第十章舉辦宴請活動第一節宴請準備一、宴請活動種類1、宴會國宴正式宴會便宴家宴2、招待會冷餐會(自助餐)酒會第十章舉辦宴請活動第一節宴請準

二、宴會的籌辦1、確定邀請對象2、確定時間地點3、合適的酒菜4、發送請柬

二、宴會的籌辦第二節

桌次席次的排法

一、桌次的排法（一）圓桌桌次的排法離主桌越近地位越高，右高左低。圓桌桌次的排法：1、兩桌橫排第二節桌次席次的排法

一、桌次的排法2、兩桌豎排2、兩桌豎排3、多桌排法3、多桌排法4、多桌環排二、桌次的排法4、多桌環排二、桌次的排法5、多桌橫排5、多桌橫排6、多桌豎排6、多桌豎排7、多桌方型排法二、桌次的排法7、多桌方型排法二、桌次的排法（二）長桌桌次的排法（二）長桌桌次的排法二、席次的排法（一）圓桌席次的排法1、只有一位主人二、席次的排法（一）圓桌席次的排法（一）圓桌席次的排法2、有兩位主人（一）圓桌席次的排法（二）長桌席次的排法1、只有一位主人三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（二）長桌席次的排法2、有兩位主人

擺法一：三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（二）長桌席次的排法2、有兩位主人擺法二：

三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法一：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法一：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法二：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法二：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法三：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法三：第三節宴請程序和禮儀一、宴請程序正式宴會的程序包括迎賓、入席、致詞、進餐、結束和送客幾個環節。1、迎賓2、入席3、致詞4、進餐5、結束和送客第三節宴請程序和禮儀一、宴請程序二、出席宴請禮節1、準時赴宴2、禮貌入座3、文明用餐4、道謝告別二、出席宴請禮節1、準時赴宴思考題：1。宴請活動有哪些種類？2。、宴會的籌辦有什么要點？3。桌次地位的高低以什么為標準？席次呢？4。宴請的程序是怎樣的？5。出席宴請是要注意哪些禮節？思考題：

第十一章

會議服務(上)第一節

常見會議的種類一、內部會議1、經理例會

2、員工例會

3、股東大會4、董事會會議

5、特別會議

第十一章會議服務(上)二、外部會議

1、商務和社團會議 2、會見與會談拜見或拜會指客方來會晤主方，或身份低者來會晤身份高者。召見指主方請客方來會晤，或身份高者主動會晤身份低者。回訪或回拜指一方主動會晤另一方后，對方出于禮節，再去會晤另一方一次。 3、業務談判二、外部會議三、電化會議1、電話會議（電聲會議）2、聲像電化會議3、衛星會議（全視頻電化會議）4、計算機會議三、電化會議四、會議的作用1。交流信息和經驗2。發揚民主集思廣益3。統一認識協調行動4。傳達決策推動工作涉外秘書實務--第10--17章課件

第二節

會前秘書工作一、擬制會議計劃

（一）確定會議地點（二）制定議程議題即會議所要討論、解決的問題。議程是會議為完成議題而作出的順序計劃，即對會議所要討論、解決的問題的大體安排。一次完整的大型會議的議程一般安排如下：第二節 會前秘書工作一、擬制會議計劃開幕式，上司和來賓致詞；上司作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結、宣讀決議；閉幕式。涉外秘書實務--第10--17章課件（三）排定會議日程

會議日程是根據議程所作的具體安排，以天為單位，它是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。1。會議日程安排的科學性2。列出會議日程表

會議日程表（漢語）格式如下：（三）排定會議日程-----------------------------------------------------------------------------------------XX會

議

日

程

-------------------------

日

期

時

間

內

容

主持人

備

注-----------------------------------------------------------------------------------------5日全天

報

到

-----------------------------------------------------------------------------------------6日上午9：00~11：301、開幕式

2、李總經理作報告

下午2：00~5：00討

論XXX------------------------------------------------------------------------------------------7日上午9：00~11：30會議發言

XXX每人限15分鐘

下午2：00~5：00參

觀

XXX ------------------------------------------------------------------------------------------8日上午8：30~12：00會

議

發

言

XXX

下午2：00~5：001、宣讀會議決議

2、閉幕式-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------（四）與會人員1、主持人2、出席人員3、會務人員涉外秘書實務--第10--17章課件（五）編制會議預算1。會議經費來源會議經費來源包括：

上級部門撥款；

本單位撥款；

外單位贊助；與會者交納的會務費。涉外秘書實務--第10--17章課件2。會議開支第一，租界會場和會議設備費用；第二，印制資料費用；第三，補貼與會者伙食、住宿費用；第四，交通工具費用；第五，參觀、活動的費用；第六，贈給與會者禮品的費用；第七，其他費用（如邀請重要人物的車旅食宿費等）。2。會議開支第八，會務人員的價值。

會議隱性成本==每名會務人員日工資x3x2x會務人員人數x會期天數其中2表示員工因參加會務工作導致本職工作停頓而造成的價值損失。例如：公司主辦一次大型行業大會，派出20名員工為會務人員，會期（自報到日起）4天。該公司員工平均日工資200元，這次會議的隱性成本則為：200元x2x20人x4天===32000元第八，會務人員的價值。（六）確定會議地點、時間1。選擇會場的要點2。定房3。選擇會議時間涉外秘書實務--第10--17章課件二、準備文件資料

1、為上司撰寫會議文稿2、為上司準備資料3、組織好發言人的文稿4、準備資料袋二、準備文件資料

第三節發送會議通知

一、會議通知1。會議通知的發送形式2、書面會議通知的內容3。會議通知的發送時間

第三節發送會議通知

一、會議通知二、外資企業中常見的會議通知格式1。便函式通知

會

議

通

知

-------------------------

致：各部門經理

發自：總經理秘書XXX

定于11月5日（星期五）上午9：30，在公司會議室召開會議。討論明年公司發展計劃問題。

如你無法出席，請于11月2日前打電話告知XXX，

電話號碼：XXXXXXXX。

-----------------------------------------------------------二、外資企業中常見的會議通知格式

外部會議通知：-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XXXX討論會-----------------------------

為了………………，本公司特邀請同行舉行此討論會，旨在交流經驗，研究對策。特邀請XXX先生參加。

議題：XXXXXX

舉辦者：XXXX公司

專門小組成員：

XXXXXXXXXXXXXXX

主席：XXXXXX

地點：XXXXXXXX

時間：XXXXXXX

交納會務費：每位XXXX元

聯系地址：XXXXXXX

郵編：XXXXXX

電話：XXXXXXXX

聯系人：XXX------------------------------------------------------------------------------------------------------------

最遲至__年__月__日，請將此明信片寄送達總經理秘書XXX。_______是的，我將參加這次會議。___________屆時赴會，并帶位賓客來，賓客姓名為________、________、________。_____________很遺憾，我不能參加此會。

署名___________

公司___________-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------涉外秘書實務--第10--17章課件2、合資企業、涉外單位會議通知格式

便函式如下例：-----------------------------------------------------------------------------------------

會議通知____先生：

茲定于X月X日（星期X）下午1：30在公司會議室

召開部門經理會議，討論下半年的工作，請準時出席。

XX公司總經理辦公室X年X月X日-------------------------------------------------------------------------------------------

2、合資企業、涉外單位會議通知格式表格式如下例：------------------------------------------------------------------------------------------ 一周會議安排（

2013年11月22日--------11月26日）日期

星期

時

間

地

點

內

容

參

加

者

主持人-----------------------------------------------------------------------------------------11．22一

上午9：00~11：00會議室

部門經理會議

各部門經理

總經理---------------------------------------------------------------------------------------11．23二下午13：30~3：30XX賓館

銷售會議

各銷售員

李副總經理----------------------------------------------------------------------------------------11．24三下午1：30~3：00會議室

安全會議

各部門安全員

副總經理------------------------------------------------------------------------------------11．25四上午9：00~11：30會議室

采購會議

各采購員

李副總經理------------------------------------------------------------------------------------------11．26五下午1：30~3：00會議室

獎金分配

各分管經理

總經理------------------------------------------------------------------------------------------表格式如下例：外部會議預備通知：---------------------------------------------------------------------------------------

XXX會議通知

先生（同志）：

茲定于

2009年12月下旬在XX省XX市，召開XXX會議，特請您出席會議。一、會議內容1、………………2、………………二、會期與時間

四天，自2009年12月21日至12月24日。三、會議地點XX省XX市。四、與會人員1、………………2、………………3、………………五、報到時間、地點

2006年12月20日；XX市XX路XX號XX賓館。六、與會人員每人繳納會務費XX元。食宿由大會統一安排，住宿費每人每天XX元。七、與會人員請事先將抵達本市的車次、航班和時間通知會務秘書處，以便接站。

外部會議預備通知：八、

接到本通知后，請填妥回執，于11月30日前寄達會務組。

會務組地址：XX省XX市XX路XX號

聯系人：XXX

郵編：XXXXXX

電話：XXXXXX

特此通知XXX公司（公章）

二00九年十月十二日

…………………姓名性別

民族

年齡

職務（稱）單位及電話號碼

回程安排交通工具及時間-------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

此回執請務必于2009年11月30日前寄達會務組。-------------------------------------------------------------------------------------3、會見或會談的商定、通知八、 接到本通知后，請填妥回執，于11月30日前寄達會務組。思考題：1。“三資”企業和涉外單位的內部會議和外部會議中各有哪幾種常見會議？2。電化會議有哪些種類？3。會前秘書工作主要有哪幾項？4。什么是議題、議程，他們有何作用？5。會議通知何時發送合適？思考題：

第十二章會議服務（下）

第一節會場布置一、小型會議的會場布置1。沙發式

第十二章會議服務（下）2。圓桌式2。圓桌式3、橢圓式3、橢圓式4。方桌式4。方桌式5。長方桌式5。長方桌式6。觀看式6。觀看式二、會見或會談的會場布置半月型二、會見或會談的會場布置半月型涉外秘書實務--第10--17章課件半月型涉外秘書實務--第10--17章課件門字型

門字型三、中大型會議會場布置1、主席臺的布置三、中大型會議會場布置涉外秘書實務--第10--17章課件2。會場的裝飾3。會場座次排列2。會場的裝飾第二節

會間服務一、迎接客人1、接站2、簡短介紹情況3、簽到4、安排領導看望二、編發名冊第二節 會間服務一、迎接客人----------------------------------------------------------------------------------------XX會議名冊---------------------

姓名性別年齡

單位

職務職稱

單位地址

郵編

電話號碼

房間號

------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------三、會場簽到1。證件簽到法2。電子簽到法四、組織合影

涉外秘書實務--第10--17章課件涉外秘書實務--第10--17章課件五、生活服務-----------------------------------------------------------------------------------------------

會議安排清單

送交：后勤處負責人

會議名稱：XXXXXX會議

XXXXXX（秘書處）

會議日期：2000年10月18日至21日

會議地點：XXXX賓館

-----------------------------------------------------------------------------------------------日

期

時

間

會議室

活動名稱

室內布置

人數

菜單/設備----------------------------------------------------------------------------------------------10·19上午

9：00—12：00第一會議室

銷售安全會議

安排U形座位

30一架講稿架

/一臺放映機----------------------------------------------------------------------------------------------10：30~10：45休息

室

休息

自助餐桌

30 咖啡、飲料-------------------------------------------------------------------------------------------- 12：15~1：15餐

廳

午餐

桌子5張

30 法國套餐

---------------------------------------------------------------------------------------------

下午

1：30~4：30第一會議室售貨訓練

桌子6張

30 同9時--12時----------------------------------------------------------------------------------------------- 3：00~3：15休息室

休息

自助餐桌30咖啡、飲料----------------------------------------------------------------------------------------------- 5：30~6：30餐

廳

晚餐30中式套餐----------------------------------------------------------------------------------------------

晚上8：00~9：30六樓舞廳

舞會30飲料、口香糖-----------------------------------------------------------------------------------------------

五、生活服務六。秘書主持會議1。秘書如何主持會議2。秘書常用會議英語六。秘書主持會議

第三節會間秘書的文字工作

一 會議記錄會議記錄是會議情況的真實反映，它是編寫會議簡報、撰寫會議紀要的原始素材，也是傳達、貫徹、落實會議議題的依據，也是日后查考的重要憑證。

第三節會間秘書的文字工作

一 會議記錄（一）會議記錄的內容和方法：1。會議記錄的內容會議記錄的內容包括兩部分：第一，會議組織情況，寫明會議名稱、時間、地點、出席者、缺席者、列席者、主持人姓名、職務。這些項目要在會議主持人發言之前寫好。第二，會議內容，要把會議議題、討論發言、形成的決議及主持人總結性發言記錄下來。

（一）會議記錄的內容和方法：2。會議記錄的方法有兩種：摘要記錄，適用于一般會議通用的記錄要求，不必有言必錄，而只記錄發言要點、結論和討論的問題、通過的決定等。摘要記錄的關鍵在于迅速分析發言的內容。把握整體、突出重點、取舍得當，適當歸納，不要歪曲發言者的原意，不可遺漏發言者的主要觀點。2。會議記錄的方法有兩種：

詳細記錄，要求有言必錄，盡量記錄原話，不改變原意。多用于業務談判及高層會議。（二）會議記錄技巧

（三）錄音記錄二，外企秘書如何作會議記錄

三、編寫會議簡報會議簡報是反映會議進程、動態和主要問題的簡要報導。它有兩方面作用：第一，幫助上司掌握會議全局和主要信息，以便主持、引導會議健康進行；第二，讓與會者及時了解會議進程、全貌，利于溝通信息，開好會議。會議簡報適用于人數多、時間較長的大型會議。三、編寫會議簡報1、會議簡報的寫法

摘要式

概括式

重點式

綜合式2、會議簡報的格式分報頭、正文、結尾三部分。1、會議簡報的寫法-----------------------------------------------------------------------------------------XXX會議簡報

第

X期

XXX會議秘書處編

年

月

日

----------------------------------------------------------

XXXXXXXX

…………

…………

………。

-----------------------------------------------------------------------------------------

送：

發：

[共印

份]-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3、會議簡報寫作注意事項

第一，真實。第二，簡潔。第三，迅速。3、會議簡報寫作注意事項

第三節會后服務

一、撰寫會議紀要

（一）會議紀要的作用

（二）會議紀要的格式

第一種，以記述會議議程為主，綜合反映會議基本精神，傳達會議決定事項。

第二種，以與會者的發言要點為主，將類似的言論歸納成類，以此反映出會議的基本精神。

第三節會后服務

（三）撰寫會議紀要的技巧

1。整理好會議記錄2。列好標題3。羅列各份報告。

4。反映出各項動議。（四）會議紀要的制作和保存1。打印和簽字2。存檔和編排索引（三）撰寫會議紀要的技巧二、清理文件（一）收回文件（二）收集會議文件資料

三、結算會議經費四、送別與會者五、總結和報道二、清理文件思考題：1。怎樣布置主席臺？2。會間秘書工作主要有哪些？3。會議記錄有哪兩種方法？4。撰寫會議紀要有什么技巧？5。會后秘書工作主要有哪些？涉外秘書實務--第10--17章課件第十三章

協助上司談判

第一節

談判概述一、談判的定義和組成要素(一)談判的定義

談判是指對方或多方在謀求合作的基礎上，就各自利益分割的比例、承擔的義務、享有的權利，通過說服對方，爭取實現利益均沾目標而交流觀點、以求達成協議的會議。

第十三章協助上司談判

第一(二)談判的組成要素1、談判主體2、談判對手及類型

當事人和代理人

3、談判內容和目的4，談判結果談判結果只有兩種：成功和失敗。成功的談判結果可分為：“贏——贏式，“贏——輸式”(二)談判的組成要素二、談判的基本原則基本原則是：地位平等、求同存異、合作互利、利益均沾。這既是談判的出發點，也應是談判的歸宿。三、談判的模式1。競爭型談判2。合作型談判二、談判的基本原則涉外秘書實務--第10--17章課件四、談判的程序導入階段

概說階段

明示階段

交鋒階段

妥協階段

協議階段四、談判的程序第二節

談判謀略一、善于傾聽和問答

1、如何提問2、提問的形式3、如何回答第二節 談判謀略一、善于傾聽和問答二、常用的談判謀略1、聯絡感情2、樹立自我形象3、爭取主動4、求上取中5、聲東擊西6、暫停7、假設條件8、坦誠9、催促10、馬拉松式二、常用的談判謀略第三節

談判準備中秘書的工作

一、收集信息、提供資料

二、參與擬定談判計劃（一）確定談判主題（二）擬定談判議程(三)確定談判班子(四)確定談判時間(五)確定談判地點（六）演練和保密

三、會務準備第三節談判準備中秘書的工作

一、收集信息、提供資四、談判會場的布置平行式四、談判會場的布置直行式直行式

第四節談判開始后的秘書工作

一、記錄和翻譯（一）做好談判記錄（二）翻譯二，擬寫備忘錄和協議書（一）擬寫備忘錄（二）擬寫協議書

第四節談判開始后的秘書工作

一、記錄和翻譯三、操辦簽字儀式（一）制定文本（二）商定參加簽字儀式人員

（三）簽字儀式會場布置

（四）簽字儀式程序涉外秘書實務--第10--17章課件

涉外秘書實務--第10--17章課件

涉外秘書實務--第10--17章課件

涉外秘書實務--第10--17章課件思考題：1.談判的基本原則是什么？2.談判的程序包括哪些階段？3。談判中有哪些常用的謀略？4.簡述秘書在談判各階段需做的工作。5。簽字儀式有哪些程序思考題：第十四章文書處理和檔案管理第一節三資企業文書檔案工作概述一、文書、公文、文件的涵義和區別文書是人們在社會實踐活動中，運用書面方式來表達思想，記錄信息、表達意圖陳述意見、進行聯系或作為契約的一種文字材料。第十四章文書處理和檔案管理第一節三資企私人文書是指個人或家庭、家族在自己的活動中或私人相互之間的交往中形成和使用的書信、日記、自傳、遺囑、家譜、著作手稿以及房契、地契等。公務文書簡稱公文，是指行政機關、社會團體、企事業單位在行政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式制定的具有傳遞信息和記錄事務作用的載體。廣義的公文狹義的公文私人文書是指個人或家庭、家族在自己的活動中

文件，是指機關、團體、企事業單位之間，正式行使的具有統一格式和行文關系的公文。它是公文中的一部分，或者說是公文中的主要部分。文書、公文、文件這三個詞的內涵是相通的。但是它們之間的外延有區別，文書的外延最大，它包括公務文書和私人文書；公文的外延較大，它包括文件。三資企業中，習慣將公文統稱為文件。

文件，是指機關、團體、企事業單位之間，正式行二、三資企業文件處理工作的內容制發文件傳遞文件辦理文件

管理文件對文件擬制辦理的組織管理與監督控制。涉外秘書實務--第10--17章課件三．三資企業文件的主要范圍管理類科技類財務類人事類三．三資企業文件的主要范圍

第二節

三資企業文件處理程序

簽收——收文登記——收文審核——分辦——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦——辦畢文件的處置等。

（一）簽收（二）收文登記（三）分辦第二節三資企業文件處理程序（四）擬辦（五）批辦（六）承辦（七）組織傳閱（八）催辦（九）注辦（四）擬辦三、發文處理的程序

撰擬文稿——審核（會商）——簽發——復核——繕印——校對---用印——發文登記——封裝——核發等程序（一）撰擬文稿

（二）會商（三）核稿

（四）

簽發三、發文處理的程序涉外秘書實務--第10--17章課件涉外秘書實務--第10--17章課件（五）注發

（六）繕印

（七）校對（八）用印（九）發文登記

（十）封裝（十一）核發（五）注發

第三節三資企業的檔案管理

一、三資企業檔案管理概說（一）三資企業檔案及其管理的內容（二）三資企業檔案的特點1．形成體現分散性2、載體種類多樣性3、管理具有兩重性

第三節三資企業的檔案管理

一、三資企業檔案管理概說二、檔案的收集與歸檔（一）歸檔時間（二）歸檔文件的質量要求（三）跨年度文件處理方法（四）確定保管期限，劃定密級三、歸檔文件的整理程序

裝訂——分類——排列——編號

——編目——裝盒二、檔案的收集與歸檔四、檔案分類排序方法（一）字母分類法（二）主題分類法（三）地區分類法（四）數字分類法（五）字母法和數字法的綜合運用五、三資企業檔案的管理與利用

（一）檔案的管理（二）檔案的利用四、檔案分類排序方法

第四節電子文件管理

一、電子文件和歸檔電子文件（一）兩者的涵義1．什么是電子文件2．什么是歸檔電子文件（二）電子文件的三要素內容、背景信息、結構。

第四節電子文件管理

一、電子文件和歸（三）電子文件的種類1．文本文件2．數據文件3．圖形文件4．圖像文件5．影像文件6．聲音文件7．程序文件8．多媒體文件9．超文本文件10．超媒體文件（三）電子文件的種類二．電子文件管理的標準與規范三、電子文件的歸檔與保管（一）電子文件的收集（二）電子文件的鑒定（三）電子文件的整理歸檔（四）電子檔案的保管四、歸檔電子文件的利用與銷毀（一）歸檔電子文件的利用（二）歸檔電子文件的銷毀二．電子文件管理的標準與規范思考題1、文件和檔案的關系怎樣？2、收文處理有哪些程序？？3、發文處理有哪些程序？4、立卷的分類方法有哪些？5、什么是電子文件的邏輯歸檔和物理歸檔？涉外秘書實務--第10--17章課件

第十五章溝通和協調

第一節溝通概說一、溝通的涵義和要素（一）溝通的涵義（二）溝通的三要素1．溝通的基本問題——心態（Mindset）2．溝通的基本原理——關心（Concern3．溝通的基本要求——主動（Initiative）

第十五章溝通和協調

二、溝通的種類1．正式溝通正式溝通指依據組織明文規定的原則進行的信息傳遞與交流。例如公司與公司之間的公函來往、公司內部的文件傳達、召開會議、上下左右之間定期交流情況等。有下行溝通、上行溝通、平行溝通、外向溝通等幾種。二、溝通的種類2．非正式溝通3．縱向溝通4．橫向溝通5．單向溝通6．雙向溝通7．多向溝通涉外秘書實務--第10--17章課件三、溝通的層次1.信息溝通2.認識溝通3.感情溝通涉外秘書實務--第10--17章課件第二節有效的溝通方法一、溝通的基本方法（一）口頭溝通（二）書面溝通（三）非語言溝通二、涉外秘書工作中的溝通方法（一）與上司溝通的方法（二）與同事溝通的方法（三）與來客或客戶溝通的方法

（四）溝通方法因人而異第二節有效的溝通方法一、溝通的基本方法

第三節協調工作概說

一．涉外秘書協調的作用和特點（一）涉外秘書是合適的協調者（二）涉外秘書協調的作用（三）涉外秘書協調的特點二、涉外秘書協調的種類（一）協調上司之間關系（二）協調上下級關系（三）協調部門之間關系（四）協調內外關系

第三節協調工作概說

一．涉外秘書協調的作用和特三、協調工作的范圍（一）政策協調（二）計劃協調（三）事務協調涉外秘書實務--第10--17章課件

第四節

協調的原則、方法和技巧

一、協調的三原則1.服從全局2.逐級負責3.平等協商二、協調的方法1.個別溝通法2.文件會簽法3.會議座談法4.信息交流法

第四節協調的原則、方法和技巧

一、協調的三原則三、協調的技巧（一）對協調者的要求（二）協調技巧1、先易后難，逐步解決2.求同存異，打開僵局3.避虛就實，把握實質4.組織交誼，聯絡感情5.避其鋒芒，降溫情緒三、協調的技巧思考題：1．什么是溝通？什么是協調？兩者的關系如何？2．按信息流動方向分，溝通有哪些種類？3.溝通有哪些層次？4．涉外秘書協調中的差異性特點指什么？5.協調有哪些方法和技巧？思考題：第十六章

信息工作

第一節信息的特性和種類一．信息的含義以適合于通信、存儲或處理的形式來表示的知識或消息。也就是說，信息是接受者原先不知道的、事物發出的消息、指令、數據、符號等所包含的有用的內容。第十六章信息工作第一節二、信息的特性1．可識別2．可傳遞性3．實效性4.可分享性5．時效性6．可存儲性7．可擴充、壓縮8．可轉換性涉外秘書實務--第10--17章課件三、信息的種類（一）物化信息和非物化信息（二）第一手信息和次級信息（三）動態信息和靜態信息（四）初級信息和高層次信息1、問題型信息2、經驗型信息3、建議型信息涉外秘書實務--第10--17章課件

第二節涉外秘書信息工作

一、涉外秘書信息工作的含義二、涉外秘書信息工作的主要作用（一）為上司決策提供依據（二）促進企業管理創新（三）保證日常秘書工作順利進行

第二節涉外秘書信息工作

三、涉外秘書信息工作的基本要求（一）準確完整（二）及時高效（三）經濟適用

（四）明確服務對象涉外秘書實務--第10--17章課件

第三節信息處理程序

一、信息的收集（一）信息收集的范圍和渠道1．內部信息2．外部信息3．信息收集的渠道（二）收集信息的常用方法

第三節信息處理程序

一、信息的收集二、信息的甄別和整理（一）信息的甄別（二）信息的核實（三）信息的分類三、信息的深度加工（一）信息深度加工的含義（二）信息深加工的方法1．濃縮法2．分析綜合法二、信息的甄別和整理四、信息的傳輸和存儲(一)信息的傳輸1．信息傳輸的方向2．信息傳輸的管理(二)信息的存儲四、信息的傳輸和存儲

第四節網站的信息管理

一、網站信息管理概說（一）網站管理和網站信息管理（二）涉外秘書和網站信息管理（三）網站信息管理的法規（四）三資企業網站信息的主要內容

第四節網站的信息管理

一、網站信息管理概說二、網站信息管理的要點（一）依法傳播信息（二）上司批準后才能刊登(三)按需編輯（四）定期更新三、網站信息的雙向溝通二、網站信息管理的要點思考題1.信息有哪些主要特征?2涉外秘書信息工作有哪些重要作用?3.涉外秘書信息工作有哪些基本要求？4.信息處理程序包括哪些主要環節？5．網站管理和網站信息管理有何區別？思考題第十七章調查研究第一節

調查研究概說一、調查研究的含義

指人們有計劃、有目的地運用一定的手段和方法，對有關社會事實進行資料收集整理和分析研究，進而做出描述、解釋和提出對策的社會實踐活動和認識活動。它是人們認識社會、改造社會的一種科學方法。第十七章調查研究第一節調查研究概說二．調查研究的分類(一)按調研目的分類1.基礎性調研2．輔助決策調研3．突發事件調研4．市場調查(二)按調研內容分類1.專項調查2.綜合調查

二．調查研究的分類(三)按調研對象的范圍分類1.普查（全面調查）2.抽樣調查

3.典型調查4.個案調查涉外秘書實務--第10--17章課件三、調查研究的程序（一）準備環節（二）調查環節（三）研究環節（四）總結環節（五）調研成果的利用涉外秘書實務--第10--17章課件

第二節涉外秘書和調查研究

一、多種情況下的調查研究二、涉外秘書調查研究工作的意義(一)調查研究是上司科學決策的前提(二)調查研究是解決具體問題的重要方法(三)調查研究是獲取直接信息的主要渠道(四)調查研究是秘書工作本身的需要

第二節涉外秘書和調查研究

一、多種情況下的調查研三、涉外秘書調研的特點(一)圍繞上司工作需要(二)調研范圍廣泛(三)調研內容復雜(四)時效性強三、涉外秘書調研的特點

第三節調查方法

一、觀察法

二、訪談法三、會議法（一）調查會（二）專家論證會

第三節調查方法

一、觀察法

四、問卷法(一)問卷調查的特點（二）問卷的設計1．問卷的類型：

（1）封閉式問卷（2）開放式問卷

（3）混合式問卷涉外秘書實務--第10--17章課件2、問卷設計的要點3．問卷的印制（三）問卷的發放報紙和刊物上公布問卷，有獎征答；網上公布問卷，有獎征答；通過郵局把問卷寄出征答；直接分發征答；電話詢問征答。五.文獻法

六.網絡法2、問卷設計的要點

第四節

研究方法

一、邏輯推理方法(一)歸納法(二)演繹法二、比較和分類(一)比較法(二)分類法

第四節研究方法

三、分析和綜合(一)分析法(二)綜合法四、系統研究方法五、定量研究和定性研究(一)定量研究(二)定性研究涉外秘書實務--第10--17章課件思考題1.涉外秘書的調查研究工作有何意義2．調查研究分幾個環節？各有哪些主要工作？3.常用的調查方法有哪些？4.常用的研究方法有哪些？5.請用問卷法調查“全年級對本專業的興趣”。思考題第十章舉辦宴請活動第一節宴請準備一、宴請活動種類1、宴會國宴正式宴會便宴家宴2、招待會冷餐會(自助餐)酒會第十章舉辦宴請活動第一節宴請準

二、宴會的籌辦1、確定邀請對象2、確定時間地點3、合適的酒菜4、發送請柬

二、宴會的籌辦第二節

桌次席次的排法

一、桌次的排法（一）圓桌桌次的排法離主桌越近地位越高，右高左低。圓桌桌次的排法：1、兩桌橫排第二節桌次席次的排法

一、桌次的排法2、兩桌豎排2、兩桌豎排3、多桌排法3、多桌排法4、多桌環排二、桌次的排法4、多桌環排二、桌次的排法5、多桌橫排5、多桌橫排6、多桌豎排6、多桌豎排7、多桌方型排法二、桌次的排法7、多桌方型排法二、桌次的排法（二）長桌桌次的排法（二）長桌桌次的排法二、席次的排法（一）圓桌席次的排法1、只有一位主人二、席次的排法（一）圓桌席次的排法（一）圓桌席次的排法2、有兩位主人（一）圓桌席次的排法（二）長桌席次的排法1、只有一位主人三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（二）長桌席次的排法2、有兩位主人

擺法一：三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（二）長桌席次的排法2、有兩位主人擺法二：

三、席次的排法（二）長桌席次的排法三、席次的排法（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法一：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法一：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法二：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法二：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法三：（三）西餐桌席次的排法三、席次的排法擺法三：第三節宴請程序和禮儀一、宴請程序正式宴會的程序包括迎賓、入席、致詞、進餐、結束和送客幾個環節。1、迎賓2、入席3、致詞4、進餐5、結束和送客第三節宴請程序和禮儀一、宴請程序二、出席宴請禮節1、準時赴宴2、禮貌入座3、文明用餐4、道謝告別二、出席宴請禮節1、準時赴宴思考題：1。宴請活動有哪些種類？2。、宴會的籌辦有什么要點？3。桌次地位的高低以什么為標準？席次呢？4。宴請的程序是怎樣的？5。出席宴請是要注意哪些禮節？思考題：

第十一章

會議服務(上)第一節

常見會議的種類一、內部會議1、經理例會

2、員工例會

3、股東大會4、董事會會議

5、特別會議

第十一章會議服務(上)二、外部會議

1、商務和社團會議 2、會見與會談拜見或拜會指客方來會晤主方，或身份低者來會晤身份高者。召見指主方請客方來會晤，或身份高者主動會晤身份低者。回訪或回拜指一方主動會晤另一方后，對方出于禮節，再去會晤另一方一次。 3、業務談判二、外部會議三、電化會議1、電話會議（電聲會議）2、聲像電化會議3、衛星會議（全視頻電化會議）4、計算機會議三、電化會議四、會議的作用1。交流信息和經驗2。發揚民主集思廣益3。統一認識協調行動4。傳達決策推動工作涉外秘書實務--第10--17章課件

第二節

會前秘書工作一、擬制會議計劃

（一）確定會議地點（二）制定議程議題即會議所要討論、解決的問題。議程是會議為完成議題而作出的順序計劃，即對會議所要討論、解決的問題的大體安排。一次完整的大型會議的議程一般安排如下：第二節 會前秘書工作一、擬制會議計劃開幕式，上司和來賓致詞；上司作報告；分組討論；大會發言；參觀或其他活動；會議總結、宣讀決議；閉幕式。涉外秘書實務--第10--17章課件（三）排定會議日程

會議日程是根據議程所作的具體安排，以天為單位，它是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據。1。會議日程安排的科學性2。列出會議日程表

會議日程表（漢語）格式如下：（三）排定會議日程-----------------------------------------------------------------------------------------XX會

議

日

程

-------------------------

日

期

時

間

內

容

主持人

備

注-----------------------------------------------------------------------------------------5日全天

報

到

-----------------------------------------------------------------------------------------6日上午9：00~11：301、開幕式

2、李總經理作報告

下午2：00~5：00討

論XXX------------------------------------------------------------------------------------------7日上午9：00~11：30會議發言

XXX每人限15分鐘

下午2：00~5：00參

觀

XXX ------------------------------------------------------------------------------------------8日上午8：30~12：00會

議

發

言

XXX

下午2：00~5：001、宣讀會議決議

2、閉幕式-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------（四）與會人員1、主持人2、出席人員3、會務人員涉外秘書實務--第10--17章課件（五）編制會議預算1。會議經費來源會議經費來源包括：

上級部門撥款；

本單位撥款；

外單位贊助；與會者交納的會務費。涉外秘書實務--第10--17章課件2。會議開支第一，租界會場和會議設備費用；第二，印制資料費用；第三，補貼與會者伙食、住宿費用；第四，交通工具費用；第五，參觀、活動的費用；第六，贈給與會者禮品的費用；第七，其他費用（如邀請重要人物的車旅食宿費等）。2。會議開支第八，會務人員的價值。

會議隱性成本==每名會務人員日工資x3x2x會務人員人數x會期天數其中2表示員工因參加會務工作導致本職工作停頓而造成的價值損失。例如：公司主辦一次大型行業大會，派出20名員工為會務人員，會期（自報到日起）4天。該公司員工平均日工資200元，這次會議的隱性成本則為：200元x2x20人x4天===32000元第八，會務人員的價值。（六）確定會議地點、時間1。選擇會場的要點2。定房3。選擇會議時間涉外秘書實務--第10--17章課件二、準備文件資料

1、為上司撰寫會議文稿2、為上司準備資料3、組織好發言人的文稿4、準備資料袋二、準備文件資料

第三節發送會議通知

一、會議通知1。會議通知的發送形式2、書面會議通知的內容3。會議通知的發送時間

第三節發送會議通知

一、會議通知二、外資企業中常見的會議通知格式1。便函式通知

會

議

通

知

-------------------------

致：各部門經理

發自：總經理秘書XXX

定于11月5日（星期五）上午9：30，在公司會議室召開會議。討論明年公司發展計劃問題。

如你無法出席，請于11月2日前打電話告知XXX，

電話號碼：XXXXXXXX。

-----------------------------------------------------------二、外資企業中常見的會議通知格式

外部會議通知：-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XXXX討論會-----------------------------

為了………………，本公司特邀請同行舉行此討論會，旨在交流經驗，研究對策。特邀請XXX先生參加。

議題：XXXXXX

舉辦者：XXXX公司

專門小組成員：

XXXXXXXXXXXXXXX

主席：XXXXXX

地點：XXXXXXXX

時間：XXXXXXX

交納會務費：每位XXXX元

聯系地址：XXXXXXX

郵編：XXXXXX

電話：XXXXXXXX

聯系人：XXX------------------------------------------------------------------------------------------------------------

最遲至__年__月__日，請將此明信片寄送達總經理秘書XXX。_______是的，我將參加這次會議。