1、第 第12頁在我們的工作過程中，會議可以說是一項最經常的工作。一項調查表明：大多數商務人士有三分之一的時間是用于開導言在我們的工作過程中，會議可以說是一項最經常的工作。一項調查表明：大多數商務人士有三分之一的時間是用于開導言雖然大家都很了解會議所帶來的資源、人力、物力的巨大耗費，但人們也不得不承認，會議是一種很有效的溝通手雖然大家都很了解會議所帶來的資源、人力、物力的巨大耗費，但人們也不得不承認，會議是一種很有效的溝通手部門協作的工作，就更是需要會議的紐帶來協助運作。部門協作的工作，就更是需要會議的紐帶來協助運作?！咀詸z】【自檢】你在會議溝通活動中是否具有以下行為要點？你在會議溝通活動中是否具

2、有以下行為要點？你的會議溝通表現是否1.總是在會議開始前 3 天就已經安排好了會議的日程并將該議程通知到每位與會者。2.當與會者詢問議程安排時總是回答： “還沒定呢，等通知吧”。3.對于會議將要進行的每項議程都胸有成竹。4.會議開始前半小時還在為是否進行某幾個議題而猶豫不決。5.提前將每一項會議任務安排給相關的工作人員去落實，并在會議開始前加以確認。安排好。天確認關鍵人士是否會出席會議。始前才發現忘了邀請主管領導參加會議。 9會議時間安排恰當，能夠完成所有的議題。以上 12 個問題，可能是你的會議溝通活動中常見的表現，利 進 行 。 11溝 通 。 12都盼望著早點結束會議。以上 12 個問題

3、，可能是你的會議溝通活動中常見的表現，自己的總分吧！自己的總分吧！36 分：你的會議溝通技巧是值得稱道的。36 分：你的會議溝通技巧是值得稱道的。03 分：你的會議溝通技巧也還不錯，但需要進一步改進。00會議的安排制定 2議程 協調。安排 3.整理相關議題，并根據其重要程度排出討論順序。4.把議程安排提前交到與會者手。1.首要原則是少而精。挑選2.信息型會議,你應該通知所有需要了解該信息的人與會都參加。者3.決策型會議,你需要邀請能對問題的解決有所貢獻,對決策有影響的權威,以及能對執行決策做出諾的人參加。4.你需要對某些未在會議邀請之列的關鍵人士說明原因。1.現場會議室一般比較方便且費用低廉,

4、因此是首選適宜 地點。但如果涉及公司的對外公共關系形象或者與溝通 會人數很多，則可以考慮租用酒店或展覽中心的專的會 用會議室。議室 2.與會者的身體舒適需求不能忽略，應注意會議室布置 的空調溫度、桌椅舒適度，燈光與通風設備也應與會議的規模與安排的活動相適應。會議安排核查表會議的主持3.根據你的溝通需要來選用適當的桌椅排列方式。會議安排核查表會議的主持3.根據你的溝通需要來選用適當的桌椅排列方式。信息型會議的與會者應面向房間的前方，而決策型會議的與會者應面向彼此。檢查項目檢查項目具體工作負責人檢查結果會議溝通目標會議議程安排參加會議人員安排會議實物安排(一)成功地開始會議(一)成功地開始會議重要

5、的是,你可以給整個會議帶來一個富有組織的、卓有成效的重要的是,你可以給整個會議帶來一個富有組織的、卓有成效的開始。會議開場秘訣開始。會議開場秘訣1準時開會1準時開會對于每一位職業的商務人士而言，最頭疼、最深惡痛絕的事對于每一位職業的商務人士而言，最頭疼、最深惡痛絕的事會者懷疑組織者的工作效率與領導能力。會者懷疑組織者的工作效率與領導能力。2向每個人表示歡迎2向每個人表示歡迎用宏亮的聲音對每個人表示熱烈的歡迎。如果你面對的是一用宏亮的聲音對每個人表示熱烈的歡迎。如果你面對的是一過面了，也要確保把客人與新來乍到的成員介紹給大家。過面了，也要確保把客人與新來乍到的成員介紹給大家。3制定或者重溫會議的

6、基本規則3制定或者重溫會議的基本規則會議的基本規則是會議中行為的基本準則，你可以使用“不會議的基本規則是會議中行為的基本準則，你可以使用“不55詢問“我們都同意這些規定嗎?”要得到每一個人的肯定答復，詢問“我們都同意這些規定嗎?”要得到每一個人的肯定答復，而不要想當然地把沉默當成是沒有異議。而不要想當然地把沉默當成是沒有異議。4分配記錄員與計時員的職責4分配記錄員與計時員的職責如果可能的話，讓大家志愿來擔任這些職責而不要由主持人如果可能的話，讓大家志愿來擔任這些職責而不要由主持人些職責。些職責。(二)會議主持人的溝通技巧(二)會議主持人的溝通技巧一個優秀的會議領導者總是經常提出他們簡短的意見以

7、指引一個優秀的會議領導者總是經常提出他們簡短的意見以指引的效率。的效率。我們常用的問題大致可以分為兩類：開放式的問題與封閉式我們常用的問題大致可以分為兩類：開放式的問題與封閉式同意這種觀點嗎？”同意這種觀點嗎？”這就是封閉式的問題。做為一名有經驗的會議主持人，你這就是封閉式的問題。做為一名有經驗的會議主持人，你應該善于運用各種提問方式。應該善于運用各種提問方式。問題類型 棱鏡型問題問題特點把別人向你提出的問題反問給所有與會者。 環形問題廣播型問題定向型問題向全體與會者提出問題，然后每人輪流回答。例如：“讓我們聽每個人的工作計劃，小王，由你開始?！毕蛉w與會者提出一個問題，然后等待一個夠糾正一下

8、？”這是一種具有鼓勵性而沒有壓力的提問方式，因為你沒有指定人回答，所以大家不會有壓力。(三)圓滿地結束會議(三)圓滿地結束會議無論是什么樣類型的會議，在會議結束的時候重新回顧一下無論是什么樣類型的會議，在會議結束的時候重新回顧一下很必要的。很必要的。（1）總結主要的決定與行動方案以及會議的其他主要結果。成的事項；說明下次會議的可能議程。（3）給每一位與會者一點時間說最后一句話。（3）給每一位與會者一點時間說最后一句話。（4）就下次會議的日期、時間與地點問題達成一致意見。（4）就下次會議的日期、時間與地點問題達成一致意見。說“謝謝各位”來結束會議。說“謝謝各位”來結束會議。靈活地應對會議的困境靈

9、活地應對會議的困境會議依賴于與會者的相互作用。開會時出現問題是不可避免會議依賴于與會者的相互作用。開會時出現問題是不可避免并保持討論的正確方向。(一)某些人試圖支配討論的局面的。有時問題因為人而產生，有時因為程序或邏輯而產生。在任并保持討論的正確方向。(一)某些人試圖支配討論的局面在會議中，常常會出現“一言堂“的局面。如果我們會議的在會議中，常常會出現“一言堂“的局面。如果我們會議的位。當這種情形發生時，其他人通常就會只是坐著聽。這時，主持者就應該提一些直接的問題，將與會者調動起來。持者就應該提一些直接的問題，將與會者調動起來。如果其他辦法都不能奏效，不妨嘗試在中間休息時與那個人如果其他辦法都

10、不能奏效，不妨嘗試在中間休息時與那個人私下談一談，也許會有所幫助。私下談一談，也許會有所幫助。(二)某些人想爭論(二)某些人想爭論這種人可能自稱無所不知，或者掌握的信息完全是錯誤的，這種人可能自稱無所不知，或者掌握的信息完全是錯誤的，愚蠢的或牽強的發言，然后不再理睬他們。通常，這種人會激怒全體，會有人講出不歡迎他們的話，然后一片沉默。這時，主持平衡。平衡。通常地，這個喜歡辯論的人會意識到情況，然后不再提出問通常地，這個喜歡辯論的人會意識到情況，然后不再提出問間。然后主持者立即向另一個人提問，以便讓討論繼續下去。間。然后主持者立即向另一個人提問，以便讓討論繼續下去。(三)某些人與身邊的人開小會(

11、三)某些人與身邊的人開小會當與會者人數很多時，經常會發生這種情形。開小會往往是當與會者人數很多時，經常會發生這種情形。開小會往往是大會提出某種想法前，想先試探別人的看法。通常，會議中有人時間持續長了才會成為一個問題。時間持續長了才會成為一個問題。一個辦法是請這個人告訴大家他剛才所講的內容，另一個辦一個辦法是請這個人告訴大家他剛才所講的內容，另一個辦法就是沉默，然后看著那個破壞秩序的人。通常，這樣就會恢復會議秩序。會議秩序。(四)習慣性的跑題者(四)習慣性的跑題者FAST訓練一個習慣性跑題者采取一些更富有建設性的行動：F，面對造成問題的人；訓練一個習慣性跑題者采取一些更富有建設性的行動：F，面對

12、造成問題的人；A，感謝或肯定這個人以及他/她的良好意圖；A，感謝或肯定這個人以及他/她的良好意圖；S，建議一種新的行為方式；S，建議一種新的行為方式；T，多做幾次嘗試，可以逐步改變或者提高你的要求：T，多做幾次嘗試，可以逐步改變或者提高你的要求：例如，假設小王總是在開會的時候講很多的笑話。他是個很例如，假設小王總是在開會的時候講很多的笑話。他是個很風趣的人，但是他總是會讓會議跑題。為了管住他：風趣的人，但是他總是會讓會議跑題。為了管住他：F，注視他，說:“小王，我有個建議”F，注視他，說:“小王，我有個建議”S，“但是我仍然不清楚你那聰明的腦袋對這個問題真正是S，“但是我仍然不清楚你那聰明的腦

13、袋對這個問題真正是怎么看的?說真的，你是否能夠告訴我們你的建議?”怎么看的?說真的，你是否能夠告訴我們你的建議?”T，如果他還是沒有改變，或者你可以更加嚴厲一些：T，如果他還是沒有改變，或者你可以更加嚴厲一些：“別這樣了。我們已經樂過了，但是現在的要點究竟是什么呢?”如果這些公開的干預仍然不能夠見效，你可以問小王是否可如果這些公開的干預仍然不能夠見效，你可以問小王是否可些什么。這樣的談話可以比公開場合中的語氣更為堅定與嚴厲?！咀詸z】請你根據左欄的問題，從右欄挑出相應的對策，將問題與相【自檢】請你根據左欄的問題，從右欄挑出相應的對策，將問題與相應的對策用直線連接起來。通過該練習學習如何更好地控制會應的對策用直線連接起來。通過該練習學習如何更好地控制會議。議。問問題對策你想令討論熱烈。對策你想令討論熱烈。A.請每個與會者總結其他人的發言。個與會者總結其他人的發言。你想打斷某項討論。你想打斷某項討論。B.問小組一個開放式的問題。組一個開放式的問題。幾個與會者在開小會。幾個與會者在開小會。C.詢問小組的反饋意見。小組的反饋意見。兩名與會者就一個觀點爭執。兩名與會者就一個觀點爭執。D.問小組一個具體