1、第 頁共14頁第3頁共14頁檔案管理制度及表格檔案管理制度一、目的：為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性與保密性，特制定本制度。公司的營運資質(zhì)證書包括榮譽證書（含個人以企業(yè)名義獲得的），公司成立各項批準(zhǔn)、變更文件，公司規(guī)劃、年度計劃，公司各項固定資產(chǎn)有價資料，公司現(xiàn)行的各項規(guī)章制度，財務(wù)審計驗資報告，年度經(jīng)營情況總結(jié)，勞動工資人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、業(yè)務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、技術(shù)圖紙電子檔案、照片、聲像等具有參考與歷史記載價值的文件資料。三、公司的檔案管理由公司檔案室歸口管理，具體工作由檔案管理員負責(zé)，電子檔案經(jīng)由網(wǎng)管審查備檔并至檔案管理員辦理入

2、檔手續(xù)。四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。四、資料的收集與整理公司的歸檔資料實行“即時歸檔”與“年度歸檔”制度，即：各部門相應(yīng)一次性辦結(jié)的業(yè)務(wù)實行即時歸檔，具有連續(xù)性的業(yè)務(wù)實行年度歸檔一次。在檔案資料歸檔時，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的重要程度確定是否歸檔。凡重要的文件必須把原件放入檔案室。五、資料的分類與歸檔公司檔案資料分“綜合類檔案”、“業(yè)務(wù)類檔案”、“人事檔案”三大類2綜合類檔案分：（1）資證系列，（公司營運資質(zhì)證書、榮譽證書，產(chǎn)品型式試驗報告、人

3、員資質(zhì)證書、公司歷史照片、公司文化記錄、年度財務(wù)審計報告、批準(zhǔn)公司成立的各項文件與公司固定資產(chǎn)的有價證明等，共10小類）（2）文檔類（外來文件、公司紅頭文號文件、各部門業(yè)務(wù)制度、非公司產(chǎn)品業(yè)務(wù)合同比如各項行政辦公、設(shè)備采購合同，共4小類）（3）書籍（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、參考文獻、雜志，共3小類）（4）托管（客戶托管、代理商托管、內(nèi)部托管，共3小類）托管業(yè)務(wù)是一項具有發(fā)展性的業(yè)務(wù)，主要托管客戶、代理商、內(nèi)部一些重要的文檔、圖紙。3業(yè)務(wù)類檔案分：銷售合同、技術(shù)圖紙、工程管理，以產(chǎn)品分類，時間先后為序編目。4人事檔案（員工錄用登記表，轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、升遷手續(xù),勞動合同，養(yǎng)老保險手冊，工傷檔案等等）5檔案編號說明：

4、公司檔案以“母-子-序”編號邏輯編制檔案號，具體見目錄表。六、檔案的借閱總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總助、各部門經(jīng)理借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，填寫檔案借閱審批單，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)送辦公室主任核批。公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)才能借閱。密級檔案行政類由總經(jīng)理確定，技術(shù)類由技術(shù)副總與總經(jīng)理共同確定。檔案借閱者必須做到：（1）愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。（2）注意安全保密

5、，密級檔案禁止擅自翻印（確實需復(fù)印與借閱流程一樣需相應(yīng)的人員審批）、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。（3）如發(fā)現(xiàn)故意損壞或丟失公司檔案處以50-500元/次的罰款。第 頁共14頁第 頁共14頁檔案管理員對任何人借檔必需嚴(yán)格按檔案管理制度執(zhí)行，并認真做好檔案借閱登記登記表，玩忽職守的按情節(jié)情重處以50-500元/次的罰款。七、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交辦公室主任與各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并

6、歸檔。登記表永久保存。在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。附：檔案室收件登記表、檔案借閱審批單、檔案目錄、檔案借閱登記表、公司檔案資料銷毀審批表*有限公司二O一八年九月二十八日表1檔案收存登記表表二檔案借閱申請單填表日期：年月日歸還時間：年月日借閱人所在部門職務(wù)借閱類別現(xiàn)場借閱復(fù)印帶出借閱其他（請說明）借閱資料編號借閱資料名稱內(nèi)容借閱用途借閱人簽字部門主管簽字部門經(jīng)理總經(jīng)理/總監(jiān)經(jīng)辦人簽字第 頁共14頁第 頁共14頁第 頁共14頁備注:1、技術(shù)資料，部門主管簽字。2、關(guān)于特種設(shè)備方面的重要資料需部門經(jīng)理簽字。3、公司各種證照需總經(jīng)理或總部分管部門總監(jiān)簽字。表二檔案借閱申請單填表日期：年月日歸還時間：年月日借閱人所在部門職務(wù)借閱類別現(xiàn)場借閱復(fù)印帶出借閱其他（請說明）借閱資料編號借閱資料名稱內(nèi)容借閱用途借閱人簽字部門主管簽字部門經(jīng)理總經(jīng)理/總監(jiān)經(jīng)辦人簽字備注:1、技術(shù)資料，部門主管簽字。2、關(guān)于特種設(shè)備方面的重要資料需部門經(jīng)理簽字。3、公司各種證照需總經(jīng)理或總部分管部門總監(jiān)簽字。表三檔案借閱登記表表號:第 頁共14頁第 頁共1