時間管理與工作效率提升

莫勇波博士講課提綱

導入：時間管理概述一、制定目標，確立工作重點二、四象限時間管理法則三、二八時間管理法則四、工作計劃的制定五、為重要任務做萬成準備六、碎片化時間管理

后記：合理安排工作與休閑時間的經濟價值年薪(萬)每天價值(元)每小時價值(元)每分鐘價值(元)2510331292.21562077.51.31041351.70.86833041.30.68520625.80.433123.915.50.25每天工作8小時，每年242個工作日

時間是不可移動的沒有辦法儲存時間無法增加時間,借不到、買不到、租不到時間的本質特性沒有目標,命中是偶然的，打不中是必然的！

1、明確你的工作目標一、制定目標，確立工作重點從單位目標與部門目標出發，設立個人目標

2、目標的設定目標制定的Smart原則

3、衡量當前的工作重點與目標之間的關系

您現在工作中在哪些方面花費時間最多？這些工作是否服務于你現階段的中心目標?

1、時間的四象限法則二、四象限時間管理法則（1））四象限時時間管管理法法則第1象限:重要且且緊急急第2象限:重要但但不緊緊急第3象限:不重要要但緊緊急第4象限:不重要要不緊緊急緊急性性第一象限緊急問題迫切狀況限期完成工作第二象限準備工作,萬全準備預防措施,防患于未然制定計劃,周密安排人際關系建立能力培養第三象限干擾事件、電話信件、報告會議許多迫在眉睫的瑣事第四象限忙碌瑣碎的事情廣告函件浪費時間事情逃避行為重要緊急馬上就就做!制定工工作計計劃!交由下下屬做做!敢說不不!刪掉2、確立重重點,確立輕輕重緩緩急次次序沒有工工作重重點的的后果果我們要要:做最重重要的的事項項;做最優優先的的事項項;做最緊緊急的的事項項3、成功功人士士的時時間安安排(1)要事第第一，，合理理安排排緊急急與要要事的的關系系；(2)計劃周周密，，而且且總能能按計計劃執執行；；(3)多投資資與目目標相相關的的重要要事項項；拿拿出大大量的的時間間做重重要工工作的的準備備工作作；(4)盡量避免緊緊急事項；；防患于未未然；(5)不做那些非非生產性的的工作。三、二八時時間管理法法則1、帕累托原理理---避免將時間間花在瑣碎碎的多數問問題上避免將時間間花在瑣碎碎的多數問問題上，因因為就算你你花了80%的時間，你你也只能取取得20%的成效：你你應該將時時間花于重重要的少數數問題上，，因為掌握握了這些重重要的少數數問題，你你只花20%的時間，即即可取得80%的成效。2．艾維李效效率法美國管理學家艾艾維李提出出了“10分鐘6件事效率法法1、列出明天（（下周、下下月）要做做的6件重要事情情；2、把這6件事情按重重要程序排排序，分成成功之路號號、2號、3號等；3、上班開始先先做1號，完成之之后做2號，再做3號，依次類類推，直至至下班結束束。3、確定重要要任務(解決問題)的關鍵措施施要懂得抓重重點,抓關鍵,而不是婆婆婆媽媽啥事事都做啥都都沒做好!要找到重要要任務的關關鍵措施關鍵措施即即是能夠發發揮牽一發發而動全身身的作用;關鍵措施之之外的其他他措施只作作為輔助性性措施,若有時間則則操作,沒有時間就就省略!做事抓不著著重點,雞毛蒜皮,婆婆媽媽做做了一大堆堆,最終累人累累已,浪費時間,木有用!1、將工作區區分為重要要工作與常常規工作--重點工作（（最有效益益的工作））要采取萬萬全策略，，做到完美美極致---常規工作（（例行性工工作）要流流程化，簡簡單化，快快速做完,壓縮時間四、為重要任務做萬全準備備2、提前準備備，磨刀不不誤砍柴工工計劃安排周周密合理么么？物料（工具具、資源、、資金）準準備準備充充足了么？？技能（能力力）是否具具備？準備備好了沒有有？人員是否足足夠？是否否合用？心態是否調調整好？是是否準備好好了做事？？積極？消消極？…………………..持續改進,持續進步!PDCAPDCAPDCA特點：——周而復始——大環帶小環環——階梯式上升升進步再進步正式實施1、制定計劃的的剝洋蔥法法從目標出發發,制定計劃必必須確定主主要目標與與主要計劃劃.實現目標的過程程是由現在在到將來，，由小目標標到大目標標，一步步步前進的；；但是運用“剝洋蔥法法”，則是由將來到現在在，由大目目標到小目目標層層分分解。設定目標實現計劃五、工作計計劃的制定定剝洋蔥圖2、月計劃制制定的方法法與步驟1、以年度目標標為指針，，以剝洋蔥蔥的辦法確確定本月目目標；2、以本月目標標為指針，，提出確保保本月目標標落實的具具體任務；；3、從本月任務務中確定工工作重點并并將之具體體落實到每每周的安排排中，將之之標注在每每周重點任任務欄上；；4、填寫常規工工作（例行行性）和其其他需處理理的事項。。今年目標：高質量完成XX研發任務本月目標：形成XX研發的初步思路確保本月目標落實的具體任務1．收集到所有的XX的借鑒資料、圖片，技術參數；2．集思廣益，收集到所有有關該項目研發的意見；3．撰寫關于研發思路的項目報告本月各周的具體要求任務及安排具體周次各周重點任務各周常規性工作及其其他需處理工作第一周時間：

8月1—2日圖書館查找國內外有關XX研發的所有資料、圖片及技術參數周例會，整閱讀行業新聞及資料，接待來訪客戶，部門技術研討第二周時間：8月4—8日解析并研究同行產品，對比研究其性能，學習其優勢周例會，部門技術研討，整閱讀行業新聞及資料，例行性培訓第三周時間：8月11-15日召開頭腦風暴會議，集思廣益，形成初步思路周例會，部門技術研討，整閱讀行業新聞及資料第四周時間：8月18-22日撰寫有關項目思路的報告報告，分析研發路徑周例會，部門技術研討，整閱讀行業新聞及資料第五周時間：8月25-29日形成XX研發的初步思路周例會，部門技術研討，整閱讀行業新聞及資料總結檢討：同行產品的解剖析方面欠缺調整措施：通過參觀學習,進一步獲得同行的產品信息3．月計劃制制定的范例例及練習1、確定本周的的工作目標標2、列出所有一一周要做的的事情并按按照重要性性進行排列列；3、確定截止時時間（最后后完成時間間）；4、具體安排到到每天的工工作日程中中。4、周計劃的制制定5．周計劃制制定的范例例及練習時間安排上上要不可安安排得太滿滿,要留有余地地1、確定目標，，寫下任務務2、確定優先順順序，簡化化及授權3、列出待辦清清單，估計計各項事務務的時間長長短4、留些緩沖時時間給未預預見的事情情；5、排出日程表表6、日計劃的制制定本周目標重點:完成十萬銷售任務

完成時間:8月17日今日重點目標:產品推介具體工作安排:AM8:00-9:00:準備工作9:00-10:00:

客戶王經理上午來訪11:00-12:00:

打15個陌生電話

PM13:00-14:00:產品推介會14:00-15:00:

產品推介會后活動15:00-16:00:

與李生訂合同16:00-17:00:拜訪2-3個VIP客戶今日事項今日重點工作:

1.產品推介會2.拜訪2-3個VIP客戶今日緊急工作:1.客戶王經理上午來訪2.與李生訂合同今日例行性工作：

1．(如有)接待來訪,客戶商談訂單細節2．打陌生電話今日后備性工作(高質量完成今日工作后還有時間做的工作):1.撰寫營銷報告2.客戶資料匯總……………

追蹤與檢查:全部高效完成明日工作待今天完成后再制定7、日計劃制制定的范例例及練習時間安排上上要不可安安排得太滿滿,要留有余地地華羅庚：“時間由分秒秒積成，善善于利用零零星時間的的人，才會會做出更好好的成績來來!”鉆時間的空空子六、碎片化化時間管理理整理辦公桌桌草擬信函回復電話/郵件批復閱讀文件閉目養神……….1、填補法：瑣瑣碎事瑣碎碎時間完成成工具:瑞士奶酷法法（1）工作中、、生活中并并不是一件件事完成了了才開始另另一件事的的；某項事事需要花30個小時，但但并不是需需要我們找找一個30小時的完整整時段，而而是幾分鐘鐘、幾小時時的積蓄下下來的；（2）因此，需需要做一個個事項進度度表，將這這一事項分分解成為若若干小事，，并把其安安排在碎片片化時間內內完成；（3）有些事項項，非常棘棘手，若你你一連幾小小時花在上上面的話，，會非常折折磨人，不不如將其分分解成若干干小事，利利用碎片化化時間一點點一點點的的往前推進進，最后就就可以發動動總攻，攻攻克難關！！1.合并同類事事項(同類會議合合并,同類文件相相繼性完成成,同類事項一一次性完成成,相似業務相相繼一起做做完)2.創造時間區區間（早到或晚晚走）;3.逆勢操作（避開上下下班交通堵堵塞時，避避開午餐人人多時）。。2、合并法：化化零為整提提高效率3、并行法：與與碎片化時時間并行回家與運動動并行（走路回家家）；回家與學習習/打電話并行行（路上打電電話，車上上觀察思考考/看書）；等待與學習習并行（把等待的的時間利用用起來,等待開會時時看看文章章，行業新新聞,看別人的廣廣告創意，，看英文單單詞，聽英英文廣播））；出差與工作作并行(出差時順便便收集客戶戶信息/情報,計劃構想)開會與工作作并行（開開無聊會議議時簽批文文件）；閑散時間打打電話（打電話給給家人，電電話關心下下屬，電話話同事維護護同事關系系，電話問問候領導））閑散時間聊聊聊天（找喜歡跟跟你聊天的的人聊聊天天，保持感感情）閑散時間參參加聚會（參加一些些必要的聚聚會,維護關系圈圈子）…………………….統籌并行法法—項目管理統統籌法勞逸結合,和諧管理身體健康精神與家庭飲食均衡適量運動定時作息休閑娛樂興趣愛好積極向上社交圈子家庭生活個人空間孝敬父母養育孩子注意勞逸結合工作與生活活兩不誤碼碼后記：合理理安排工作作與休閑拒絕做“窮忙族”明確人生價價值，做好好人生規劃劃該拒絕的事事情要拒絕絕；該刪掉的工工作要刪掉掉；該睡覺時要要睡覺；該鍛煉時要要鍛煉；該休閑時要要休閑；……………………….每天留給自自己一定的的休閑時間間，做一些些自己感興興趣的事情情謝謝分享莫勇波@9、靜夜夜四無無鄰，，荒居居舊業業貧。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。07:40:1507:40:1507:4012/24/20227:40:15AM11、以以我我獨獨沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。12月月-2207:40:1507:40Dec-2224-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。07:40:1507:40:1507:40Saturday,December24,202213、乍見翻翻疑夢，，相悲各各問年。。。12月-2212月-2207:40:1507:40:15December24,202214、他鄉鄉生白白發，，舊國國見青青山。。。24十十二二月20227:40:15上上午07:40:1512月月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月227:40上上午午12月月-2207:40December24,202216、行動出成成果，工作作出財富。。。2022/12/247:40:1507:40:1524December202217、做前，能能夠環視四四周；做時時，你只能能或者最好好沿著以腳腳為起點的的射線向前前。。7:40:15上上午7:40上上午07:40:1512月-229、沒沒有有失失敗敗，，只只有有暫暫時時停停止止成成功功！！。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很很多多事事情情努努力力了了未未必必有有結結果果，，但但是是不不努努力力卻卻什什么么改改變變也也沒沒有有。。。。07:40:1507:40:1507:4012/24/20227:40:15AM11、成功就是日日復一日那一一點點小小努努力的積累。。。12月-2207:40:1507:40Dec-2224-Dec-2212、世間成事，，不求其絕對對圓滿，留一一份不足，可可得無限完美美。。07:40:1507:40:1507:40Saturday,December24,202213、不知知香積積寺，，數里里入云云峰。。。12月月-2212月月-2207:40:1507:40:15December24,202214、意志志堅強強的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥塊一一樣任任意揉揉捏。。24十十二二月20227:40:15上上午07:40:1512月月-2215、楚塞三湘湘接，荊門門九派通。。。。十二月227:40上上午12月-2207:40December24,202216、少年十五五二十時，，步行奪得得胡馬騎。。。2022/12/247:40:1507:40:1524December202217、空山新雨后后，天氣晚來來秋。。7:40:15上午7:40上上午07:40:1512月-229、楊柳散和風風，青山澹吾吾慮。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、閱讀一切好好書如同和過過去最杰出的的人談話。07:40:1507:40:1507:4012/24/20227:40:15AM11、越是沒有有本領的就就越加自命命不凡。12月-2207:40:1507:40Dec-2224-D