**公司采購管理制度第一章總則第一條為進一步加強**公司（以下簡稱“**交通”）采購工作管理，規范采購行為，保證采購質量，控制成本和提高經濟效益，根據國家有關法律法規，結合**交通實際情況，制定本制度。第二條本制度適用于**交通和**交通下屬各級子公司開展的物資采購、工程采購和服務采購活動。第三條**交通采購工作應堅持“分工協作、規范管理；統籌資源、保障供給；公平競爭、確保質量；降低成本、提高效率”的原則組織實施，采購過程應合法、合規。第二章定義第四條物資采購：是指與行政辦公有關的固定資產、低值易耗品、消耗品、員工福利用品、各類軟件、工具等的采購，以及與生產經營有關的原材料、輔助材料和營銷物資的采購。具體包括房屋建筑物、機械設備、車輛設備、辦公家具、電子設備、生產物料、辦公耗材、酒水、卡券、對外禮品、專業軟件等的采購。第五條工程采購：是指為滿足建設工程需要而進行的采購，包含工程施工類（工程總承包、施工總承包、專業專項施工等）、工程物資類（建設工程所需的設備、材料等）和工程服務類（工程勘察、工程設計、施工監第四十二條采購過程中形成的采購文件，應按照公司檔案管理有關規定妥善保管、及時歸檔，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限一般為自采購結束之日起至少保存5年。第十章監督檢查第四十三條未經立項審批的項目一律不得組織實施。嚴禁出現為規避立項審批，擅自拆分單體項目、故意降低標的金額等行為；嚴禁在立項審批過程中，編造客觀理由、虛構限制條件，擅自改變組織方式，將應采取招標的變通為競爭性談判、詢價議價甚至單一來源采購等方式。第四十四條**交通下屬各級子公司開展的物資采購、工程采購和服務采購活動及其參與人員的行為，應接受**交通采購歸口管理部門、風控合規部門和審計監察部門的監督檢查。單項估算采購金額達到100萬元的采購項目，**交通審計監察部應派員參與采購實施活動。第四十五條凡與采購工作相關的部門和人員均須遵守國家法律法規及**交通內部有關保密、廉潔從業等制度規定，與采購結果的確定有特定利益關系的人員應主動說明并回避。第四十六條對于在采購工作中不履行國家和地方有關規定和本制度管控要求的，及徇私舞弊，玩忽職守，違反紀律規定或給公司造成損失的，追究有關當事人責任。觸犯刑律的，移交司法機關處理。第十一章附則第四十七條為提高工作效率，對**交通內部單位間營銷物資的采購,可以采用由業務統籌部門上報階段性（月/季）業務實施計劃的形式，代替需求審批和采購申請審批流程，并適當簡化合同審批流程。第四十八條對于情況特殊、有保密要求、突發、緊急的采購項目，如按照本制度執行確實存在困難的，須按計劃外采購需求審批權限，走特殊審批流程。但如發現相關人員通過故意編制虛假信息，以達到走特殊審批流程目的的，將從重對當事人予以問責、處理。第四十九條根據子公司章程的規定，重要物資采購和大額交易事項需要履行必要程序的，應履行必要程序。其他未盡事宜，按國家和地方相關現行有效的法律規范執行，并應適時對本制度作出補充和適應性調整。第五十條本制度由**交通公司辦公室負責解釋及修訂。**交通各級子公司應根據本制度制訂具體的采購管理辦法或實施細則，并在正式發布前報**交通公司辦公室審核備案。第五H^一條本制度自2020年8月1日起執行。理、造價咨詢、招標代理、專項評估評價等）等的采購。第六條服務采購：是指除行政物資和工程以外的其他企業需求與企業經營發展相關的服務采購，包括宣傳推廣、品牌服務、管理咨詢、顧問服務、技術服務、委托、代理、居間、設計、承攬、保管、倉儲、運輸、租賃等相關服務性支持的采購。第七條招標：是指采購部門（或招標代理）發出招標公告或投標邀請書，邀請合格投標單位在規定的時間、地點按照規定的程序進行投標，在此基礎上進行綜合比較并確定最終供應商的采購方式。第八條競爭性談判：是指直接邀請一定數量的合格供應商就采購事宜進行談判，從而確定最終供應商的采購方式。一般適用于性質特殊，無法確定詳細規格或具體要求以及難以事先計算出價格總額的采購項目。第九條詢價：是指采購部門向一定數量的合格供應商發出詢價文件,根據供應商報價進行綜合比較并確定最終供應商的采購方式。一般適用于規格和標準統一、使用資金少、市場價格變化幅度小的采購項目。第十條單一來源：是指為保證一致性或配套性、或不可預見的緊急情況下，由采購部門向特定的唯一供應商進行采購的采購方式。第三章職責分工第H"一條**交通公司辦公室是采購工作的歸口管理部門。負責建立、健全采購管理制度、管控體系和工作流程，并牽頭負責各單位采購工作的總體把控、具體指導、必要審查和工作協調。第十二條各單位采購部門/崗位具體負責本單位采購工作的組織實施,內容包括收集整理采購信息、發起采購申請流程、提報相關資料（數據）、開發潛在供應商、簽訂和執行采購合同，并做好采購資料的整理歸檔。第十三條**交通和各單位財務、法務等職能部門應根據各自職責要求,參與采購工作相關的需求審批、預算與成本控制、合同法律風險把控、付款條件及付款進度的管控等。第十四條為防范在采購工作中可能出現的舞弊、差錯等問題和現象，在具體開展采購與付款工作時，應確保不相容崗位相分離，包括但不限于：（1）需求計劃與采購預算的編制與審批分離；（2）需求計劃與采購申請的操作與審批分離；（3）供應商的選擇與審批分離；（4）招標、談判、詢價、比價等操作與審批分離；（5）采購合同的訂立與審批分離；（6）采購實施與驗收分離；（7）采購、驗收與相關會計記錄分離；（8）采購付款申請、審批與執行分離。第三章需求計劃及審批第十五條采購工作始于需求計劃管理。每個自然年末，各單位應根據自身發展規劃和經費預算，組織各部門編制年度需求計劃，列明需求事項、要求、數量、用途、需求時間、歸屬和預算等相關信息。第十六條采購部門對各部門年度需求計劃進行匯總處理，并在此基礎上按照科學、明確、具體、可行原則，編制本單位年度采購計劃。經內部審批通過后，報**交通公司辦公室組織評審（每年12月31日前）。第十七條年度采購計劃審批通過后，各單位必須嚴格按照批復的年度計劃和預算實施采購活動。確因生產工作需要，需要變更采購計劃、調整采購內容和預算的，須報**交通公司辦公室，經權限領導審批后執行。原則上，年度采購計劃和預算每年中調整1次。第十八條為加強采購計劃的過程管理，保證采購計劃更符合實際需求,對需要持續性采購的項目，采購部門應會同相關部門編制詳細的分階段、分時間的項目專項采購計劃。同時，各單位采購部門應于每月25日前，向**交通公司辦公室提報當月采購計劃執行情況和下一月度的采購計劃。第十九條**交通公司辦公室會同財務、資產管理等部門，每月出具采購計劃與實際執行情況的對比分析報告，作為各單位采購計劃執行情況工作記錄和考核依據。同時，根據資源統籌、預算管控和目標成本管理的原則，對各單位下一月度的采購計劃進行匯總處理：（一）可以通過內部資源調配（含共享）滿足的，應優先通過內部資源調配滿足；無法通過內部資源調配滿足的轉化為采購需求。（二）根據**交通關于資產或服務配置標準的相關規定或交易慣例，調整各單位擬采購物資和服務的配置標準和預算。（三）對共性的、全局性的、具有規模采購效益的采購項目，由**交通公司辦公室選擇有利時機組織集中采購，并做好內部結算。（四）集中采購范圍外的采購項目，由各單位自行組織實施，但必須堅持程序規范、質量優良、價格合理的原則。第二十條凡是需求計劃之外的采購需求，需求部門必須按照需求預算金額，發起計劃外采購需求審批流程，報相關權限領導審批：計劃外采購需求審批權限一覽表采購類別采購估算金額子公司**交通單位負責人行政副總總經理董事長物資采購工程采購服務采購＜10萬元10萬元W金額＜20萬元20萬元〈金額＜100萬元VW100萬元第四章采購申請及實施第二十一條采購部門根據經審批通過的采購計劃和實際需求情況發起采購申請流程，詳細說明需求背景，采購內容描述，緊急程度、采購方式、目標供應商選擇范圍及條件、預算和目標成本、是否需要樣品提供和確認，以及采購行為實施責任人等，根據自身管控要求，選定最終審批人。第二十二條原則上，采購部門應根據采購項目對應的類別和采購估算金額，選定采購方式。未經審批同意，實施過程中不得隨意變更。采購項目分類及對應采購方式一覽表采購項目類別采購估算金額采購方式公開招標邀請招標談判、詢價議價等物資采購（含工程物資）金額2200萬元V100萬元W金額〈200萬元VV金額V100萬元VV工程采購（工程施工類）金額2400萬元V200萬元W金額V400萬元VV金額〈200萬VV服務采購（含工程服務）金額2100萬元V50萬元W金額V100萬元V金額〈50萬元VV第二十三條依法必須招標的項目，應當公開招標；符合法律規定可以邀請招標的，允許邀請招標。嚴禁以拆分等形式規避招標。除獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品等適用于單一來源采購的特殊情況，應招標而不招標的必須充分說明理由，并經**交通總經理批準。第二十四條公開招標的項目，應委托招標代理機構辦理招標事宜。其他非公開招標的采購項目可委托代理機構代理采購，也可自行組織采購。根據采購項目的特殊要求，可以規定供應商的特定條件，但不得以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇。第二十五條供應商應從符合相應資格條件的供應商名錄中選取。為了保證采購項目的充分競爭，減少或避免串標、圍標和流標的風險，原則上參與投標的供應商不應少于5家，競爭性談判、詢價的供應商不應少于3家。第二十六條采用競爭性談判、詢價議價、單一來源等方式進行采購時,由采購部門組織需求部門及有關專家組成3人以上的談判或詢價比價小組,根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則，建立比價體系，形成談判/詢價議價結果，共同簽字確認后，會同供應商簽章的報價文件、議價和談判記錄紀要等，報**交通公司辦公室復核。第二十七條為簡化采購程序，提高工作效率，對于生產經營用原材料、輔料、耗材、備品備件，以及通用性強、技術標準和規格相同或相近的日常辦公用品和經常使用服務的采購，可通過招標、談判、詢議價等形式，確定一段時間內（原則上一年）的供應商，簽訂長期供貨或服務合作協議。并應在滿足實際需求的情況下，結合市場和價格變化，選擇有利采購時機。第六章供應商管理第二十八條**交通公司辦公室負責牽頭建立采購供應商管理制度，制訂供應商準入標準，建立采購回訪制度和供應商動態評價和退出的相關機制，并負責**交通合格采購供應商名錄或數據庫的維護。第二十九條除公開招標的采購項目外，采購部門應根據相關規定或操作指引，擇優在**交通供應商名錄中選取供應商。暫未有供應商名錄的采購項目，可在嚴格審查其他合法經營主體的資信情況、履約能力、服務質量等內容后列為候選供應商，經審批通過后納入**交通供應商名錄。第三十條對列入**交通采購供應商名錄或數據庫中的供應商，**交通公司辦公室會同相關單位按照資格認證、合作評估、使用監督、優勝劣汰的原則進行動態考核，不斷優化供應商名錄，培育優秀供應商群體。第三十一條凡發現以欺騙、瞞報、串標、圍標等手段入選的供應商,或經國家、政府或其他公信渠道披露有違反國家或地方相關法律法規行為的供應商，以及有嚴重違約行為的供應商，應列入供應商黑名單，并自登記之日起兩年內不得允許其參與**交通及下屬企業的任何采購活動。第七章采購合同管理第三十二條凡采購事項，除通過京東、蘇寧、國美、天貓等電商平臺進行的零星采購外，必須事先訂立書面合同。凡未事先訂立書面合同而實施的采購行為：（一）自然年累計金額達到50萬元以上的，該單位年度績效考核結果打九折；（二）發生爭議或給公司造成損失的，由直接負責的主管人員和其他直接責任人員負責處理并承擔責任。第三十三條合同內容由當事人約定，一般應包括：（一）當事人的名稱或者姓名和住所；（二）采購標的物的規格型號或者服務的內容；（三）標的物的數量、質量或服務的內容深度要求；（四）價款或報酬、結算方式及發票種類、稅率；（五）履行期限、地點和方式；（六）驗收標準和售后服務；（七）違約責任；（八）通知及送達；（九）解決爭議的方法。第三十四條為提高采購工作的安全性及現金流管理的有效性，合同談判時應盡量爭取先貨后款方式或者合理安排和設定付款進度。建議的付款方式為：20%-30%-40%-10%,即合同簽訂后預付款比例不超過20%,貨物交付或服務工作完成之前累計支付比例不超過50%,驗收合格前累計支付比例不超過90%。有質量保證要求的，原則上必須保留10%的質保金。第三十五條采購合同必須經由法務、財務部門審核和相關權限領導審批（見《合同金額審批權限》）通過后方可簽訂。對未經由必要審批程序而簽訂采購合同的，參照未事先訂立書面合同而實施的采購行為進行處理。第三十六條采購合同正式簽訂后，采購人員應當依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能發生的變更及影響生產經營或工程進度的異常情況，應向相關部門出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施保證需求物資或服務的及時供應。第八章采購付款管理第三十七條采購付款申請由采購實施部門發起，付款申請應關聯需求審批流程、采購申請流程和合同審批流程，并提供合同約定的發票/收據,已入庫的須附驗收入庫單，經相關部門和權限領導審批通過后支付。第三十八條財務部門執行采購付款業務處理時應嚴格審查采購合同、費用票據、入庫單等資料是否