階段。其理由有三：⑴作為管理對(duì)象的“信息資源”只是“信息”的一部分。無(wú)論是從字面上、邏輯上還是內(nèi)涵來(lái)看，“信息資源”概念都不能等同于“信息”概念，一般認(rèn)為，信息資源是可利用的信息的集合，而信息并不都是有用或有益的，信息成為資源的必要條件是信息管理。⑵在一些信息管理的著作中，“信息資源管理”被列為一章專門討論。說(shuō)明它只是信息管理的一部分。⑶不少人將“信息資源管理”看作是信息管理的一個(gè)新的發(fā)展階段。比如，霍頓認(rèn)為信息管理的第七階段是信息資源管理。由于篇幅限制，本節(jié)以后我們將討論的重點(diǎn)放在信息管理的一個(gè)方面信息資源管理。而且將重點(diǎn)放在企業(yè)的信息資源管理。17.2企業(yè)信息資源管理

17.2.1信息資源管理20世紀(jì)70年代末、80年代初美國(guó)就產(chǎn)生了信息資源管理的新概念。美國(guó)信息資源管理專家，霍頓（F.W.Horton）和馬錢德（D.A.Marchand），是IRM理論的奠基人，最有權(quán)威的研究者和實(shí)踐者。威廉.德雷爾（WilliamDurell）在1985年出版了《數(shù)據(jù)管理》一書，論述了信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。

20世紀(jì)90年代初，信息資源管理理論在理論研究和實(shí)踐方面都已經(jīng)走向成熟，在美國(guó)重多的企業(yè)決策層里專門設(shè)立了負(fù)責(zé)信息資源管理的崗位－信息主管（ChiefInformationofficer簡(jiǎn)稱CIO）。我們國(guó)家CIO的研討正如火如荼，設(shè)立信息管理部門及專門的數(shù)據(jù)管理人員已經(jīng)提到議事日程之上，但需要企業(yè)行政上對(duì)其地位和職能的肯定，更需要對(duì)從事這一工作的從業(yè)人員進(jìn)行IRM理論的系統(tǒng)培訓(xùn)，才能更好地組織和實(shí)施好企業(yè)的數(shù)據(jù)管理工作，為企業(yè)的信息化工作服務(wù)。

信息資源管理（InformationResourceManagement，IRM）是為確保信息資源的有效利用，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)信息資源實(shí)施計(jì)劃、預(yù)算、組織、分配、協(xié)調(diào)和控制的一種人類管理活動(dòng)，是由多種人類信息活動(dòng)所整合而成的特殊形式的管理活動(dòng)。信息資源管理的主要觀點(diǎn)有：(1)信息資源（Information

Resources）與人力、物力、財(cái)力和自然資源一樣，都是企業(yè)的重要資源，因此，應(yīng)該像管理其他資源那樣管理信息資源。IRM是企業(yè)管理的必要環(huán)節(jié)，應(yīng)該納入企業(yè)管理的預(yù)算。(2)IRM包括數(shù)據(jù)資源管理和信息處理管理。前者強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的控制，后者則關(guān)心企業(yè)管理人員在一定條件下如何獲取和處理信息，且強(qiáng)調(diào)企業(yè)中信息資源的重要性。(3)IRM是企業(yè)管理的新職能，產(chǎn)生這種新職能的動(dòng)因是信息與文件資料的激增、各級(jí)管理人員獲取有序的信息和快速簡(jiǎn)便處理信息的迫切需要。(4)IRM的目標(biāo)是通過(guò)增強(qiáng)企業(yè)處理動(dòng)態(tài)和靜態(tài)條件下內(nèi)外信息需求的能力來(lái)提高管理的效益。以期達(dá)到“高效（Efficient）、實(shí)效（Effective）和經(jīng)濟(jì)（Economical）”的最佳效果，也稱3E原則，三者關(guān)系密切，互相制約。(5)IRM的發(fā)展具有階段性。到20世紀(jì)90年代，IRM的發(fā)展大約可分為物理控制、自動(dòng)化技術(shù)管理、信息資源管理和知識(shí)管理四個(gè)階段。每個(gè)階段的發(fā)展情況，可用推動(dòng)力量、戰(zhàn)略目標(biāo)、基本技術(shù)、管理方法、組織狀態(tài)等因素進(jìn)行比較（詳見表17-1）。目前，我國(guó)的大部分企業(yè)尚處于前三個(gè)階段，屬于初中級(jí)水平階。表17-1信息資源管理的發(fā)展階段戰(zhàn)略目標(biāo)基本技術(shù)管理方法組織狀態(tài)程序效率和物理控制紙張、打字機(jī)、電話、文件柜、制表機(jī)、微縮膠卷文書管理，記錄/報(bào)告管理，通信管理與郵件管理，指令管理與指示管理，重要記錄的保證，辦公室設(shè)計(jì)監(jiān)管和中低水平管理技術(shù)效率與控制第2代/第3代計(jì)算機(jī)、電子復(fù)印機(jī)、語(yǔ)音通信集中的數(shù)據(jù)處理部門的出現(xiàn)，電子通信協(xié)作者與管理者的出現(xiàn)，文字處理中心與獨(dú)立的工作站出現(xiàn)，復(fù)制中心與獨(dú)立單元的出現(xiàn)中級(jí)水平管理，認(rèn)為手工信息管理不同于自動(dòng)化管理，信息技術(shù)用戶與提供者之間存在分歧數(shù)據(jù)處理電子通信和辦公系統(tǒng)的獨(dú)立發(fā)展與改進(jìn)技術(shù)效率與控制第2代/第3代計(jì)算機(jī)、電子復(fù)印機(jī)、語(yǔ)音通信集中的數(shù)據(jù)處理部門的出現(xiàn)，電子通信協(xié)作者與管理者的出現(xiàn)，文字處理中心與獨(dú)立的工作站出現(xiàn)，復(fù)制中心與獨(dú)立單元的出現(xiàn)中級(jí)水平管理，認(rèn)為手工信息管理不同于自動(dòng)化管理，信息技術(shù)用戶與提供者之間存在分歧數(shù)據(jù)處理電子通信和辦公系統(tǒng)的整合信息技術(shù)的集成管理，視信息為一種戰(zhàn)略資源分布式數(shù)據(jù)處理，多功能工作站，個(gè)人計(jì)算機(jī)傳統(tǒng)資源管理技術(shù)的應(yīng)用，信息技術(shù)的水平管理，商業(yè)規(guī)劃與信息資源規(guī)劃的密切聯(lián)系中高水平管理信息技術(shù)逐漸滲入公司每一層次的操作與管理決策制定過(guò)程中信息資源的物質(zhì)/技術(shù)管理與決策層管理層和作業(yè)層信息管理的整合專家系統(tǒng)，決策支持系統(tǒng)智能辦公系統(tǒng)內(nèi)外部信息集成，信息資源規(guī)劃與企業(yè)規(guī)劃的集成管理知識(shí)資源已成為所有管理層次采納的管理哲學(xué)17.2.2企業(yè)信息資源的分類企業(yè)的信息資源是企業(yè)的財(cái)富，對(duì)于一個(gè)企業(yè)伴隨其生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售等日常活動(dòng)，必然會(huì)產(chǎn)生大量的信息，只有合理的認(rèn)識(shí)這些信息才能更好的分析和利用它們，產(chǎn)生信息的增值。信息資源的含義較為廣泛，但至少包括四個(gè)部分，即信息、信息技術(shù)、信息人員和信息設(shè)施。

1．信息。

信息與企業(yè)的其他資源，如人員、機(jī)器、資金一樣成為企業(yè)的重要資源。作為資源它與其他的資源有著相同之處。比如：都具有價(jià)值、有一個(gè)生命周期、經(jīng)歷了從原料到成品的過(guò)程、有不同的等級(jí)、價(jià)格和類型、可以被替換、可以被使用等。但是信息作為一種資源還有他的獨(dú)特性，比如：信息可以壓縮、可以通信傳輸、可以泄露、可以共享等。2．信息技術(shù)。

信息技術(shù)資源包括硬件、軟件。硬件包括信息的輸入輸出和處理設(shè)備，軟件包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。硬件和軟件的新發(fā)展也使得企業(yè)的應(yīng)用變得更加廣泛，同時(shí)這些增加的部分也被涵蓋到組織中。信息技術(shù)還包括信息的搜集、處理、使用、存儲(chǔ)、通信和檢索等方面。信息技術(shù)應(yīng)用的例子有比如，分布式網(wǎng)絡(luò)、辦公自動(dòng)化、電子郵件、復(fù)印以及通訊等。3．信息人員。

與信息相關(guān)的人員也是信息資源的重要組成部分。這些人員負(fù)責(zé)收集、傳播信息以及其他與信息有關(guān)的工作。信息人員包括信息主管、信息技術(shù)人員、終端用戶、知識(shí)工人、信息專業(yè)人士和信息的提供者等。4．信息設(shè)施。

信息設(shè)施包括物理設(shè)施，比如建筑物、圖書資料館、計(jì)算中心和信息設(shè)施如檔案室、通信中心和信息中心或者說(shuō)一且與信息有關(guān)的非計(jì)算機(jī)建筑和設(shè)備。當(dāng)然，關(guān)于信息資源還有更寬泛的定義。信息資源管理屬于比較新的學(xué)科，在者信息所涉及的學(xué)科范圍非常廣，這也是在所難免的。可以說(shuō)一切與信息相關(guān)的各種資源都在信息資源之列。

17.2.3企業(yè)信息資源的目標(biāo)和任務(wù)總的來(lái)講，信息資源管理的目標(biāo)是通過(guò)對(duì)信息資源的管理提高信息質(zhì)量和信息的可用性，使得企業(yè)信息資源價(jià)值最大化，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享。具體包括：1.把信息資源看作是公司的財(cái)產(chǎn)，必須正確的使用從而增強(qiáng)企業(yè)的獲利能力和戰(zhàn)略地位。組織要通過(guò)信息資源管理來(lái)提高效率，促進(jìn)新產(chǎn)品和服務(wù)的開發(fā)，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。2.把企業(yè)的信息計(jì)劃納入到企業(yè)的戰(zhàn)略計(jì)劃。3.擴(kuò)展信息資源管理到企業(yè)的各個(gè)管理層次和職能部門。4.啟用信息主管制定公司范圍內(nèi)的信息資源管理戰(zhàn)略。5.統(tǒng)一并集成現(xiàn)有的信息技術(shù)和信息系統(tǒng)。6.為企業(yè)開發(fā)新的信息技術(shù)和應(yīng)用。

企業(yè)信息資源管理的主要任務(wù)是：1.對(duì)企業(yè)中信息資源的開發(fā)利用進(jìn)行總體規(guī)劃；2.組建信息資源管理機(jī)構(gòu)，并進(jìn)行信息技術(shù)、設(shè)備和人員的配置、維護(hù)和培訓(xùn)；3.負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)思、開發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)和管理；4.建立和維護(hù)整個(gè)組織中的數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度；5.對(duì)信息資源的新技術(shù)和方法進(jìn)行跟蹤研究，應(yīng)用于組織的信息管理；6.負(fù)責(zé)組織內(nèi)部所有信息資源的安全和保密工作；7.向組織中的所有部門提供信息資源的咨詢、服務(wù)和維護(hù)；8.綜合利用信息資源輔助組織的高層決策。

17.2.4企業(yè)信息分類企業(yè)信息是企業(yè)生產(chǎn)及管理過(guò)程中所涉及到的一切文件、資料、圖表和數(shù)據(jù)等信息的總稱。它涉及到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中所產(chǎn)生、獲取、處理、存儲(chǔ)、傳輸和使用的一切信息資源，貫穿于企業(yè)管理的全過(guò)程。信息資源與企業(yè)的人力、財(cái)力、物力和自然資源一樣同為企業(yè)的重要資源，且為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略資源。同時(shí)，它又不同于其它資源（如材料、能源資源），是可再生的、無(wú)限的、可共享的，是人類活動(dòng)的最高級(jí)財(cái)富。按F·W·霍頓（ForestW.Horton）的說(shuō)法，信息資源管理是對(duì)一種有使用價(jià)值的信息資源通過(guò)有效的管理與控制程序來(lái)實(shí)現(xiàn)某種利益的目標(biāo)活動(dòng)。在實(shí)際工作中為了有效地利用信息資源，必須組織諸如信息搜集、存貯和傳遞等程序化工作，以解決信息資源利用中的各種問(wèn)題。一般的，企業(yè)的信息涉及范圍很廣，有許多不同的分類方法。

一方面，企業(yè)的信息可以分為內(nèi)部信息和外部信息。根據(jù)信息的來(lái)源，有可以細(xì)分為現(xiàn)場(chǎng)信息、管理信息、工程信息和社會(huì)信息。根據(jù)企業(yè)的功能可以把信息分類為，企業(yè)內(nèi)在的結(jié)構(gòu)狀態(tài)信息、客戶信息、和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息。根據(jù)信息的處理方式，信息分為固定信息、流動(dòng)信息和中間信息。根據(jù)加工的程度不同分為一次信息、二次信息三次信息等。從決策角度，信息可以分為結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息。

管理者的主要任務(wù)是根據(jù)信息情報(bào)進(jìn)行判斷和決策，并組織貫徹這些決策。通暢的信息渠道是領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策，企業(yè)得以不斷發(fā)展壯大的有力保證。問(wèn)題是各不相同的，概括起來(lái)大致有三類：結(jié)構(gòu)化問(wèn)題、半結(jié)構(gòu)化問(wèn)題、非結(jié)構(gòu)化問(wèn)題。結(jié)構(gòu)化問(wèn)題是指在組織活動(dòng)的過(guò)程中經(jīng)常重復(fù)發(fā)生的問(wèn)題，通常有固定的處理方法。例如，企業(yè)已經(jīng)根據(jù)不同工作、學(xué)歷、工作量等指標(biāo)制定員工的工資發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，于是對(duì)新員工發(fā)放多少工資的問(wèn)題便是一個(gè)結(jié)構(gòu)化問(wèn)題。面對(duì)結(jié)構(gòu)化問(wèn)題進(jìn)行的決策稱為結(jié)構(gòu)化決策。與結(jié)構(gòu)化問(wèn)題相比，半結(jié)構(gòu)化問(wèn)題沒(méi)有固定的、重復(fù)使用多次的解決方案可遵循。

雖然決策者通常了解解決半結(jié)構(gòu)化問(wèn)題的大致程序，但在解決的過(guò)程中或多或少要加入個(gè)人的主觀判斷，而且關(guān)于該類問(wèn)題的部分信息無(wú)法提供或缺乏精確性，這給半結(jié)構(gòu)化問(wèn)題的決策帶來(lái)了一定的難度。對(duì)應(yīng)于半結(jié)構(gòu)化問(wèn)題的決策活動(dòng)為半結(jié)構(gòu)化決策。非結(jié)構(gòu)化問(wèn)題是指獨(dú)一無(wú)二、非重復(fù)性決策的問(wèn)題。這類問(wèn)題在決策上的難度比較大，稱之為非結(jié)構(gòu)化問(wèn)題。面對(duì)非結(jié)構(gòu)化問(wèn)題，要更多的依靠決策者的直覺，這種直覺是建立在決策者的學(xué)識(shí)、膽識(shí)以及對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)的屬性和把握等因素之上的，這類決策活動(dòng)稱為非結(jié)構(gòu)化決策。

1．結(jié)構(gòu)化決策的信息結(jié)構(gòu)化決策大多由基層管理人員完成，高層管理人員較少涉及這類決策活動(dòng)。由于結(jié)構(gòu)化問(wèn)題大量重復(fù)地出現(xiàn)在企業(yè)活動(dòng)過(guò)程中，因而決策者解決這些問(wèn)題需要利用以前發(fā)生此類事件的完整記錄，并依此做出決策。一般來(lái)說(shuō)，結(jié)構(gòu)化決策所需的信息可以完全得到滿足。這類信息可由信息系統(tǒng)提供或查閱檔案資料，也可來(lái)源于決策者過(guò)去處理此類事件的經(jīng)驗(yàn)積累。當(dāng)然，決策者會(huì)根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化及時(shí)做出適當(dāng)?shù)臎Q策調(diào)整。

2．半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化決策的信息半結(jié)構(gòu)化決策大多由中層或高層管理人員完成。而對(duì)于非結(jié)構(gòu)化的決策，主要由高層管理人員完成。他們的信息需求有兩種形式，一類是要求提供外界形勢(shì)的描述，以便于把握外界環(huán)境變化的趨勢(shì)，另一類是專題性信息，針對(duì)某一具體題目，要求收集較為完整的資料并做出系統(tǒng)性的分析。具體說(shuō)來(lái)，半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化決策的信息包括以下四個(gè)方面：

①政策法規(guī)信息

政策法規(guī)信息包括國(guó)家路線、方針、政策；國(guó)家機(jī)關(guān)有關(guān)法令、規(guī)定、指示；國(guó)家制定的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展增長(zhǎng)額，長(zhǎng)、中、短期經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展計(jì)劃等；上級(jí)主管部門發(fā)出的政策性指令、行業(yè)規(guī)劃；主管部門的各種通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)等。②企業(yè)內(nèi)部信息

企業(yè)內(nèi)部信息包括反映本企業(yè)職能部門、分公司、車間、班組等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息，如生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、資金周轉(zhuǎn)、勞動(dòng)生產(chǎn)率、收益分配等情況；企業(yè)政策、制度、規(guī)定的貫徹落實(shí)情況等等。③市場(chǎng)信息

市場(chǎng)信息主要是產(chǎn)品動(dòng)向、消費(fèi)需求、消費(fèi)心理、購(gòu)買力、資金投向以及自然環(huán)境、社會(huì)環(huán)境等方面的信息。④行業(yè)動(dòng)態(tài)信息

行業(yè)動(dòng)態(tài)信息主要包括行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略與策略、技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)、同行業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)和市場(chǎng)占有率等信息。17.3企業(yè)信息資源的組織管理

中國(guó)的信息化進(jìn)程正在悄悄進(jìn)行著一場(chǎng)劃時(shí)代的轉(zhuǎn)型——中國(guó)從信息資源建設(shè)階段進(jìn)入了信息資源管理（IRM）階段。在以往二信息資源建設(shè)階段里，我們一方面形成了厚重的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、極大規(guī)模的用戶覆蓋能力和對(duì)信息化建設(shè)的高度認(rèn)知感，另一方面，由于采用自下而上的分散建設(shè)，不可避免地出現(xiàn)了建設(shè)水平高、應(yīng)用水平低，硬件與軟件投入比例失調(diào)，出現(xiàn)數(shù)字鴻溝信息孤島等問(wèn)題。在信息資源管理階段，信息資源管理的組織是至關(guān)重要的。一方面，企業(yè)要引入高級(jí)信息主管（CIO），另一方面圍繞CIO企業(yè)建立相應(yīng)的管理組織結(jié)構(gòu)。17.3.1高級(jí)信息主管信息資源管理的組織是信息資源管理的基礎(chǔ)。在信息資源管理階段，CIO作為信息資源管理系統(tǒng)高級(jí)主管，其地位必須從信息資源建設(shè)階段的一個(gè)簡(jiǎn)單、甚至是附屬性的職能部門主管上升為戰(zhàn)略性的部門主管，從企業(yè)的大局與戰(zhàn)略出發(fā)，來(lái)全盤統(tǒng)籌信息資源的整合與提升。美國(guó)政府為了確保信息資源的有效管理和充分開發(fā)利用，于1980年頒布了《文書削減法》，明確提出“信息資源管理”的概念；1984年，美國(guó)總統(tǒng)負(fù)責(zé)的委員會(huì)得到一份關(guān)于信息差距的調(diào)查報(bào)告，針對(duì)政府信息管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出在政府的每一級(jí)機(jī)構(gòu)中設(shè)立一名主管信息資源的高級(jí)官員，從高層上全面負(fù)責(zé)本部門的信息資源的管理、開發(fā)和利用，直接參與最高的決策管理。此后，美國(guó)和加拿大等的國(guó)家中增設(shè)“信息部長(zhǎng)”一職，而且在政府各個(gè)部門設(shè)立了CIO職務(wù)。CIO的出現(xiàn)有效改善和加強(qiáng)了政府部門的信息資源管理。CIO在政府部門的成功經(jīng)驗(yàn)促使一些大型公司將此新職位引入本企業(yè)的信息資源管理之中，企業(yè)CIO應(yīng)運(yùn)而生。企業(yè)CIO雖然源于政府部門的CIO，但無(wú)論在數(shù)量、職能、活動(dòng)范圍、知名度等方面，企業(yè)CIO都已經(jīng)超越了政府部門的CIO。企業(yè)只有從戰(zhàn)略高度開發(fā)信息資源、科學(xué)合理地管理信息資源、充分有效地利用信息資源，才能在競(jìng)爭(zhēng)中取勝。正是為了迎接這個(gè)艱巨地挑戰(zhàn)，CIO脫穎而出，成為企業(yè)信息資源管理的新主角。20多年前，當(dāng)計(jì)算機(jī)開始在我國(guó)企業(yè)中使用時(shí)，人們并沒(méi)有意識(shí)到首席信息官（CIO）職位的重要性。當(dāng)時(shí)，企業(yè)中的數(shù)據(jù)是集中處理的，往往是成立一個(gè)計(jì)算中心之類的部門，它的工作任務(wù)一是管理計(jì)算中心的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，二是負(fù)責(zé)全企業(yè)的數(shù)據(jù)處理工作。除此以外，很少涉及到其它方面的工作。20世紀(jì)80年代以后，隨著計(jì)算機(jī)的小型化，出現(xiàn)了分布式信息系統(tǒng)。隨著計(jì)算處理能力的分布，信息資源也開始向組織的各個(gè)部門擴(kuò)散。由于信息技術(shù)與企業(yè)各個(gè)職能部門的業(yè)務(wù)關(guān)系越來(lái)越緊密，純技術(shù)性的人才不能勝任這樣的工作，就需要有人全面負(fù)責(zé)企業(yè)中的信息管理工作。CIO正是在這種背景下出現(xiàn)的職位。目前，在發(fā)達(dá)國(guó)家的公司、企業(yè)中，CIO已經(jīng)成為企業(yè)重要的職位之一。根據(jù)美國(guó)的調(diào)查，大約80%以上的企業(yè)設(shè)置了這個(gè)職位。20世紀(jì)90年代以后，企業(yè)再造的概念被提出后風(fēng)靡世界。許多進(jìn)行企業(yè)再造的企業(yè)也讓CIO兼任企業(yè)再造項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)人。

17.3.2高級(jí)信息主管的任務(wù)高級(jí)信息主管的任務(wù)具體包括：1.

在企業(yè)主管（總經(jīng)理、總裁）的領(lǐng)導(dǎo)下，主持制訂、修訂企業(yè)信息資源開發(fā)、利用和管理的全面規(guī)劃；2.

在企業(yè)主管（總經(jīng)理、總裁）的領(lǐng)導(dǎo)下，主持企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)；3.

直接領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)內(nèi)信息資源管理職能部門如信息中心、圖書資料館（室）、企業(yè)檔案館（室）的工作，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)企業(yè)其他部門信息資源的開發(fā)、利用與管理工作，主持信息資源開發(fā)、利用與管理的對(duì)外交流與合作；4.

審批企業(yè)信息資源管理有關(guān)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并監(jiān)督實(shí)施；5.

負(fù)責(zé)信息管理與信息技術(shù)人才的招聘、選拔與培養(yǎng)；6.

負(fù)責(zé)企業(yè)信息資源開發(fā)、利用與管理所需資金的預(yù)算與籌措；7.

參與企業(yè)高層決策。一個(gè)成功的CIO，最好遠(yuǎn)離電腦，去積極培養(yǎng)作為企業(yè)管理者應(yīng)該具備的各種能力。對(duì)美國(guó)500名CIO所做的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，70%的人認(rèn)為通往成功的關(guān)鍵是有效的溝通；58%的人選擇諳熟商業(yè)流程和運(yùn)作；而46%的人則認(rèn)為戰(zhàn)略性的思想和計(jì)劃能力很重要。而此前被認(rèn)為很重要的IT技能，只獲得了10%的認(rèn)可。這不能不說(shuō)是一個(gè)巨大的觀念改變。

由此可見，信息主管對(duì)企業(yè)的信息資源管理負(fù)有全面責(zé)任。由于信息資源管理關(guān)系企業(yè)全局，信息主管一般應(yīng)由相當(dāng)于企業(yè)副總經(jīng)理或副總裁的高層管理人員擔(dān)任。對(duì)比起信息技術(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)來(lái)，CIO的管理范圍更寬，責(zé)任更為重大。CIO不僅要對(duì)計(jì)算資源的運(yùn)用、計(jì)算中心的正常運(yùn)行負(fù)責(zé)，更重要的是要參與企業(yè)的核心管理層的決策，決定企業(yè)的信息戰(zhàn)略，保證信息戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略相配合，并對(duì)企業(yè)信息化的發(fā)展做出長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。由于這些工作是在決策層的活動(dòng)，因此CIO必須對(duì)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展目標(biāo)有清楚的理解，同時(shí)懂得信息技術(shù)在企業(yè)中的作用，才能做好企業(yè)信息戰(zhàn)略的設(shè)計(jì)工作。CIO必須有相應(yīng)的權(quán)限，才能對(duì)企業(yè)的信息資源進(jìn)行全面的管理。因此，CIO與計(jì)算中心主任最大的不同是：計(jì)算中心主任的工作是服務(wù)性的，其服務(wù)的對(duì)象是企業(yè)各個(gè)職能部門，其管理的對(duì)象是信息技術(shù)部門。而CIO的工作是決策性的，他要為企業(yè)整體的信息化的發(fā)展負(fù)責(zé)，其管理的對(duì)象是整個(gè)企業(yè)。在我國(guó)企業(yè)中，目前CIO職位的設(shè)置已經(jīng)引起了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視。根據(jù)國(guó)家經(jīng)貿(mào)委在2000年做的一次調(diào)查表明：80%以上的國(guó)家重點(diǎn)企業(yè)已經(jīng)設(shè)置了CIO或相應(yīng)的職位。但是，即使企業(yè)已經(jīng)設(shè)置了CIO職位，但并不一定能夠保證CIO有相應(yīng)的權(quán)力和職責(zé)。如果CIO僅僅是一個(gè)名義，而他做的工作卻是負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)技術(shù)工作和數(shù)據(jù)處理工作，那么CIO職位就形同虛設(shè)。根據(jù)我們的調(diào)查，許多企業(yè)中CIO仍然只是技術(shù)主管的角色，他們對(duì)于企業(yè)的信息化建設(shè)沒(méi)有決策權(quán)和資金控制權(quán)，這與CIO原本的意義有很大的差距。企業(yè)信息中心系統(tǒng)開發(fā)部系統(tǒng)運(yùn)行部技術(shù)支持部信息服務(wù)部培訓(xùn)部綜合管理部系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)編程、測(cè)試、系統(tǒng)集成系統(tǒng)文檔應(yīng)用系統(tǒng)各子系統(tǒng)運(yùn)行支持?jǐn)?shù)據(jù)準(zhǔn)備錄入計(jì)算機(jī)操作軟件技術(shù)支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)支持多媒體技術(shù)支持客戶服務(wù)供應(yīng)商服務(wù)高層信息支持職工服務(wù)專業(yè)培訓(xùn)普及培訓(xùn)專題培訓(xùn)新系統(tǒng)用戶培訓(xùn)人員管理資金管理檔案管理質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理安全管理通信與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持企業(yè)建模與優(yōu)化技術(shù)支持圖17-2大型信息中心結(jié)構(gòu)圖17.3.3企業(yè)信息資源管理的組織由于信息資源是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，信息資源管理已成為企業(yè)管理的重要支柱。一般的大中型企業(yè)均設(shè)有專門的組織機(jī)構(gòu)和專職人員從事信息資源管理工作。這些專門組織機(jī)構(gòu)如：信息中心（或計(jì)算中心）、圖書資料館（室）、企業(yè)檔案館（室），企業(yè)中還有一些組織機(jī)構(gòu)也兼有重要的信息資源管理任務(wù)如：計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)部門、產(chǎn)品與技術(shù)的研究與開發(fā)部門、市場(chǎng)研究與銷售部門、生產(chǎn)與物資部門、標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量管理部門、人力資源管理部門、宣傳與教育部門、政策研究與法律咨詢部門等。在有關(guān)信息資源管理的各類組織中，企業(yè)信息中心是基于現(xiàn)代信息技術(shù)的信息資源管理機(jī)構(gòu)，其管理手段與管理對(duì)象多與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有關(guān)。現(xiàn)代信息技術(shù)本身是信息資源的重要組成部分。利用現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)、利用信息資源是現(xiàn)代信息資源管理的主要內(nèi)容。大型信息中心結(jié)構(gòu)圖如圖17-2所示。大中型企業(yè)的信息中心的主要職能包括：1.

在企業(yè)主要負(fù)責(zé)人的主持下制訂企業(yè)信息資源開發(fā)、利用、管理的總體規(guī)劃，其中包括信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃；2.

企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)與運(yùn)行管理；3.

信息資源管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章制度的制訂、修訂和執(zhí)行；4.

信息資源開發(fā)與管理專業(yè)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)、企業(yè)廣大職工信息管理與信息技術(shù)知識(shí)的教育培訓(xùn)和新開發(fā)的信息系統(tǒng)用戶培訓(xùn)；5.

企業(yè)內(nèi)部和外部的宣傳與信息服務(wù)；6.

為企業(yè)信息技術(shù)推廣應(yīng)用其他項(xiàng)目如計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)CAD、計(jì)算機(jī)輔助制造CAM等提供技術(shù)支持。17.3.4企業(yè)信息資源管理的人員1.信息主管由于信息資源管理在組織中的重要作用和戰(zhàn)略地位，企業(yè)主要高層管理人員必須從企業(yè)的全局和整體需要出發(fā)，直接領(lǐng)導(dǎo)與主持全企業(yè)的信息資源管理工作。擔(dān)負(fù)這一職責(zé)的企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)人就是企業(yè)的信息主管（ChiefInformationOfficer，CIO）。2.中、基層管理人員中、基層管理人員主要有：企業(yè)信息資源管理的中、基層管理人員包括信息中心（或計(jì)算中心）、圖書資料館（室）、企業(yè)檔案館（室）等組織機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，這些機(jī)構(gòu)的分支機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，企業(yè)中兼有重要的信息資源管理任務(wù)組織機(jī)構(gòu)如：計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、產(chǎn)品與技術(shù)的研究與開發(fā)、市場(chǎng)研究與銷售、生產(chǎn)與物資管理、標(biāo)準(zhǔn)化與質(zhì)量管理、人力資源管理、宣傳與教育、政策研究與法律咨詢等部門分管信息資源（含信息系統(tǒng)與信息技術(shù)）的負(fù)責(zé)人。3.企業(yè)管理信息系統(tǒng)的專業(yè)人員企業(yè)管理信息系統(tǒng)的專業(yè)人員主要有：⑴系統(tǒng)分析員；⑵系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員；⑶程序員；⑷系統(tǒng)文檔管理人員；⑸數(shù)據(jù)采集人員；⑹數(shù)據(jù)錄入人員；⑺計(jì)算機(jī)硬件操作與維護(hù)人員；⑻數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員；⑼網(wǎng)絡(luò)管理人員；⑽通信技術(shù)人員；⑾結(jié)構(gòu)化布線與系統(tǒng)安裝技術(shù)人員；⑿承擔(dān)培訓(xùn)任務(wù)的教師及教學(xué)輔助人員；⒀圖書資料與檔案管理人員；⒁網(wǎng)站的編輯與美工人員；⒂從事標(biāo)準(zhǔn)化管理、質(zhì)量管理、安全管理、技術(shù)管理、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)等人員。17.4企業(yè)信息資源的標(biāo)準(zhǔn)管理

信息資源管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是指不同范圍（政府部門-行業(yè)-企業(yè)）的信息資源管理（InformationResourceManagement，IRM）所必須遵循的最基本的標(biāo)準(zhǔn)——數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)的建立，需要科學(xué)的理論指導(dǎo)，集成已有的成果，進(jìn)行扎實(shí)細(xì)致的工作和一個(gè)不斷改進(jìn)修訂的過(guò)程。Y2K問(wèn)題實(shí)際上就是一個(gè)數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，如果30年來(lái)人們都遵循“年份”數(shù)據(jù)元的YYYY標(biāo)準(zhǔn)，今天就不會(huì)為解決這個(gè)問(wèn)題而付出如此之大的代價(jià)。如果現(xiàn)在不重視IRM基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題而草草上網(wǎng)，潛在的麻煩會(huì)更快地找上門來(lái)。

美國(guó)學(xué)者霍頓指出：“IRM融合了諸如管理信息系統(tǒng)、記錄管理、自動(dòng)數(shù)據(jù)處理、電子通信網(wǎng)絡(luò)等不同的信息技術(shù)和學(xué)科”。可見，IRM是一個(gè)覆蓋面相當(dāng)廣的集成概念，隨著信息資源在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的逐步滲透，其管理活動(dòng)越來(lái)越頻繁，技術(shù)水平也越來(lái)越高，信息資源商品化、社會(huì)化、國(guó)際化的進(jìn)程也越來(lái)越快。為了對(duì)信息資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理，使之充分地為生產(chǎn)和生活服務(wù)，必須開發(fā)IRM的標(biāo)準(zhǔn)化工作。IRM標(biāo)準(zhǔn)化涉及到生產(chǎn)、生活的諸多領(lǐng)域和方面，不僅是信息技術(shù)監(jiān)督工作的科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)，也是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)，對(duì)促進(jìn)信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)進(jìn)步，加強(qiáng)信息產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化管理，提高企業(yè)素質(zhì)、信息產(chǎn)品質(zhì)量及勞動(dòng)生產(chǎn)率，充分開發(fā)和利用信息資源，都有十分重要的作用。17.4.1IRM基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)化組織1.

IRM基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：1985年威廉·德雷爾在其專著《數(shù)據(jù)管理》一書中總結(jié)了IRM的基礎(chǔ)－數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)化方面的經(jīng)驗(yàn)。他的名言是：“沒(méi)有卓有成效的數(shù)據(jù)管理，就沒(méi)有成功高效的數(shù)據(jù)處理，更建立不起來(lái)整個(gè)企業(yè)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)”。信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員了解和掌握數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)，就像建筑設(shè)計(jì)師了解和掌握建筑材料的標(biāo)準(zhǔn)一樣重要，否則，是設(shè)計(jì)不好信息系統(tǒng)的。IRM基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)就是指那些決定信息系統(tǒng)質(zhì)量的、因而也是進(jìn)行IRM的最基本的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)威廉的專著和有關(guān)文獻(xiàn)的研究，以及實(shí)踐的探索，提出IRM基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，也就是數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)有：數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)、用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)、概念數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)和邏輯數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。

2.IRM標(biāo)準(zhǔn)化組織：國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織：IEC（國(guó)際電工委員會(huì)），ISO（國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織），IEEE（美國(guó)電氣和電子工程師學(xué)會(huì)），ECMA（歐洲計(jì)算機(jī)制造商協(xié)會(huì)），CCITT（國(guó)際電報(bào)和電話咨詢委員會(huì)），其中ISO和IEC共同創(chuàng)建了聯(lián)合技術(shù)委員會(huì)JTC－1（也稱信息技術(shù)委員會(huì)），JTC－1下屬的ISO/TC97，IEC.TC47B是重要的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化組織之一，并與我國(guó)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化組織有直接聯(lián)系。國(guó)內(nèi)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織：全國(guó)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)（學(xué)術(shù)團(tuán)體）下屬的各分技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)。以下，我們分別介紹各種數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)。17.4.2數(shù)據(jù)元素1.

什么是數(shù)據(jù)元素?cái)?shù)據(jù)元素（DataElements）是最小的不可再分的信息單位，是一類數(shù)據(jù)的總稱。例如：企業(yè)中的眾多設(shè)備可抽象出“設(shè)備名稱”這一數(shù)據(jù)元素，每一臺(tái)設(shè)備都有編號(hào)，可抽象出“設(shè)備編號(hào)”這個(gè)數(shù)據(jù)元素。但如“運(yùn)行情況”、“廠商情況”等就不能作為數(shù)據(jù)元素，因?yàn)樗鼈冞€可以繼續(xù)分解。1.

2.引入數(shù)據(jù)元素的意義引入數(shù)據(jù)元素的可以化簡(jiǎn)或合并數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中的同義詞或別名，統(tǒng)一命名規(guī)則，簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，更有利于提升數(shù)據(jù)元素的質(zhì)量，從數(shù)據(jù)元素的創(chuàng)建和命名上加以規(guī)范，促使數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)良好、簡(jiǎn)明、清晰，可保證系統(tǒng)檢索快速，有效。數(shù)據(jù)元素（DataElements）是最小的不可再分的信息單位，是一類數(shù)據(jù)的總稱。在的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)“職工姓名”、“員工姓名”、“職員姓名”等等，如不加以統(tǒng)一，在用漢語(yǔ)拼音表示其標(biāo)識(shí)時(shí)就有ZGXM、YGXM、ZYXM等等；而其英文標(biāo)識(shí)就可能是EMP－NAME、E－NAME、NAME－OF－EMPLOYEE、EMP－NAME、EMPLOYEE－NM、EMP－NM等等。如果采用“職工姓名”這個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，其標(biāo)識(shí)為ZGXM或EMP－NM，這就是少數(shù)的“核心”數(shù)據(jù)元素；如果開發(fā)人員都這樣做，就可大幅度減少企業(yè)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中所使用的數(shù)據(jù)元素的總數(shù)，并可以大大簡(jiǎn)化其結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)元素的質(zhì)量是建立堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)的關(guān)鍵。在數(shù)據(jù)元素的創(chuàng)建和命名上做整體的考慮，學(xué)習(xí)化學(xué)元素的性質(zhì)（所有物質(zhì)都是由100多種化學(xué)元素構(gòu)成的），就可以把握企業(yè)里有限數(shù)目的“核心”數(shù)據(jù)元素，這就需要建立數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)--數(shù)據(jù)元素命名標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)和一致性標(biāo)準(zhǔn)。1.

3.數(shù)據(jù)元素的命名標(biāo)準(zhǔn)一般結(jié)構(gòu)：修飾詞－基本詞－類別詞

如：工藝設(shè)備編號(hào)（GongYi-Facility-Number）

編號(hào)為類別詞（只有一個(gè)），設(shè)備為基本詞（只有一個(gè)），工藝為修飾詞（可多個(gè)）命名要求：它要是數(shù)據(jù)元素，不要考慮其物理名稱，而應(yīng)當(dāng)賦予其邏輯名稱；類別詞是命名的重要名詞，以識(shí)別和描述數(shù)據(jù)元素的用途或功能，不具有行業(yè)特征，條目少；基本詞是類別詞的重要修飾詞，是對(duì)一大類數(shù)據(jù)對(duì)象的進(jìn)一步分類，具有行業(yè)特征，條目多。命名與定義不同，命名只是一個(gè)詞組說(shuō)明數(shù)據(jù)元素，如可以明確界定此數(shù)據(jù)元素的含義，就不需進(jìn)行定義，否則需要以專業(yè)性術(shù)語(yǔ)或數(shù)據(jù)間的計(jì)算方法或數(shù)據(jù)關(guān)系來(lái)更進(jìn)一步說(shuō)明。1.

4.數(shù)據(jù)元素標(biāo)識(shí)標(biāo)準(zhǔn)即數(shù)據(jù)元素的編碼標(biāo)準(zhǔn)，要用限定長(zhǎng)度的大寫字母字符串表達(dá)，可用漢語(yǔ)拼音抽取字首音字母或英文詞首字母或縮寫規(guī)則得出。如：數(shù)據(jù)元素標(biāo)識(shí)（漢語(yǔ)）

數(shù)據(jù)元素標(biāo)識(shí)（英文）

數(shù)據(jù)元素名稱

SBSLEQP＿QTY

設(shè)備數(shù)量

1.

5.數(shù)據(jù)元素一致性標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)元素命名和數(shù)據(jù)元素標(biāo)識(shí)在全域內(nèi)要保持一致，不允許出現(xiàn)“同名異義”或“同義異名”的數(shù)據(jù)元素。如：“設(shè)備編碼”和“設(shè)備號(hào)碼”的標(biāo)識(shí)分別為SBBM和SBHM，這種情況屬于“同義異名”如：“設(shè)備編碼”和“稅金號(hào)碼”的標(biāo)識(shí)都為SM，這種情況屬于“同名異義”。所以，要采用一致性的數(shù)據(jù)元素編碼標(biāo)準(zhǔn)，這是數(shù)據(jù)元素的創(chuàng)建和使用規(guī)劃的重要內(nèi)容。但人工操作比較困難，通過(guò)相應(yīng)的軟件工具，通過(guò)對(duì)類別詞表和基本詞表進(jìn)行分析，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)元素一致性標(biāo)準(zhǔn)的要求，并做到科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行數(shù)據(jù)元素的命名，壓縮數(shù)據(jù)元素的數(shù)量。

17.4.3信息分類編碼信息分類編碼（InformationClassifyingandCoding）是標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)領(lǐng)域，已發(fā)展成了一門學(xué)科，有自身的研究對(duì)象、研究?jī)?nèi)容和研究方法。在工業(yè)社會(huì)中，信息分類和編碼是提高勞動(dòng)生產(chǎn)率和科學(xué)管理水平的重要方法。美國(guó)新興管理學(xué)的開創(chuàng)者莫里斯L庫(kù)克（MorrisL·Cooker）說(shuō)：“只有當(dāng)我們學(xué)會(huì)了分類和編碼，做好簡(jiǎn)化和標(biāo)準(zhǔn)化工作，才會(huì)出現(xiàn)任何真正的科學(xué)的管理”。在信息化時(shí)代，信息的標(biāo)準(zhǔn)化工作越來(lái)越重要，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有信息化，信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)是信息標(biāo)準(zhǔn)中的最基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)。信息分類就是根據(jù)信息內(nèi)容的屬性或特征，將信息按一定的原則和方法進(jìn)行區(qū)分和歸類，并建立起一定的分類系統(tǒng)和排列順序，以便管理和使用信息。信息編碼就是在信息分類的基礎(chǔ)上，將信息對(duì)象（編碼對(duì)象）賦于有一定規(guī)律性的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的符號(hào)。應(yīng)遵照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)-國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)-行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)-企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的序列，建立全企業(yè)信息系統(tǒng)所使用的信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)。信息分類編碼（InformationClassifyingandCoding）是標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)領(lǐng)域，是提高勞動(dòng)生產(chǎn)率和科學(xué)管理水平的重要方法，也是信息標(biāo)準(zhǔn)中的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。信息分類是依據(jù)信息內(nèi)容的屬性或特征，把信息按一定的原則或方法進(jìn)行區(qū)分和歸類，由此建立起一定的分類系統(tǒng)和排列順序，便于管理和使用。在信息分類的基礎(chǔ)上，將信息對(duì)象按一定規(guī)律性的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的符號(hào)，即為信息分類編碼。信息分類編碼遵照《國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范》、《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則：信息分類編碼編制的基本原理和方法》（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB7026－86）關(guān)于信息分類編碼的規(guī)定，按照“國(guó)際/國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)－行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)－企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”的順序原則，引用或建立企業(yè)的信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)。

1.編碼對(duì)象的分類：編碼對(duì)象一般分為三類：A類，信息系統(tǒng)中不單設(shè)編碼庫(kù)表，代碼表存在于主題數(shù)據(jù)庫(kù)表中的信息分類編碼對(duì)象。B類，信息系統(tǒng)中單獨(dú)設(shè)立編碼庫(kù)表，內(nèi)容穩(wěn)定，編碼表數(shù)目大，多個(gè)模塊所共享，單獨(dú)設(shè)置碼表易于管理。C類，應(yīng)用系統(tǒng)中存在一些碼表短小且使用頻度大的編碼對(duì)象，單獨(dú)設(shè)置一個(gè)編碼庫(kù)來(lái)管理以減少信息的頻繁交換所帶來(lái)的系統(tǒng)管理的不便，提升開發(fā)效率和運(yùn)行效率，減少資源開銷。

2.信息分類編碼的標(biāo)準(zhǔn)化管理：確定信息分類編碼的對(duì)象，屬于ABC哪一類，確定編碼規(guī)則，編制代碼表。編碼規(guī)則采用層級(jí)分類法，即將信息對(duì)象從上到下逐層劃分。為方便企業(yè)與外部的信息交換，在編制編碼規(guī)則時(shí)，同時(shí)制定與上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的自動(dòng)換碼規(guī)則或?qū)φ毡怼?.信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)的建立過(guò)程：企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中要注意信息分類編碼工作；設(shè)置專門的信息分類編碼工作小組負(fù)責(zé)信息分類編碼工作；在總體數(shù)據(jù)規(guī)劃過(guò)程中建立信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)和穩(wěn)定的數(shù)據(jù)模型是系統(tǒng)建設(shè)成功的關(guān)鍵，而信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)則是信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，更為重要；

建立數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)時(shí)就要考慮哪些數(shù)據(jù)具有分類編碼的意義，按此對(duì)象的何種屬性或特征進(jìn)行分類編碼；

調(diào)查編碼對(duì)象是否有國(guó)際、國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及在本組織或外單位應(yīng)用的情況，按“自上而下”的原則進(jìn)行編碼工作（即存在上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)就用上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)則自己組織力量，自行編碼）；系統(tǒng)設(shè)計(jì)和建造階段，確定每個(gè)編碼對(duì)象的編碼規(guī)則、碼表結(jié)構(gòu)和代碼表，支持含有信息分類編碼的數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯設(shè)計(jì)，以建成物理數(shù)據(jù)庫(kù)。系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)階段，做好代碼表的更新維護(hù)工作，以滿足系統(tǒng)運(yùn)行的需要。17.4.4用戶視圖用戶視圖（UserView）是一些數(shù)據(jù)元素的集合，它反映了最終用戶對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)體的看法。用戶視圖是數(shù)據(jù)在系統(tǒng)外部（而不是內(nèi)部）的樣子，是系統(tǒng)的輸入或輸出的媒介或手段，常用的用戶視圖有紙面的（單證、報(bào)表等）和電子的（屏幕格式、表單等）。在采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的環(huán)境中，應(yīng)該大量減少紙面的用戶視圖，以電子的用戶視圖取代，為此，應(yīng)該建立企業(yè)的用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)，確定有哪些用戶視圖，它們的標(biāo)識(shí)、命名規(guī)則和組成結(jié)構(gòu)。從用戶視圖開始的數(shù)據(jù)需求分析用戶視圖(UserView)是一些數(shù)據(jù)的集合，它反應(yīng)了最終用戶對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)體的看法，包括單證、報(bào)表、賬冊(cè)和屏幕格式等。基于用戶視圖的數(shù)據(jù)需求分析，可大大簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的實(shí)體-關(guān)系（E-R）分析方法，有利于發(fā)揮業(yè)務(wù)分析員的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)。用戶視圖的分析過(guò)程，就是調(diào)查研究和規(guī)范化表達(dá)用戶視圖(用戶視圖標(biāo)識(shí)、用戶視圖名稱和用戶視圖的組成)的過(guò)程。

一個(gè)制造廠的人力資源、生產(chǎn)管理、物資采購(gòu)、產(chǎn)品銷售等職能域，一般都有幾十個(gè)至幾百個(gè)用戶視圖，對(duì)它們進(jìn)行如上例的分析和規(guī)范化表述，實(shí)際上是一次從未做過(guò)的、工作量較大的數(shù)據(jù)流梳理的基礎(chǔ)工作，對(duì)全面把握信息需求有重要意義。尤其是，分析人員在業(yè)務(wù)人員提供所需的信息內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范化理論，對(duì)需要存儲(chǔ)的用戶視圖結(jié)構(gòu)做標(biāo)準(zhǔn)化的“范式”重新組織，直接為數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)做好準(zhǔn)備。用戶視圖（UserView）是一些數(shù)據(jù)元素的集合，是從最終用戶的角度對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)體的看法。也就是數(shù)據(jù)在系統(tǒng)外部的樣子，是系統(tǒng)的輸入或輸出的媒介或手段。常見的用戶視圖有輸入的表單，打印的報(bào)表，更新的屏幕數(shù)據(jù)格式，查詢的屏幕數(shù)據(jù)格式。企業(yè)信息系統(tǒng)由于涉及到企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面，需要大量的報(bào)表信息傳遞，如果要建立成網(wǎng)絡(luò)化、集成化的信息系統(tǒng)，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率、質(zhì)量，就必須要以電子化的用戶界面或屏幕界面來(lái)替代大量的報(bào)表信息的傳遞方式，所以要分析用戶視圖，并建立起統(tǒng)一的用戶視圖標(biāo)準(zhǔn)，以提高應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)效率和質(zhì)量，建立起穩(wěn)定的數(shù)據(jù)模型。

用戶視圖作為企業(yè)里各管理層次最終用戶的數(shù)據(jù)實(shí)體，是一個(gè)非常龐雜的對(duì)象集合。在手工管理方式下，各種各樣的單證、報(bào)表、賬冊(cè)不僅是數(shù)據(jù)的載體，而且還是數(shù)據(jù)傳輸?shù)慕橘|(zhì)，甚至還是數(shù)據(jù)處理的工具。因此，需要通過(guò)對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)需求分析，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)化和規(guī)范工作，通過(guò)調(diào)查研究工作，高教授在1992年提出了在多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)中得以驗(yàn)證是科學(xué)實(shí)用的用戶視圖分類方法。用戶視圖分為三大類：輸入、存儲(chǔ)和輸出，分別用數(shù)字1，2，3來(lái)代表。每大類分為四個(gè)小類：?jiǎn)巫C，賬冊(cè)，報(bào)表和其它（如電話記錄，屏幕數(shù)據(jù)顯示格式等）分別用數(shù)字1，2，3，4來(lái)代表，為區(qū)別不同的職能域的用戶視圖，在編碼前標(biāo)記職能域的代碼。用戶視圖的分類編碼（七位五層碼）規(guī)則如下：

D

XX

X

X

XX

X分別代表用戶視圖標(biāo)識(shí)，職能域代碼，大類，小類，序號(hào)（01－99），族碼（空，A－Z）。用戶視圖名稱用一短評(píng)對(duì)用戶視圖的意義用途的描述。用戶視圖的生存周期是指用戶視圖在管理工作中從形成到失去任用的時(shí)間周期。采用編碼的方式進(jìn)行分類，共分為8種，即動(dòng)態(tài)，日，周，旬，月，季，年，永久，用數(shù)據(jù)12345678來(lái)代表。

用戶視圖的記錄數(shù)是把它看成一張表時(shí)的行數(shù)，用以估算數(shù)據(jù)流量。

用戶視圖組成的規(guī)范化是按順序描述其所含的數(shù)據(jù)元素或數(shù)據(jù)項(xiàng)，一般格式如下：序號(hào)

數(shù)據(jù)元素/項(xiàng)標(biāo)識(shí)

數(shù)據(jù)元素/項(xiàng)名稱在進(jìn)行描述用戶視圖的組成時(shí)，不能簡(jiǎn)單地對(duì)現(xiàn)有報(bào)表欄目進(jìn)行照抄，而是要進(jìn)行一定的分析和規(guī)范化工作，一般來(lái)說(shuō)，需要將其規(guī)范化到一范式（1NF），標(biāo)出其主關(guān)鍵字。一范式（1NF）是指不含有復(fù)合數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。即對(duì)于含有復(fù)合項(xiàng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)將復(fù)合項(xiàng)移出來(lái)另行組織新的數(shù)據(jù)表，即將原結(jié)構(gòu)進(jìn)行分解而導(dǎo)出一范式。關(guān)鍵字是指能唯一確定一個(gè)表的各行數(shù)據(jù)值的數(shù)據(jù)項(xiàng)（單項(xiàng)或幾個(gè)聯(lián)接起來(lái)），或稱主碼。17.4.5概念數(shù)據(jù)庫(kù)與邏輯數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是為了獲得支持高效率存取的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，在信息資源規(guī)劃第二階段的數(shù)據(jù)建模工作，就是數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)最重要的前導(dǎo)性工作。數(shù)據(jù)模型分為概念數(shù)據(jù)模型和邏輯數(shù)據(jù)模型。概念數(shù)據(jù)模型是由一系列概念數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)成的。概念數(shù)據(jù)庫(kù)(ConceptualDatabase)是最終用戶對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的看法，反映了用戶的綜合性信息需求。邏輯數(shù)據(jù)庫(kù)(LogicalDatabase)是系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)人員的觀點(diǎn)，是對(duì)概念數(shù)據(jù)庫(kù)的進(jìn)一步分解和細(xì)化，一個(gè)邏輯數(shù)據(jù)庫(kù)是由一組規(guī)范化的基本表(BaseTable)組成的。

概念數(shù)據(jù)庫(kù)（ConceptualDatabase）是最終用戶對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的看法，是用戶信息需求的綜合概括。簡(jiǎn)言之，就是主題數(shù)據(jù)庫(kù)的概要信息。一般用數(shù)據(jù)庫(kù)名稱及其內(nèi)容的描述來(lái)表達(dá)。如：設(shè)備信息

設(shè)備基本信息、組成、變更、運(yùn)行、故障、維修、考核等。其中，“設(shè)備信息”為數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱，后邊所列信息即為此數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容描述。概念數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)的建立涉及到企業(yè)系統(tǒng)功能建模的過(guò)程，將在系統(tǒng)建模部分中說(shuō)明。邏輯數(shù)據(jù)庫(kù)（LogicalDatabase）是系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)人員的觀點(diǎn)，是對(duì)概念數(shù)據(jù)庫(kù)的進(jìn)一步分解和細(xì)化，一個(gè)邏輯主題數(shù)據(jù)庫(kù)由一組規(guī)范化的基本表組成。基本表是按規(guī)范化的理論與方法建立起來(lái)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，要達(dá)到三范式（3－NF）的要求。

17.4.6數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典（DataDictionary簡(jiǎn)稱DD）是數(shù)據(jù)管理的重要工具，是有關(guān)數(shù)據(jù)的信息的收集、維護(hù)和發(fā)布的機(jī)制。“有關(guān)數(shù)據(jù)的信息”也稱元數(shù)據(jù)（MetaData）。企業(yè)所有的元數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)即稱為元數(shù)據(jù)庫(kù)（MetaDatabase）或中心元庫(kù)（CentralRepository）。數(shù)據(jù)字典的基本內(nèi)容包括數(shù)據(jù)元素、元素組（記錄或片斷）、記錄組（文件或數(shù)據(jù)庫(kù)表）信息的定義和使用機(jī)制，以及這些數(shù)據(jù)實(shí)體間的聯(lián)系。同時(shí)，還定義了其它一些對(duì)象，如輸入格式、報(bào)表、屏幕界面、處理程序模塊等。不同的企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)階段，對(duì)數(shù)據(jù)元素在數(shù)據(jù)字典中的描述的詳略程序是不同的。總體規(guī)劃階段，只需界定數(shù)據(jù)元素的標(biāo)識(shí)和名稱（即數(shù)據(jù)元素標(biāo)準(zhǔn)）－稱為概念數(shù)據(jù)字典；系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，要界定數(shù)據(jù)元素的數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度等－稱為邏輯數(shù)據(jù)字典；系統(tǒng)建造實(shí)現(xiàn)階段，要說(shuō)明數(shù)據(jù)元素在具體應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)是什么樣且如何使用的－稱為物理數(shù)據(jù)字典。數(shù)據(jù)字典可作為一個(gè)術(shù)語(yǔ)匯編，它包含企業(yè)內(nèi)所使用的術(shù)語(yǔ)詞匯，對(duì)于了解企業(yè)內(nèi)信息資源和溝通是十分重要的。數(shù)據(jù)字典是支持結(jié)構(gòu)化分析和設(shè)計(jì)的有效工具，它可用于形成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)流（DataFlow）和處理實(shí)體類（Processentityclass）的文檔資料，更利于描繪系統(tǒng)設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)。數(shù)據(jù)字典可支持最終用戶參與應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)。因此，通過(guò)數(shù)據(jù)的特征、關(guān)系和規(guī)范的定義，用戶可以直接參加系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作。用戶更能直接控制整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，而且同時(shí)節(jié)省出數(shù)據(jù)處理人員在數(shù)據(jù)定義上的時(shí)間。數(shù)據(jù)字典是授權(quán)給用戶部門更多的數(shù)據(jù)處理工作和職責(zé)的工具。17.5企業(yè)的信息系統(tǒng)管理

企業(yè)的信息管理中，從概念和形式上產(chǎn)生了很多的應(yīng)用系統(tǒng)。這些系統(tǒng)針對(duì)信息管理的不同側(cè)面，幫助企業(yè)的高層決策者獲取信息從而輔助決策。信息資源管理的一個(gè)重要任務(wù)是整合各種系統(tǒng)。通過(guò)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)環(huán)境來(lái)對(duì)各種系統(tǒng)進(jìn)行整合，產(chǎn)生無(wú)縫的連接。因此，對(duì)各類系統(tǒng)的概念和思想的把握是很重要的。17.5.1管理信息系統(tǒng)1.

管理信息系統(tǒng)的定義

MIS是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳遞、儲(chǔ)存、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。它能實(shí)測(cè)企業(yè)的各種運(yùn)行情況，利用過(guò)去數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái)，從企業(yè)全局出發(fā)輔助企業(yè)進(jìn)行決策；利用信息控制企業(yè)的行為；幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其規(guī)劃目標(biāo)。MIS是一個(gè)一體化或集成系統(tǒng)，它從企業(yè)管理的總體出發(fā)，綜合考慮，保證各種職能部門共享數(shù)據(jù)，減少數(shù)據(jù)的冗余度，保證數(shù)據(jù)的兼容性和一致性。因此具有集中統(tǒng)一規(guī)劃的數(shù)據(jù)庫(kù)及功能完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)的MIS系統(tǒng)更著重與企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息的管理，而隨著現(xiàn)代的經(jīng)營(yíng)方式、策略的變化以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的MIS系統(tǒng)更多地注意收集、處理和利用企業(yè)的外部信息，這將為MIS系統(tǒng)的發(fā)展帶來(lái)更廣闊的空間。

2.

MIS的信息管理特點(diǎn)

一般認(rèn)為，MIS的信息管理特點(diǎn)包括：面向管理決策；綜合性；人機(jī)系統(tǒng)。M3.

MIS的信息結(jié)構(gòu)

由于一般的組織管理是分層次的，分為戰(zhàn)略計(jì)劃、管理控制、運(yùn)行控制三層，為它們服務(wù)的MIS也相應(yīng)可劃分為三層，再加上最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)處理一層。而一般管理按職能劃分為市場(chǎng)、生產(chǎn)或服務(wù)、財(cái)務(wù)、人力資源等，處于最下層的系統(tǒng)信息處理量最大，最上層的信息處理量最小，橫向劃分和縱向劃分的結(jié)合組成了MIS縱橫交織的金字塔結(jié)構(gòu)，如圖17-3所示。

戰(zhàn)略管理管理控制業(yè)務(wù)處理運(yùn)行控制行動(dòng)和監(jiān)控決策支持非結(jié)構(gòu)化的決策結(jié)構(gòu)化的決策高層管理基層管理圖17-3MIS縱橫交織的金字塔結(jié)構(gòu)

戰(zhàn)略管理管理控制運(yùn)行控制業(yè)務(wù)處理銷售市場(chǎng)生產(chǎn)后勤人事財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息處理高層管理圖17-4MIS的功能結(jié)構(gòu)

1.

4.MIS的功能結(jié)構(gòu)MIS應(yīng)該有支持整個(gè)組織在不同層次的各種功能，這些具有不同功能的部分（子系統(tǒng)）是一個(gè)有機(jī)的整體，構(gòu)成了系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)，如圖17-4。(1)市場(chǎng)銷售子系統(tǒng)。它包含銷售和推銷以及售后服務(wù)的全部活動(dòng)，銷售計(jì)劃的制定、銷售狀況分析、客戶信息管理，銷售合同管理等。(2)生產(chǎn)管理子系統(tǒng)。功能包括產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)設(shè)備計(jì)劃、生產(chǎn)設(shè)備的調(diào)度和運(yùn)行、生產(chǎn)人員的雇用與訓(xùn)練、質(zhì)量控制和檢查等。(3)物資供應(yīng)子系統(tǒng)。它包括采購(gòu)、收貨、庫(kù)存管理和發(fā)放等管理活動(dòng)。庫(kù)存的臺(tái)帳管理、庫(kù)存控制等。(4)人力資源管理子系統(tǒng)。包括人員的雇用、培訓(xùn)、考核、工資和解聘等。人員檔案管理、人員招聘管理、培訓(xùn)管理、工資管理等。

(5)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)子系統(tǒng)。財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)既有區(qū)別，又密切相關(guān)。財(cái)務(wù)的職責(zé)是在盡可能低的成本下，保證企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)。會(huì)計(jì)的主要工作則是進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分類、匯總，編制財(cái)務(wù)報(bào)表，制定預(yù)算和成本數(shù)據(jù)的分類和分析。與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)有關(guān)的事務(wù)處理包括處理賒賬申請(qǐng)、銷售單據(jù)、支票、收款憑證、付款憑證、日記賬、分類賬等。(6)信息管理子系統(tǒng)。該系統(tǒng)的作用是保證其他功能有必要的信息資源和信息服務(wù)。包括計(jì)劃和實(shí)際的比較，如設(shè)備費(fèi)用、程序員情況、項(xiàng)目的進(jìn)度和計(jì)劃的比較等、整個(gè)信息系統(tǒng)計(jì)劃、硬件和軟件的總體結(jié)構(gòu)、功能組織是分散還是集中等。(7)高層管理子系統(tǒng)。高層管理子系統(tǒng)為組織高層領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。包括提供各種綜合報(bào)表、特殊的信息檢索和分析，各種決策模型和分析工具，從而可以方便高層領(lǐng)導(dǎo)決策。

17.5.2制造資源計(jì)劃與企業(yè)資源計(jì)劃制造資源計(jì)劃與企業(yè)資源計(jì)劃已在第十一章