1、如何做時間的主人主要內容 一、課程簡介 二、時間管理重要性 三、時間管理的方法 四、時間管理的應用 五、課程小結培訓收益幫助您：分析您目前的時間安排，并尋找改進機會確定哪些任務對實現您的長期目標最為關鍵使用專業工具來有效地計劃時間控制時間浪費因素成為高效的時間管理者主要內容時間管理 一、課程簡介 二、時間管理重要性 三、時間管理的方法 四、時間管理的應用 五、課程小結1、情景分析下午5點，小張抬頭看到同事們正在收拾東西準備回家。以他目前的速度，他可能要在辦公室里待到半夜。盯著自己的任務列表，他沮喪地嘆了口氣，還剩下三項關鍵任務。自己一整天都做了些什么呢？為什么任務還完不成？他回顧一天工作：上午

2、，他與同事一起討論他的月度報告。午餐時間則用來回復20多封電子郵件。然后與一個客戶聯系解決問題占去了一下午時間，而這件事本該由其他人來處理。如果他沒有完成確實需要處理的工作，那他的任務列表和精心規劃又有何意義呢？如果是您，您會怎么做？2、為何要管理時間？當您：身陷各類瑣碎的事務中（郵件、會議、報表、文書）而下屬又不斷向您尋求幫助或給您帶來問題時，您將如何成為一名平易近人、盡忠職守的管理者，同時又能圓滿完成任務，實現自己最高的目標呢？解決之道：您需要巧妙地管理自己的時間。7、時間管理的概念猜一猜（謎語）： 世界上所有事物中，什么東西既長又短，既快又慢，可無限分割亦可無限延展，最易為人輕忽且最令人

3、遺憾，少了它，事情便無從發生，它不但能吞沒諸物，亦能賦予生命偉大。3、時間管理的概念時間管理：是一門關于如何合理地組織、分配和控制各種活動時間才能實現預期結果的學科時間管理能夠促使您真正了解自己的價值，幫助您相應地安排好自己的工作把握時間，勝人一籌！當時間的主人，做最好的自己4、判別和消除常見的“時間浪費因素”拖延超負荷日程安排下屬的問題不必要的出差過多的電子郵件和書面工作管理不善的會議分心因素和轉換成本 、拖延拖延是一種推遲、耽擱或延誤行動的習慣。請考慮以下對抗拖延的方法：拖延的原因解決方案任務令人生厭或枯燥乏味將任務委托給他人，他們可能會感興趣。承認自己的拖延行為并非努力完成工作。設想自己

4、完成任務后的愉快心情。避免造成任務踟躕不前的安排方式。懼怕失敗如您缺乏完成任務所需的資源，應如實反映并獲取必要的幫助如果您是缺乏自信，極主動的姿態，對所有事宜進行規劃堅持工作：行動有助于消除恐懼。無從入手自由地決定切入點。您很可能逐漸步入工作的軌跡。將工作分解為幾個部分，然后具體說明完成每部分工作所需的任務。確定任務的順序，然后著手處理首要任務。 、超負荷日程安排您超負荷了嗎？如果回答是肯定的，請采取以下措施：牢記自己關鍵職責和目標，避開與目標無益的活動。授權。要將任務委托給認真負責的人。不要奢望面面俱到。集中精力處理真正重要的任務。學會向同事和上司說“不”。闡述您的關鍵職責，指出承擔無關任務

5、對自己目標的危害，并提出合理的替代方案。 、下屬的問題您是否總是疲于奔命而下屬們卻無所事事？您放任下屬將本應自己解決的問題推卸給您。如果是這樣，請學會幫助下屬們解決他們自己的問題。允許下屬征求您的建議，但僅限于報告問題解決的進展或所遇到的困難詢問下屬準備如何處理這種情況對下屬方案給予反饋，由下屬執行解決方案。 、不必要的出差出差會占用很多時間，因此需要定期評估它的價值。評估方法是：記錄各項活動所花費時間。依照您的工資和收益標準，估算這些時間的成本。將該數字與交通費、食宿費用累加。比較差旅的成本收益，是否有凈收益或凈損失？考慮差旅的機會成本，即如果在辦公室工作所創造的價值。考慮出差的替代方案，例

6、如 會議或網絡會議。 不要為了出差而出差！ 、過多的電子郵件和書面工作避免因電子郵件浪費寶貴時間的對策：每天僅在指定的時間檢查電子郵件。讓非業務聯系人使用家庭電子郵件地址。將您的信件分類：刪除所有垃圾郵件，然后將緊急信件轉移至“緊急”郵件夾。在規定的時間內處理這些信件。要求員工創建明確的郵件主題行，便于您分清如何處理相應的郵件。讓員工了解您希望通過電子郵件接收哪些信息，不希望接收哪些信息。 、管理不善的會議要減少在會議上浪費的時間：取消或不參加不必要的會議避免參加自己無所建樹或毫無收獲的會議在同意出席之前，索要會議的議程表以決定是否參會。如果您要組織一個會議，應確保嚴格遵循議程，遵循日程表，并

7、按照向會者承諾的具體行動來結束會議。 、分心因素和轉換成本分心因素會迫使您必須花時間回顧之前所進行的工作，并將注意力重新集中到當前的任務上來。這些轉換成本總體上會使企業效率下降20%-40%。如何抵制分心因素：使用語音信箱應答來電。關閉電子郵件。消除辦公桌上的報紙和其他與工作無關的材料。關上辦公室的門并放置“請勿打擾”的標志。專注于一項任務直至完成。然后再開始下一項任務。消除時間浪費的因素小結檢查是否存在“時間浪費因素”，例如延誤、超負荷日程安排以及不必要的出差。制定策略來消除“時間浪費因素”；例如，將不合意的任務委托他人以避免延遲，學會向同事和下屬說“不”以避免日程超負荷，尋找替代方案避免不

8、必要的出差。5、如何更加有效安排時間？選擇計劃工具制定日程表充分利用任務列表讓日程表具有靈活性、選擇計劃工具有很多種計劃工具：任務列表約會時間表書面或電子版的日、周計劃聯網的日程安排軟件和硬件掛歷 如果這些工具符合您的個人風格，就使用它們;如果不適合，應該另尋他法。 、 制定日程表將任務輸入日程表，并指定完成任務的預期時限即可制定日程表。以下指導原則可以幫助您制定實用的日程表：首先輸入優先級為 A 任務，將剩余時段分配給優先級為 B 的任務。在每天您精力最充沛的時段安排需要創造力與活力的活動預留一些時間不做安排，以應對突發事件以及臨時性交流。避免連續不斷的會議盡量固定處理電子郵件、書面工作和

9、等各任務的時間將日程表置于電腦顯示器或辦公桌的明顯位置。 、充分利用任務列表任務列表：是一種簡便、常用的工具，一目了然地列出您一天內必須完成的所有任務。其中包括：要參加的會議必須制定的決策必須撥打或要接聽的 需要起草的電子郵件、信件和備忘錄前一天未完成的優先級為A和B的任務。 、充分利用任務列表運用以下策略可以充分利用任務列表：僅包括您認為可以完成的一半任務；人們經常低估完成任務所需的時間。“緊急但不重要”和低優先級的任務一概不列入任務列表。下班時要查看列表。是否還有未完成的優先級為A和B的任務？如果有，必須重新進行安排，但首先您要考慮為什么沒有按計劃完成任務。 、讓日程表具有靈活性在每天的日

10、程表中預留更多的“空閑時間”在您的日程表中只列出未來兩周（或更長）的最關鍵任務及最終期限。培養在機遇或危機出現的時刻主動放棄計劃任務的意識。 較大的靈活性并不會令您的日程不飽滿，而是會確保您有充裕的時間處理最重要的事務。 有效安排時間小結使用計劃工具，如任務列表、約會時間表以及日程表。制定日程表：將任務納入其中并指明完成任務的時限。在日程表中預留自由支配的時間，以應對突發事件。6、監督和完善您的時間管理策略檢查進度尋找規律改進您的計劃系統、檢查進度每天至少對照日程表檢查一次任務的完成情況。許多管理者每天早晨和下班之前進行這項工作。在檢查進度時，向自己提出以下問題：“我是否完成了今天安排的任務？

11、”“我是否向著目標的實現又躍進了一步？”“我的精力是否更加集中？”“我是否能堅持使用這個日程表？”根據您對上述問題的回答，決定是否要對時間管理系統進行徹底改革還是進行微調。 、尋找規律在您檢查自己的進度并考慮是否需要改進計劃系統的同時，尋找您所經歷的各種問題的規律。導致您無法按時完成任務的常見原因包括：習慣性地對任務所需時間估計不足拖延各種干擾浪費時間為意外需求預留的時間不足 、改進您的計劃系統以下做法會對您有所幫助：學以致用。在確定未來如期完成計劃任務的原因之前，不要將未完成任務重新列入日程表。一旦發現計劃缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，將自己了解的情況反映到日程安排中去。征詢建議，詢

12、問您的上司、同事和下屬怎樣不斷改進其管理時間的方法。您將發現他們提出的一些創造性的想法可能變成顯著。要有耐心。由微小的改變入手。如果這些變化取得成果，那么就嘗試更大的改變。 監控完善小結每天至少對照日程表檢查一次任務的完成情況尋找規律，例如工作延時或對所需時間的估計不足。根據經驗修正部分日程表，以調整時間管理方法。 主要內容時間管理 一、課程簡介 二、時間管理重要性 三、時間管理的方法 四、時間管理的應用 五、課程小結四、時間管理的應用時間管理應用與上司打交道平衡工作和個人幫助您的員工1、與浪費時間的上司打交道向上司闡明您的目標掌握上司的偏好反對無謂的會議消除瓶頸考慮您在哪些方面可能浪費上級的

13、時間 、向上司闡明您的目標請求與上司會談以討論您的目標。確保目標的具體、有實效性、可衡量并與部門或公司目標的一致性。確保您為既定目標所做的工作會受到獎勵而非處罰。評估您實現目標的能力將目標整理為書面材料。定期與上司會面，討論您的進展并對照目標做出必要的調整。、掌握上司的偏好當上司安排您處理項目時，起草一個初步計劃，說明您打算如何處理這項任務。與上司面談。根據上司的反饋修訂計劃。就改進后的計劃征詢反饋。重復以上過程直至上司批準您的計劃。 、反對無謂的會議在會議開始之前，要求調整議程以突出會議的重點。向上司說明您建議改變的原因。禮貌地表達您對會議安排方式的顧慮如果您的上司一意孤行，繼續接聽 或容許

14、其他與會議無關且乏味的行為，那么您就準備一些可以利用這些時間完成的額外工作。、消除瓶頸為打破這一瓶頸，可以采取以下步驟：評估由瓶頸引致的生產率損失。與您的上司面談，討論評估結果并尋求補救措施。制定上司能夠接受的修正方案。例如，明確哪些任務可以不經“瓶頸”就能自行開展。或敦促上司將次要任務的審批權授予您或其他人。 、考慮您在哪些方面可能浪費上級的時間如果您或您的下屬不用上司幫忙就能完成任務，就要避免頻繁地要求上司介入。不要將問題推給上司處理。適應上司的工作風格。 對上司說“不”的步驟：當上司要求您承擔與既定目標無關的任務時，應避免明確的答復。贏取時間來尋找答案。利用贏得的時間準備回復。與上司面談

15、并說明這個附加項目將如何危及您的目標。提出合理的替代方案。2、平衡工作需要和個人時間澄清您的個人目標。區分目標的優先次序。明確實現最高目標所必須完成的任務。安排任務和目標。尋找釋放個人時間的機會。 、澄清您的個人目標請思考，“我的最高個人目標是什么？”哪些目標使您最具有成就感并且符合您生活中重要人員的目標和喜好？具體描述您的目標。 、區分目標的優先次序您設定的個人目標可能超出了自己的精力范圍。因此，請確定他們的優先級。例如，如果與家庭共度假期是您最為重要的目標，那么重新裝修書房可以稍后再完成。、明確實現最高目標所必須完成的任務為實現最重要的個人目標，您可能必須同時完成工作與家庭兩方面的具體任務

16、。工作方面。為了與家庭共度兩周的假期，您可能需要在成行前對工作進行安排以騰出時間。您還需要委托其他人員在這段時間內處理您的項目。家庭方面。您可能需要請保姆、“寵物保姆”，或請朋友臨時代管自己負責的社區志愿活動。 、安排任務和目標您已經明確了最高目標和完成他們所需的任務，現在要在日程表中留出時間。不要將個人時間安排得太緊，以免無法應對意外事件和機會。如果您的日歷沒有足夠的空余空間，就創建一份個人時間的活動日志。 、尋找釋放個人時間的機會評估人際關系養精蓄銳評估社區責任減少混亂 3、幫助您的員工管理他們的時間運用技術手段縮短差旅時間。保持工作/生活平衡。傳授時間管理方法。 3、幫助您的員工管理他們

17、的時間運用技術手段縮短差旅時間。保持工作/生活平衡。傳授時間管理方法。 3、幫助您的員工管理他們的時間運用技術手段縮短差旅時間。保持工作/生活平衡。傳授時間管理方法。 、運用技術手段縮短差旅時間視頻會議網絡會議在線培訓 、保持工作/生活平衡注重結果而不是工作的方式、時間和地點。尊重員工的家庭生活。鼓勵更有效的工作方式。考慮遠程辦公。創建靈活的工作日程表。提供節省時間的便利。、傳授時間管理方法與下屬討論所學的時間管理知識。建議員工創建和使用活動日志，分析自己的時間利用情況，并提出改善時間管理的想法。經常與員工就他們的目標交換意見，并說明明確目標是時間管理的良好開端。幫助您的下屬制定日程表并有效利

18、用任務列表。 主要內容時間管理 一、課程簡介 二、時間管理重要性 三、時間管理的方法 四、時間管理的應用 五、課程小結Thank You!時間管理工具1目標確定及排序工作表使用本工作表確定您的目標，并根據目標與公司計劃的一致性程度來排列目標的優先順序。第一部分：組織與部門目標。您公司的總體目標是說明？組織的使命宣言、競爭戰略以及與高級經理的溝通將幫助您確定公司的總體目標。您的部門對公司總體目標的實現能做些什么貢獻？您的部門或團隊對公司目標的實現提供哪些支持？第二部分：個人目標個人目標關鍵性使能性輔助性說明目標規劃分為關鍵性、使能性或輔助性的原因優先級時間管理工具2將目標分解成任務的工作表使用本工作將目