1、中海油田公司物資采辦管理程序（試行）1目的及適用范圍 目的本程序規定了物資采辦工作必須遵循的原則、程序及權限范圍，旨在規范公司的物資采辦工作，明確各部門/單位的職責，提高采辦工作的效率和準確性，在保證公司安全生產作業的同時，節約資金，降低成本。 適用范圍適用于公司所有物資的采辦。2引用標準中海油田服務股份有限公司物資、裝備管理規定（試行）3定義采辦的種類-招標采辦、詢價采辦、年度協議采辦、零星采辦、外圍采辦、應急采辦。招標采辦-招標方式采辦分為國家規定的招標采辦和公司招標采辦兩種。國家規定的招標采辦是必須通過國家批準認可的招標公司進行的采辦；公司招標采辦是指公司規定的必須進行招標的采辦。詢價采

2、辦-金額大于等于零星采辦，且采用詢價、比價，然后按權限逐級審批的采辦。零星采辦-指國內采購物資未納入年度協議采購，且金額（人民幣）批量小于5000元，單項小于1500元，由有經驗的采購員直接到就近市場選擇最優分供方，當面論質談價，擇優采辦。外圍采辦-指因生產作業需要而離開所在屬地采辦管理單位/部門，在生產作業實施所在地發生的物資采辦。應急采辦-指為提供因生產計劃突變或突發事件所引起的急需物資而采取的一種非正常的采辦。該采辦主要考慮交貨時間。有采購權單位-指物資裝備部；天津、湛江、深圳、上海、新疆五家分公司和駐北美（休斯敦）、駐印尼、駐中東（迪拜）和駐尼日利亞四個辦事處（具備合同簽署和付款權）。

3、鉆井、物探、船舶、油田技術、制造銷售、IPM、研發、綜合服務八大事業部（具備采辦簽審權）。4職責參見中海油田服務股份有限公司物資、裝備管理規定（試行）5管理程序 采辦管理5.1.1 采辦原則5.1.1.1采辦工作必須遵守國家法律法規和總公司有關規定。5.1.1.2采辦詢價時，原則上要向三家以上有資質的合格分供方詢價（零星采辦除外，且獨家生產和經營的產品可只向該廠家詢價）。5.1.1.3可直接向生產廠家或具有法律效力的代理商詢價采辦，條件成熟時可以采用年度協議的方式進行采辦。5.1.1.4不得向評審不合格的分供方訂貨。5.1.1.5一批次的物資采辦金額大于50萬美元或400萬元人民幣時必須采用公

4、司招標采辦方式并成立采辦項目組。項目組成員由公司主管執行副總裁提名，項目組成員包括但不限于公司領導、有關部門經理、物資裝備部有關人員、事業部有關領導和裝備有關人員等。國家規定的招標采辦物資，無論金額多少都必須采用通過國家批準認可的招標公司進行招標采辦。5.1.1.6所有設備的采辦必須簽訂合同/協議。5.1.1.7所有使用外匯的采辦必須簽訂合同/協議。5.1.1.8一批次價值在5000元人民幣以上的采辦必須簽訂合同/協議。5.1.2 采辦權限管理各單位權限范圍內的分級采辦審批權限由本單位根據具體情況制定管理辦法、并報公司批準，由公司法定代表人授權后執行。5.1.2.1各事業部具有權限內的用于維持

5、日常生產作業所需進口、國內物資（不包括更新改造項目、入資產的設備）的采辦權，包括分供方的選擇，詢價、比價、技術澄清、訂貨以及合同洽談、貨物驗收等，但不包括合同和付款的終簽權。5.1.2.2綜合服務事業部具有權限內國內物資的采辦權，但沒有合同和付款的終簽權。5.1.2.3制造/銷售事業部具有用于本事業部承攬工程項目所需國內材料的采辦權，采辦的材料僅限于年度協議包括的物資范圍內（本程序未涵蓋的部分，按項目管理程序執行）。5.1.2.4油田技術事業部具有用于本事業部帶料服務所需國內材料的采辦權，采辦的材料僅限于年度協議包括的物資范圍內。合同簽訂及付款委托制造/銷售事業部按有關規定辦理。5.1.2.5

6、分公司、辦事處具有權限內進口及國內設備的采辦權。同時具有合同、付款權限范圍內的終簽權。5.1.2.6物資裝備部具有權限范圍內物資采辦的審批權及限上物資采辦的組織實施權。公司確定成立采辦項目組的物資采辦除外。5.1.2.7物資裝備部可視具體情況，授權分公司進行限上物資采辦操作。5.1.2.8分公司進行限上物資的采辦，需將詢價/招標分供方選擇、比價/定標結果、合同文本報物資裝備部按審批權限審批。 基本程序5.2.1 采辦的啟動5.2.1.1物資需求單位/部門首先依據經公司批準的年度生產建設計劃或調整計劃提出采購物資的MR單（物資需求申請單），并按公司倉儲管理信息系統格式編制，提交有關技術文件，然后

7、按本單位/部門制訂的審批程序逐級審批。5.2.1.2將MR單交給有關采辦人員：國內、國外采辦物資（不包括設備）視生產情況和采辦權限劃分交給本單位采辦人員或物資裝備部、分公司、辦事處、綜合事業部物供中心。限下更新改造項目和入資產的采辦物資交分公司，限上項目交物資裝備部或采辦項目組。5.2.1.3采辦部門按要求制作標書/詢價文件。5.2.2 選擇分供方5.2.2.1根據合格分供方的能力、信譽、服務等選擇三家或以上最優的分供方。5.2.2.2按要求填寫分供方選擇審批表。5.2.2.3按規定的權限送審。5.2.3 發標/詢價5.2.3.1復審標書或詢價文件。5.2.3.2按規定發出標書或詢價文件。5.

8、2.4 開標/審核報價5.2.4.1 按規定開標（填寫開標記錄）或審核報價內容。5.2.4.2技術評定由申請單位和技術主管單位負責。5.2.5評標/比價5.2.5.1按規定進行評標或比價。5.2.5.2澄清投標書或報價中存在的問題。5.2.5.3寫出評標或比價結果，并填寫技術評比表、商務評比表和物資訂貨審批表。5.2.6 定標/確認5.2.6.1向批準的中標/成交分供方發出中標書面通知/確認傳真。5.2.6.2以訂單代合同的確認傳真應有買賣雙方授權人簽字。5.2.7 辦理進口批文5.2.7.1按海關要求提供進口物資申辦進口批文的資料。5.2.7.2按規定辦理進口批文。5.2.8 簽訂合同/協議

9、5.2.8.1與有關職能部室溝通有關商務條款，按規定送審。5.2.8.2填寫公司標準合同文本。5.2.8.3在公司標準合同文本內容有所修改或采用非公司標準合同文本簽定合同/協議時，須填寫合同/協議預審表，按規定進行合同預審。5.2.8.4由買賣雙方授權人簽字。5.2.8.5按國家有關規定為新簽合同貼印花稅。5.2.9 合同執行5.2.9.1按合同要求做好標的物交貨前質量控制工作。5.2.9.2保證合同按期交貨。5.2.9.3投保運輸險。5.2.9.4辦理物資進口手續，清關提貨。5.2.9.5到貨驗收。5.2.9.6索賠。5.2.10 付款5.2.10.1 準備付款文件（包括但不限于付款申請單或

10、外匯結算申請單，發票、合同/訂單/零星采購單、入庫單，進口合同還需附上進口批件和報關單）。 5.2.10.2 按規定辦理付款審批手續。5.2.10.3 以信用證方式付款時，在申請開證時應填寫不可撤消跟單信用證申請單有關條款并得到合同收益人的認可。5.2.11 合同結束5.2.11.1 當滿足合同結束條件時，合同將結束。5.2.11.2 質保條款按合同規定繼續執行。5.2.11.3 所有與合同有關的文件資料，均需放進合同袋中存檔。 招標采辦程序5.3.1 國家規定招標采辦程序5.3.1.1 規定通過國家批準認可招標公司招標的物資按國家規定的招標程序執行。凡屬此類物資的采辦，必須上報物資裝備部（或

11、采辦項目組），由物資裝備部（或采辦項目組）牽頭組織實施。5.3.1.2分公司或事業部按條款要求辦理有關手續后，向物資裝備部（或采辦項目組）提出MR單，并注明此類物資屬于國家規定應由國家批準認可招標公司招標的物資。5.3.1.3 制作招標物資所需的技術文件（包括但不限于物資的名稱、數量、部件號、規格、型號、技術要求、生產廠家、證書要求、到貨時間、到貨地點、材質要求、培訓要求、安裝調試、資料要求等），由申請單位總經理或其授權人簽字后，交物資裝備部（或采辦項目組）。5.3.1.4物資裝備部（或采辦項目組）根據權限送公司領導審批后，填寫招標委托書，并附上招標技術文件，上報總公司物資辦。5.3.1.5

12、總公司物資辦按國家規定，向國家批準認可的招標公司提出招標申請。5.3.1.6 由國家批準認可招標公司按照國家招標投標法的規定進行招標。5.3.1.7 在開標和評標時，物資裝備部（或采辦項目組）在規定時間內組織分公司或事業部負責商務和技術的人員（或采辦項目組成員）參加，按國家批準認可招標公司的要求，根據國家招標投標法有關規定進行開標和評標。5.3.1.8 物資裝備部（或采辦項目組）根據評標結果向總公司物資辦申辦進口批件。5.3.1.9 由招標公司向中標分供方發出中標通知書。5.3.1.10 物資裝備部（或采辦項目組）組織分公司或事業部負責商務和技術的人員，繼續與中標分供方進行澄清和協商，確定合同

13、條款。5.3.1.11 物資裝備部（或采辦項目組）組織分公司或事業部準備合同文本。5.3.1.12 按條款執行。5.3.1.13公司法人或法人授權代理人代表公司與中標分供方簽訂合同，并將合同交屬地分公司執行。5.3.1.14 分公司主管部門或事業部繼續跟蹤合同的執行情況，直到合同結束。5.3.2 公司招標采辦程序5.3.2.1 申請單位根據批準的年度計劃和調整計劃，向物資裝備部（或采辦項目組）提出MR單。 5.3.2.2按條款執行。5.3.2.3 物資裝備部（或采辦項目組）根據所需物資在分供方選擇審批表中推薦填寫三家或以上合格分供方，然后按審批權限逐級審批。5.3.2.4 物資裝備部（或采辦項

14、目組）編制招標書，經審批后發標。5.3.2.5 投標書收到后由專人保管。5.3.2.6 物資裝備部（或采辦項目組）確定開標和評標時間并組織開標及評標工作。參加人員應包括物資裝備部和使用單位有關的技術和商務人員（或采辦項目組主要成員）。評標時應填寫技術評比表、商務評比表和物資訂貨審批表。 5.3.2.7 物資裝備部（或采辦項目組）將評標初部結果按審批權限逐級上報審批定標。5.3.2.8物資裝備部（或采辦項目組）向投標分供方發出中標或未中標通知。5.3.2.9 參照條款執行。5.3.2.10 物資裝備部（或采辦項目組）組織人員洽談合同。5.3.2.11 按條款執行。5.3.2.12 按和執行。 由

15、國家指定經營企業統一簽訂合同的物資采辦凡屬國家外經貿部指定經營進口貨物管理目錄的物資采辦，必須上報物資裝備部，由物資裝備部牽頭組織實施。按國家規定的程序執行。5.4.1 分公司或事業部按條款要求辦理有關手續后，向物資裝備部提出物資購買申請，并注明此類物資屬于國家規定應由國家指定經營企業統一簽訂合同的物資，附上招標或詢價技術文件，由分公司或事業部總經理簽字。5.4.2 物資裝備部根據權限送公司領導審批后，上報總公司物資辦。5.4.3 總公司物資辦按國家規定，推薦國家指定經營企業，由物資裝備部委托國家指定經營企業采辦，并附上招標或詢價技術文件。5.4.4 物資裝備部跟蹤國家指定經營企業的招標或詢價

16、過程，辦理相關手續。5.4.5 物資裝備部根據國家指定經營企業的評標結果或比價結果向總公司物資辦申辦進口批件。5.4.6 在國家指定經營企業統一簽訂合同后，物資裝備部把合同、相關資料及情況反饋給分公司或事業部。5.4.7 國家指定經營企業負責辦理清關手續。5.4.8 分公司或事業部負責跟蹤該合同的執行，直至合同結束。物資裝備部予以協助。 詢價方式采辦程序5.5.1 采辦人員接到MR單后，填寫分供方選擇審批表推薦三家或以上分供方，然后逐級審批。5.5.2 采辦人員編制詢價單，并用書面形式將其發給分供方。5.5.3 采辦單位在接到分供方的書面報價后應妥善保管和注意保密，在規定的時間以內收齊報價后，

17、采辦人員對報價進行審核、分析和報價澄清。5.5.4 采辦人員填寫物資訂貨審批表。5.5.5 如申請單位認為有必要進行技術澄清，由采辦人員聯系并落實。技術澄清由申請單位的有關技術人員主持。技術澄清后，有關技術人員和分供方雙方都必須在技術文件上簽字確認。5.5.6 采辦人員填寫物資訂貨審批表，推薦訂貨分供方，并按審批權限逐級上報審批。5.5.7 上報逐級審批時必須附上MR單、分供方選擇審批表、所有報價單、技術評比表和物資訂貨審批表等。5.5.8 物資訂貨審批表經終審后，采辦人員發出訂貨確認單，編制并洽談合同，按權限簽訂合同。5.5.9 按和條款執行。 授權采辦操作程序5.6.1 參照和條款執行。5

18、.6.2 物資裝備部書面授權給屬地分公司、辦事處，具體辦理該項目的采辦操作。5.6.3 分公司、辦事處以書面請示的方式，向物資裝備部推薦詢價分供方，同時附上分供方選擇審批表。5.6.4 物資裝備部預審分公司、辦事處的分供方選擇審批表，并逐級按權限送公司領導審批。5.6.5 終審后的分供方選擇審批表由物資裝備部傳達給分公司。5.6.6 分公司、辦事處嚴格按照批復向各分供方進行詢價。5.6.7 參照、和條款執行。5.6.8 參照條款執行5.6.9 物資裝備部根據審批權限逐級上報有關領導審批。5.6.10 分公司根據批復，與擬成交分供方進行商務澄清和合同洽談。5.6.11 參照條款執行。5.6.12

19、 物資裝備部書面批復分公司代表公司與擬成交分供方簽訂合同。5.6.13 簽字后，分公司在三個工作日內將簽字后的合同送一份給物資裝備部備案。 年度協議采購5.7.1 年度協議的采辦方式年度協議可以采取招標、詢價比價的方式進行。5.7.2 年度協議的簽訂年度協議由物資裝備部負責組織/簽訂。5.7.3 簽訂年度協議的操作流程5.7.3.1 物資裝備部委托綜合服務事業部物供中心對物資進行整理、分類并列出擬簽訂年度協議的物資明細表，該物資明細表包括但不限于采辦物資的名稱、規格、型號、生產廠等。5.7.3.2 物供中心將物資明細表反饋給各事業部/單位，由各事業部/單位補充物資項目及生產廠家后，再反饋到物供

20、中心。5.7.3.3 物供中心重新整理物資明細表，報物資裝備部審批。5.7.3.4分公司、辦事處、各事業部、物供中心按物資分類向物資裝備部推薦發標或詢價分供方，并說明推薦理由。5.7.3.5物資裝備部填寫分供方選擇審批表，送公司主管領導審批。5.7.3.6批準后，物資裝備部進行（或委托物供中心）招標或詢價，評標或比價，填寫技術評比表、商務評比表和物資訂貨審批表，將評標或比價結果和推薦擬成交分供方及供貨范圍送公司審批。5.7.3.7批準后，物資裝備部與擬成交分供方進行進一步的商務談判，確定協議條款，準備協議文本。5.7.3.8物資裝備部填寫合同/協議預審表，送公司審批。5.7.3.9 批準后，物

21、資裝備部與成交分供方簽訂年度協議。5.7.4 年度協議范圍內物資的采辦程序年度協議采辦的實施執行單位主要為綜合服務事業部物供中心。年度協議范圍內物資采購可以采用以訂單代替合同或簽訂合同的方式。5.7.4.1 綜合事業部采辦人員接到物資需求單位經平庫的MR單后，在年度協議分供方的供貨清單中查找相應的物資，在訂貨清單中填寫供貨分供方及供貨項目。5.7.4.2 訂貨前根據供貨總價按綜合服務事業部制定的經物資裝備部批準的權限逐級審批。5.7.4.3 發出訂貨單。5.7.4.4 分供方將貨物送到指定地點。5.7.4.5 分供方、采辦人員和倉庫保管員、物資使用單位人員驗收交接，并在驗收交接單上簽字。5.7

22、.4.6 采辦人員和倉庫保管員依據訂貨清單及驗收交接單辦理入庫手續。5.7.4.7每月一次或分幾次結帳付款，如一次性供貨金額超過10萬元，可采用單項結算方式。付款文件（附所有供貨確認單據）由綜合服務事業部有關人員準備，然后交公司或屬地分公司按權限簽付。5.7.5 年度協議的管理5.7.5.1物資裝備部定期或不定期組織檢查、評審年度協議的執行情況和規范性。5.7.5.2分公司不定期檢查年度協議的執行情況和規范性。5.7.5.3年度協議所包含的物資不得采用其他方式采辦，更不得采用零星采辦的方式。5.7.5.4物供中心應嚴格控制庫存，庫存不僅要保持在合理水平，且要逐步達到零庫存。提高管理水平，使物供

23、中心向物流中心過渡。零星采辦5.8.1 零星采購的年采購額必須被年度器材采購計劃所涵蓋，并在限額內。5.8.2 每次零星采購的清單，必須要有具備采辦權單位主管領導書面審批。5.8.3 零星采購物資的價格和質量由非采辦人員監督。5.8.4 各有采辦權單位采辦主管人員須定期對零星采購價格進行市場調查。5.8.5 每次零星采購過程，必須要有書面記錄；采辦文件要按月進行整理。5.8.6 零星采購付款文件包括但不限于：賣方有效發票、驗收交接單、入庫單及零星采辦審批單。5.8.7 零星采購規定以外的物資，因某種原因需采用零星采辦方式采購時，須經采辦主管領導批準。 外圍采辦外圍采辦適用于作業和補給都不在基地

24、范圍內的區域，并且該區域沒有分公司和辦事處。外圍采辦分為由分公司派采辦人員到屬地以外作業地采辦和由公司授權外圍作業事業部采辦兩種。5.9.1 分公司派采辦人員到屬地以外作業地采辦的程序按、條執行。分公司負責管理職能。5.95.9.2.1 分公司或外圍作業事業部以書面方式向物資裝備部提出外圍采辦授權申請。5.9.2.2物資裝備部提出初審意見后報公司主管執行副總裁批準，再書面批復授權采辦申請。5.9.2.3分公司或外圍作業事業部制訂外圍采辦管理辦法，報物資裝備部批準后執行。5.9.2.4外圍作業事業部的屬地分公司為外圍采辦的管理部門。5.9.2.5該外圍采辦授權及采辦管理辦法在該外圍作業事業部的整

25、個外圍生產作業期內有效。該外圍生產作業結束后，外圍采辦授權及采辦管理辦法自動廢止。 應急采辦5.10.1 應急采辦的物資是屬對生產有直接影響，目前已造成停產（主要生產設備無法運行）或即將導致停產，而又沒有庫存和無別的解決途徑的物資。5.10.2 應急采辦物資的確定5.10.2.1 由各生產單位領導根據實際情況以最快捷的方式（電傳、E-MAIL、電話、電報）向本事業部提出緊急采辦物資申請。5.10.2.2 經本事業部（授權范圍內）主管領導批準后送采辦部門或本單位采辦主管應急采辦。5.10.2.3 應急采辦申請交采辦部門或本單位采辦主管執行后，申請單位領導應安排有關人員補辦正式的物資計劃和有關審批

26、手續。5.10.3 應急采辦程序5.10.3.1 采辦部門或本單位采辦主管接到應急采辦指令后，其主管領導應立即安排采辦人員進行采辦工作。按正常采辦程序需由領導審批后才能進行下一步驟的環節，由采辦人員電話請示后，繼續進行下一步采辦步驟。5.10.3.2 根據分供方檔案及平時經驗選擇三家或以上最有能力，信譽好，最有可能找到現貨的分供方用電話的方式進行分供方選擇審批，然后詢價。詢價單應在工作日1小時之內完成。5.10.3.3 在所選定的分供方未明確能否找到合格現貨前，采辦人員應繼續向其它地區的分供方尋找合格現貨途徑。5.10.3.4 當收到一家分供方報價時，采辦人員立即將報價與最近一次訂貨的價格相比較，如果價格不超過10%，則采辦人員可直接下定單，然后補辦有關手續。如超過10%，則按審批權限口頭逐級審批。如同意，訂貨后補辦手續。如不同意，則等待并繼續尋找報價。5.10.3.5 當收到二家報價后，如價格低的一家的價格不超過最近一次訂貨價格的10%時，采辦人員可直接下定單，然后參照條款執行。5.10.3.6 當批準訂貨后，采辦人員立即下定單。5.10.3.7 安排最節約時間的全程運輸事宜。5.10.3.8 若無合格現貨，只有代用品、修復品等，采辦人員應及時將情況反饋給申請單位和報有關領