1、PAGE PAGE 11證券有限責任公司公文處理辦法第一章 總則 第一條 為使公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國家及集團有關規定，特制定本辦法。第二條 本辦法所指的公文，是指公司在經營活動過程中所形成的具有約束效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹公司經營方針、目標，指導布置工作，發布各項規章制度，施行經營管理，請示和答復問題，報告情況、交流經驗的重要工具。各部門有責任認真做好公文處理工作。公司辦公室是公文處理的管理機構，主管公司并負責指導各部門的公文處理工作。各部門應當指定專人負責公文處理工作。負責此項工作的人員應當忠于職守、嚴謹細致，保密觀念強，具備

2、有關專業知識。第五條 各部門要發揚實事求是和認真負責的工作作風，克服形式主義和文犢主義，努力提高公文處理的效率和質量，體現高效運轉的原則。行文要少而精、注重實效。第六條 公文處理必須做到及時、準確、安全、高效，嚴格執行保密規定，確保公司機密。第二章 公文種類和形式第七條 公司常用公文種類主要包括：決定適用于公司對重要事項或準備采取的重大行動做出的部署和安排。指示適用于公司對下級部門布置工作，闡明工作活動的指導原則。通知適用于批轉下級部門的公文，轉發上級主管部門和不隸屬單位的公文；發布規章；傳達要求下級部門辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。通報適用于表彰先進、批評錯誤，傳

3、達重要精神或者情況。報告適用于向上級部門匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。（六）請示適用于向上級部門請求指示、批準。（七）批復適用于答復下級部門的請示事項。（八）意見 適用于對重要問題提出見解和處理方法 （九）函適用于和不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。（十）簡報適用于簡要通報經營管理、業務進展及重大活動等情況（十一）會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。（十二）其它公文 “規定”適用于公司制定的要求全體員工共同遵守的辦事規程與行動準則。“守則”適用于公司對全體員工在思想、作風等方面提出的行為規范化準則。“辦法、規程、流程”適用于

4、公司就某項工作作出的具體的、規范性安排的規定性文件。第八條 公文格式（一）公司公文用紙一律為A4紙型，由密級、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、抄送機關和印發日期等部分組成。涉及公司機密的應標明密級和保密期限。根據公文緊急程度，應分別標明“特急”、“緊急”，不特別標明的視為“一般”文件。（二）公司對集團、政府機關、企事業單位、社會團體等行文時，用“紅頭文件”格式，根據發文部門編號下發。以公司名義下發的命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批復等種類的公文，用“紅頭文件”格式，根據發文部門編號下發。凡以公司名義發文的，擬定初稿后，

5、擬稿人應認真填寫“證券有限責任公司發文審批表”，部門負責人應對文稿進行認真審核，并在“發文審批表”上簽字。經辦公室負責人核稿后送公司總裁或分管領導簽發。（三）請示和報告用“內部公文呈批件”格式。請示應一事一文，需報送單位的主要負責人簽發，寫明一個主送單位或收件人，如需同時送其它機關，可以用抄送和抄報形式，但不得抄送下級單位，報告應一事一報，其中不得夾帶請示事項。第九條 行文規則（一）公司各部門向公司行文，應根據各級部門的隸屬關系和職權范圍來確定，不得越級報送。呈送一般為“公司領導”或“公司黨委”。（二）文件流轉以各直屬部門為單位，根據公司明確的職權和授權范圍，審批所屬二級部門和營業部文件，超越

6、各直屬部門職權和授權范圍的文件報公司辦公室辦理。（三）公司辦公室將進一步提高公文處理效率和工作質量，根據文件緩急要求，原則上一般文件在三個工作日內，緊急文件在二個工作日內，特急文件在一個工作日內處理完畢。與此相適應，需要有關部門會簽的文件，該部門接到文件后，一般文件在48小時內，緊急文件在8小時內，特急文件在4小時內，必須會簽完畢并回復公司辦公室。上述處理時間內，辦公室負責督促公文各環節的盡快流轉，并要求相關部門予以配合。 公文辦理第十條 公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、復核、用印、登記、分發等程序。第十

7、一條 收文辦理：辦公室文秘處收到各類公文后，應對公文進行簽收并分類進行登記和審核。所有公文原則上統一由辦公室擬辦人員根據文件內容批轉給有關部門辦理，或報送主管領導批示后辦理。各部門文管員每日應查看OA網上需本部門辦理的公文。根據文件緊急程度、密級要求等及時提交部門相關人員辦理。承辦部門收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的應向辦公室督辦人員說明。遇有涉及其它部門職權的事項，主辦部門應主動與相關部門協商，如協商后仍不能取得一致，報請公司領導審定。辦公室負責公文的催辦落實，做到緊急公文跟蹤催辦查辦；重要公文重點催辦查辦；一般公文定期催辦查辦。涉及公司商業及業

8、務機密文件須采取紙制傳遞方式，確保安全。第十二條 發文辦理：草擬公文的要求1、符合國家的方針、政策、法律及公司有關規定。2、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，字詞規范，篇幅力求簡短。3、結構層次序數。條款以下層次第一層為“（一）”，第二層為“1.”，第三層為“（1）”。4、人名、地點、數據、時間、引文要準確。日期應當寫具體年、月、日。引文應先引發文單位及標題，后引發文字號，發文字號在文件的標題后用圓括號注明。使用簡稱的，應先用全稱，然后在括號中注明簡稱稱謂。5、公文中的數字，除成文時間、部分使用阿拉伯數字，同一公文內數字使用應前后一致。必須使用國家法定計量單位。6、經辦人擬稿后

9、，應交部門負責人核稿和修改，如涉及到兩個以上部門的，應再交有關部門會核（會簽）。公文審稿。 公司級公文稿由承辦部門代擬公文稿，經部門負責人審核并簽署意見，并經辦公室核稿后報送公司領導審定。辦公室負責審稿的人員，有權對文稿不妥之處進行修改。但涉及某些重大問題修改時，應與主辦部門協商，或退回其修改。不必行文的，經有關領導批準后退擬文部門。公文簽發。公司發文類別及運用范圍：1、以證券有限責任公司名義制發的下行文件，原則上由公司總裁簽發，有關具體業務或事務性工作可由分管領導簽發。在總裁無法簽發的情況下，由總裁授權其它領導簽發。發文包括：光證發。主要用于全公司工作部署、規章制度的發布、重要事項的通報和通

10、知等。 2、以證券有限責任公司名義制發的平行文或上行文，由公司總裁簽發。發文包括：光證字。主要用于向證券監管部門、交易所、集團及所屬企業、其他政府機關等上級或平級單位的報告、請示和意見。3、以中共證券有限責任公司委員會名義制發的公文，由公司黨委書記簽發；以中共證券有限責任公司紀律檢查委員會名義制發的公文，一般由公司紀委書記簽發，重要公文須經公司黨委書記閱后發。發文包括：光證黨發、光證黨字；光證紀發、光證紀字。4、以證券有限責任公司董事會名義制發的公文，由公司董事長或經董事會授權公司總裁簽發，發文包括：光證董發、光證董字。5、以證券有限責任公司監事會名義制發的公文，由公司監事長簽發，發文包括：光

11、證監發、光證監字。6、以證券有限責任公司工會工作委員會名義制發的公文，由公司工會主席簽發，發文包括：光證工字。 7、以公司辦公室名義制發的公文由公司分管領導簽發。發文包括：光證辦發、光證辦字。主要用于印發上級領導同志批示；轉發不相隸屬單位的文件；頒布要求下級單位上報有關資料或進行相應檢查等事務性工作的通知；與外單位辦公廳（室）以及集團辦公廳商洽工作、征求意見或回復意見等。8、以人力資源部名義制發的公文由公司分管領導簽發。發文包括：光證人發、光證人字。主要用于公司干部職務任免和聘用通知、請示。9、證券公司工作簡報一般由分管辦公室領導簽發，重要簡報由總裁簽發。10、凡已簽發的公文，不得隨意變更；如

12、須變更，要經簽發人同意。11、編號。凡經正式簽發的文件，由辦公室統一編發文號。12、蓋印。所有發文在打印校對后，連同原稿交辦公室有關人員復核后辦理用印。如直接上公司內部網發布的文件，毋須蓋章。13、發文登記和分發。辦公室文秘處應根據發文單位、文號、標題、發文范圍、發文時間、份數、機密程度等登記清楚，逐一檢查分發。第四章 公文歸檔管理第十三條 公文辦理完畢后，應當根據證券檔案管理辦法有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。第十四條 重要會議形成的文件，包括錄音帶、音像光碟、照片等有關材料，應當由會議組織人員交辦公室立卷。 第十五條 聯合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其它單位保存復制件或

13、其它形式的公文副本。 第十六條 由各部門擬制、承辦和傳閱的公文，一般由各部室指定專人負責管理，確保公文收取、傳遞、用印、整理（立卷）和歸檔等各環節順暢運轉。第十七條 上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經領導或辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的單位、日期、份數和印發范圍。 第十八條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位證明章。 第十九條 公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。 第二十條 部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。部門撤消時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交公司辦公室檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。 第二十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以定期銷毀。銷毀公文，應當進行登記，由兩人監銷，保證不丟失，不漏銷。公司級文件銷毀由辦公室負責；部門級文件由部門文秘人員負責