SCM智能一卡通管理平臺軟件操作手冊煙臺威爾數據系統有限公司煙臺威爾數據系統有限公司WELLDATASYSTEM(YANTAI)CO.LTD2011年7月目錄TOC\o"1-2"\h\z\u［第一章］概述 -1-［第二章］軟件安裝 -3-第一節解壓軟件，安裝數據庫程序 -3-第二節配置數據庫激活注冊 -4-第三節配置數據庫連接創建數據庫 -5-第四節升級程序 -7-第五節執行軟件主程序 -7-第六節遠程登錄系統 -7-第七節登錄異常處理 -8-［第三章］人事管理 -9-第一節部門管理 -9-第二節人員管理 -10-第三節批量導入人員照片 -12-［第四章］卡管理中心 -15-第一節定義用戶分類 -15-第二節創建賬戶 -17-第三節卡片初始化 -21-第四節發員工卡 -22-［第五章］消費管理 -23-第一節軟件中創建場所 -23-第二節軟件中創建設備 -24-第三節指定白名單 -26-第四節設備通訊 -26-第五節卡片充值、補貼 -29-第六節消費機進行消費 -31-第七節讀取消費記錄 -31-第八節設備交易報表 -31-第九節查看統計報表 -32-［第六章］掛失，提現，退款，退卡流程 -33-第一節卡片掛失 -33-第二節卡片退款 -33-第三節卡片退卡 -34-第四節卡片提現申請 -36-第五節提現審核 -37-第六節提現 -38-［第七章］考勤管理 -39-第一節在軟件中建立考勤機 -39-第二節將人員檔案寫入考勤機 -40-第三節考勤機上為新人員發卡、采集指紋拍照 -41-第四節讀取操作日志，將卡號、指紋等信息存入軟件 -42-第五節將保存檔案、指紋和照片等信息，重新寫入考勤機 -42-第六節考勤機正常工作 -43-第七節月末讀取考勤機存儲的考勤記錄和拍照 -43-第八節設置員工班次，指定當月考勤規則 -43-第九節對當月的請假加班等單據進行錄入 -45-第十節數據分析，生成日報表結果 -45-第十一節日報表結果無誤，生成月匯總記錄 -46-第十二節導出或打印月匯總記錄 -46-概述SCM智能卡一卡通管理平臺系統，是基于企業網（Intranet）拓撲架構的網絡（WEB）服務系統軟件。軟件依托于網頁瀏覽器（IE6.0以上，Firefox4.0以上，Chrome,Opera）為載體，為中小型企業提供日常的考勤管理，消費管理，門禁管理，權限管理等一卡通管理功能。軟件系統支持MSSQLServer數據庫，采用免安裝的綠色軟件模式，可以方便快捷的建立局域網絡拓撲架構，可以實現廣域網的遠程訪問和管理功能。軟件適用操作系統：win98/win2000/win2003/winXP/win7/vista（win32位）軟件適用瀏覽器：IE6.0/IE7.0/IE8.0/Firefox3.0及其以上版本/Opera9及其以上版本/Chrome瀏覽器需支持功能：Javascript腳本，允許Cookies以及支持XMLDOM數據庫支持范圍：標準使用MSSQL數據庫，可支持Oracle，Mysql數據庫。軟件支持人數：常規支持10000人以下的規模企業使用，10000人以上需要啟用軟件擴展模塊。更多注意事項請參閱（HYPERLINK權限組定義中進行設置。沒有查看權限的菜單，會顯示成灰色，并處于不可用的狀態。軟件安裝解壓軟件，安裝數據庫程序解壓軟件：SCM智能卡管理平臺軟件，采用免安裝的綠色軟件模式，用戶直接從光盤中將SCM智能卡管理平臺軟件的壓縮包文件拷貝到本地磁盤目錄下。如圖，使用解壓工具將軟件解壓到當前目錄下，解壓后軟件目錄。（注：用光盤安裝時，一定要選擇非光盤的磁盤目錄解壓縮。）安裝MSSQL數據庫程序（需要單獨購買此軟件）：點擊“安裝SQLSERVER2000組件（C）”點擊“安裝數據庫服務器”點擊“下一步”選擇“本地計算機”，點擊“下一步”選擇“創建SQLSERVER實例”，點擊“下一步”。在用戶信息窗口中添入用戶姓名和所在公司名稱點擊“下一步”選擇接受協議填好CD-KEY，點擊下一步選擇“服務器和客戶端工具”，點擊下一步選擇“默認”，點擊下一步。在安裝類型窗口中選擇“典型”，點擊下一步。選擇“使用本地系統帳戶”，點擊下一步選擇“混合驗證模式”，填入密碼，點擊下一步。如果是Windows模式的話，則使用你計算機的超級管理員帳號就行了；如果是混合模式的話，則使用sa，密碼一般為空。最好是采用混合驗證模式登陸,密碼可以設為空也可以將用戶名設為"sa",密碼設或不設都行。僅windows驗證只允許widnows用戶進行訪問混合即windows和sql用戶都可以進行訪問sql僅windows驗證要比混合驗證安全,因為windows的驗證機制要比sql的要好選擇“每客戶”，并填好數量，點擊“繼續”點擊“完成”，并重新啟動計算機配置數據庫激活注冊運行管理軟件目錄下的圖標，彈出SCM平臺軟件注冊界面。如圖：系統的機器碼：系統機器碼加密以后生成32位16進制數。選擇注冊文件：代理商提供的授權文件。公司名稱：SCM智能一卡通管理平臺所使用的公司。授權類型：獲取使用序列號或購買正版序列號。注冊日期：系統使用日期。截止日期：使用時間，默認是無限制。單獨的消費版不需要注冊可以直接點配置數據庫連接。

配置數據庫連接創建數據庫配置數據庫連接界面服務器名稱：SCM智能卡軟件所放服務器的位置，如果有實例名請加上，默認為：localhost。（注：數據庫放入本地使用localhost，如遠程服務器需要使用IP地址如：）數據庫類型：SCM智能卡軟件默認選擇的數據庫類型為SQLServer。超時時間秒：連接數據庫超過5秒中時，視為連接失敗。驗證方式：驗證方式分為兩種方式：Windows-NT集成，SQL集成。本機可以選擇NT集成。連接賬號：指定連接賬號SQL默認賬戶為sa。連接密碼：連接密碼允許為空。設置好后點連接數據庫提示成功后點下一步即可。

創建數據庫安裝路徑：選擇數據庫存儲位置。服務器名稱：為連接數據庫時指定的服務器地址。數據庫名稱：為數據庫的創建名稱。數據庫類型：為SQLServer數據庫。數據庫連接成功后，方能創建數據庫。這里除了安裝路徑用戶可以改下其它可以不用改，點創建數據庫彈出創建成功即可。

備份數據庫用戶可以定期對數據庫做備份。升級程序此功能暫未啟用。執行軟件主程序直接到軟件目錄下運行SCM_Main.exe程序。軟件啟動成功后，會在桌面右下角生成一個程序圖標：只要圖標存在，其他用戶就可以繼續使用瀏覽器，輸入http://服務器IP地址：端口號遠程訪問軟件遠程登錄系統遠程登錄系統需要獲取計算機IP地址，查看計算機IP地址方法在開始-運行中輸入cmd命令點擊[確定]，在doc命令窗口輸入ipconfig命令可以查看IP地址，或者點擊系統托盤下電腦圖標，選擇支持選項卡，點擊信息詳情按鈕查看IP地址，在瀏覽器中輸入查看到的IP地址加上端口號方能訪問軟件。登錄異常處理問題原因如何解決殺毒軟件誤殺殺毒軟件會誤認為WEB服務為危險程序。主要是因為WEB服務要提供遠程訪問的端口將軟件主程序或文件夾加入到殺毒軟件的信任列表中。默認80端口被占用80端口是HTTP協議的默認訪問端口，經常會被一些軟件占用，端口一旦被占用，其他程序就無法使用，所以需要關掉占用程序或換其他端口。80端口被占用，軟件會有信息提示，詢問是否生成新端口。若確認，程序會自動使用一個空閑的端口，并保存。以后要遠程訪問軟件就要使用新的端口號。V5.06版軟件【全局定義】菜單里，可以手動更改端口號。自動彈出瀏覽器直接鏈接到百度頁面由于瀏覽器被安裝了，有推廣性質的插件，在訪問localhost地址時，就會自動轉到百度頁面，從而為其推廣增加點擊率。方法有三種：第一，找到安裝這個插件的軟件，卸載它，一般國產的小型軟件會綁定此插件。第二，到瀏覽器菜單【工具】-【管理加載項】（IE6.0以上版本有此菜單），禁用一些不常見或未知的插件。第三，卸載瀏覽器，重新安裝。自動彈出瀏覽器，顯示無法顯示空白頁。系統默認使用的連接地址為：localhost，某些系統由于host文件被修改，造成loclhost路徑無法解析。這時地址欄中，訪問：可以正常使用軟件。方法兩種：第一：修復Host文件結構。打開C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts文件，添加：

localhost

為新一行內容。第二：修改軟件配置信息，默認使用連接軟件。打開【軟件目錄】【wwwroot\main_config\main_config.ini】修改【Server_open】中的server_default=。啟動時提示：Cannotinitializesthescriptingengine！！！系統卸載某些軟件的時候，會提示：卸載的組件可能被其他軟件使用，是否一起卸載？這樣容易卸載一些系統使用的組件。窗體左下角【開始】-【運行】，輸入：regsvr32vbscript.dll【確定】。提示成功后，重新運行程序。對VISTA系統的支持VISTA的UAC全稱是UserAccountControl(用戶賬戶控制),會對軟件使用造成影響，需要關掉該功能。進入【控制面板】【用戶帳戶】關閉【用戶帳戶控制】項，之后重啟電腦即可。人事管理部門管理登錄軟件成功后，首先要建立部門和員工檔案。部門定義：基本內容：部門名稱：輸入部門的名稱。部門序號：系統將自動生成不能修改。擴展內容：上級部門：為當前部門指定一個上級部門，若更改上級部門，則該部門及其下屬部門將集體移動到指定的部門下。（注：不能將當前部門的下屬部門，做為其上級部門。）部門順序：指定部門在同級部門中的排列順序。順序編號從0開始，當指定的編號已被其他部們使用時，當前部門會替換至該位置，而其他部們則會依次向后移動一位，即部門順序加一。名稱格式：指定部門名稱在報表中的顯示格式。名稱格式共分為，正數，負數和0三種格式。名稱格式說明舉例（以軟件部為當前部門）正數從0開始每次+1，就會顯示從其上級部門到當前部門的名稱。名稱格式=1，顯示為：研發部－軟件部名稱格式=2，顯示為：默認公司－研發部－軟件部0只顯示當前部門的名稱名稱格式=0，顯示為：軟件部。負數從-1開始每次-1，就會顯示從總公司根部門到下級部門的名稱。名稱格式=-1，顯示為：默認公司-研發部名稱格式=-2，顯示為：默認公司－研發部－軟件部預覽：預先顯示，名稱格式的內容。保存：點擊該按鈕，系統會保存所做的修改，并即時生效修改的設置。繼續添加：繼續添加新部門。返回：退出當前操作，不保存修改內容。刪除部門：總公司根部門不能刪除。擁有子部門的部門不能刪除（應先刪除子部門或將子部門移出，才能繼續刪除）。內部還有員工的部門，刪除之后，部門內的員工會全部調動到總公司根部門下。人員管理人員檔案：部門創建完成后，需要創建人員檔案信息。新增/修改人員界面個人資料：基本資料：姓名：輸入員工的姓名，不能為空，最長不能超過50個字符。工號：輸入員工的工號，不能為空，最長不能超過20個字符。用戶可以選擇導入模板的方式來成批新增人員，點擊【導入】—【下載模板】打開模板按照格式輸入人員信息后保存模板，點【瀏覽】選擇保存的模板點【導入】后成功，重新點【人員檔案】就可以看到導入的人員信息。批量導入人員照片執行文件夾中的，彈出：點擊“OK”，進入：點擊按鈕“目標DB類型“，進行數據庫配置：點擊下一步，彈出：點擊“確定“后，選擇”照片批量導入“按鈕，彈出：選擇“導入照片”按鈕，選擇一個存放照片的文件夾導入即可。導入結果可到“tools\wwwroot\photo”下查看。

卡管理中心定義用戶分類用戶分類：建完人員檔案后進入卡管理中心，首先定義用戶分類，系統默認自帶8個不同種類的賬戶類型增加/修改用戶分類界面賬戶名稱：輸入賬戶類型名稱，不能為空。賬戶編號：系統自動生成賬戶編號，不能修改基本信息默認密碼：指定賬戶類型中賬戶默認密碼。密碼為6位數字，不能為空或者以0為開頭的數字。發卡押金：指定賬戶類型中賬戶押金。當日累計最大金額：指定賬戶類型日最大消費額度。當日累計最大次數：指定賬戶類型的用戶日最多消費次數單次最大消費金額：限制用戶每次消費的最大額度有限日期使用周期設置：這種賬戶類型的賬戶有效時間以年為單位。固定日期設置：這種賬戶類型的賬戶失效時間。補貼設置啟用補貼：只有啟用補貼才能設置補貼的其他選項，啟用補貼需要選擇補貼規則分為（補貼累計、周期補貼）。補貼累計：發放的補貼會累加到一起不會清零。（補貼錄入的有效期將無效）周期補貼：發放的補貼有時間限制，到期清零（有效期在消費管理的補貼錄入中選擇）。禁用補貼：禁用補貼時，將不能發放補貼。時段補貼：根據消費時段進行補貼日補貼：每日消費后進行補貼份補貼設置主要包括啟用份補貼與禁用份補貼，當賬戶類型中設置為禁用份補貼時，該賬戶類型所對應的人員將無法發放份補貼輸入備注信息資料介紹此用戶分類的含義，方便查看。時段消費該選項主要設置，時段內的時段偏移量以及時段外是否允許消費等功能創建賬戶創建賬戶：定義完用戶分類后，接著創建用戶賬戶。定義賬戶界面人員信息顯示選擇人員時檔案信息，包括姓名，工號，卡號、檔案照片等信息。賬戶類型選擇的賬戶類型，參照上一節中用戶分類說明賬戶信息賬戶密碼：選擇賬戶類型中，創建用戶類型時設置的密碼。啟用日期：創建用戶類型系統默認日期，為啟用日期。禁用日期：用戶類型中有限時間。選擇賬戶狀態（啟用，禁用），禁止賬戶不能對發放卡片有任何操作。批量修改賬戶：可以快速的把選擇的人員進行開戶。賬戶導入：賬戶導入需要下載導入模板，導入分為自定義選擇導入，文件模板導入兩種。下載模板界面注意事項：導入的文件格式，只支持Excel，且服務器端必須安裝Excel。導入的文件內必須有員工的工號和姓名等信息，否則會提示導入錯誤。如果人員工號已經存在，則會用導入資料中該員工的非空資料替換掉原來的資料。文件選擇：選擇需要導入的Excel文件，里面有要導入的員工資料信息。模版導入：使用模版導入的Excel文件，需要使用軟件提供的模版文件（該文件通過點擊［下載模版］按鈕獲得），根據模版里的字段名，填寫相應的員工資料。然后直接導入即可。

卡片初始化卡片初始化：系統第一次使用的卡片，需要先進行卡片初始化。【在系統內已經使用卡片，退卡后，不需要執行此操作】卡片初始化界面卡號、原始密碼不可修改。發卡類型：選擇下拉中卡類型包括ID卡，S50-IC卡，S70-IC卡以及手機卡等。波特率值：串口連接使用的波特率，該值要與讀卡設備的設置相同。默認為115200。連接串口：終端設備的端口連續初始化：選擇連續初始化后，管理員可以進行批量發卡操作卡狀態：發卡時選擇使用的卡片是新卡還是舊卡。 新卡：是指購買后一次也沒有使用的白卡。 舊卡：是指已經在別的系統上使用過，但是密鑰已經還原的卡片。

發員工卡發員工卡：完成創建員工賬戶和卡片初始化后，對員工進行發卡。發卡的員工發卡操作界面：人員信息人員信息是在定義賬戶時選擇人員檔案信息和卡片初始化后卡信息。讀卡器配置發卡類型：選擇下拉中卡類型包括ID卡，S50-IC卡，S70-IC卡以及手機卡。波特率值：串口連接使用的波特率，該值要與讀卡設備的設置相同。默認為115200連接串口：串口連接使用的串口號。（電腦連接的串口號）賬戶信息要發放員工卡此人人員檔案信息，賬戶類型詳細信息。

消費管理軟件中創建場所場所定義：人員消費首先需要創建消費或卡充值地點。場所定義界面：基本內容：場所名稱：輸入場所的名稱。場所序號：系統將自動生成不能修改。擴展內容：上級場所：為當前場所指定一個上級場所，若更改上級場所，則該場所及其下屬場所將集體移動到指定的場所下。（注：不能將當前場所的下屬場所，做為其上級場所。）場所順序：指定場所在同級場所中的排列順序。順序編號從0開始，當指定的編號已被其他場所使用時，當前場所會替換至該位置，而其他場所則會依次向后移動一位。名稱格式：指定場所名稱在報表中的顯示格式。格式共分為：正數，負數和0三種格式。名稱格式說明舉例（以軟件部為當前部門）正數從0開始每次+1，就會顯示從其上級場所到當前場所的名稱。名稱格式=1，顯示為：第一餐廳－可口餐廳名稱格式=2，顯示為：默認公司－第一餐廳－可口餐廳0只顯示當前場所的名稱名稱格式=0，顯示為：可口餐廳。負數從-1開始每次-1，就會顯示從總公司根場所到下級場所的名稱。名稱格式=-1，顯示為：默認公司-可口餐廳名稱格式=-2，顯示為：默認公司－第一餐廳－可口餐廳預覽：預先顯示，名稱格式的內容。軟件中創建設備設備定義：場所創建成功后，在指定的場所增加消費機或充值機設備。新增/修改設備界面：創建消費機設備：基本內容：設備名稱：設備在軟件中顯示的名稱。設備編號：設備的唯一標識編號，不可與已有的編號重疊。IP地址：設備使用的IP地址。通訊方式：包含以太網絡連接、串口連接、U盤連接，三種方式。以太網絡連接：使用局域、廣域網中的網絡連接，訪問消費設備的連接方式串口連接：使用串口線連接、訪問考勤機的連接方式使用U盤，在消費設備和管理軟件之間傳遞消費信息的連接方式。網絡端口號：網絡連接使用的端口號，該值要與消費設備的設置相同。（程序默認為：3360）連接驗證：根據消費機的連接驗證方式進行設置。（包括：不驗證，連解密碼，管理員驗證）。不驗證：消費機出廠的默認值，默需要任何驗證。連接密碼：消費機中設定的連接驗證碼。（一般設為12345）扣款類型：終端機對卡片中的金額選擇性扣款。

指定白名單指定白名單：選擇場所指定設備上，為有卡有賬戶的人員指定消費設備。新增白名單界面：指定白名單有兩種方式：按部門指定和選擇人員指定白名單。設備通訊設備通訊：為建立起來的設備寫入黑名單、白名單、補貼、照片、消費參數等信息。設備通訊主界面：設備列表：顯示在設備定義中建立的使用以太網連接和串口連接的消費設備。（可以多選設備，統一操作。）讀取數據：讀取消費記錄：讀取消費機中的消費記錄并將其保存在管理軟件中。寫入數據：寫入（檔案/照片/補貼）：向消費設備中寫入，消費人員的檔案、照片和補貼資料等信息。選擇寫入內容：寫入（照片）：向消費設備中寫入消費人員的照片和補貼。（不選可加快傳輸速度）寫入白名單：對于指定場所指定設備上的有卡有賬戶的人員。寫入黑名單：對于指定場所指定設備上的卡戶掛失的人員。寫入補貼：對于指定場所的已入補貼的人員及金額寫入消費參數：向終端機寫入菜譜參數及消費時段參數其他：對鐘：將消費機的時鐘時間，設置成服務器計算機的日期時間。通訊請求列表：發送通訊請求，查看設備連接狀態。卡片充值、補貼卡片充值：將發放的IC卡片放在讀卡器中，進入【卡管理中心】模塊，選擇充值菜單進入充值步驟：需要先讀卡，再輸入充值金額后點擊充值按鈕。完成對卡片的充值。注：系統內的充值操作需要在管理端軟件【使用專用讀卡器】進行。消費補貼：進入【消費管理】中心界面，選擇【補貼錄入】補貼步驟：選擇要補貼的人員【部門或多個人員】輸入要補貼的金額和補貼有效期。確認后進行【設備通訊】-【寫入檔案】就可以刷卡領補貼了。消費機進行消費將發放的IC卡片放在消費機的感應區，設備操作人員輸入消費金額后點擊確認鍵。消費機屏幕顯示余額，提示成功后，IC卡金額扣除成功。讀取消費記錄進入【消費管理系統】-【設備通訊】執行【讀取消費記錄】的功能。將終端機的消費記錄讀取到軟件中。設備交易報表設備交易明細：按場所或單個設備在選擇的日期范圍內，終端設備交易詳細記錄。設備交易明細主界面：基本信息：設備IP：設備使用的IP地址。設備名稱：設備在軟件中顯示的名稱。設備編號：設備的唯一標識編號，不可與已有的編號重疊。場所名稱：刷卡消費地方名稱。工號：人員建檔案的工號。卡順序：消費或充值卡的交易號。交易卡金額：卡交易金額。查看統計報表統計報表：按場所或單個設備在選擇的日期范圍內，數據分析后消費，充值，補貼，提現結果匯總值的查詢。統計報表界面：報表顯示內容：交易日期：設備交易時間。設備IP：設備使用的IP地址。。設備名稱：設備在軟件中顯示的名稱。所屬場所：刷卡消費地點名稱。當日累計次數：當天設備刷卡次數。（充值、補貼、消費）當日累計金額：當天設備交易金額。（充值、補貼、消費）管理員在選擇的時間范圍內每個設備交易消費的結果。掛失，提現，退款，退卡流程卡片掛失掛失卡片：人員卡片丟失后，應及時聯系管理人員掛失其卡片。并重新發新卡，以保證正常消費不受影響。注：卡片掛失并補發新卡后，即便找到掛失卡片，也只能進行退卡操作。 掛失卡片的余額不能馬上轉到新卡中，需要把終端機的交易記錄都傳輸完后再使用提現功能，將余額提出。掛失操作界面：輸入掛失原因后點【掛失】鍵，提示信息提示成功就可以了。掛失卡后到【消費管理】-【設備通訊】中寫入檔案，以防止掛失卡繼續消費，給用戶帶來金額的損失。卡片退款卡片退款：當需要將卡片中的金額取出時需要進行卡片退款操作。退款界面：人員拿卡進行退款時選擇【讀卡】讀出卡片中的現金余額和補貼余額，確認退款金額后選擇【退款】就可以把卡片余額清零了。退款只針對有卡人員進行退款，掛失卡片無法退款。卡片退卡卡片退卡：對以發卡的人員進行退卡操作，包括掛失卡。退卡操作界面：選擇退卡人員，在卡號列表中選擇要退的卡片，連接好發卡器，把要退的卡片放到發卡器上選擇退卡鍵，提示信息提示成功，卡號列表中的卡號消失，退卡成功。只有卡中的余額為零時才可以退卡，否則無法退卡，請先執行退款操作。

卡片提現申請提現申請：卡片掛失后，需要通過提現功能將掛失卡片的余額清除。注意：提現申請前請先將所有終端機的交易記錄都傳上來后再操作，否則會造成賬目不平。提現申請界面：提現錄入：提現金：輸入提現金額，默認金額為充值余額。提補貼：如果選擇了提補貼復選框，將可以把補貼金額一起提出來，默認為補貼余額。啟動自動審核：擁有審核權限的管理員，可以在錄入的時候直接審核，不選中則為申請。普通員工和不具有審核權限的管理員，禁用此項只能進行申請。（審核、取消審核操作可至［提現審核］進行）在保證所有終端機的交易記錄都上傳后選擇掛失人員的卡戶列表，輸入提現金額和補貼金額后確定就完成申請。

提現審核提現審核：對已申請的記錄。以進行審核，取消審核等操作。審核分為：同意和不同意兩種狀態。取消審核：對不同意的的審核記錄可以進行取消審核的操作。審核界面：審核：審核分為同意和不同意兩種狀態。取消審核：對不同意的的審核記錄可以進行取消審核的操作。

提現提現：完成提現的申請和審核功能后，執行實際提取賬戶金額的操作。提現界面：選擇提現審核后的記錄點提現會彈出提現操作界面，確認無誤后點確定即可完成對賬戶金額的操作。提現后的余額可以退給用戶現金或者直接往用戶的新卡中進行充值。

考勤管理在軟件中建立考勤機檔案創建完成后，接下來建立考勤設備信息，進入菜單【設備管理】-【設備定義】。新增設備：建立設備的信息一定要與考勤機的信息一致，否則不能正常連接考勤機。主要的信息有以下幾點：IP地址：【對應考勤機菜單：1（常用設置），4（本機IP）】。連接方式：【對應考勤機菜單：6（高級設置），6（擴展設置），7（組網方式）】。端口號：【對應考勤機菜單：6（高級設置），1（網絡參數），4（端口）】。連接驗證：【對應考勤機菜單：6（高級設置），1（網絡參數），2（連接驗證）】。若需要驗證，需要連接密碼：【對應考勤機菜單：6（高級設置），1（網絡參數），3（連接密碼）】。ADSL和GPRS連接需要使用【互聯網連接方式】服務器IP：【對應考勤機菜單：7（電源門禁），6（GPRS設置），3（代理服務）】代理端口：【需要查詢，代理服務器中代理軟件的設置】。MAC地址：【對應考勤機菜單：8（系統維護），1（系統信息）】注：U盤連接，需要注意，IP地址一定要與考勤機的IP地址相同，且有多臺考勤機使用U盤傳輸，一定要區分開設備的IP地址。U盤傳輸時需要通過IP地址區分考勤機連接。所以多臺設備可以共用一個U盤。由于U盤的穩定性并不強，為了防止U盤損壞造成導出的數據丟失，使用U盤連接的用戶，可以開啟考勤機數據備份的功能，在每次導出數據時會在考勤機中，自動備份一份數據文件。備份的數據可以通過【對應考勤機菜單：5（U盤操作），7（備份數據）】導出到U盤中。開啟數據備份【對應考勤機菜單：6（高級設置），6（擴展設置），1（備份考勤）】選擇啟用。將人員檔案寫入考勤機設備建立完成后，就可以進行設備通訊了。進入菜單【設備管理】-【設備通訊】界面如下：點擊【寫入（檔案/照片/指紋）】按鈕，使用默認項就可以。（U盤傳輸還需要選擇盤符）數據通訊時會有詳細的連接信息提示，正常會提示成功。提示異常情況說明：1： 設備連接超時：說明設備定義的信息有誤，或網絡連接有問題，點擊屏幕左下角【開始】【運行】輸入：Ping考勤機IP–t查看網絡是否能連通，如果提示timeout說明網絡不通，需要檢修網絡。如果能通，但最后幾位不是TTL=255說明網絡中的電腦IP與考勤機的IP沖突，修改IP避免沖突。2： 無需要傳輸的數據：若在連接開始后直接出現，說明考勤機連接驗證信息有問題，或考勤機的通訊軟件版本不是4.9版。若在連接成功后出現，則說明考勤機中還沒有要傳輸的數據。U盤傳輸注意：U盤傳輸在電腦上寫入檔案完成后，需要將U盤插到考勤機上，進入考勤機管理菜單【5（U盤操作），選擇導入數據】即可。若提示【U盤未找到】則插著U盤直接重啟考勤機，再次導入。考勤機上為新人員發卡、采集指紋拍照檔案寫入成功后，能夠在考勤機的管理菜單中，查到新員工的信息。【對應考勤機菜單：2（檔案管理），3（詳細信息），使用（上下鍵）可以翻看】在詳細信息中找到新人員后，可以進行發卡、采集指紋、拍檔案照片等操作。發卡：按【6】鍵，會提示放卡片。將卡片放到考勤機讀卡區即可。采集指紋：按【8】鍵，輸入手指號【左手小指到右手小指：由0~910個數字依次表示】，根據提示采集3次指紋。本機拍照：按【5】鍵，選擇拍照角度，按【ok】鍵，此照片為員工檔案照片。除了以上操作，還可以設置【考勤機管理員：4鍵】，【設置考勤密碼：7鍵】等功能。注：考勤機檔案管理中的【新增編號】功能，一般不要使用，因為其建立的是考勤機臨時檔案，并非軟件使用的正規檔案，此檔案在軟件中無效，其考勤記錄在讀取后也將丟棄。所以一定要先在軟件中新增人員，再寫入到考勤機中。讀取操作日志，將卡號、指紋等信息存入軟件在考勤機上完成發卡，采集指紋和拍照等操作后，需要通過讀取操作日志，來將這些信息存入軟件中。軟件菜單【設備管理】-【設備通訊】-點擊【讀取操作日志】按鈕。設備連通后，經過一系列提示，會將信息全部存到軟件中，這時會在考勤機上刪除這些日志信息，而軟件會備份日志原始文件，備份路徑【軟件目錄下：wwwroot\main_rizhi\設備編號\按傳輸的日期命名.wds】。U盤傳輸：先在考勤機上使用【對應考勤機菜單：5（U盤操作），導出記錄和日志】，將日志導出，然后查到電腦上，使用軟件【讀取操作日志】，將信息導入軟件。注：U盤操作導出日志后，會刪除考勤機上的文件，數據只保存在U盤上，要謹慎使用U盤，避免U盤損壞造成日志數據的丟失。將保存檔案、指紋和照片等信息，重新寫入考勤機日志讀取完成后，軟件的檔案為完整的檔案信息，這時需要將檔案，新指紋，新拍照重新寫入到原先的考勤機，和其他新的考勤機中，從而達到數據資料的統一。通過考勤軟件，多臺考勤機可以實現檔案共享，即一臺考勤機錄入信息，多臺使用，方便管理。要重新寫入原先考勤機的原因：讀取日志以后，考勤機中的日志信息會被刪除，但是在重啟之前檔案依然可用，重啟后會清除掉，所以需要重新寫入一次，保證其能正常使用。操作步驟（同第二節）。考勤機正常工作至此新檔案的創建和更新工作完成，考勤機可以進行正常的考勤工作。月末讀取考勤機存儲的考勤記錄和拍照到月末或需要統計結果的時候，需要先讀取考勤機近期存儲的考勤記錄和拍照。軟件菜單：【設備管理】-【設備通訊】-【讀取考勤記錄】。讀取考勤記錄時，會自動根據記錄數，直接讀取考勤機上存儲的考勤拍照照片。注：拍照必須傳輸，不能取消。如不需要可將考勤機的拍照比率設成0。【對應考勤機菜單：6（高級設置），2（拍照管理），（刷卡拍照，指紋拍照，密碼拍照）將內容設成0就不存儲拍照，設成100，存儲全部拍照。】讀取完記錄后，會刪除考勤機上的記錄文件，并在軟件中備份原始文件，【軟件目錄下：wwwroot\main_backup\設備編號\按傳輸的日期命名.wds】。記錄讀取成功后可以到【考勤排班/報表】-【考勤記錄查詢（拍照）】中查看原始考勤記錄。U盤操作：在考勤機上操作【對應考勤機菜單：5（U盤操作），2（導出記錄和日志）和4（導出拍照）】兩步。（注：導出拍照時，時間會比較長。）設置員工班次，指定當月考勤規則記錄設置完成后，就可以為員工指定班次或排班了。默認班次的指定，采用了優先級指定的模式。（優先級由低到高）進入軟件菜單說明【全局定義】-默認班次規則公司所有的員工都默認使用此設置。適用：公司大多數員工，都上統一班次時使用。優點：一次設置全體生效，快捷方便。缺點：統一設置，缺少靈活【排班】-啟用個人班次和規則設置被指定的人員使用此設置，可以到【員工維護－修改－考勤資料】中編輯、查看個人班次和規則。適用：個別部門或員工，需要單獨設置考勤時使用。優點：設置靈活，可以為不同的工種，分別設置考勤。缺點：多個班次選擇時，無法提前確定要上的班次。【排班】-規律班次，普通班次可以為員工指定每天應上的具體班次，每天只有一個班次。且只能上被指定的班次。適用：知道每天上什么班，且默認設置無法滿足需要時使用。優點：每一天應上的班次一目了然，對異常情況的處理更準確。缺點：操作繁瑣，需要每月都要排班。【調班】調整互換，員工兩天的應上班次。適用：國內節假日，互換調休的情況。優點：每次調整都有詳細記錄，方便管理。缺點：操作繁瑣，每次需要單獨指定。班次定義采用時段組成的方法。【軟件菜單：系統定義–班次定義】組成班次的時段分為：上下班時段，平時加班時段，浮動加班時段三種類型。時段類型說明上下班時段可以設置一個或多個，上班、下班時間段，包括考勤的具體時間范圍和出現異常的處理方法等。平時加班時段設置一個或多個，計算加班的時間段，主要是早加班、晚加班的設置，以及加班的刷卡方式及加班結果的處理浮動加班時段設置一個或多個，一段時間內允許休息一定時間的時段，基本上用于工作時間內，輪流吃飯或和上午茶、下午茶的情況。默認班次設置中，班次可以多選，并采用先選哪個，哪個優先的原則。特別是處理因為沒有考勤記錄而曠工的時候，會按照第一個班次的設置計算曠工。所以建議，班次多選的時候，應該按照最常用的先選的原則選擇班次。另選擇班次的數量，會直接影響分析的速度，所以應盡量避免選擇，不用的班次。對當月的請假加班等單據進行錄入軟件支持對請假，加班等情況進行申請、審核等錄入操作。注：必須具備（申請或審核）的管理員權限，才能使用此功能。普通員工默認具備申請權限。【軟件菜單：單據錄入-（補出勤，請假錄入，加班錄入、調班）】數據分析，生成日報表結果數據采集完成，單據錄入完成后，需要使用【數據分析】，分析出統計結果。軟件菜單：【考勤排班/報表】-【數據分析】。界面如下：數據分析采用獨占模式，即一個用戶遠程進行數據分析的同時，其它用戶不能進行數據分析。需要等待，其結束后，才能執行。數據分析完成后，就可以到【日報表，每日出勤表，符號表，個人匯總表，部門匯總表】中查詢數據。日報表結果無誤，生成月匯總記錄日報表結果無誤，就可以生成月報表。軟件菜單【考勤排班/報表】-【生成月匯總記錄】。月報表查詢【考勤排班/報表】-【月匯總表】。導出或打印月匯總記錄報表具備【打印】和【導出】功能。如下圖：打印：可以實現簡單打印功能，需要使用瀏覽器菜單的【頁面設置】設置打印參數。導出：支持導出：Excel，XML，CSV，TXT四種類型的數據。Excel采用模版導出模式，對應每個表的模版存儲在【軟件目錄下：wwwroot/main_temp/Excel/cn/*.xls】。（*）為對應菜單的編號，查看菜單編號方法：進入軟件，以日報表為例，將鼠標移動到，軟件菜單【考勤排班/報表】-【考勤日報表】上，不要點擊，此時查看瀏覽器狀態欄：其中M043就是考勤日報表的菜單編號。故對應的模版文件為M043.xls。附錄資料：不需要的可以自行刪除Excel的50個使用技巧一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業名稱按類別（如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等）分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。

2.選中A列（“工業企業”名稱所在列），在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列（如C列），執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

再選中需要輸入企業名稱的列（如D列），再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”）。3.設置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業符號”工具欄在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業符號”工具欄。

1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定后，即在工作區中出現一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏（如fuhao1等），確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格（區域），執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態下的分號）。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執行“工具→宏→Visual

Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開Visual

Basic編輯窗口。2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function

V（a,b,h）V

=

h*（a+b）/2End

Function4.關閉窗口，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區域）中拖拉，同時選中這些單元格（區域）。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了）。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執行“復制”操作，然后選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容（不是公式）即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。十三、快速打印學生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MOD?ROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區域（第1位學生的成績條區域），按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作）。4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求（如“計數”），然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表（Sheet1）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”（如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選）。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER（源數據格）”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER（源數據格）”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER（源數據格）”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER（A3）”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT（源數據格，提取的字符數）”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT（源數據格，提取的字符數）”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID（A5,4,2）”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數詞轉換成序數詞將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,″th″,IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,″st″,″nd″,″rd″）,″th″））”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT（“特殊符號”，填充位數）”。比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT（″#″,16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&REPT（″#″,16-LEN（TEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定能滿足你的要求。二十三、創建文本直方圖除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF（D3<0,REPT（″n″,-ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后選中它并拖動“填充柄”，使E列中所有行都能一一對應D列中的結果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF（D3>0,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字數有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。二十五、關于歐元的轉換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容（包括靜態文本）都納入了數據庫的范疇之內。我們可以利用“函數查詢”，對目標數據進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到