1、第三章 5S推行之整理篇 第一節 內容簡介一.整理的含義 所謂整理，簡言之，就是在工作職場內區分需要和不需要的物品。整理時從作業機能的角度作為考量點，分析應具備哪些必備的物品。同時，在確認必備物品的前提下，如何處理非必備的物品。 二.主要內容 整理工作主要包含以下三個方面的內容： 不要物處理清除不需要的物品。 需要物處理保留需要的物品。 補充物處理補充需要但沒有的物品。 三.整理的意義 整理時5S正式推行階段的第一項工作，其主要意義在于為后續推行打下良好的基礎。主要表現為三點： （1）把“空間”騰出來活用?！翱臻g”的概念是整理工作的精髓，即充分并有效地利用物理空間。 （2）防止誤拿、誤用。不要

2、物的存在容易使物品產生混亂，出現誤拿、誤用的現象，既耽誤了工作，又浪費了資源。 （3）創造清爽的工作環境。環境的有序和美化能使人保持愉悅的心情，從而有利于提高工作效率。 第二節 推行步驟一.不要物的處理 1.不要物的定義 不要物是指已經廢棄的或沒有使用價值的物品以及超過需要數量的物品。這里強調了三個判定原則：廢棄、無使用價值、超過數量?！皬U棄”是指臟物的、廢舊的、報廢的、功能有故障的物品，比如，廢舊的打印機已不能再使用，屬于不要物；綠色植物葉面上的灰塵影響美觀，也屬于不要物；供客戶休息的座椅出現損壞，既不安全有影響美觀，也屬于不要物?！盁o使用價值”是指雖然沒有損壞仍然可以使用，但在特定環境內不

3、需要或者對工作沒有任何作用的物品，例如，服務環境內的衛生清掃用具，雖然沒有損壞也經常用到，但應集中放置在洗手間或倉庫的角落，而不應放到服務環境內影響客戶的感知，所以這些衛生用具對于服務環境來說就屬于不要物；工作場所內的私人物品都屬于不要物，不僅占用空間而且影響工作效率?！俺^數量”是指超過絕對必要的物品數量，沒能做到“適時、適物、適量”。 2.不要物的清單 明白什么是不要物之后，每個項目組要根據各自的實物以及使用情況制定詳細的不要物區分基準。區分基準的制定一定要從實際出發，因地制宜，依據工作需要，切不可搞一刀切，或盲從他人，或過度浪費。比如，某企業制定的區分基準，如下表。序號不要物區分基準1臟

4、污的、不符合清潔標準的物品2已損壞的、無法繼續使用的物品3已過時的、不會再次用到的物品4雖干凈、完好、但數量遠超過絕對必要的數量的物品5與工作無關的、私人的物品 乍一看，上表的區分基準清楚明白，沒有任何問題，可是真正執行起來，問題就暴露出來了。第一，針對性不強。上表試圖從全公司角度對所有不要物制定一個統一的標準，這本身就是一件非常困難的事情，由此造成針對性不強。第二，指導性不強。員工看到的只是一些籠統的描述，不涉及具體事務，也沒有舉例說明，從而失去了對實際工作的指導意義。 規范的區分基準應該根據各項目組工作性質、工作環境和工作習慣的不同來差異化制定，且能夠直接應用到員工工作中去。規范的不要物區

5、分基準，如下表。不要物區分基準序號參考區域區分基準舉例說明1服務區臟污、不干凈的地方墻角地面的污漬、綠色植物葉面上的灰塵等廢棄的、過時的資料作廢的、客戶丟棄的受理單，過期的宣傳單等影響客戶感知的東西亂寫亂畫的客戶意見簿私人物品受理臺上的手機，雜志等2辦公區已損壞的辦公設施桌椅、飲水機等用完或損壞的文具空筆芯、曲別針、便箋紙等私人物品零食等3公共衛生區臟亂的東西枯枝落葉等位置錯誤的物品亂停放的自行車、汽車等 不要物區分基準制定后，各項組要根據基準組織實施清查，詳細列出不要物清單。不要物清單的書寫要點有兩個：一是列明具體位置，即區域劃分要細致；二是物品描述要清楚且唯一，即同一個名稱不能對應兩個以上

6、的現場物品，若為同類物品，可增加顏色、新舊程度、編號、方位等修飾語。規范的不要物清單如下所示。不要物清單序號區域位置不要物備注 1 辦公區營銷部辦公室損壞的文具：簽字筆5支、訂書機1個、膠棒2個、信紙和便箋紙若干；座椅2把、掛衣架3個；廢舊電腦1臺；過期的規章制度宣傳板2塊2財務部辦公室損壞的文具：簽字筆3支、印泥2盒、計算器1個、復寫紙若干；無法使用的飲水機1臺；破損的沙發1個；廢舊點鈔機2臺序號區域位置不要物備注3辦公區廁所空氣異味；小便池臟污；窗戶灰塵；損壞的拖把2個、垃圾桶1個；損壞的掛衣鉤2個4樓梯樓道墻面的腳?。粯翘菘诠战堑睦?；樓梯扶手的灰塵5服務區營業廳門口白色垃圾；亂擺放的自

7、行車、摩托車、汽車；雨后的積水；外墻上的小廣告車輛畫線，擺放整齊6廳內環境綠色植物的枯枝黃葉；地面的水漬、痰跡、腳印、紙屑等；凌亂的電線；損壞的垃圾桶3個7手里柜臺客戶丟棄的受理單；損壞的粘筆5支；過期宣傳資料8餐飲區員工就餐大廳損壞的桌子3張；損壞的座椅12把；調料臺兩側的油漬臟污；餐具回收車標識破損9打飯窗口菜品名稱、標價牌損壞23個；窗口玻璃上的油漬 3.清單審核 不要物清單確定后，各項目組應將其上報到協調控制組審核。審核的目的是為了防止資源浪費，杜絕需要的物品被清理掉。 審核采取抽取法。協調控制組首先檢查不要物清單，將可疑的部分用紅色標注，然后由推行干事對可疑部分進行現場抽查，最后提出

8、改善意見，并反饋給各項目組。各項目組修改確認后重新上報協調控制組。 不要物清單改善意見反饋表舉例如下。序號抽查項目抽查人抽查時間改善意見備注1財務部的飲水機張新堂6月12日維修后可以使用，不予換新2營銷部的廢舊電腦張新堂6月12日確實不能使用，轉交技術部配件再利用3餐廳損壞的座椅張新堂6月13日9把換新，3把維修后繼續使用4.制定處理方法 不要物清單經協調控制組審核確定后，應該報送財務部和綜合部（或后勤部門），然后根據固定資產及物品管理的有關規定擬定不要物的處理方法。 在不要物處理辦法中，應將不要物嚴格區分為四大類： 固定資產指企業為生產產品、提供勞務、出租或經營管理而持有的使用年限超過一年、

9、單位價值較高的有形資產。 低值易耗品指不屬于生產、經營主要設備等固定資產的物品，單位價值在2000元以下，并且試用期不到一年的工具、器具等。 私人物品指不屬于企業公共財產（所有權歸屬員工個人）且對工作沒有任何作用的物品。 垃圾物品指企業在日常工作中所產生的廢物或由于人和自然因素所形成的污染物。 針對以上四類不要物應制定不同的方法分別處理。具體的處理措施因企業而異，總體原則是既要符合企業相關規定，又要徹底清理，同時還應考慮物品的再利用，最大限度地杜絕浪費。例如，某企業制定的不要物處理辦法如下： 對屬于固定資產的不要物，公司內各部門或分公司間能夠調劑使用的進行調劑，報廢和提前報廢的上報公司領導批準

10、后進行報廢處理。 對屬于低值易耗品的不要物，財務部和綜合部（或后勤部門）應按照各項目組上報的列表核實實物，將可用物品集中到公司指定地點統一調劑使用，不可用物品則集中到另一指定地點由財務部變賣取得收入。 對屬于私人物品的不要物，由各項目組督促員工自行處理，并于截止日期前處理完畢，協調控制組抽查驗收。 對屬于垃圾物品的不要物，由各項目組員工進行統一清理，并注意清理過程中的環境保護問題，截止日期前全部處理完畢，協調控制組抽查驗收。 5.實施處理 處理方法確定之后，各項目組要發動全體員工一起進行不要物處理。在處理的過程中，應時刻與協調控制組和相關部門保持聯系，不易處理的不要物要隨時溝通，避免出現錯誤。

11、另外，各項目組應按照計劃準時完成處理工作，以免影響企業整體推行進度。 處理完畢后應及時向協調控制組匯報。 二.需要物的處理 與不要物處理相比較，需要物的處理就簡單多了。需要物是指現有物品中除不要物以外的、對工作有使用價值的物品。需要物的處理主要包含以下三個步驟： 1.需要物清單根據清查的結果列出需要物清單，一般要與不要物清單的區域劃分相一致，同樣包含區域、位置、需要物、備注等幾個要素。值得說明的一點是，有特殊用途的物品應在“備注”欄內說明，以備審核。 需要物清單舉例如下。序號區域位置需要物備注1辦公區營銷部辦公室簽字筆10盒、訂書機2個、便箋本20本、辦公座椅10套、三門衣櫥2組、會客沙發1組

12、、傳真機1臺、復印機1臺、電話機10個、飲水機1臺.2廁所拖把6個、掃帚2個、簸箕2個、抹布2塊、去污粉1袋、潔廁靈2瓶、掛衣鉤16個、洗手液4瓶、廁紙20包.3服務區廳內環境國際時鐘1組、服務承諾宣傳牌1塊、綠色植物5盆、垃圾桶2個、空調2臺、防滑地毯2塊、飲水機1臺飲水機供客戶使用4手里柜臺電腦8臺、計算器8個、資料夾8個、復印機2臺、保險柜8個、驗鈔機8個、垃圾桶8個.5餐廳區員工就餐大廳桌椅230套、餐具回收車2輛、調料臺2個、餐具臺2個 2.清單審核 同樣，需要物清單確定后也應上報到協調控制組進行審核。審核的目的是為了防止不要物混雜其中、清理不徹底。 清單審核完畢后，反饋給各項目組作

13、適當調整即可。 3.需要物的放置 需要物清單確定后，如何放置才會更加合理呢？堆在一起，不易尋找；分散放置，占用空間；放置太近，顯得凌亂；放置太遠，拿取不便。因此，確定需要物的放置位置是很重要的一項工作，有利于節省辦公室空間并提高工作效率。 在5S中，有一項判別需要物擺放位置的依據是物品的使用頻次。根據物品使用頻次的不同擺放到不同的位置，基本原則是使用頻次越高的物品擺放位置越近，反之則越遠。至于具體的頻次設置要根據企業的實際狀況和物品的實際使用情況來規定。 例如，某企業需要物的放置規定如下表。使用頻次擺放位置一年以上使用一次的物品放入倉庫半年左右使用一次的物品放入暫存倉庫三個月左右使用一次的物品

14、放在辦公場所附近一星期左右使用一次的物品放在使用地三天左右使用一次的物品放在不要移動就可以取到的地方每天都要使用的物品放在一伸手就可以取到的地方三、補充物的處理 在對物品進行清查，確定不要物和需要物的過程中，還會發現有些實際工作需要但是缺少的東西，這些就是應該補充的物品。 1.補充物清單 處理完不要物和需要物之后，各項目組還應根據實際工作的需要列出需要補充的物品清單。 補充物清單要翔實可信，書寫的要素要包含物品名稱、型號、顏色、數量以及用途、擺放位置等，一是清楚明了，方便后勤部門采購；二是充分申明補充的理由。 例如，某企業列出的補充物清單如下表。序號名稱型號顏色數量用途擺放位置備注1垃圾桶無孔

15、藍色15盛放垃圾，無孔可以防止紙屑、水漬等外泄營銷部、人力資源部、信息部、財務部2飲水機立式白色1客戶使用營業大廳3打印機彩色激打白色2打印資料秘書室、營業大廳4筆記本電腦聯想黑色或銀白色1出差使用營銷部52.補充物的審核 補充物清單列出后應及時上報協調控制組審核。協調控制組根據物品的價值和需要程度的高低來進行初步審核，審核的步驟有：第一步，需要程度低的物品直接予以駁回，不再補充或延后補充；第二步，需要程度高且價值低的物品，由協調控制組直接通過，準備補充；第三步，需要程度高且價值高的物品，由協調控制組轉交推行委員會審核，根據企業整體財務狀況決定是否補充，必要時應請相關部門計算投入產出比以幫助決

16、策。 補充物品的審核應把握好對工作有利的原則，審核確定的物品應是對工作確實有幫助或需要的。因此，在確定補充物詳單時應做好員工的教育工作，切忌出現利用5S推行契機為滿足個人需要而隨意增加物品或更新物品的情況。協調控制組和推行委員會要細審核，嚴把關。當然，也不能走向極端，畏首畏尾，禁止補充或不敢補充，這樣也不利于5S管理的健康推行?？傊?，“不補充”和“亂補充”都是錯誤的做法。 3.補充物的調劑和采購 補充物清單審核確定后，應該根據補充物的重要程度和緊急程度確定補充的優先級別。對于重要且緊急的物品最先補充，重要不緊急和緊急不重要的物品次之，不重要且不緊急的物品最后補充。 補充物的來源有兩個：內部調劑

17、和外部采購。其中，內部調劑優先于外部采購。能夠內部調劑的盡量內部調劑，無法內部調劑的再實施采購。 首先，協調控制組應根據前期不要物處理情況進行補充物的內部調劑，調劑完畢后將剩余的補充物清單提交采購部門；其次，由采購部門根據清單實施采購并下發各項目組；最后，各項目組反饋協調控制組物品補充情況，對于不能及時補充的應說明具體原因。 第三節 關鍵控制點 一、不要物確定的矛盾 在不要物處理的過程中，容易犯的一個錯誤就是看什么東西都覺得好，都不舍得丟。這是人之常情，對自己曾經擁有或使用的東西不忍心放棄，所以在開展此項工作時，應持的態度是“心狠手辣”，掌握的原則是“非要物即為不要物”，對于模凌兩可拿不準的物品要堅決清理掉。常用的方法是紅牌作戰讓所有人員都能對非必需物品一眼明辨的方法。 紅牌作戰的重點： 重點1：下達實施“紅牌作戰”的通知。 重點2：統一使用紅色標簽。 重點3：一張紅牌對應一件物品。 重點4：張貼時要“鐵石心腸”。 重點5：張貼時對物不對人。 另外，工