1、海爾地產(集團)有限公司制度匯編文件編號版本/修訂試行PAGE PAGE 24海爾地產（集團）有限公司管理體系文件檔案管理理辦法編制人編制日期期審核人簽發人修訂記錄錄日 期期修訂狀態態修改內容容修改人審核人簽發人海爾地產(集團)有限公司制度匯編文件編號版本/修訂試行PAGE 29海爾地產（集團）有限公司管理體系文件目的為加強集集團檔案案管理，做好檔檔案的收收集、整整理、鑒鑒定、保保管、統統計、利利用、立立卷、歸歸檔等各各個環節節工作，有效地地保護和和利用檔檔案，根根據中中華人民民共和國國檔案法法和海海爾地產產（集團團）有限限公司的的有關規規定，特特制訂本本管理辦辦法。適用范圍圍本制度適適用于海

2、海爾地產產（集團團）有限限公司系系統內文文書檔案案的管理理。術語和定定義3.1檔檔案系集集團在實實際工作作和社會會活動中中形成的的、具有有保存價價值的、以備查查考的各各類（種種）文字字、報表表、圖紙紙、帳簿簿、照片片、錄音音、錄像像等不同同載體的的原始歷歷史紀錄錄。3.2鑒鑒定 檔案管管理中所所指的鑒鑒定，是是對工作作活動中中所產生生的文件件材料的的保存價價值和保保管期限限進行評評定。3.3立立卷 亦稱“組卷”。將辦辦理完畢畢、具有有保存價價值的文文件材料料，按形形成規律律和內在在聯系分分門別類類組成基基本保管管單位。3.4歸歸檔 總裁辦辦公室、職能部部門將工工作活動動中處理理完畢的的有保存存

3、價值的的文件材材料，按按規定制制度整理理組卷后后，定期期向檔案案室移交交集中的的過程。職責4.1總總裁辦公公室4.1.1根據據中華華人民共共和國檔檔案法和國家家有關檔檔案工作作的方針針、政策策，制定定或修正正公司的的檔案規規章制度度。4.1.2負責責收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、安全、保密等等檔案工工作的各各個環節節。4.1.3配合合各職能能部門制制訂部門門立卷類類目，指指導、督督促和檢檢查各部部門文件件材料的的歸檔。4.1.4采取取各種措措施，確確保檔案案的安全全和延長長檔案的的壽命。4.1.5指導導、督促促和檢查查各下屬屬公司文文書檔案案管理工工作。4.2各各職能部部門負責做好好本部

4、門門工作活活動中形形成的、具有查查考利用用價值的的文件、材料的的整理、立卷及及歸檔移移交工作作。5.工作作要求5.1 檔案的的接受集團實行行檔案預預立卷制制。各部部門要指指定一名名兼職立立卷員，會同檔檔案管理理主管部部門實施施文件材材料的歸歸檔。立立卷員應應認真負負責地做做好本部部門工作作活動中中形成的的、具有有查考利利用價值值的文件件、材料料的整理理、立卷卷及歸檔檔移交工工作。5.1.1歸檔檔的文件件材料應應齊全、完整、準確。5.1.2熱敏敏紙傳真真件和字字跡易（或已嚴嚴重）褪褪化的文文件材料料（用圓圓珠筆、鉛筆書書寫）應應附上復復印件。5.1.3歸檔檔的文件件材料應應保持其其有機聯聯系，區

5、區別保存存價值，分類整整理、立立卷；案案卷標題題要簡明明、確切切；案卷卷要做到到整齊、美觀，便于保保管和利利用。5.1.4案卷卷卷皮及及卷內目目錄表采采用檔案案專用的的統一規規范樣式式。5.1.5財務務管理中中心每年年向總裁裁辦公室室移交前前一年度度的財務務檔案。移交檔檔案時應應編制移移交清單單一式二二份，一一份交總總裁辦公公室，一一份本部部門留存存。5.2檔檔案查閱閱、利用用5.2.1查閱閱利用檔檔案必須須在總裁裁辦公室室辦理借借閱登記記,填制制查閱閱涉密檔檔案和借借用檔案案審批表表；查查閱涉密密檔案必必須經部部門領導導和集團團領導簽簽字批準準，并經經總裁辦辦公室負負責人確確認。5.2.1查

6、閱閱利用檔檔案必須須在公司司內查閱閱，并于于當日歸歸還。5.2.2檔案案原件一一般不外外借，總總裁辦公公室可以以向需要要利用者者提供復復印件；特殊情情況必須須借用檔檔案原件件者，應應經部門門領導或或集團領領導簽字字批準，并經總總裁辦公公室負責責人確認認，且必必須按期期歸還。5.2.3外單單位人員員如需要要利用集集團檔案案，須持持有介紹紹信并由由主管經經辦人員員陪同，經集團團領導簽簽字批準準，并經經總裁辦辦公室負負責人確確認，方方可利用用。5.2.4查閱閱利用檔檔案人員員要自覺覺保護好好檔案，不準撕撕、折、勾、劃劃、涂抹抹，違反反規定者者，將按按有關規規定處理理。5.3檔檔案鑒定定、銷毀毀5.3

7、.1定期期對本集集團庫存存檔案進進行鑒定定。檔案案鑒定、銷毀，由總裁裁辦公室室會同有有關部門門進行。5.3.2鑒定定人員必必須對所所鑒定的的檔案進進行逐卷卷審查，對其內內容價值值、保密密期限作作出鑒定定，提出出處理意意見。5.3.3需銷銷毀的檔檔案必須須編制銷銷毀清冊冊，經有有關部門門領導和和集團領領導鑒定定批準后后，由總總裁辦公公室具體體負責銷銷毀，并并要嚴格格遵守監監銷制度度，應有有兩人負負責監銷銷，銷毀毀清冊應應存檔備備查。5.4集集團各部部門預立立卷規定定5.4.1承辦辦性文件件由總裁裁辦公室室發送主主辦部門門簽收承承辦，主主辦部門門再轉給給會辦部部門傳閱閱，會辦辦部門閱閱畢后，及時退

8、退還主辦辦部門保保存歸檔檔。5.4.2參閱閱性文件件經部門門傳閱完完畢后，退還總總裁辦公公室保管管。5.4.3主辦辦部門擬擬寫的發發文稿，經打印印上報或或分發后后，原稿稿及打印印件仍留留主辦部部門保存存歸檔。5.4.4主辦辦部門歸歸檔材料料的收集集，由承承辦人員員具體負負責。每每項工作作完成后后，承辦辦人員應應及時將將有價值值的文件件材料、報表、照片以以及底片片等進行行系統整整理，經經部門主主管審核核后，轉轉交部門門兼職立立卷員。5.4.5兼職職立卷員員應主動動督促承承辦人員員，將承承辦完的的工作材材料及時時系統整整理。5.4.6兼職職立卷員員將各項項承辦完完畢的材材料，按按照部門門“分類類類

9、目”進行分分類整理理組卷。如發現現材料不不完整，手續不不齊全，應及時時催促承承辦人員員盡快補補齊。5.4.7歸檔檔文件材材料，必必須符合合質量要要求，草草擬簽批批公文，應使用用鋼筆或或毛筆，不宜使使用鉛筆筆、易褪褪變滲化化的圓珠珠筆，不不應將擬擬辦、批批辦意見見寫在粘粘貼便條條上。5.5電電子文檔檔的管理理5.5.1電子子文檔是是應用先先進科技技手段保保存的文文書立卷卷，應逐逐步在集集團各部部門推廣廣實施。5.5.2集團團數據庫庫信息的的閱讀、使用實實施分級級管理辦辦法。5.5.3保密密性文檔檔應留存存到軟盤盤或光盤盤上，而而不應留留存在PPC機上上。5.5.4對重重要檔案案，應及及時備份份，以防防電腦故故障而數數據丟失失。5.5.5電子子文檔的的立卷、接收、查閱利利用、鑒鑒定與銷銷毀等規規定參閱閱5.11、5.2、55.3、5.44規定。5.6專專業檔案案的管理理辦法由由集團各各專業部部門制定定；下屬屬公司業業務檔案案的管理理辦法由由下屬公公司參照照制定，并報集集團審核核。6.支持持性文件件6.1中華人人民共和和國檔案案法7.相關關記錄及及表格7.1 查閱閱涉密檔