1、 檔案管理制度總則為加強公司檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在生產、經營、科研和行政管理等各項工作中的作用，根據檔案法和國家檔案局企業檔案管理規定等法規，結合公司實際，特制定本辦法。本辦法所指的檔案是指公司在生產、經營、科研、行政管理以及其它各項活動中直接形成的對公司和社會具有保存價值的歷史記錄。公司檔案列入公司資產管理范圍。公司檔案管理實行部門立卷歸檔制度，檔案工作納入各部門的發展規劃、工作計劃和日常管理。本辦法適用于電力公司的檔案管理工作。檔案室是公司檔案工作的職能管理部門，是永久保存和提供利用公司檔案的機構，公司各部門的檔案工作接受檔案室的監督、指導和檢查。檔案的管理公司各部

2、門、項目部均須配備一名兼職檔案管理員，負責本部門、項目部檔案的收集整理、立卷歸檔和移交工作。兼職檔案管理員須認真執行本辦法，不斷增加檔案業務知識，提高檔案管理能力。檔案的收集整理 各部門、項目部兼職檔案管理員在平時日常工作中應按檔案歸檔范圍（見附件1），做好有保存利用價值的文件材料（紙質材料和電子文件）的收集工作，將收集積累的檔案資料，分年度、分類別存放。 電子文件材料應是紙質文件的最終版本，文件名稱應與紙質相同，分年度、分類別保存在不同的文件夾中。 歸檔的文件材料須符合檔案材料的基本要求，做到圖樣清晰、齊全完整、字跡清晰工整、簽字手續完備，書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。 檔案

3、的立卷立卷就是各部門、項目部針對檔案歸檔范圍，對已收集的部門文件等進行分類、組合和編目，使其成為一個有機整體。既要分門別類、保持文件之間的歷史聯系，又要便于保管和利用，使組成的案卷能完整、準確、系統地反映本部門、項目部主要業務工作的原貌。立卷程序分類排列。各部門、項目部兼職檔案管理員須將當年的檔案按年度和類別進行分類組合，文件材料應依其形成規律或重要程度依序排列，如批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉發件在前，原件在后。標注卷內文件頁碼。一卷檔案整理完畢后，需統一標注卷內文件的頁碼。標注頁碼一律用鉛筆，正面在右下角、背面在左下角。填寫卷內文件目錄。需按照文件的排列順序，依次在卷內文件目錄

4、（附件2）中詳細填寫，并隨案卷裝訂。填寫卷內備考表。在卷內備考表（見附件3）中填寫卷內文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的說明，立卷人、檢查人姓名，以及完成立卷的日期。裝訂案卷。將案卷按卷內文件目錄、文件、備考表的順序裝訂在統一的卷皮內，裝訂要整齊、不掉頁、不倒頁、不壓字，用線繩裝訂。編寫歸檔號。將裝訂好的案卷按其保管期限和重要程度進行分類排列，依次編寫歸檔號。填寫案卷封皮。在案卷封皮上填寫案卷名稱、編制單位、編制日期、密級、保管期限等案卷情況，要求書寫清楚，字跡工整。填寫案卷目錄。將案卷封面的有關內容，詳細登入案卷目錄中，要求用計算機打印保存。檔案的歸檔 各部門、項目部兼職檔案管理員應

5、及時將有關檔案材料進行立卷、整理，并于每年6月30日前將上年檔案材料一次性移交檔案室。 檔案移交歸檔時，各部門、項目部兼職檔案管理員和檔案室管理人員應根據案卷目錄詳細清點案卷，按標準進行驗收檢查，對不符合標準的退回重新整理；符合要求的，雙方在檔案移交清單（見附件4）上簽字，檔案移交清單一式兩份，交接雙方各存一份，以備查驗。檔案的保管 每年12月底，檔案室管理人員應對檔案的保管數量、各類檔案的查閱、外借次數等相關使用情況進行匯總統計，并根據統計結果提出檔案價值的鑒定意見，確定檔案的不同保管期限。檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年、5年。 檔案室是保存檔案及相關資料的重要

6、場所，須采取防高溫、防水、防潮、防光、防塵、防火、防盜、防污染、防有害生物侵襲等措施。 檔案室管理人員應定期對檔案室進行清掃，保持室內及檔案柜干凈整齊。 嚴禁檔案室管理人員私自將檔案帶出室外或借給他人。 檔案室管理人員外出時，注意門窗落鎖，安全保密。非檔案室管理人員，未經批準不得進入檔案室。 經鑒定需要銷毀的檔案，應填寫檔案銷毀審批表（見附件5），銷毀一般檔案資料須經移交該檔案的部門經理審批，銷毀機密級檔案須經部門經理和分管副總經理審批。銷毀檔案時，應指定兩人負責監督銷毀，防止檔案遺失和泄密。檔案的借閱 借閱者查閱檔案前，需填寫檔案借閱審批表（見附件6）。借閱一般檔案資料，需經所在部門經理及綜

7、合管理部主任簽字同意；借閱機密級檔案，需經部門經理、綜合管理部主任和分管副總經理審批。借閱檔案時，還需填寫檔案借閱登記表（見附件7）。 借閱者應確保檔案的安全、完整和保密，嚴禁在案卷上涂改、勾畫、批注、拆卷、抽頁等，未經有關領導同意，不得轉借、復印、拍照和對外公布。 借閱檔案的時間，一般檔案最長不超過十天，機密級檔案最長不超過一周。借閱檔案必須按期歸還，如超過規定時間還需借用，應辦理續借手續。檔案室管理人員應每月清理一次檔案的歸還情況，督促借閱者及時歸還或續借檔案。 借閱者歸還案卷時，檔案室管理人員要詳細清點，確認無誤后應在檔案借閱審批表和檔案借閱登記表上填寫歸還時間，歸還的檔案資料應及時入庫

8、上架。 外單位人員借閱檔案資料，須持有本單位的介紹信，經分管總經理審批同意后，由綜合管理部人員帶領辦理借閱手續。 附則本辦法由綜合管理部制定并負責解釋。本辦法自頒布之日起開始實施。附件1：檔案范圍附件2：卷內文件目錄附件3：檔案備考表附件4：檔案移交清單附件5：檔案銷毀審批表附件6：檔案借閱審批表附件7：檔案借閱登記表附件8：檔案日常管理業務流程附件1 檔案歸檔范圍 （一）文書檔案的歸檔范圍序號文 件 內 容一會議文件材料（一）工作會議、專題會議的文件材料1通知、日程、報告、講話稿、總結、決議、決定、紀要等2發言材料、交流材料、簡報等（二）大型會議、慶典等文件材料1活動安排、名單、主報告、賀詞

9、、題詞、講話等二綜合性文件材料1公司中長期規劃、綱要及政策性、指導性的文件材料2上級機關頒發的需要貫徹執行的指示、決定、紀要、通知3公司制發的年度計劃、總結、情況匯報、調研等文件材料4公司規范化管理方面的文件材料三各類編研材料1公司年鑒、大事記、宣傳畫冊等四行政管理文件材料1房產、土地所有權和使用權的文件材料2簽訂的合同、協議等文件材料五黨組織的文件材料1通知、議程、報告、講話稿、選舉結果、討論通過的文件、決議六工會工作的文件材料1意見、計劃、總結、匯報、活動、會議記錄等2工會會員名冊、登記表3工會活動的申請、批復、計劃、方案等七機構設置的文件資料1機構建立、更名、撤并、啟用印章等形成的文件資

10、料2定編、核編、干部任免、考核等人事管理文件 （二）科研檔案的歸檔范圍序號文 件 內 容一研究準備階段1文獻調研、考察報告、綜述報告等2市場預測和應用前景分析報告等3開發工作方案等4開題報告與論證文件等5委托書、協議書、技術合同、會議紀要和重要往來函件等6開發工作計劃等二研究實驗階段1實驗任務書、實驗大綱2實驗、測試、調查、考察等原始記錄、整理記錄和綜合分析報告3計算文件、數據處理文件4設計文件和圖紙5照片、幻燈片、錄音帶、錄像帶、影片拷貝、光盤、磁盤等聲像、電子文件6樣品、標本、樣機等實物的目錄7開發工作計劃執行情況、計劃調整、中斷、終止或撤銷文件8階段研究工作小結三總結鑒定驗收階段1研制報

11、告2論文、專著3工藝技術報告4科研投資情況和經費決算文件5鑒定會相關文件6鑒定證書或視同鑒定證書的文件7經濟效益和社會效益證明文件8開發工作總結四成果申報獎勵階段1科技成果登記表2科技成果申報表及附件3科技成果獎勵申報表和審批文件4獲獎憑證(獎章、獎狀、證書)的原件或影印件5專利受理文件和專利證書的原件或影印件五成果推廣應用階段1市場調查、分析報告2實驗和推廣應用方案3擴大生產的設計文件和工藝技術文件4產品定型鑒定文件(產品說明書、產品質量檢驗證及產品合格證、裝箱單等)5技術轉讓合同、協議書6土建設備安裝圖紙、生產運行參數和用戶反饋意見7科技成果展覽會、產品展銷會資料8成果宣傳媒體報道文件 (

12、三）基建檔案的歸檔范圍序號文 件 內 容一可行性研究、任務書1項目建議書及其報批文件2項目選址意見書及其報批文件3可行性研究報告及其評估、報批文件4項目評估報告（包括借貸承諾評估）、論證文件5環境預測、調查報告，環境影響報告書及批復6設計任務書、計劃任務書及其報批文件二設計基礎文件1工程、水文地質勘查報告、測繪圖、勘查記錄，化驗、土、巖實驗報告2地形、地貌、建筑物、構筑物及重要設備的安裝測量定位、觀測記錄3水文、氣象、地震等其他設計基礎材料三設計文件1總體規劃設計、方案設計2初步設計及其報批文件3技術設計4施工圖設計5技術秘密、專利文件6工程設計計算書7關鍵技術實驗8設計評價、鑒定及審批四項目

13、管理文件（一）建設用地、征地、拆遷文件1征用土地申請、批準文件，國有土地使用證、紅線圖2征地移民拆遷、安置、補償批準文件、協議書3選址意見通知書及附圖4建設用地規劃許可證及其附件、附圖（二）計劃、投資、統計、管理文件1有關投資、進度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調整計劃2概算、預算管理、差價管理文件3合同變更、索賠等涉及法律事務的文件4規程、規范、標準、規劃、方案、規定等文件5技術設計審查、技術協議文件6投資、進度、質量、安全、合同控制文件（三）招標投標、承發包合同協議1招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件2招標書、資質材料、履約類保函、委托授權及投標澄清文件、修正文件3開標議程、開

14、標大會簽字表、報價表、評標人員簽字表、評標記錄等4中標通知書5合同談判紀要、合同審批文件、合同書、合同變更文件（四）專項申請、批復文件1環境保護、勞動安全、衛生、消防、人防、規劃等文件2水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協議文件3原料、材料、燃料供應等來源協議文件五施工文件（一）綜合性文件1建筑施工文件2開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要3施工組織設計、方案及報批文件，施工計劃、施工技術及安全措施文件4原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單5建筑材料實驗報告6設計變更通知、工程變更洽商單、材料代用核定審批手續、技術鑒定單7施工定位測量、復核記錄、地質勘探8基礎處理，基礎工程施工圖、

15、樁基工程記錄、地基驗槽記錄9施工日記、大事記10隱蔽工程驗收記錄11各類工程記錄，測試、沉降、位移、變形監測記錄，事故處理報告12工程質量檢查、評定文件13技術總結，施工預、決算14交工驗收記錄證明15竣工報告、竣工驗收報告、竣工圖（二）設備及管線安裝施工文件1開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要2施工組織設計、方案及其報批文件，施工計劃、技術措施文件3原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單4建筑材料試驗報告5設計變更、工程洽商單，材料代用審批手續，技術核定單、備忘錄等6焊接試驗記錄、報告，施工檢驗、探傷記錄7隱蔽工程檢查驗收記錄8強度、密閉性實驗報告9設備、網絡調試記錄10施工安裝

16、記錄，安裝質量檢查、評定文件，事故處理報告11系統調試、試驗記錄12管線清洗、通水、通氣、消毒記錄13管線標高、位置、坡度測量記錄14中間交工驗收記錄證明、工程質量評定文件15竣工報告、竣工驗收報告，施工預、決算，竣工圖（三）電氣、儀表安裝施工文件1開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要2施工組織設計、方案及報批文件，施工計劃、技術措施文件3原材料及構件出廠證明、質量鑒定、復驗單4建筑材料試驗報告5設計變更、工程洽商，材料代用審批手續，技術核定單、備忘錄等6系統調試、試驗記錄7絕緣、接地電阻等性能測試、校核記錄8材料、設備明細表及檢驗記錄，安裝記錄，質量檢查、事故處理報告9操作、聯動試

17、驗10電氣裝置交接記錄11中間交工驗收記錄、工程質量評定文件12竣工報告、竣工驗收報告，竣工圖六監理文件（一）施工監理文件1監理合同協議，監理大綱，監理規劃、細則及批復2施工及設備器材供應單位資質審核，設備、材料報審3施工組織設計、施工方案、計劃、技術措施審核、施工進度、付款報審4開（停、復、返）工令、許可證、中間驗收證明書5設計變更，材料、零部件、設備代用審批6監理通知、紀要，監理工程師指令、指示，來往函件7工程材料監理檢查、復檢、實驗記錄、報告8監理日志、監理周（月、季、年）報、備忘錄9各項測控量成果及復核文件、外觀、質量等檢查、抽查記錄10施工質量檢查分析評估、工程質量事故、施工安全事故

18、報告11工程進度計劃、實施、分析統計文件12變更價格審查、支付審批、索賠處理文件13單元工程檢查及開工簽證，工程分部分項質量認證、評估14主要材料及工程投資計劃、完成報表（二）設備采購、監造工作監理資料1設備采購委托監理合同、采購方案、監造計劃2市場調查、考察報告3設備的檢驗計劃和要求、檢驗記錄及試驗報告、分包單位資料報審表4原材料、零配件等的質量證明文件和檢驗報告5開工、復工報審表、暫停令6會議紀要、來往文件7監理工程師通知單、工作聯系單8監理日志、監理月報9質量事故處理文件、設備制造索賠文件10設備驗收、交接文件，支付證書和設備制造結算審核文件11設備采購、監造工作總結七生產技術準備、試生

19、產文件1技術準備計劃2試生產管理、技術責任制3試車方案4設備試車、驗收、運轉、維護記錄5安全操作規程、事故分析報告6技術培訓材料7產品技術參數、性能、圖紙8工業衛生、勞動保護材料、環保、消防運行檢測記錄八基建財務、器材管理1財務計劃、年度計劃2工程概算、預算、決算、審計及說明3主要材料消耗、器材管理4交付使用的固定資產九竣工驗收1項目竣工驗收報告2工程設計總結、工程施工總結、工程監理總結3項目質量評審文件4工程審計文件、材料，決算報告5環境保護、勞動安全衛生、消防、人防、規劃、檔案等驗收審批文件6竣工驗收會議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字、驗收備案文件7項目評優報獎申報材料、批準文件及證

20、書（四）會計檔案的歸檔范圍序號文 件 內 容一 會計憑證類 1 原始憑證 2 記帳憑證 3 匯總憑證 二 會計帳簿類 1總帳 2明細帳 3日記帳 4固定資產明細帳 5輔助帳簿 三 財務報告類 1月、季度財務報告 2年度財務報告（決算） 四 其它類 1 會計移交清冊 2 會計檔案保管清冊 3 會計檔案銷毀清冊 4 銀行余額調節表 5 銀行對帳單 （五）人事檔案的歸檔范圍序號文 件 內 容1員工入職登記表2員工個人簡歷3入職通知書4員工信息登記表5畢業證復印件6身份證復印件7相關資質證書復印件 8體檢表 9員工轉正表10雙方協議11勞動合同12評定崗位技能和學歷材料13員工工作中形成的錄用、定級、調資、任免、升遷、獎懲的各種文字、表格、聲像及電子材料14其它有保存價值的材料（六）聲像檔案的歸檔范圍序號文 件 內 容一建設面貌類建設面貌的聲像信息材料，包括地理概貌、基礎設施建設、工程項目、開業剪彩、辦公環境等二人物類領導及先進人物的照片三會議類各種重要會議的聲像信息材料四參觀視察類上級領導或知名人士來公司視察、調研、檢查工作的聲像信息材料五業務活動類公司重大活動、重要外事活動及生產經營活動的