..行政部工作模式流程〔2017-07-04修訂一、行政部工作職責(zé)1、公司規(guī)章制度的建設(shè)完善和監(jiān)督執(zhí)行；2、公司文化建設(shè)；負(fù)責(zé)公司文化的培育、提煉、宣導(dǎo)；3、行政事務(wù)管理；負(fù)責(zé)公司環(huán)境改善、文件、檔案、綠植、圖書等行政類事務(wù)的安排；4、資產(chǎn)管理；負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)、低值資產(chǎn)的采購、編碼、發(fā)放、調(diào)撥、清理、盤點等；5、公司后勤管理負(fù)責(zé)水、電、辦公設(shè)施的維護和管理,負(fù)責(zé)公司保潔工作的管理；負(fù)責(zé)員工宿舍、餐廳、停車的管理；6、公司辦公自動化管理負(fù)責(zé)公司辦公網(wǎng)絡(luò)和電話網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與維護；7、成本控制負(fù)責(zé)公司水、電、辦公耗材、交通、通訊等費用的控制；8、安全管理負(fù)責(zé)公司財產(chǎn)、水電、消防、內(nèi)部治安安全；員工人身、財產(chǎn)安全的宣導(dǎo)、監(jiān)督與檢查；9、負(fù)責(zé)辦公場地的租賃、裝修與環(huán)境布置；10、公共關(guān)系處理負(fù)責(zé)公司的對外聯(lián)絡(luò)、接待工作；業(yè)務(wù)關(guān)系往來的洽談。二、行政部人員配備

行政部長

陳磊

行政后勤

韓東奎

行政專員

邱瑞雪

行政主管

張國才

行政文員

蘇文網(wǎng)絡(luò)管理員

田啟輝三、行政部崗位職責(zé)描述〔一行政部長崗位職責(zé)〔1負(fù)責(zé)公司行政管理制度的修訂、完善。〔2負(fù)責(zé)對公司行政管理制度的貫徹執(zhí)行、監(jiān)督、檢查與處罰。〔3負(fù)責(zé)推進公司文化建設(shè),策劃組織公司各類文娛活動與會務(wù)工作。〔4組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與總結(jié)；〔5負(fù)責(zé)制定、推行行政部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)并監(jiān)督實施。〔6負(fù)責(zé)規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查與考核下屬人員完成本職工作。〔7負(fù)責(zé)公司行政類費用控制、分析和預(yù)算管理。〔8負(fù)責(zé)推動改進公司辦公環(huán)境,提升員工滿意度。〔9負(fù)責(zé)公司裝修施工的督導(dǎo)與檢查工作。〔10負(fù)責(zé)公司社會關(guān)系及業(yè)務(wù)關(guān)系的往來及聯(lián)絡(luò)。〔11負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他臨時性工作。〔二行政主管崗位職責(zé)〔1負(fù)責(zé)協(xié)助行政部長開展工作,在行政部長不在時,全面履行行政部長的工作職責(zé)。〔2負(fù)責(zé)協(xié)助做好公司日常行政事務(wù)的組織協(xié)調(diào)工作。〔3負(fù)責(zé)協(xié)助做好公司會議、大型活動的籌備與組織工作。〔4負(fù)責(zé)檢查管理公司餐廳的訂貨、食品安全、餐飲衛(wèi)生等工作。〔5負(fù)責(zé)公司外包的保安工作流程與標(biāo)準(zhǔn)的制定、檢查、考核等工作。〔6負(fù)責(zé)公司外包的保潔員的流程與標(biāo)準(zhǔn)的制定、檢查、考核等工作。〔7負(fù)責(zé)公司個別區(qū)域內(nèi)的施工改造的詢價、競價、施工與結(jié)賬等工作。〔8負(fù)責(zé)公司衛(wèi)生、工牌、工裝等違紀(jì)行為的檢查工作。〔9負(fù)責(zé)協(xié)助本部門開展的整體工作,支持各崗位突發(fā)的緊急工作。〔10負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他臨時性工作。〔三網(wǎng)絡(luò)管理員崗位職責(zé)〔1負(fù)責(zé)公司所有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的架設(shè)、管理與維護。〔2負(fù)責(zé)公司所有電腦、打印機、投影儀等設(shè)備的故障維護與維修。〔3負(fù)責(zé)公司通訊線路與器材的維護與維修。〔4負(fù)責(zé)公司門禁卡的制作、發(fā)放與管理。〔5負(fù)責(zé)公司門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)與考勤系統(tǒng)的維護與維修。〔6負(fù)責(zé)公司大型活動和會務(wù)的音響設(shè)備的調(diào)試與操作。〔7負(fù)責(zé)協(xié)助公司技術(shù)部開展的網(wǎng)絡(luò)維護等工作。〔8負(fù)責(zé)協(xié)助本部門開展的整體工作,支持各崗位突發(fā)的緊急工作。〔9負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他臨時性工作。〔四行政后勤崗位職責(zé)〔1負(fù)責(zé)公司公共設(shè)施、水電、設(shè)備、家具、器材等維修維護工作。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：接到維修通知,如沒有其它工作安排,第一時間趕到現(xiàn)場進行維修；如正在進行其它工作,根據(jù)六點工作優(yōu)先制安排工作主次；如維修通知的維修沒有手頭工作緊急重要,及時做好備忘,待手頭工作完成后,及時去完成維修。、遇到維修工作超出能力范圍時,及時報行政部長,由行政部長負(fù)責(zé)安排送修或上門維修。遇到需要采購零部件方能完成的維修,及時報行政部長,由行政部長安排采購。〔2負(fù)責(zé)巡視檢查公司辦公區(qū)域與公共區(qū)域用電及消防安全,及時排除安全隱患。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：每周檢查所有辦公區(qū)域,重點檢查用電線路是否超負(fù)荷、損壞等情況；每周檢查辦公區(qū)域及宿舍是否存私接電源、私自使用大功率電器等情況；每周檢查公司消防器材是否損壞、丟失；消防通道是否順暢；每月進行一次用電大檢查,重點檢查用電線路老化的情況；每月進行一次消防大檢查,重點檢查滅火器壓力值是否處于正常范圍等情況；以上檢查及時填寫檢查登記表。〔3負(fù)責(zé)協(xié)助生產(chǎn)設(shè)備的安裝工作。〔4負(fù)責(zé)臨時性接送客人與外出勤務(wù)等工作。〔5負(fù)責(zé)協(xié)助部門開展的整體工作,支持各崗位突發(fā)的緊急工作。〔6配合公司及部門舉辦工作活動的組織及后勤服務(wù)工作。〔7負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其他臨時性工作。〔五行政文員崗位職責(zé)〔1負(fù)責(zé)公司各項費用的收集、匯總、統(tǒng)計等工作。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：每月5日前完成上月除水電之外的其它費用；每月8日前完成上月所有費用的收集、匯總與統(tǒng)計；〔2負(fù)責(zé)公司房租、水電、寬帶等所有行政費用的付款流程,并及時付款、報銷與轉(zhuǎn)賬；〔3負(fù)責(zé)公司員工工牌辦理、發(fā)放、替換與回收工作。〔4負(fù)責(zé)公司電話號碼的辦理、充理與管理；〔5負(fù)責(zé)公司通迅錄的整理與更新。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：每月20日前完成通訊錄的初步修訂,提交人資部修改；每月25日前發(fā)布新的通訊錄。〔6負(fù)責(zé)公司郵件、快遞及其他文件的收發(fā)處理工作。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：快遞或信件到達公司,統(tǒng)一簽收后,及時在《快遞登記表》上登記；通過即時通訊工具,通知相應(yīng)的員工領(lǐng)取快遞；員工個人外發(fā)快遞,須做好登記；因工作需要發(fā)加急的快遞〔EMS或順風(fēng),需走相應(yīng)的申請流程；每周匯總快遞費用,向財務(wù)中心交賬。〔7負(fù)責(zé)對公司廢品變賣工作的處理跟進工作。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：變賣過程中須嚴(yán)格檢查核對數(shù)量、重量與類別,并簽字。保證金款項余額不足時,及時與財務(wù)部對接。〔8負(fù)責(zé)協(xié)助部門開展的整體工作,支持各崗位突發(fā)的緊急工作。〔9部門領(lǐng)導(dǎo)安排的其他相關(guān)工作。〔六行政專員崗位職責(zé)〔1負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理。〔2負(fù)責(zé)辦公用品、低值資產(chǎn)、易耗品、公司產(chǎn)品的管理。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：熟悉各種資產(chǎn)、物料的品種、規(guī)格、型號及性能,隨時掌握庫存狀態(tài),設(shè)定最低庫存量。明確各項辦公用品和各類資產(chǎn)的使用用途,嚴(yán)禁挪作私用或損壞。每周二集中采購,結(jié)合歷史同期使用量,計算采購數(shù)量,書寫采購郵件提報于供應(yīng)鏈中心；采購?fù)瓿珊?及時審核采購單,清點數(shù)量、檢查品質(zhì)及規(guī)格是否合格,填寫《入庫單》,并在T6做電子采購入庫后,實物入庫。辦理入庫不得隔夜。《入庫單》一式三聯(lián),一聯(lián)留存,二聯(lián)提供采購人員報銷,三聯(lián)財務(wù)留存。領(lǐng)出使用：使用部門/人填寫辦公用品領(lǐng)用表,行政部遵循以舊換新、先進先出的原則發(fā)放。每月底,盤點倉庫所有辦公用品剩余量,計算當(dāng)月各部門辦公用品、耗材領(lǐng)用費用報行政部長。〔3負(fù)責(zé)公司倉庫的管理。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：做好庫房的安全管理工作,保證庫房的防火、防盜及設(shè)施安全,及時解決管理漏洞與消防隱患。合理安排庫房、庫位,預(yù)留足夠的出入通道、安全距離、安全高度。每周五清理庫房,使物料分類排列,存放整齊,數(shù)量準(zhǔn)確。倉庫物料擺放原則：上輕下重,外形對應(yīng),先進先出。及時排查將要過期或損壞物料,避免損失。〔4負(fù)責(zé)公司各項資產(chǎn)、物料的借用及回收。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：凡借用公司辦公器材、物料,需填寫《物料借用登記表》。提醒借用人員愛惜公共財產(chǎn),回收物品時仔細(xì)查驗物品,簽字入庫。借用物資超時未還的,督促歸還或續(xù)借,不得超過1個工作日未還。借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償。〔5負(fù)責(zé)公司鑰匙的管理。標(biāo)準(zhǔn)/技巧：收集所有辦公室、會議室、大門等各處鑰匙,做到集中管理。保持鑰匙編號整齊、有序,不得缺失。辦公室搬遷,及時提醒鑰匙保