1、.xxxxx銷售有限公司OA辦公系統需求調研報告版本 引言項目背景編寫依據本需求調研報告依據該項目現場調研的結果編寫完成。編寫目的本報告的編寫是為了對用戶的需求及相關數據進行收集,明確客戶的需求及相關數據。根據用戶的需求確定本系統的功能范圍。本需求主要為系統建設提供依據。預期讀者管理成員：項目經理、項目實施顧問；客戶成員：高層領導、項目組。版本記錄修訂歷史記錄版本日期AMD修訂者說明V1.32015-06-09A宗秋良、趙杰起草需求調研報告A-添加,M-修改,D-刪除項目概述企業現狀信息化XXX公司2015年組織架構圖目前管理基本采用當面安排,電話安排,和定期會議方式；各部門業務用人工傳遞的審

2、批方式進行日常工作。 辦公現狀日常溝通：日常工作中,主要使用電子郵件、會議、口頭傳達、手工、電話、QQ等方式；業務審批：以紙質人工送領導審批的方式；知識管理：紙質文件存檔在檔案柜,電子文件存儲在部門各自電腦中,缺少知識共享；文檔管理現狀處于紙質文檔管理階段,未實現集中、共享的知識管理體系；沒有知識沉淀,人員調離后的資料損失嚴重；項目建設目標通過搭建FE業務協作平臺,建立以計算機為手段的綜合管理信息系統,遵循流程自定的模式,以實現公司日常辦公、溝通、協作資源共享、高效的事務處理機制,提升管理水平,規范管理過程,提高效率,支持跨地域、跨部門進行協同工作。3業務需求分析滿足多種條件下的業務需求實現收

3、文管理、發文管理、督辦催辦、流程監控、代理授權公文管理網絡通訊人力、財務、行政、后勤、檔案等日常管理流程收文管理、發文管理、督辦催辦、流程監控、代理授權公文管理網絡通訊人力、財務、行政、后勤、檔案等日常管理流程工作流程工作流程協同辦公、會議管理、車輛管理、行政采購、固資管理行政辦公協同辦公、會議管理、車輛管理、行政采購、固資管理行政辦公公共信息通知公告、新聞動態、內部論壇、調查問卷公共信息通知公告、新聞動態、內部論壇、調查問卷OA辦公系統功能電子郵件即時通訊通訊錄OA辦公系統功能電子郵件即時通訊通訊錄個人設置、工作日志、待辦事宜、日程安排、消息提醒、個人計劃個人辦公個人設置、工作日志、待辦事宜

4、、日程安排、消息提醒、個人計劃個人辦公公司文件、內部刊物、內部信息、標準規范、政策法規知識共享公司文件、內部刊物、內部信息、標準規范、政策法規知識共享提高辦事效率,隨時隨地,任何時間任何地點輕松辦公提高辦事效率,隨時隨地,任何時間任何地點輕松辦公移動辦公員工管理部門管理參數設定權限設置角色管理日志記錄數據備份數據恢復員工管理部門管理參數設定權限設置角色管理日志記錄數據備份數據恢復系統管理系統管理3.1流程中心內部申請單：包擴XX運營中心流程、鄉鎮經營部流程、公司各職能部門流程,以及經銷商申請流程。如下圖：內部申請單FYNB2015 號申請部門申請人申請日期轉送部門申請事項說明部門經理文員業務管

5、理部經理銷售總監總經理內部申請單FYNB2015 號 XX運營中心流程：發起人-部門經理-百得文員-業務管理部經理-百得文員分發或發起人-部門經理-百得文員-業務管理部經理-銷售總監-百得文員分發內部申請單FYNB2015 號 鄉鎮經營部流程： 發起人-鄉鎮文員- 業務管理部經理-鄉鎮文員分發或發起人-鄉鎮文員- 業務管理部經理-銷售總監-鄉鎮文員分發內部申請單FYNB2015 號 公司各職能部門流程： 發起人部門經理銷售總監總經理發起人部門經理銷售總監經銷商申請單FYJXS2015 號申請部門申請人申請日期轉送部門申請事項說明區域經理區域文員業務管理部經理銷售總監總經理經銷商申請表：FYJX

6、S2015 號經銷商流程：發起人-區域經理-區域文員-業務管理部經理-銷售總監-總經理-區域文員分發發起人-區域經理-區域文員-業務管理部經理-銷售總監-區域文員分發授信審批流程：對經銷商授信審批流程。如圖:授信表申請人所屬區域申請時間申請額度申請期限利率授信承諾提醒區域經理區域文員財務經理銷售總監總經理授信：發起人-區域經理-區域文員-財務經理-銷售總監-總經理-區域文員分發財務審批流程：包括擬辦事項申請單、業務招待申請單。如圖：擬辦事項申請單部門流水號申請人擬發生日補辦與否事項性質借款與否預算原因事項類別預估費用大寫附件申請事項說明部門經理銷售總監總經理出納財務部擬辦事項申請單：發起人部門

7、經理銷售總監總經理出納發起人部門經理銷售總監出納業務招待申請單申請人流水號擬發生日部門補辦與否招待人數借款與否陪同人數預估費用招待標準附件招待對象及名單陪同人員名單部門經理銷售總監總經理出納財務部業務招待申請單：發起人部門經理銷售總監總經理出納發起人部門經理銷售總監出納服務中心審批流程：包括配件要貨計劃、退換貨報告。兩種業務通過協同方式實現。訂單管理部：業務流程包括要貨計劃。如圖：要貨計劃表客戶名稱聯系電話申請人訂貨時間訂貨類別提貨時間訂貨型號單位氣源數量訂單員訂單管理部門經理總經理秘書訂單管理部18號前提交次月月度計劃要貨計劃：經銷商發起人-訂單員-訂單管理部門經理-總經理秘書行政人事部：包

8、括外出單、請假單、出差申請單、調休單。如下圖：請假單申請表部門人員入職日期申請日期假別請假開始日期請假結束日期天數累計請假天數部門經理行政人事部經理人事專員銷售總監行政人事部請假單：3天以上發起人-部門經理-銷售總監行政人事部經理-人事專員3天以內發起人-部門經理行政人事部經理-人事專員外出申請單申請人申請部門前往地點外出時間預計返回時間外出事由部門經理行政人事部經理人事專員行政人事部外出單：發起人-部門經理行政人事部經理-人事專員出差申請單包括以下三種流程：出差申請單職務分類流水號申請人部門出差開始日期出差結束日期出差地點預算內補辦與否預估費用借款與否附件新建 / 刪除城際交通費住宿費其他合

9、計事由部門經理業務管理部經理行政人事部經理人事專員銷售總監行政人事部：出差申請單：部門經理及以上職務發起人-銷售總監行政人事部經理-人事專員行政人事部出差申請單：業務部門及市場部 發起人-部門經理-業務管理員行政人事部經理-人事專員行政人事部出差申請單：公司職員發起人-部門經理行政人事部經理-人事專員人員調休單調休人姓名工號部門調休前應休息日期調休后實際休息開始日期調休后實際休息結束日期調休事由部門經理銷售總監行政人事部經理人事專員行政人事部調休單：公司職員發起人-部門經理行政人事部經理-人事專員部門經理及以上部門經理-銷售總監行政人事部經理-人事專員3.2行政辦公：協同管理：實現點對點、一對

10、多的工作協同；支持協同事項中進行關聯、痕跡保留；能上傳各自部門內的協同模板供大家應用。會議管理：實現了會議的智能化管理。用戶可查看各個會議室的當前使用情況,避免使用沖突；各角色能自主發起部門及會議,并通知相關參會人員,參會人員能進行參會反饋；會議室管理員、會議管理員能對會議室、公司層面會議類型進行原始數據的登記,并對預定的情況進行會議報表統計,以便管理查詢；車輛管理：提供了對單位公用車輛的檔案管理和使用管理,包括對車輛的基本信息、使用記錄進行各種管理操作；結合工作流提供車輛申請功能；實現車輛預警等功能,3.3網絡通訊此系列模塊功能提供一系列通訊模塊,包括電子郵件和即時通訊,為協同辦公提供方便：

11、電子郵件： 融合個人的郵箱,實現通過oa自動登陸；.即時通訊：實現點對點、部門內部、公司內部間的在線溝通交流；通訊錄：根據系統人員情況,自動生成公司通訊錄；個人可以對通訊錄進行導出和條件查詢。3.4個人辦公：此系列模塊主要起輔助工作的作用,是全體員工工作的好助手。個人設置：設置個人信息；查看設置用戶個人密碼；修改用戶的姓名、聯系方式等基本信息。待辦事宜：待辦事宜模塊集中了用戶當前需辦理的工作和需處理的事務。包括系統大部分模塊,如郵件、消息、日程安排、辦文、閱文等；用戶登錄系統后,各類待辦事宜分類列出,點擊相應鏈接即可進入相應頁面辦理,起到引導用戶完成工作的作用。日程安排：方便個人安排每天日程,

12、將個人計劃自動添加到日程中；消息提醒：設置消息提醒功能 每當用戶登陸系統時彈出提示窗口。3.5公共信息公共信息用于實現公司各部門之間內部信息發布、交流和共享。系統要支持不同風格的信息欄目的設置,可實現各類信息的編錄、審核和發布,信息發布格式可自定義,各類公共信息由授予權限的欄目管理員統一管理和發布。通知公告：是單位內部的公告欄,以方便內部人員及時了解相關公告。登記了新公告欄后,即可發布到首頁的最新消息里。工作動態：每個部門都可以發布本部門的工作動態,以方便內部人員相互通曉部門之間的工作。首頁的工作動態是各部門工作動態的集合。調查問卷：實現基于web的某一主題的觀點開展意見征求。可以指定參與的部

13、門或人員,也可以不指定。內部論壇：可設置多個論壇區,論壇區下面可設置多個版面,授權用戶通常為部門負責人可在各版面提出話題發起討論,并可進行咨詢、解答和收集意見等活動。以期實現對公司重大發展,重要決策,重點政策的民主討論。3.6知識管理實現信息共享功能,實現過往及新生成電子文檔通知、公告、文件等、內部刊物、規章制度及標準、規范的共享,方便存取、匯集、管理和查詢。資訊來源可以是辦結公文、收集整理的外部來文、法律法規,或者由個人收藏資料里共享出來的資料等。由于政務信息來源于不同部門,因此,要能支持自定義不同的分類欄目,并指定不同欄目管理員和管理部門,由欄目管理員收集、管理和發布各類資訊。具體欄目可以

14、定義顯示在部門文件夾或公司文件夾中。信息檢索：提供整個系統所有公文和信息的關鍵字、發布時間等檢索或全文檢索引擎。3.7領導日程實時安排領導和自己的工作日程,根據權限查看他人的日程安排。并能設定提示時間；領導日程自動添加到相關領導個人日程中；需支持短信提醒。3.8移動辦公信息瀏覽：對業務、公文、新聞、通知公告的信息展現。參照協同辦公平臺可以查看信息的詳細內容。業務查詢：能夠通過查詢各類審批事項的基本信息。包括業務的基本信息、辦理日志信息和附件列表。會議管理：查看會議通知信息。公文查詢：通過查詢各類收文、發文的信息。包括公文的基本信息、辦理日志信息和正文。業務簽批：能夠在手機上簽批待辦業務,并與協同辦公平臺保持同步。簽批可以實現流程的提交、回退、完成、結束操作。簽批時可以查看歷史審批意見、填寫并保存審批意見。支持使用常用審批語。公文簽批：在手機上簽批待辦公文,并與協同辦公平臺保持同步。簽批可以實現流程的提交、回退、完成、結束操作。簽批時可以查看歷史審批意見、填寫并保存審批意見。支持使用常用審批語。日程查看：個人日程安排查詢3.9系統管理：用戶管理：包含下列功能顯示用戶列表,查看用戶信息；添加刪除用戶,修改用戶信息；檢索用戶資料信息；修改設定各用戶在各模塊的權限；查看所有在線用戶的情況。部門設定：設定單位樹狀組織結構,部門名稱等；角色管理：設定角色名稱,支持