供應鏈主流程

鼎捷軟件.知識學院供應鏈主流程

鼎捷軟件.知識學院1.客戶有購買需求，向企業詢價；

2.企業報價給客戶，客戶對價格認可之后簽署訂單合同，與企業確認銷售商品、數量和預計出貨時間等細節；3.此時如果庫存足夠則直接銷貨給客戶，之后產生應收賬款，如果庫存不足，企業需要自制或外購。（自制部分詳見“生產制造管理應用篇”）4.采購流程則需要由需求部門提出請購單；5.經采購部門詢、比、議價后向供應商下采購訂單；6.確認需購買的商品、數量和預計進貨時間等細節；7.之后供應商送貨，企業進行進貨驗收，產生應付賬款；8.此時商品庫存數量足夠了，最終銷售出庫給客戶，并產生應收賬款。1.客戶有購買需求，向企業詢價；2.企業報價給客戶，客戶發現需求對需求進行整理確定供應商并對其加以分析確定價格和采購條件擬定并發出采購訂單對訂單進行跟蹤催貨接收并檢驗收到的貨物結清發票并支付貨款善后處理采購在企業中的一般流程發現需求對需求進行整理確定供應商并對其加以分析確定價格和采購接單報價銷貨庫存足夠?應收進貨采購請購驗收自制or外購生產應付存貨

NOYES外購自制庫存數量增加庫存數量減少檢驗驗退不合格合格詢價YESNO詢比價？接單報價銷貨庫存足夠?應收進貨采購請購驗收自制or外購生產應采購管理子系統

鼎捷軟件.知識學院ERP應用人才資質認證供應鏈管理應用篇系列教材之采購管理子系統

鼎捷軟件.知識學院E課程大綱基礎信息設置2日常業務流程3日常報表4案例公司描述1課程大綱基礎信息設置2日常業務流程3日常報表4案例公司描述1學習目標1.通過課程學習，明白企業采購管理環節的流程與管控重點

★★2.掌握采購管理流程在ERP系統中的基礎信息設置與意義

★★★3.能夠將企業采購管理中的各個流程在ERP系統進行呈現

★★★☆4.理解流程的邏輯關系及數據的勾稽關系

★★★★★5.了解采購管理環節中常用報表的意義與使用

★

學習目標1.通過課程學習，明白企業采購管理環節的流程與管控重案例公司描述數碼相機-SL系列買進賣出商品已銷售一段時間有配合的供應商案例公司描述數碼相機-SL系列買進賣出商品案例公司采購管理職責權責

負責供貨商開發、遴選、管理及廠商評核跟滿意度經營。任務負責生產品零組件開發、采購、進貨、應付及廠商管理。

負責采購計劃、采購訂價策略的擬定、規劃及管理。

負責生產原物料的請購、采購、進貨、退貨及應付管理。

。。。。。。案例公司采購管理職責權責負責供貨商開發、遴選、管理及廠商評案例公司倉管管理職責權責任務負責采購料品的到貨、驗收、上架，退貨的實物管理跟存貨賬冊

的處理負責到貨、驗收、采購退貨的存貨帳務登錄跟賬冊管理要落實采購料品的到貨、驗收、上架儲存、退貨程序的執行跟控管負責到貨區、驗收區、不良品區…等區域的規劃跟實物的安全。負責不良品的標示跟安全控管。負責不良品倉庫跟報廢倉庫的管理。負責各倉庫間存貨的轉撥。主要是原物料倉庫跟不良品倉庫，或跟報廢倉庫間的料品轉撥負責有關設定安全存量料件的請購，以及日常盤點工作。案例公司倉管管理職責權責任務負責采購料品的到貨、驗收、上架，系統簡介系統特色系統簡介一般企業采購循環流程系統主作業程序系統簡介系統特色系統簡介一般企業采購循環流程系統主作業程序系統效益與特色管理重點報表及作業提供了多角度的請購、采購、進貨的進度管控報表方便在日常作業中做跟催及管理，達到準時交貨的目的。采購預計進貨表針對公司內部對供應商的評估及管理，提供分析報表，將供應商做等級區分，提供給管理者制定采購政策時的參考依據供應商ABC分析表對于日常采購項目，系統將詳實記錄商品報價信息及供應商價格變動過程，作為公司內部審查和核準的依據。錄入供應商料價價格對于采購價格管理：用來檢核采購是否有異常，供管理者來評估供應商與采購人員的績效。采購價格異常表、供應商供貨異常表在線實時查詢到供應商的相關信息，例如：供應商應付賬款、票據狀況、采購單信息、進退貨明細、供應商的商品價格等。

查詢供應商信息系統效益與特色管理重點報表及作業提供了多角度的請購、采購、進采購流程請購單采購單進貨單退貨單退貨折讓單采購發票付款單各部門物料需求用品短缺供應商接單其他狀況調整采購變更單實際領用＋庫存量庫存增加庫存減少應付賬款增加庫存無影響應付賬款減少財務處理-見【財務模塊篇】需求狀況修正修正∩采購流程請購單采購單進貨單退貨單退貨折讓單采購發票付系統主作業程序系統主作業程序基礎設置基礎設置錄入供應商信息基礎信息設置錄入品號信息（采購）設置采購單據性質基礎設置錄入供應商信息基礎信息設置錄入品號信息（采購）設置采購單據性錄入供應商信息作業目的重點欄位所有與企業有交易往來的供應商，不論是原材料供應商、固定資產供貨商或委外加工供貨商，都必須將供應商信息錄入在這個作業里。訂金比率是否允許分批交貨最近交易日、結算方式付款條件、開票日核準狀況錄入供應商信息作業目的重點欄位所有與企業有交易往來的供應商，2.1錄入供應商信息成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。采購部三星公司詢價比價議價成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。2.1錄入供應商信息成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號9供應鏈主流程講義課件如果在采購條款里，供應商要求下采購單時需先支付一定比率的訂金，則需要在這個字段輸入訂金比率。

如果在采購條款里，供應商要求下采購單時需先支付一定比率的訂金供應鏈主流程講義課件表示同一批采購序號，是否可分多次進貨。

允許分批交貨為Y，采購單可對應多張進貨單允許分批交貨為N,采購單只對應一張進貨單，當進貨數量＜采購數量，為指定結束表示同一批采購序號，是否可分多次進貨。初次交易日期可自行輸入,屬于備注性欄位最近交易由最近一筆進貨回寫如果供應商最近進的一批貨有問題時，可以先查詢最近交易的日期是哪一天，再到進貨單依據供應商跟進貨日期條件，找出那一張進貨單來查看異常的商品。初次交易日期可自行輸入,屬于備注性欄位如果供應商最近進的一批不可空白,需先在基本信息子系統[錄入結算方式]輸入記錄與供應商后續賬款的結算方式不可空白,需先在基本信息子系統[錄入結算方式]輸入需先在[錄入付款條件]作業輸入,推算預計付款日依據需先在[錄入付款條件]作業輸入,推算預計付款日依據「ABC等級」是按供應商的進貨凈額來評定供應商的重要性等級，例如：落在等級A的供應商，表示我們向他們買東西的總金額比其它等級的供應商來得高，相對落在等級C的供應商，其進貨凈額所占的比率是相對比較低的。至于等級的評定方式，如果企業已經有制定等級了，可以自行輸入。另外，也可透過通過【供應商ABC分析表】，由系統將某一段期間內企業進貨的金額，按供應商交貨的時程及質量狀況，進行ABC分析的管理及做參考性的排名。.「ABC等級」是按供應商的進貨凈額來評定供應商的重要性等級，管控供應商交貨的準時度和質量狀況,可自行輸入,也可由[供應商評級]更新.管控供應商交貨的準時度和質量狀況,可自行輸入,也可由[供應商蔡佳玲向采購科長報告新供應商狀況，并請科長進行核準。

蔡佳玲向采購科長報告新供應商狀況，并請科長進行核準。核準狀況核準狀況供應鏈主流程講義課件若核準狀況為2.尚待核準或3.不準交易，則后續交易單據中無法選擇該供應商。若核準狀況為2.尚待核準或3.不準交易，則后續交易單據中無法錄入品號信息（采購）作業目的重點欄位用于錄入商品與存貨\采購\生產等相關的基本信息主供應商補貨政策固定前置天數\變動前置天數、批量標準進價、最近進價、供應商核價進價控制超收管理錄入品號信息（采購）作業目的重點欄位用于錄入商品與存貨\采購錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。后續該品號的默認采購供應商錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號91錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。遇到存貨即將不足時的補貨方法

，依據品號特性選擇錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號91補貨政策意義依補貨點是一個存量水平，當存貨數量下降到補貨點時，即應發起請購與采購活動，期望能確保物料供應不會短缺。可通過【庫存再補貨建議明細表】進行補貨依MRP需求系統會按照品號的需求與供給缺口，自動產生各項產品的生產計劃及采購計劃MRP是以物料本身的需求為計劃目標，所有和這個品號有關的供需都會被納進來計算。

依LRP需求LRP則可按訂單、按工單、或是按銷售預測等不同來源，來產生特定的物料需求計劃。適用于企業的緊急插單狀況頻繁，或是用料復雜的情況。補貨政策意義依補貨點是一個存量水平，當存貨數量下降到補貨點時錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。計算出前置天數，作為推算預計采購日的依據。錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號91字段意義固定前置天數企業不管采購1個還是多個，固定花費的天數變動前置天數根據采購數量不同，花費的時間是變動的批量配合變動前置天數使用，例如供應商生產1000個料件，需要耗費1天的時間字段意義固定前置天數企業不管采購1個還是多個，固定花費的天數錄入品號信息（采購）某一采購品號需于7/20交貨2,000pcs；9天

7天1天)(

x1,0002,000=+=固定前置天數變動前置天數批量采購量采購前置天數+=)x(1,000pcs批量變動前置天數固定前置天數7654321預計采購日期（未考慮假日表）7/207/11交貨日采購日錄入品號信息（采購）某一采購品號需于7/20交貨2,000供應鏈主流程講義課件采購取價順序標準近價最近進價供應商核價作業位置錄入品號信息（采購）錄入品號信息（采購）錄入供應商料件價格方式手動輸入最近一筆進貨回寫手動錄入或者更新核價采購取價順序321采購取價順序標準近價最近進價供應商核價作業位置錄入品號信息（供應鏈主流程講義課件進價管制超收管理意義限制品號的采購進價不得超過上限價格當采購料件進貨時，可以設定進貨數量是否可以超過原始采購的數量。計算公式最高采購單價=供應商單價x(1+單價上限比率)最大可進貨量=(采購數量x(1+超收率))－采購已交量進價管制超收管理意義限制品號的采購進價不得超過上限價格當采購售價須>=例如：「數碼相機-SL系列」向「三星公司」采購的第一取價順位是4,000元。表示采購單價必須低于或等于4,200元「單價上限率」設置為5%最高采購單價=供應商單價x(1+單價上限比率)=4,000x(1+0.05)=4,200售價須>=例如：「數碼相機-SL系列」向「三星公司」表示采購需勾選需勾選供應鏈主流程講義課件超收管理當采購料件進貨時，可以設定進貨數量是否可以超過原始采購的數量。進貨數量最多只能到110pcs最大可進貨量=(采購數量x(1+超收率))－采購已交量=100x(1+0.1)-0=110例如：「數碼相機-SL系列」的采購數量100pcs。「超收率」設置為10%超收管理當采購料件進貨時，可以設定進貨數量是否可以超過原始采供應鏈主流程講義課件設置采購單據性質單據性質更新核價核對采購直接開票進價控制31.請購單▲32.核價單▲33.采購單▲▲34.進貨單▲▲▲▲35.退貨單▲▲▲36.詢價單▲設置采購單據性質單據性質更新核價核對采購直接開票進價控制31小試牛刀Q1:【錄入供應商信息】中最近交易日是由后續哪一支作業更新的？Q2:采購取價順序是如何？Q3:成功集團要向供應商三星公司，采購3000pcs的光學鏡片，需求日是7月31日，固定前置天數為5天，變動前置天數為2天，批量為1000，請問預計采購日是？（不需考慮假日表信息）Q4請問哪些單據性質可以設置更新核價選項？小試牛刀Q1:【錄入供應商信息】中最近交易日是由后續哪一支作日常業務流程日常業務流程日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程驗退流程退貨流程進貨/進貨驗收流程日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程請購流程公司內部管理需求，在寄發正式采購單給供應商前，先進行內部需求的審查，由授權主管審查此需求的合理性。再由倉管或相關單位來確認是否已經有庫存了，或是有可以取代的庫存品，這樣一來就可以預防多買，或是造成呆滯等成本浪費的狀況發生。請購流程公司內部管理需求，在寄發正式采購單給供應商前，先進行采購部門需求部門未核準核準錄入請購單打印單據憑證核準1.MRP單據修改請購單憑證留底存查請購來源(由系統自動產生請購單)2.LRP3.再補貨建議表

4.BOM自動請購

5.訂單轉請購

維護請購信息采購流程9.其它新增錄入詢價錄入詢價單詢價單「選定」輸入各家供應商的報價價格決定交易的供應商否是采購部門需求部門未核準核準錄入請購單打印核準1.MRP單請購業務場景7月11日，采購部門接到需購買數碼相機-SL系列200臺的請購需求。（該商品為外購產品，非自制件，且公司需走請購流程）業務場景7月11日，采購部門接到需購買數碼相機-SL系列20作業名稱作業目的重點字段說明錄入請購單用于企業內部使用的單據來源最低補量需求日期作業名稱作業目的重點字段說明錄入請購單用于企業內部使用的單據錄入請購單錄入請購單采購流程-采購單如何協助公司購買到「價廉物美」的物料，也就是如何「降低合理成本」、「提高及穩定質量」、「確保交貨期限」，更重要是「提高工作效率」，幫助銷售與生產的運作順暢，不發生停工待料。正式下采購通知給供應商的對外憑證，記錄著供應商、商品、數量、單價、預計交貨日…。同時也用來追蹤后續商品進貨的進度采購流程-采購單如何協助公司購買到「價廉物美」的物料，也就是錄入采購單

采購部門需求部門未核準核準錄入請購單打印單據憑證核準單據修改采購單憑證傳給供應商直接采購維護請購信息

從請購單生成采購單

采購預計進貨表供應商采購交貨狀況表進貨追蹤采購審查無請購流程零星采購緊急采購

錄入采購單采購部門需求部門未核準核準錄入請購單打印核準單采業務場景7月12日成功集團針對請購部門人員提出的請購需求，做審核采購的程序。程序為(1)維護請購信息(2)從請購單生成采購單(3)系統產生“錄入采購單”。業務場景7月12日成功集團針對請購部門人員提出的請購需求，做作業名稱作業目的重點字段說明維護請購信息采購人員針對品號管轄范圍已審核的請購信息，進行采購審查動作，并且做采購發單前最后相關信息的審核指定結束鈕單身維護請購信息如供應商編號、鎖定碼采購碼、采購單號從請購單生成采購單當采購人員在“維護請購信息”做好最后的采購信息維護后，即可執行此作業，產生正式的采購單。發放采購購可以根據鎖定選項選擇已鎖定、未鎖定、全部作業名稱作業目的重點字段說明維護請購信息采購人員針對品號管轄利用「修改」功能進行維護

維護采購信息利用「修改」功能進行維護維護采購信息如果采購人員審查后，因某些因素決議不要購買此品號時，點擊「指定結束」鈕。結束碼就會更新為「

y：指定結束」

如果采購人員審查后，因某些因素決議不要購買此品號時，點擊「指將「鎖定碼」打勾，表示這筆要采購且已經審核過了。將「鎖定碼」打勾，表示這筆要采購且已經審核過了。如果請購單很多，一部分要采購，一部分尚不要采購，便可以利用「鎖定碼」選項篩選請購單。

如果請購單很多，一部分要采購，一部分尚不要采購，便可以利用「生成后的采購單單號

生成后的采購單單號采購變更流程作業目的：

可記錄采購單變更的歷史信息，以方便信息的查詢，并可將變更單打印成書面，轉交相關部門，便于協調后續的備料及生產。采購變更流程作業目的：采購部門供應商端未核準核準打印單據憑證核準單據修改采購變更單憑證采購單憑證錄入采購變更單1.預計進貨表2.供應商采購交貨狀況表采購單進度追蹤后續追蹤傳送給供應商供應商提出變更錄入采購單更新采購部門供應商端未核準核準打印核準單采購變更單采購單憑證錄入業務場景7月13日成功集團采購員把采購合同傳真給日升公司相關負責人之后，供應商日升公司核實之后，預交貨日可提前至7月19日，成功集團拿到修改后的采購合同，在ERP系統中通過錄入采購變更單作業進行合同的變更動作。業務場景7月13日成功集團采購員把采購合同傳真給日升公司相關作業名稱作業目的重點字段說明錄入采購變更單當已經審核的采購單發生變更需求時，為了記錄變更的歷史和保留變更前后的原始信息，可以通過采購變更單來管理同時將變更單憑證打印出來轉交給相關部門，便于協調后續的備料及生產作業變更版次變更原因作業名稱作業目的重點字段說明錄入采購變更單當已經審核的采購單系統自動顯示此為第幾版的變更，每變更一次，「變更版本」就會＋1。版次的編號原則為0001-9999，表示每一張訂單單號最多可變更9999次。(一天可變更的次數無限制)。前一個版本的變更未完成審核，不得進行下一個版本的變更。例如：「0001」的變更版本尚未審核，無法新增0002版變更。限制1同一張采購單有較大版次的變更單時，不可撤銷作廢或撤銷審核較小版次的變更單。限制2系統自動顯示此為第幾版的變更，每變更一版次的編號原則為000輸入此次變更的原因，方便后續主管的審核和數據的查詢。輸入此次變更的原因，方便后續主管的審核和輸入此次變更的原因，方便后續主管的審核和數據的查詢。輸入此次變更的原因，方便后續主管的審核和進貨/進貨驗收流程作業目的：進貨指錄入采購進貨相關信息。

進貨驗收指階段式收料時，記錄進貨驗收的動作，可由質檢部門來維護檢驗狀態。進貨/進貨驗收流程作業目的：供應商端倉管部門采購部門質檢部門免檢待驗驗收否錄入進貨單更新合格數量送質檢部門采購單憑證錄入采購單數量增加對庫存的影響進貨單驗收合格退回驗收件供應商送貨進貨單憑證不合格錄入進貨單供應商評核管理供應商ABC分析表供應商進貨統計表供應商進貨異常表..審核供應商端倉管部門采購部門質檢部門免檢待驗驗收否錄入進貨單更新業務場景7月19日三星集團把200臺SL型數碼相機送到成功集團，由成功集團的倉管人員進行入庫收料，質檢部分進行驗收的動作。結果發現有198臺合格，2臺由瑕疵。業務場景7月19日三星集團把200臺SL型數碼相機送到成功集作業名稱作業目的重點字段說明錄入進貨單錄入采購進貨相關信息復制前置單據、驗收數量、驗退數量、計價數量進貨單驗收指階段式收料時，記錄進貨驗收的動作，可由品管部門來維護檢驗狀態。驗收數量、驗退數量、檢驗狀態作業名稱作業目的重點字段說明錄入進貨單錄入采購進貨相關信息復復制前置單據

復制前置單據采購單的內容復制到進貨單，帶出后需要查看是否無誤。

采購單的內容復制到進貨單，驗收數量為實際入庫，庫存增加的數量。只要輸入驗收數量，系統會自行計算驗退數量。（驗退數量=進貨數量－驗收數量）

有驗退量，檢驗狀態會自動呈現「不良」。驗收數量為實際入庫，有驗退量，檢驗狀態會自動呈現「不良」。進貨驗收單更新進貨驗收數量、驗退數量進貨驗收單更新進貨驗收數量、驗退數量更新已交量、結束狀態碼更新已交量、結束狀態碼驗退流程作業目的：當進貨驗收，發生不良品需退回供應商時，等待退回的商品稱為「驗退件」當供應商取回驗退不良品時，將退回信息記錄在「退回驗退件」里。驗退流程作業目的：供應商端倉管部門采購部門質檢部門待驗錄入進貨單送質檢部門采購單憑證錄入采購單進貨單驗收檢驗退回驗收件供應商送貨進貨單憑證不合格通知倉管人員數量無影響對庫存的影響通知采購人員取回驗退件供應商端倉管部門采購部門質檢部門待驗錄入進貨單送質檢部門采購業務場景成功集團負責人請供應商將不合格的2臺數碼相機拿回，并要求盡快補2臺貨過來。業務場景成功集團負責人請供應商將不合格的2臺數碼相機拿回，并作業名稱作業目的重點字段說明錄入進貨單錄入采購進貨相關信息復制前置單據、驗收數量、驗退數量、計價數量進貨單驗收指階段式收料時，記錄進貨驗收的動作，可由品管部門來維護檢驗狀態。驗收數量、驗退數量、檢驗狀態作業名稱作業目的重點字段說明錄入進貨單錄入采購進貨相關信息復系統自動帶出

不合格的商品從來沒有允收入庫過，只是從企業的進料檢驗區退回給供應商，所以登錄數據后，并不會影響「應付賬款」。同時，對原有的庫存數量也不會造成任何影響。系統自動帶出不合格的商品從來沒有允收入庫過，供應鏈主流程講義課件退貨流程作業目的：如果原材料或零組件在入庫后，才發現料件質量不良，或因特殊原因必須將料件退回給原供應商時，就需按退貨流程處理。由采購人員負責和供應商協調后，通過「錄入退貨單」記錄退貨及折讓信息

產品確定退回，使用退貨單記錄退回商品信息，之后可能換取新貨。產品不退回，而以應付金額減少的方式處理，稱為折讓。

退貨流程作業目的：采購部門打印單據憑證倉管部門錄入退貨單（審核）供應商端核準N錄入退貨單類型=退貨持續溝通同意退貨否退貨問題反應與溝通協調供應商取回應付賬款減少對賬款的影響備貨數量減少對庫存的影響YNY采購部門打印倉管部門錄入退貨單（審核）供應商端核準N錄入退貨打印單據憑證核準N錄入退貨單類型=折讓持續溝通同意折讓否應付賬款減少對賬款的影響數量不變對庫存的影響YY折讓問題反應與溝通協調采購部門倉管部門供應商端財務部門打印核準N錄入退貨單持續溝通同意折讓否應付賬款減少對賬款的影業務場景7月20日成功集團發現已經驗收入庫的SL型數碼相機有2臺有瑕疵，與三星公司協商之后，瑕疵比較嚴重的1臺退貨，瑕疵不明顯的1臺再原價基礎上給予85折的折扣。業務場景7月20日成功集團發現已經驗收入庫的SL型數碼相機有建議設置兩個單別，來處理「退貨」及「折讓」狀況。建議設置兩個單別，來處理類型=2.折讓→不可輸入數量，直接輸入金額。類型=2.折讓→不可輸入數量，直接輸入金額。日常報表日常報表

請購狀況表數據源：請購單/采購單使用時機：追蹤請購數據的采購進度主要使用人員：采購人員報表用途：1.當請購人員來追蹤采購進度時，以請購單單號查詢對應采購單的采購、進貨狀況。2.采購人員檢視是否有遺漏采購的請購單。

供應商預計進貨明細表數據源：采購單使用時機：供應商商別進貨進度追蹤收料單位查采購列表

主要使用人員：采購人員/收料人員報表用途：1.查詢廠商截至目前延遲交貨明細，檢討改善的依據2.查詢未來廠商應交貨明細，催料的依據請購狀況表供應商預計進貨明細表

供應商ABC分析表數據源：進貨單/退貨記錄使用時機：1.廠商議價

2.廠商管理及淘汰主要使用人員：采購人員/稽核人員報表用途：將期間內進貨廠商，依進貨金額評比，找出重點管理廠商，并檢視其質量、交期的配合狀況，1.作為議價的依據。2.針對交貨狀況欠佳的廠商，評估繼續配合的可行性。

供應商供貨異常表數據源：進貨記錄使用時機：1.廠商議價

2.廠商管理及淘汰主要使用人員：采購人員/稽核人員報表用途：用來檢核廠商的交貨狀況是否有提早交貨、逾期、不良、超交、短交、溢價、低價等異常狀況。主要管控廠商的交貨質量與配合狀況。供應商ABC分析表供應商供貨異常表供應鏈主流程

鼎捷軟件.知識學院供應鏈主流程

鼎捷軟件.知識學院1.客戶有購買需求，向企業詢價；

2.企業報價給客戶，客戶對價格認可之后簽署訂單合同，與企業確認銷售商品、數量和預計出貨時間等細節；3.此時如果庫存足夠則直接銷貨給客戶，之后產生應收賬款，如果庫存不足，企業需要自制或外購。（自制部分詳見“生產制造管理應用篇”）4.采購流程則需要由需求部門提出請購單；5.經采購部門詢、比、議價后向供應商下采購訂單；6.確認需購買的商品、數量和預計進貨時間等細節；7.之后供應商送貨，企業進行進貨驗收，產生應付賬款；8.此時商品庫存數量足夠了，最終銷售出庫給客戶，并產生應收賬款。1.客戶有購買需求，向企業詢價；2.企業報價給客戶，客戶發現需求對需求進行整理確定供應商并對其加以分析確定價格和采購條件擬定并發出采購訂單對訂單進行跟蹤催貨接收并檢驗收到的貨物結清發票并支付貨款善后處理采購在企業中的一般流程發現需求對需求進行整理確定供應商并對其加以分析確定價格和采購接單報價銷貨庫存足夠?應收進貨采購請購驗收自制or外購生產應付存貨

NOYES外購自制庫存數量增加庫存數量減少檢驗驗退不合格合格詢價YESNO詢比價？接單報價銷貨庫存足夠?應收進貨采購請購驗收自制or外購生產應采購管理子系統

鼎捷軟件.知識學院ERP應用人才資質認證供應鏈管理應用篇系列教材之采購管理子系統

鼎捷軟件.知識學院E課程大綱基礎信息設置2日常業務流程3日常報表4案例公司描述1課程大綱基礎信息設置2日常業務流程3日常報表4案例公司描述1學習目標1.通過課程學習，明白企業采購管理環節的流程與管控重點

★★2.掌握采購管理流程在ERP系統中的基礎信息設置與意義

★★★3.能夠將企業采購管理中的各個流程在ERP系統進行呈現

★★★☆4.理解流程的邏輯關系及數據的勾稽關系

★★★★★5.了解采購管理環節中常用報表的意義與使用

★

學習目標1.通過課程學習，明白企業采購管理環節的流程與管控重案例公司描述數碼相機-SL系列買進賣出商品已銷售一段時間有配合的供應商案例公司描述數碼相機-SL系列買進賣出商品案例公司采購管理職責權責

負責供貨商開發、遴選、管理及廠商評核跟滿意度經營。任務負責生產品零組件開發、采購、進貨、應付及廠商管理。

負責采購計劃、采購訂價策略的擬定、規劃及管理。

負責生產原物料的請購、采購、進貨、退貨及應付管理。

。。。。。。案例公司采購管理職責權責負責供貨商開發、遴選、管理及廠商評案例公司倉管管理職責權責任務負責采購料品的到貨、驗收、上架，退貨的實物管理跟存貨賬冊

的處理負責到貨、驗收、采購退貨的存貨帳務登錄跟賬冊管理要落實采購料品的到貨、驗收、上架儲存、退貨程序的執行跟控管負責到貨區、驗收區、不良品區…等區域的規劃跟實物的安全。負責不良品的標示跟安全控管。負責不良品倉庫跟報廢倉庫的管理。負責各倉庫間存貨的轉撥。主要是原物料倉庫跟不良品倉庫，或跟報廢倉庫間的料品轉撥負責有關設定安全存量料件的請購，以及日常盤點工作。案例公司倉管管理職責權責任務負責采購料品的到貨、驗收、上架，系統簡介系統特色系統簡介一般企業采購循環流程系統主作業程序系統簡介系統特色系統簡介一般企業采購循環流程系統主作業程序系統效益與特色管理重點報表及作業提供了多角度的請購、采購、進貨的進度管控報表方便在日常作業中做跟催及管理，達到準時交貨的目的。采購預計進貨表針對公司內部對供應商的評估及管理，提供分析報表，將供應商做等級區分，提供給管理者制定采購政策時的參考依據供應商ABC分析表對于日常采購項目，系統將詳實記錄商品報價信息及供應商價格變動過程，作為公司內部審查和核準的依據。錄入供應商料價價格對于采購價格管理：用來檢核采購是否有異常，供管理者來評估供應商與采購人員的績效。采購價格異常表、供應商供貨異常表在線實時查詢到供應商的相關信息，例如：供應商應付賬款、票據狀況、采購單信息、進退貨明細、供應商的商品價格等。

查詢供應商信息系統效益與特色管理重點報表及作業提供了多角度的請購、采購、進采購流程請購單采購單進貨單退貨單退貨折讓單采購發票付款單各部門物料需求用品短缺供應商接單其他狀況調整采購變更單實際領用＋庫存量庫存增加庫存減少應付賬款增加庫存無影響應付賬款減少財務處理-見【財務模塊篇】需求狀況修正修正∩采購流程請購單采購單進貨單退貨單退貨折讓單采購發票付系統主作業程序系統主作業程序基礎設置基礎設置錄入供應商信息基礎信息設置錄入品號信息（采購）設置采購單據性質基礎設置錄入供應商信息基礎信息設置錄入品號信息（采購）設置采購單據性錄入供應商信息作業目的重點欄位所有與企業有交易往來的供應商，不論是原材料供應商、固定資產供貨商或委外加工供貨商，都必須將供應商信息錄入在這個作業里。訂金比率是否允許分批交貨最近交易日、結算方式付款條件、開票日核準狀況錄入供應商信息作業目的重點欄位所有與企業有交易往來的供應商，2.1錄入供應商信息成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。采購部三星公司詢價比價議價成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。2.1錄入供應商信息成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號9供應鏈主流程講義課件如果在采購條款里，供應商要求下采購單時需先支付一定比率的訂金，則需要在這個字段輸入訂金比率。

如果在采購條款里，供應商要求下采購單時需先支付一定比率的訂金供應鏈主流程講義課件表示同一批采購序號，是否可分多次進貨。

允許分批交貨為Y，采購單可對應多張進貨單允許分批交貨為N,采購單只對應一張進貨單，當進貨數量＜采購數量，為指定結束表示同一批采購序號，是否可分多次進貨。初次交易日期可自行輸入,屬于備注性欄位最近交易由最近一筆進貨回寫如果供應商最近進的一批貨有問題時，可以先查詢最近交易的日期是哪一天，再到進貨單依據供應商跟進貨日期條件，找出那一張進貨單來查看異常的商品。初次交易日期可自行輸入,屬于備注性欄位如果供應商最近進的一批不可空白,需先在基本信息子系統[錄入結算方式]輸入記錄與供應商后續賬款的結算方式不可空白,需先在基本信息子系統[錄入結算方式]輸入需先在[錄入付款條件]作業輸入,推算預計付款日依據需先在[錄入付款條件]作業輸入,推算預計付款日依據「ABC等級」是按供應商的進貨凈額來評定供應商的重要性等級，例如：落在等級A的供應商，表示我們向他們買東西的總金額比其它等級的供應商來得高，相對落在等級C的供應商，其進貨凈額所占的比率是相對比較低的。至于等級的評定方式，如果企業已經有制定等級了，可以自行輸入。另外，也可透過通過【供應商ABC分析表】，由系統將某一段期間內企業進貨的金額，按供應商交貨的時程及質量狀況，進行ABC分析的管理及做參考性的排名。.「ABC等級」是按供應商的進貨凈額來評定供應商的重要性等級，管控供應商交貨的準時度和質量狀況,可自行輸入,也可由[供應商評級]更新.管控供應商交貨的準時度和質量狀況,可自行輸入,也可由[供應商蔡佳玲向采購科長報告新供應商狀況，并請科長進行核準。

蔡佳玲向采購科長報告新供應商狀況，并請科長進行核準。核準狀況核準狀況供應鏈主流程講義課件若核準狀況為2.尚待核準或3.不準交易，則后續交易單據中無法選擇該供應商。若核準狀況為2.尚待核準或3.不準交易，則后續交易單據中無法錄入品號信息（采購）作業目的重點欄位用于錄入商品與存貨\采購\生產等相關的基本信息主供應商補貨政策固定前置天數\變動前置天數、批量標準進價、最近進價、供應商核價進價控制超收管理錄入品號信息（采購）作業目的重點欄位用于錄入商品與存貨\采購錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。后續該品號的默認采購供應商錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號91錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。遇到存貨即將不足時的補貨方法

，依據品號特性選擇錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號91補貨政策意義依補貨點是一個存量水平，當存貨數量下降到補貨點時，即應發起請購與采購活動，期望能確保物料供應不會短缺。可通過【庫存再補貨建議明細表】進行補貨依MRP需求系統會按照品號的需求與供給缺口，自動產生各項產品的生產計劃及采購計劃MRP是以物料本身的需求為計劃目標，所有和這個品號有關的供需都會被納進來計算。

依LRP需求LRP則可按訂單、按工單、或是按銷售預測等不同來源，來產生特定的物料需求計劃。適用于企業的緊急插單狀況頻繁，或是用料復雜的情況。補貨政策意義依補貨點是一個存量水平，當存貨數量下降到補貨點時錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號910001「數碼相機-SL系列」的主要采購供應商，經過一陣詢比議價后，決定是「三星公司」了。計算出前置天數，作為推算預計采購日的依據。錄入品號信息（采購）成功集團采購部-蔡佳玲最近在尋找品號91字段意義固定前置天數企業不管采購1個還是多個，固定花費的天數變動前置天數根據采購數量不同，花費的時間是變動的批量配合變動前置天數使用，例如供應商生產1000個料件，需要耗費1天的時間字段意義固定前置天數企業不管采購1個還是多個，固定花費的天數錄入品號信息（采購）某一采購品號需于7/20交貨2,000pcs；9天

7天1天)(

x1,0002,000=+=固定前置天數變動前置天數批量采購量采購前置天數+=)x(1,000pcs批量變動前置天數固定前置天數7654321預計采購日期（未考慮假日表）7/207/11交貨日采購日錄入品號信息（采購）某一采購品號需于7/20交貨2,000供應鏈主流程講義課件采購取價順序標準近價最近進價供應商核價作業位置錄入品號信息（采購）錄入品號信息（采購）錄入供應商料件價格方式手動輸入最近一筆進貨回寫手動錄入或者更新核價采購取價順序321采購取價順序標準近價最近進價供應商核價作業位置錄入品號信息（供應鏈主流程講義課件進價管制超收管理意義限制品號的采購進價不得超過上限價格當采購料件進貨時，可以設定進貨數量是否可以超過原始采購的數量。計算公式最高采購單價=供應商單價x(1+單價上限比率)最大可進貨量=(采購數量x(1+超收率))－采購已交量進價管制超收管理意義限制品號的采購進價不得超過上限價格當采購售價須>=例如：「數碼相機-SL系列」向「三星公司」采購的第一取價順位是4,000元。表示采購單價必須低于或等于4,200元「單價上限率」設置為5%最高采購單價=供應商單價x(1+單價上限比率)=4,000x(1+0.05)=4,200售價須>=例如：「數碼相機-SL系列」向「三星公司」表示采購需勾選需勾選供應鏈主流程講義課件超收管理當采購料件進貨時，可以設定進貨數量是否可以超過原始采購的數量。進貨數量最多只能到110pcs最大可進貨量=(采購數量x(1+超收率))－采購已交量=100x(1+0.1)-0=110例如：「數碼相機-SL系列」的采購數量100pcs。「超收率」設置為10%超收管理當采購料件進貨時，可以設定進貨數量是否可以超過原始采供應鏈主流程講義課件設置采購單據性質單據性質更新核價核對采購直接開票進價控制31.請購單▲32.核價單▲33.采購單▲▲34.進貨單▲▲▲▲35.退貨單▲▲▲36.詢價單▲設置采購單據性質單據性質更新核價核對采購直接開票進價控制31小試牛刀Q1:【錄入供應商信息】中最近交易日是由后續哪一支作業更新的？Q2:采購取價順序是如何？Q3:成功集團要向供應商三星公司，采購3000pcs的光學鏡片，需求日是7月31日，固定前置天數為5天，變動前置天數為2天，批量為1000，請問預計采購日是？（不需考慮假日表信息）Q4請問哪些單據性質可以設置更新核價選項？小試牛刀Q1:【錄入供應商信息】中最近交易日是由后續哪一支作日常業務流程日常業務流程日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程驗退流程退貨流程進貨/進貨驗收流程日常業務流程管理采購流程日常業務流程管理采購變更流程請購流程請購流程公司內部管理需求，在寄發正式采購單給供應商前，先進行內部需求的審查，由授權主管審查此需求的合理性。再由倉管或相關單位來確認是否已經有庫存了，或是有可以取代的庫存品，這樣一來就可以預防多買，或是造成呆滯等成本浪費的狀況發生。請購流程公司內部管理需求，在寄發正式采購單給供應商前，先進行采購部門需求部門未核準核準錄入請購單打印單據憑證核準1.MRP單據修改請購單憑證留底存查請購來源(由系統自動產生請購單)2.LRP3.再補貨建議表

4.BOM自動請購

5.訂單轉請購

維護請購信息采購流程9.其它新增錄入詢價錄入詢價單詢價單「選定」輸入各家供應商的報價價格決定交易的供應商否是采購部門需求部門未核準核準錄入請購單打印核準1.MRP單請購業務場景7月11日，采購部門接到需購買數碼相機-SL系列200臺的請購需求。（該商品為外購產品，非自制件，且公司需走請購流程）業務場景7月11日，采購部門接到需購買數碼相機-SL系列20作業名稱作業目的重點字段說明錄入請購單用于企業內部使用的單據來源最低補量需求日期作業名稱作業目的重點字段說明錄入請購單用于企業內部使用的單據錄入請購單錄入請購單采購流程-采購單如何協助公司購買到「價廉物美」的物料，也就是如何「降低合理成本」、「提高及穩定質量」、「確保交貨期限」，更重要是「提高工作效率」，幫助銷售與生產的運作順暢，不發生停工待料。正式下采購通知給供應商的對外憑證，記錄著供應商、商品、數量、單價、預計交貨日…。同時也用來追蹤后續商品進貨的進度采購流程-采購單如何協助公司購買到「價廉物美」的物料，也就是錄入采購單

采購部門需求部門未核準核準錄入請購單打印單據憑證核準單據修改采購單憑證傳給供應商直接采購維護請購信息

從請購單生成采購單

采購預計進貨表供應商采購交貨狀況表進貨追蹤采購審查無請購流程零星采購緊急采購

錄入采購單采購部門需求部門未核準核準錄入請購單打印核準單采業務場景7月12日成功集團針對請購部門人員提出的請購需求，做審核采購的程序。程序為(1)維護請購信息(2)從請購單生成采購單(3)系統產生“錄入采購單”。業務場景7月12日成功集團針對請購部門人員提出的請購需求，做作業名稱作業目的重點字段說明維護請購信息采購人員針對品號管轄范圍已審核的請購信息，進行采購審查動作，并且做采購發單前最后相關信息的審核指定結束鈕單身維護請購信息如供應商編號、鎖定碼采購碼、采購單號從請購單生成采購單當采購人員在“維護請購信息”做好最后的采購信息維護后，即可執行此作業，產生正式的采購單。發放采購購可以根據鎖定選項選擇已鎖定、未鎖定、全部作業名稱作業目的重點字段說明維護請購信息采購人員針對品號管轄利用「修改」功能進行維護

維護采購信息利用「修改」功能進行維護維護采購信息如果采購人員審查后，因某些因素決議不要購買此品號時，點擊「指定結束」鈕。結束碼就會更新為「

y：指定結束」

如果采購人員審查后，因某些因素決議不要購買此品號時，點擊「指將「鎖定碼」打勾，表示這筆要采購且已經審核過了。將「鎖定碼」打勾，表示這筆要采購且已經審核過了。如果請購單很多，一部分要采購，一部分尚不要采購，便可以利用「鎖定碼」選項篩選請購單。

如果請購單很多，一部分要采購，一部分尚不要采購，便可以利用「生成后的采購單單號

生成后的采購單單號采購變更流程作業目的：

可記錄采購單變更的歷史信息，以方便信息的查詢，并可將變更單打印成書面，轉交相關部門，便于協調后續的備料及生產。采購變更流程作業目的：采購部門供應商端未核準核準打印單據憑證核準單據修改采購變更單憑證采購單憑證錄入采購變更單1.預計進貨表2.供應商采購交貨狀況表采購單進度追蹤后續追蹤傳送給供應商供應商提出變更錄入采購單更新采購部門供應商端未核準核準打印核準單采購變更單采購單憑證錄入業務場景7月13日成功集團采購員把采購合同傳真給日升公司相關負責人之后，供應商日升公司核實之后，預交貨日可提前至7月19日，成功集團拿到修改后的采購合同，在ERP系統中通過錄入采購變更單作業進行合同的變更動作。業務場景7月13日成功集團采購員把采購合同傳真給日升公司相關作業名稱作業目的重點字段說明錄入采購變更單當已經審核的采購單發生變更需求時，為了記錄變更的歷史和保留變更前后的原始信息，可以通過采購變更單來管理同時將變更單憑證打印出來轉交給相關部門，便于協調后續的備料及生產作業變更版次變更原因作業名稱作業目的重點字段說明錄入采購變更單當已經審核的采購單系統自動顯示此為第幾版的變更，每變更一次，「變更版本」就會＋1。版次的編號原則為0001-9999，表示每一張訂單單號最多可變更9999次。(一天可變更的次數無限制)。前一個版本的變更未完成審核，不得進行下一個版本的變更。例如：「0001」的變更版本尚未審核，無法新增0002版變更。限制1同一張采購單有較大版次的變更單時，不可撤銷作廢或撤銷審核較小版次的變更單。限制2系統自動顯示此為第幾版的變更，每變更一版次的編號原則為000輸入此次變更的原因，方便后續主管的審核和數據的查詢。輸入此次變更的原因，方便后續主管的審核和輸入此次變更的原因，方便后續主管的審核和數據的查詢。輸入此次變更的原因，方便后續主管的審核和進貨/進貨驗收流程作業目的：進貨指錄入采購進貨相關信息。

進貨驗收指階段式收料時，記錄進貨驗收的動作，可由質檢部門來維護檢驗狀態。進貨/進貨驗收流程作業目的：供應商端倉管部門采購部門質檢部門免檢待驗驗收否錄入進貨單更新合格數量送質檢部門采購單憑證錄入采購單數量增加對庫存的影響進貨單驗收合格退回驗收件供應商送貨進貨單憑證不合格錄入進貨單供應商評核管理供應商ABC分析表供應商進貨統計表供應商進貨異常表..審核供應商端倉管部門采購部門質檢部門免檢待驗驗收否錄入進貨單更新業務場景7月19日三星集團把200臺SL型數碼相機送到成功集團，由成功集團的倉管人員進行入庫收料，質檢部分進行驗收的動作。結果發現有198臺合格，2臺由瑕疵。業務場景7月19日三星集團把200臺SL型數碼相機送到成功集作業名稱作業目的重點字段說明錄入進貨單錄入采購進貨相關