精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店工程部維修材料管理規范為規范酒店維修材料的管理，特制定本規范。維修材料的管理細則1、材料申購：維修所需要材料當工程庫無備貨時，由工程部向采購部提出申購，申購單上應注明所需材料的品牌、規格、型號等。2、材料采購：采購部根據申購單進行采購。具體采購程序及要求按川酒綜（2009）56號執行。3、材料入庫：采購部所購所有維修材料，均應到酒店總庫辦理入庫。工程部應派人參與驗收，對于急用或特殊材料可先送至維修部門試用，若可以使用才辦理入庫，若不適用，則由采購部負責調換。驗收入庫單應詳細注明材料名稱、規格、型號、等級等。4、發放：工程部應由專人負責到總庫憑經工程部主管簽字認可的領料單到總庫存領取工程材料。對于直達工程部的材料，可以“以入代出”，但工程部庫管員應在驗收單上簽字認可。5、工程部倉庫材料的發出：工程部維修人員根據維修需要，憑工程維修單到工程部倉庫領用材料，領用人必需簽字。若領用人未簽字，工程部庫管人員不予發貨，該維修單無效。對于供應商承諾可以以壞換好的材料（如燈泡），工程部倉庫應負責回收該類材料并集中交由采購部換取新的材料。6、備貨：對于常用材料，應由工程部庫管人員根據2~3個月的用量提出申購，由工程部負責人審核后交采購部按采購制度實施采購。對于常備維修材料的價格執行審批，按酒店食品原材料價格審批程序執行。第三條維修程序1、報修：工程部接到部門維修申請時，應作好登記，填制新版維修申請單并通知人員維修。2、領料：工程維修人員應根據維修需要領取或申購材料，并在材料消耗單中填明所耗材料。對于價值較小材可不填列在材料消耗單中，材料消耗單中單價及金額可以于月底時根據加權平均法計算，分部門以匯總表的形式填報；對不便于直接計算到各門的材料（如發電用的燃油、中央空調的清洗劑等），可先計入工程部中，月底按合理方法分攤至各部門。3、維修確認：維修完畢后，應由維修人員通知部門資產管理員驗收。資產管理員（或其委托人）應對所耗用的材料核對無誤后在驗收人處簽字。第四條單證傳遞1、傳遞程序：工程部將填好的申請單及材料消耗單在維修時由維修人員帶至各維修申請部門→驗收人簽字后將黑聯留存于本部門，其余各聯交回工程部→工程部庫管人員根據驗收人簽字后的單據作賬務處理并定期將規定聯次交由財務部審核→月底由財務部集中交由各部門負責人統一核實。2、傳遞要求：維修完畢后必須及時驗收并簽字，不允許維修材料跨月度統計，以便正確計算每月的維修費用。否則對相關責任人處50元/次的罰款。第五條財務監管所有工程材料均需通過財務軟件進行核算及管理，財務人員對工程材料實行定期與不定期盤點相結的方式對材料的收發存情況進行監管。第六條本規范從批準之日起生效。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔酒店銷售部檔案管理規范檔案分類流程類別規范內容與要求行政類（1）公文往來包括上級下達的各類公文及以銷售部名義發出的有關文件、往來的信函。（2）計劃總結包括酒店下達的及銷售部制定的各類計劃，如市場營銷計劃、促銷計劃、廣告宣傳計劃等。（3）會議紀要包括各類會議紀要、備忘錄，如酒店總經理辦公室會議紀要、各種協調會議紀要、銷售例會等。（4）批示批復包括經酒店及上級有關部門批復的各類行文和上級轉批下來的各類批示等。（5）報表匯編包括本部門使用的各類表格藍本和需存檔的各類報表，如夜審表、預定流量表等。（6）信息資料包括搜集到的各類信息、競爭酒店經營情況（價格、出租率、客源構成等）、旅游及商務市場的有關信息、國內外有參考價值的酒店宣傳品、交通信息、國內外與旅游商貿有關的雜志等。（7）員工工作檔案包括本部門各員工的簡歷、聘書或任命書、工作評估、培訓記錄等。（8）協議合同包括銷售部對外簽定的所有合同副本和合同匯總表。（9）其它包括本部門擬訂或推出的一些節目及其它項目中不能歸類的內容。業務類（1）商務客戶包括國內外商社、航空公司、進出口公司、使領館、駐華機構等，可分為ABC三類客戶進行編號。（2）旅游客戶包括國內外旅行社，可分為團隊和散客兩種，各自又可分為ABC三類客戶進行編號。（3）部、委、辦客戶包括政府機關組織等，可分為AB兩類客戶進行編號。（4）長包房客戶每家公司編號，享受A類商務客戶待遇。備考以上檔案作為預訂、客史、電腦統計、存檔的統一編號。每份檔案的開設應包括合同或協議、客戶資料表、客戶用房統計表、訪問活動計劃、雙方往來信件等。檔案系統的每個條目第一頁均應附上該條目的索引。2.檔案管理工作流程項目規范內容與要求接收銷售人員在平時工作中搜集到的有關公司、旅行社、通航的商業信息后，做好詳細記錄，文員將這些零星的信息加以匯總整理成市場動態、競爭對手情況、建議設想等資料，同時接收匯總來自各個途徑的各種檔案。整理將接收到的檔案進行分類、整理、編號，建立索引。歸檔將編好號的檔案歸檔。隨時補充客戶檔案，將最新資料歸入客戶檔案內，要求記錄整齊、清楚。定期清理過時和無用的資料。檢查定期檢查檔案，檢查和核對客戶檔案時，要注意有關資料特別是各種數據來源的準確性和完整性。保管與利用所有檔案都應放入