1、第6頁(yè) 共6頁(yè)秘書(shū)接待客人方案辦公室秘書(shū)或總經(jīng)理秘書(shū)應(yīng)該如何制定接待客人的工作方案?下面WTT給大家介紹關(guān)于秘書(shū)接待客人方案的相關(guān)資料，希望對(duì)您有所幫助。秘書(shū)接待工作方案(一)接待規(guī)格及接待方案的主要內(nèi)容1.接待規(guī)格劃分接待規(guī)格有3種：(1)高規(guī)格接待;(2)對(duì)等接待;(3)低規(guī)格接待。2.影響接待規(guī)格的因素影響接待規(guī)格的因素有：(1)對(duì)方與我方的關(guān)系;(2)一些突然的變化會(huì)影響到既定的接待規(guī)格;(3)對(duì)以前接待過(guò)的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。3.接待方案的主要內(nèi)容接待方案的內(nèi)容有4項(xiàng)：(1)確定接待規(guī)格;(2)日程安排;(3)經(jīng)費(fèi)運(yùn)算;(4)工作人員。(二)制定接待工作方案的程序制定

2、接待方案的程序是：理解背景資料草擬接待方案與本單位相關(guān)部門(mén)溝通情況與來(lái)訪者溝通情況報(bào)請(qǐng)上司申批。(三)制定接待工作方案的考前須知(1)假如本單位有接待方面的規(guī)章制度，秘書(shū)應(yīng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。(2)要注意理解來(lái)賓的飲食習(xí)慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱。(3)在接待過(guò)程中，要特別做好工作。秘書(shū)接待客人考前須知不浪費(fèi)客人的時(shí)間假如是接待有預(yù)約的客人，事情就比擬簡(jiǎn)單，把他帶到預(yù)先定好的會(huì)議室，及時(shí)通知預(yù)約的部門(mén)就行了。假如客人沒(méi)有事先預(yù)約，那么，就要詳細(xì)地問(wèn)明客人有什么事，要找誰(shuí)，馬上與有關(guān)部門(mén)聯(lián)絡(luò)。如今經(jīng)常有這種現(xiàn)象，秘書(shū)在沒(méi)有弄清客人到底找準(zhǔn)適宜之前，就把他帶到市場(chǎng)部;到市場(chǎng)部后，市場(chǎng)部的人說(shuō)客人的事

3、是銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)，當(dāng)他們來(lái)到銷(xiāo)售部時(shí)，人家又說(shuō)這方面的工作已移交給企管部這種來(lái)回往返，讓客人感到非常難堪，這實(shí)際上是對(duì)他的不尊重。因此，在這種沒(méi)有把握的情況下，最好是請(qǐng)客人稍等一會(huì)，先用 與有關(guān)部門(mén)聯(lián)絡(luò)一下：“天地公司的先生有件關(guān)于廣告的事，是不是請(qǐng)你們接待一下?”這樣就可以少碰許多軟釘子，客人也會(huì)感到你的熱情。客人較多的時(shí)候在客人較多的時(shí)候，秘書(shū)要堅(jiān)持先來(lái)后到的接待原那么，有些客人雖然是初次來(lái)訪，但說(shuō)不定他就是總經(jīng)理幾十年沒(méi)見(jiàn)面的老同學(xué)。假如秘書(shū)在接待客人時(shí)不堅(jiān)持先來(lái)后到的接待的原那么，熟人優(yōu)先，讓客人明顯感到薄此厚彼，那心里肯定不痛快。因此，即使是總經(jīng)理的座上客，也得按先后順序接待。其實(shí)，只要

4、你對(duì)他們點(diǎn)點(diǎn)頭，表示一下歉意：“實(shí)在對(duì)不起，請(qǐng)您稍等一下。”他們大多都會(huì)理解。如今有許多送水、送飯、文具、快遞公司的人上門(mén)推銷(xiāo)，這多少會(huì)影響一些前臺(tái)的接待工作。即使如此，秘書(shū)也不能表現(xiàn)出一副不耐煩的樣子，擺出一副高高在上的架勢(shì)。你無(wú)形的優(yōu)越感會(huì)讓他們產(chǎn)生自卑感，甚至產(chǎn)生怨氣。當(dāng)他們推銷(xiāo)的時(shí)候，你只要婉言謝絕，他們一般不會(huì)胡攪蠻纏。有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，穿快遞服裝的客人并不是快遞公司的，而是公司某位老總的親戚，或其他重要單位的客人，假如前臺(tái)秘書(shū)以衣帽取人，那到時(shí)候場(chǎng)面可能就無(wú)法拾掇。另外，接待客人不只是值班秘書(shū)一個(gè)人的事。客人是公司的客人，但如今有些人在走廊上碰到客人，卻視而不見(jiàn)。在一些秘書(shū)看

5、來(lái)，這只是一件小事，但在客人看來(lái)，這是做秘書(shū)的缺乏教養(yǎng)的表現(xiàn)，是公司管理不嚴(yán)的表現(xiàn)。不是你值班，不一定要專(zhuān)門(mén)停下來(lái)打招呼，但是，點(diǎn)個(gè)頭、問(wèn)聲好的禮貌還是要有的。如何應(yīng)付各種突然出現(xiàn)的場(chǎng)面假如事前已經(jīng)約好，那么，上司的客人到了之后，一般都要將客人帶到上司的辦公室去，除非上司有急事要辦臨時(shí)出去了。不過(guò)，假如上司確實(shí)不在的話，那么，與其讓客人在上司的辦公室干等，還不如自己先與客人聊聊。上司突然不在客人按照約好的時(shí)間來(lái)訪，可是上司因?yàn)閯e的急事要辦突然出去了。在這時(shí)，秘書(shū)應(yīng)向客人說(shuō)明情況，懇求諒解，并征求他的意見(jiàn)：“請(qǐng)?jiān)俚纫粫?huì)兒好嗎?”“等經(jīng)理回來(lái)之后，我再跟您聯(lián)絡(luò)行嗎?”或者根據(jù)詳細(xì)情況，把他介紹給有

6、關(guān)部門(mén)：“讓市場(chǎng)部的張經(jīng)理跟您談?wù)劊慈绾?”總之，不管客人是否愿意等到上司回來(lái)再談，還是愿意跟有關(guān)人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。不速之客假如是出門(mén)辦事，事先就應(yīng)該與對(duì)方約好，這是現(xiàn)代社交中的一般規(guī)矩。但是，秘書(shū)對(duì)于那些不速之客，決不能因?yàn)闆](méi)有預(yù)約而怠慢他們。首先要弄清來(lái)客的姓名、所在的公司、有什么事情。如來(lái)客人點(diǎn)名要與某某會(huì)談，就應(yīng)當(dāng)立即與當(dāng)事人聯(lián)絡(luò)。但是，在聯(lián)絡(luò)好之前，不應(yīng)給客人以肯定的答復(fù)，因?yàn)楫?dāng)事人有可能不在，也有可能不愿見(jiàn)這位客人。假如是不愿意見(jiàn)，你就要這樣答復(fù)客人：“實(shí)在對(duì)不起，某某如今不在家”這樣不致于給客人留下一個(gè)沒(méi)有誠(chéng)意的印象。有時(shí)，上司會(huì)給秘書(shū)來(lái)個(gè) 或者寫(xiě)張紙條來(lái)

7、，說(shuō)今天某某客人要來(lái)，自己不想見(jiàn)他。然而客人到后，秘書(shū)總不能以上司不想見(jiàn)他為理由而不給予安排會(huì)見(jiàn)。所以，秘書(shū)在這時(shí)頭腦要靈敏一點(diǎn)，比方可以這樣委婉地回絕對(duì)方：“實(shí)在對(duì)不起，孫總準(zhǔn)備明天下午出差，今天確實(shí)抽不出時(shí)間。”這樣客人就能給予諒解。不過(guò)，在這之前，秘書(shū)有一點(diǎn)要弄清楚，那就是上司終究是不想見(jiàn)客人還是實(shí)在抽不出時(shí)間，假如是當(dāng)天抽不出時(shí)間，那么，就有一個(gè)改期的問(wèn)題。如今秘書(shū)不時(shí)要接待一些不請(qǐng)自來(lái)的客人。這些并不受人歡送的客人之中，大多是上門(mén)推銷(xiāo);有的干脆就是無(wú)理取鬧。不管是哪一種人，秘書(shū)在接待時(shí)都要待之以禮，顯示出自己的修養(yǎng)和風(fēng)度。首先把來(lái)各領(lǐng)到接待室，立即讓有關(guān)部門(mén)出面接待，并借送茶的時(shí)機(jī)，摸清對(duì)方來(lái)訪的意圖，及時(shí)向上司匯