時間管理II

日月光集團GRP菁英團隊管理課程Rev.:B;06/09/2002WorkShop時間:2.5小時*如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃人,為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的當你開始不滿於現狀時,表示會有新的事物發生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”請架設一座橋,使A至B

距離最短,但是橋不可歪斜100公尺300公尺AB河水有三片木條,

如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cm你可知道為何會畫不出來?因為你跳不出原來的思維習慣但是假設你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確的的行事優先順順序????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優優先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一:時間間的配置不對對Reaction消極回應vsProaction積極掌握危機就是轉機機規劃重於做事事最好的控制是是預防預防勝於處理理不合理的時間間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配配置III1.重要的事情著著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要要逐漸地交給給信任的部屬,這叫“灌能”陷阱二:拖拖延除了第四項以以外,其它它的做起來都都不太愉快不急的事情一一拖延之後往往往變成緊急急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本本/效益分析析法成本..................好處..................克服2.思維維習慣的改變變這件事令人感感到為難,但但是它非做做不可,因因此我將立即即做完它,以以便儘早忘忘掉它.養成速戰速決決的習慣將事情切成好好幾塊小塊任任務,快速速地完成每一一塊的任務完成最關鍵的的部份,讓讓事情看起來來像做完80%一般般陷阱三:事事必親躬韓非子.八經下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必必親躬,後來過勞而死死.為何事必親躬躬?因為怕部屬取取代不放心部屬,不信任部屬要求標準過高高陷阱四:有有求必應會花太多時間間,時間不夠會犧犧第二項受受人尊敬重要要,還是受人歡迎迎重要不好意思拒絕絕請託的原因因接納請託比拒拒絕請託容易易擔心觸怒請託託者想要做廣受愛愛戴之好人不知如何拒絕絕他人之請託託每個人都有一一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒拒絕.1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下Conclusions:時間管管理架構1.兵貴速戰速決決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作作效率如何提高工作作效率1.了解自己每天天工作時段的的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週週五的工作性性質.3.保持良好的體體力;養成運動的習習慣4.身心均衡地發發展;培養良好的嗜嗜好1.工作時段段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作2.每週工作作性質分配法法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃先問自己以下下這幾個問題題1.你一天花多少少時間在看Email?2.你進Email會不會看小品品?3.你看Email的時間是連續續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類類?5.你回信時是邊邊看邊回,還是分類後集集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是是先發信?如何提高Email的的處理效率率一進信箱第一一個動作就是是把所有信件件的主題瀏覽覽一遍,然然後做分類的的動作養成習慣,一一天只有三三個時段看Email除了急件以外外,集中時時段回信看Email的時段分分配時段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VEmail資資料夾的分類類Reply:Private,公公務FollowUp:Urgent,Boss,重重要,向下下,PrivateProject進度有空再看1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下良好的時間管管理來自於計計劃1.兵貴速戰速決決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事PADC不好好耗用時間花時間在計劃劃上才是最最節省時間的的作法耗用時間8.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣氣,獲得最最多的效益你所完成的工工作裡,80%的成果果,來自於20%的時間間=>也就是是說80%的的努力是與成成果無關的80/20原原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標如何列管重要要計劃將自己短中長長期的計劃依依工作,個人及生活這這三個主軸一一一列舉出來來,並算出每個計計劃的效益.(如下一頁所示示)在同一個時間間點進行這三三個主軸的前前3個專案(專案件數依自自己能力而定定,紅線的右手邊邊)有專案結束之之後下一個專專案就可以往往左遞補每個計劃如何何給予評分先將所有計劃劃列出來,分分成短中長長期(自行行定義)分成三個項目目(也可依自自己的價值觀觀調整),依依照:重重要性,急急迫性及成功功機會來給分分數.最好好給5分分,最不好好給1分分將三個分數相相乘,分數數最高者為最最優先執行的的計劃範例:專案案評分的範例例以Notes信箱管管理計劃的分分類執行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的部份份,下一章節再講講)自我成長:Pareto,前3個計劃生活:Pareto,前3個計劃工作:Pareto,前3個計劃備忘錄時間管理的利利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會範例:備忘忘錄的範例範例:週計計劃的範例善用NotesBookMark的功能能連結書籤(BookMark)的的建立可以以用來建立一一系列相關計計劃的連結在Notes裡頭,點點一以下黃色色書籤即可把把該計劃給打打開,並Update按Ctrl+V之後就會出現黃色書書籤善用Notes顏色管管理的功能紅色粗體字體體為重要一定定完成的部份份藍色斜體字體體為已完成的的部份黑色字體為應應執行事項綠色字體為RoutineSchedule良好工作習慣慣的養成兵貴速戰速決決養成做備忘錄錄的習慣可以早上做完完的事,決不不拖到下午完完成

可以一一天做完的事事,決不分成成兩天完成每天至少完成成一件事情,特別是在在工作情緒低低潮時“執行”的寫寫照JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨旨行動才是企劃劃的開始把掌控著力焦焦點集中在計計劃最緊要的的20%執行能力鋒利利如倚天劍.劍鋒到處處,刀折劍劍斷執行不是一成成不變的合理性Reasonable表表示用心試探一下是不不損傷毫髮的的平時基本觀念念(Sense)的建立立,在臨場場應用時最能能顯現效果執行行的的速速度度:兵兵貴貴速速戰戰速速決決養兵兵千千日日,用在在一一時時(資源源珍珍貴貴)時機機稍稍縱縱即即逝逝將變變數數降降至至最最低低生米米已已煮煮成成熟熟飯飯型型(老公公,來不不及及了了)自廢廢武武功功型型(成績績已已經經貼貼出出去去了了)客戶戶的的感感受受加速速度度,勢如如破破竹竹.兵貴貴速速戰戰速速決決的的時時機機並不不是是每每一一件件事事情情都都需需要要兵兵貴貴速速戰戰速速決決#1是是專專案案的的要要徑徑任任務務或或是是一一群群人人要要等等你你的的決決策策之之後後方方能能動動作作(丟丟球球)#2重重要要事事件件的的關關鍵鍵任任務務.通通常常要要完完成成此此關關鍵鍵任任務務只只佔佔全全部部專專案案時時間間的的20%.#3時時機機稍稍縱縱即即逝逝的的機機會會.有有時時候候機機會會的的有有效效性性僅僅限限於於某某段段時時間間,甚甚至至短短到到幾幾分分鐘鐘而而已已.HandCarry!讓程程序序進進行行最最迅迅速速的的方方法法當然然需需要要先先了了解解程程序序及及關關鍵鍵點點見面面三三分分情情親自自與與關關鍵鍵人人物物(經理理)面對對面面溝溝通通執行行的的技技巧巧:KeySuccessFactor靈活活如如庖庖丁丁的的刀刀,在在牛牛的的關關節節中中游游走走(游游刃刃有有餘餘).分分解解完完畢畢牛牛尚尚不不自自知知已已經經被被解解體體由計計劃劃階階段段時時即即被被簡簡單單勾勾勒勒出出來來做對對的的事事情情,並並不不會會耗耗費費太太大大的的力力氣氣.反反而而做做不不對對的的事事情情,才才需需花花時時間間東東補補西西補補.Buffer緩緩衝衝區區並不不是是每每件件事事情情都都那那麼麼的的急急如果果我我們們每每件件事事情情都都要要即即時時地地處處理理掉掉,相相信信我我們們會會變變得得神神經經兮兮兮兮的的所以以應應該該要要有有一一個個地地方方讓讓我我們們放放一一些些比比較較不不必必馬馬上上處處理理掉掉的的事事情情,但但是是時時間間到到時時又又要要能能提提醒醒我我們們如何何處處理理情情緒緒低低潮潮每天天至至少少完完成成一一件件事事情情完成成事事情情的的定定義義完整整的的相關關的的善後後的的記錄錄的的文文件件通常常完完成成一一完完整整任任務務就就會會有有力力氣氣再再做做第第二二件件事事情情時間間管管理理結結語語交流流時時間間9、靜夜夜四無無鄰，，荒居居舊業業貧。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。07:51:0507:51:0507:5112/24/20227:51:05AM11、以我獨獨沈久，，愧君相相見頻。。。12月-2207:51:0507:51Dec-2224-Dec-2212、故人江江海別，，幾度隔隔山川。。。07:51:0507:51:0507:51Saturday,December24,202213、乍見翻翻疑夢，，相悲各各問年。。。12月-2212月-2207:51:0507:51:05December24,202214、他鄉生白白發，舊國國見青山。。。24十二二月20227:51:05上上午07:51:0512月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月227:51上上午12月-2207:51December24,202216、行動出成成果，工作作出財富。。。2022/12/247:51:0507:51:0524December202217、做前，能能夠環視四四周；做時時，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點的的射線向前前。。7:51:05上上午7:51上上午07:51:0512月-229、沒有失敗，，只有暫時停停止成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多多事情情努力力了未未必有有結果果，但但是不不努力力卻什什么改改變也也沒有有。。。07:51:0507:51:0507:5112/24/20227:51:05AM11、成功功就是是日復復一日日那一一點點點小小小努力力的積積累。。。12月月-2207:51:0507:51Dec-2224-Dec-2212、世世間間成成事事，，不不求求其其絕絕對對圓圓滿滿，，留留一一份份不不足足，，可可得得無無限限完完美美。。。。07:51:0507:51:0507:51Saturday,December24,202213、不知香香積寺，，數里入入云峰。。。12月-2212月-2207:51:0507:51:05December24,202214、意志堅堅強的人人能把世世界放在在手中像像泥塊一一樣任意意揉捏。。24十十二月20227:51:05上午午07:51:0512月-2215、楚塞三湘接接，荊門九派派通。。。十二月227:51上上午12月-2207:51December24,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/247:51:0507:51:0524December202217、空山新雨雨后，天氣氣晚來秋。。。7:51:05上上午7:51上上午07:51:0512月-229、楊楊柳柳散