1、檔案管理制度、總則（一 ） 本制度根據中華人民共和國檔案法、 電力工業企業檔案分類規則及有關部門的規定，結合我公司具體情況制定。（二 ） 檔案管理工作的基本任務是做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。（三 ） 本制度適用于蘇州工業園區藍天燃氣熱電有限公司檔案管理。、檔案管理的體制（一 ） 人事行政部經理是公司檔案工作的主管領導。（二 ） 人事行政部設置檔案室，配備檔案管理專職人員，統籌、協調和組織公司的建檔立卷工作，督促指導各兼職檔案員對檔案資料的收集和管理歸檔工作，代表本公司對外聯系有關檔案業務。（三 ） 企業檔案工作在業務上接受上級檔案部門的監督和指導。（四 ） 檔案工作堅持集

2、中統一管理原則。根據本公司管理體制規定，文書、科技、 聲像檔案由檔案室負責管理。本制度分別制定各類檔案的各類制度。（五 ） 檔案管理網絡是以檔案室歸口管理、監督為主，以各部門兼職檔案人員為輔的管理網絡。網絡活動應傳達和貫徹上級有關企業檔案工作的政策和要求，開展檔案業務培訓，使企業檔案實行規范、標準化管理。、檔案管理（一 ） 文件材料歸檔要求1、歸檔的文件材料必須準確地反映本公司施工、生產、科研、基本技術和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。2、在生產活動中形成的文件材料，由各部門兼職檔案員負責收集、整理立卷，交檔案室統一管理。3、歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備，書寫材

3、料要益于長期保管，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和復寫紙。4、文件材料的歸檔范圍和保管期限分別以能源部火電企業檔案分類表和電力工業系統技術檔案保管期限表為標準。5、凡本單位在各項業務中形成的具有保存價值的文件材料、包括聲像材料都必須移交檔案室歸檔，任何部門和個人都不得占為已有。6、工作人員因工外出學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按文件歸檔范圍的要求交檔案室歸檔。（二 ） 檔案保管1 、接收檔案要認真驗收，并辦理交接手續。2、存放檔案必須有專用庫房、專用柜，做好辦公、閱覽、庫房三分開。檔案庫房應具有良好的環境，具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光直射等安全措施。3、定期檢查庫房的安全措施

4、，庫房的溫、濕度分別控制在14 c24c和45% 60%。4、庫房內嚴禁煙火，不準堆放易燃、易爆物品，下班前要切斷電源，關閉門窗。5、庫房內案卷排列要科學，便于利用和保管。6、定期進行庫藏檔案的清理、校對，做好帳物相符。7、凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案，并由檔案室負責人在離職單上簽字。8、檔案管理人員工作調動，要辦理檔案數量和狀況的交接手續。（三 ） 檔案鑒定與銷毀1 、根據國家檔案局及有關部門規定，編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。2、日常的鑒定工作由檔案室負責，對新入庫的檔案應正確劃分保管期限。3、庫存檔案的定期鑒定由鑒定小組負責

5、進行，鑒定小組由公司主管檔案工作的領導、檔案人員和業務技術人員組成，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，由檔案部門寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并注明鑒定日期。4、銷毀的檔案需嚴格掌握，銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經檔案主管領導審批。銷毀的檔案要嚴格執行保密規定，將作廢檔案送至指定地點監銷。5、檔案銷毀清冊要永久保存。（四 ） 檔案統計1 、檔案管理要建立健全統計工作，統計數據以原始記錄為依據，做到準確可靠。2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計、檔案數量統計、檔案提供利用及效果統計。（五 ） 檔案信息開發利用1 、檔案信息開發利用是企業檔案管理的一項重要內

6、容，要積極開展檔案的二次整理和編研，利用檔案信息資源，有效地為企業的各項工作服務。2、企業檔案開發和提供利用，必須嚴格執行保密制度。3、根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規定不同的利用審批手續。外單位人員查閱我公司檔案，應持介紹信，經主管領導批準方予接待。未 經允許不準拍照、復制、轉抄，不準將檔案帶出廠外。4、利用檔案均需辦理登記手續，愛護檔案，不得折疊、拆卷，隨意更改和 涂寫，如發現損壞、丟失和泄密，應追究責任。5、正本檔案均不出借，一律在閱覽室查閱，情況特殊者需經領導批準。6、檔案利用后，利用人應按要求填寫檔案利用效果登記表 。（六）檔案管理人員1、檔案工作人員要忠于職守，具備專業知

7、識和檔案管理知識，熟悉和了解企業的各項管理活動。2、檔案管理人員的工作安排要相對穩定，有利積累經驗，開展工作。四、文書檔案管理文書檔案是記述和反映企業在執行黨和國家路線、方針政策、法律、法規和 各項活動的真實原始記錄，是企業的基本情況和歷史面貌的記錄，是查考、研究和總結的主要依據。（一）基本任務1、對本廠各部門文件材料進行歸檔。2、各部門兼職檔案員或業務人員應收集本部門每年所行成的文件材料，確保文件材料收集齊全、完整。3、文書檔案案卷格式執行GB/T9705-88標準（二）文書檔案歸檔范圍和保管期限表廳P歸檔范圍保管期限1黨和國家領導人、上級部門視察、檢查本單位工作時形成永久的題詞、講話照片等

8、重要文件材料2公司召開的會議1.公司廠辦公會的記錄、紀要、討論通過的文件。永久2.公司召開的工作會議和重要的專業會議文件通知、代表名單、日程、報告、講話、會議記錄、決議、 決定、紀要、總結、討論通過的文件、模范人物名冊、 獎勵名單及重要的聲像材料。永久(2)典型材料、代表發言、學術報告、簡報。長期(3)小組會議記錄短期3.公司召開的一般專業性會議文件：(1)紀要、通知、總結、講話、報告、重要的聲像材料。長期(2)典型材料、代表發言、簡報短期3公司制發的(包括與其他單位聯合制發的)各種文件材料、 決定、決議、寸斤、規定、辦法、通報、通知等。(1)方針、政策法規性的、重要的永久一般的長期(3)事物

9、性有參考價值的短期4上級單位召開的重要會議文件材料(1)重要的有查考意義的長期一般的短期5上級單位頒發的文件材料永久(1)針對公司業務并執行的重要文件一般的長期(3)其他需要執行的文件材料短期6本公司的請示、報告與上級機關的批復(1)重要的永久(2)一般事務性的短期7計劃、規劃、統計報表1.公司及上級單位下達的(1)年度的長期半年、季度的、月度的短期2.下級單位報送的：(1)年度和年度以上的長期年度以下的短期8工作總結、報告(1)年度的、重要專題的永久(2)半年的、季度的、一般專題的短期9自關機構設置、撤并、名稱更改、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料永久10干部任免的文件材料(1)上級機關

10、對公司領導人的任免永久公司內部機構負責人的任免長期11公司勞動模范、先進工作(生產者)等文件材料(1)省、市級以上表彰、獎勵的文件材料永久(2)本單位評選取表彰先進工作者的通知決定及事跡材料長期12監察工作形成的請示報告、案件處理結論、通報等1.影響大的、問題嚴重的永久2. 一M的長期13公司處理的文件材料有省、市以上領導人重要批示和處理結果的永久有上級機關或本單位領導人重要批示和處理結果的長期其他短期14干部職工錄用、轉正、調動工作(包括行政、工資、工會、司組織介紹信及存根)、調資、定級、離退休、職務聘任、長期1職稱評定、勞動保護、勞保統籌、職工教育、技術考核及撫恤、死亡等義件材料15公司職

11、工、團員名冊永久16公司的組織沿革、大事記永久17公司財產、物資檔案等交接憑證永久18公司編輯的反映主要職能活動的出版物定稿和樣本永久19團總支、工會形成的文件(1)團代會、職代會等會議通知、名單、議程、報告、總結、 領導人講話、決議、紀要、選舉結果、重要的聲像材料長期年工作計劃、總結、會議文件、團費會費管理長期(3)簡報和一般文件短期五、財務會計檔案管理(一)財務檔案歸檔范圍及保管期限1財務管理方面的文件(1)上級、本單位關于財務工作和各項規定、制度(2)年度基建、生產財務計劃、年度財務決算，年度外匯收 支計劃申請外匯的請示、批復、專項資金的核定、提取分配、 使用(4)電價的管理(5)財稅管

12、理(6)重要的長期一M的短期2、財務檔案整理、裝訂(1)每年形成的財務資料應及時匯集、整理，財務部門應分門別類立卷裝訂 成冊。(2)原始憑證大于記帳憑證，應將原始憑證逐張折齊于記帳憑證，防止原始憑證破碎損壞。(3)根據記帳憑證編輯順序整理，用臘線裝訂成冊，加蓋貼封簽，在封面上應寫明憑證的起迄號、裝訂日期，并由會計主管蓋章。(4)裝訂成冊、總帳、銀行和現金日記帳都應有編號，在年度終了后，必須檢查 有無缺頁或漏頁、錯號和重復號。(5)在年終了后，活頁記帳必須另行裝訂，裝訂前由記帳人員認真檢查有無缺頁，然后編號，加封面和封底，用臘線裝訂成冊。3、財務檔案移交(1)當年財務檔案在年度終了后暫時由財務部

13、門保管一年，至第二年第一月，由財務部門按歸檔要求，立卷成冊，編制清冊后移交檔案室。(2)財務部門與檔案室交接檔案時，必須認真核對，做到帳物相符，雙方簽名蓋章，各留清單一份。(3)財務部門必須按時將應歸檔的全部檔案移交檔案室，不得自行封包保存。檔案室必須按期點收，不得推諉拒絕。(4)檔案室接收保管的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，如特殊原因必須拆封或抽出附頁時，需經財務部門領導同意后，會同原經辦人共同拆封，以分清責任。(二 ) 會計檔案的內容和管理1 、會計檔案是指會計憑證，會計帳簿，會計報告和重要的經濟合同等會計資料。2、會計檔案年度終了按規定分類及編號，登記造冊。憑證類會計憑證和原始憑證(按年

14、度編卷號)銀行存款余額調節表工資表現金日記帳銀行存款帳總帳明細分類帳報表類 年度會計報表月報表及財務快報其他類會計檔案移交清冊會計檔案銷毀清冊 TOC o 1-5 h z 憑證類原始憑證和記帳憑證保管15 年銀行存款余額調節表保管3 年工資表永久保存帳簿類現金日記帳保管25年銀行存款帳保管25年總帳保管25 年明細分類帳保管15年報表類年度會計報表永久保存月，季度保管五年其他類會計檔案移交清冊保管15年會計檔案銷毀清冊保管25年會計檔案保管清冊保管25年涉及外事及對私改造的會計檔案永久保存。（三） 會計檔案的銷毀會計檔案保管期滿后需要銷毀時，由檔案保管部門提出銷毀意見，會同財會 部門共同鑒定，

15、嚴格審查，編造“會計檔案銷毀清冊”，經單位領導審查，報經上 級主管部門批準。對于到期未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，保管 到結清債權、債務時為止。（四）會計檔案交接1、會計人員調動工作，必須辦理交接手續。2、會計人員辦理交接手續，必須有監交人負責監交會計檔案保管清冊。3、會計檔案由財務部門指定由專人負責保管。4、本部門人員調用會計檔案，由專人負責登記，歸還時核對銷號。5、本單位人員調閱會計檔案，要經財務部門領導批準。外單位人員調閱會計檔案，要有介紹信，并經單位領導批準。（五）會計檔案保管期限1、會計主管人員辦理交接手續，由廠部行政領導監交。2、移交人員要編制移交清冊，逐項移交，接替人

16、員要逐項核對點收。六、技術檔案管理（一）技術檔案歸檔范圍及保管期限1關于出國考察、友好往來、參加會議、工程建設等工作中形成的文件：（1）重大活動的主要文件永久（2）審核手續、考察報告長期工程建設中形成的文件：合同、合同附件、談判協議、議定書各設計階段的有關文件、審查議定書國外設備材料驗收及設計聯絡、開箱檢驗記錄、商檢及索賠永久(4)談判記錄、外國技術人員現場提供的文件材料永久(5)談判過程中外商提交的材料、出國考察收集的有關材 料、技術問題來往信函：永久重要的長期一M的短期2電力基建工程方面的文件(1)初步可行性研究的文件長期(2)可行性研究永久(3)初步設計永久(4)竣工驗收的文件材料永久(

17、5)合同、協議等契約莊文件材料永久3辦公、生活福利建筑(1)工程建設文件：憑證合同、協議、函件、項目計劃申請報告和批文、征地證書、拆遷協議及設計、施工建設單位來往文件等永久(2)工程地質、地形、地震等調查勘測報告永久(3)設計審批文件：工程設計任務書、初步設計永久(4)及其審批文件永久(5)施工圖設計技術文件材料永久(6)施工管理文件長期/短期(7)竣工驗收義件永久4科技工作科技管理合同、協議長期科研成果、學術論文(獲公司級獎勵以上的)長期(3) 一M的短期(4)技術改造、技術早新及理化建議等文件短期5生產技術管理方面的文件(1)生產技術管理的規定、辦法長期(2)檢修、調度運行管理全廠性試驗長

18、期安全技術管理規定、通知、會議紀要長期環境保護的通知、規定、會議紀要、調查短期(5)節能管理長期(6)燃料管理長期(二)技術文件的收集辦法1、技術文件的收集由檔案室統一歸口，并及時填寫到圖通知單通知有關領導和專業。2、基建工程應于工程竣工交接驗收后，在 30天之內由基建部門將竣工圖 及工程檔案移交檔案室，規模大的工程項目，可分階段歸檔，施工圖(翻譯版和 竣工圖)均作永久保存。3、在基建施工、重大技術改進工程項目或每次科研成果進行鑒定驗收時，必須有科技檔案管理部門參加，對應歸檔的技術文件材料進行驗收， 以保證技術 文件的完整性、準確性、系統性。4、國內購置或國外引進的設備隨機技術文件、圖紙、產品

19、說明書、均由檔 案室集中統一管理、設備開箱時須有檔案人員(或兼職人員)參加并負責收集。5、電力生產技術文件的收集范圍:廳P技術文件名稱最終形成部門歸檔文件1運行規程、檢修規程、技術標準各部門由各部技管人員交檔 案室二套（發電部由 專業管理工程師負 責）2運行系統圖發電部由管理工程師交檔案室3值長運行調度記錄發電部每年第一季度向檔案室移交上年度記錄4設備運行時數統計、措施、專 題總結分析總工辦發電部每年第一季度父年度統計材料5全廠性試驗（調度及熱力試 驗）總工辦、檢修部發電部試驗報告形成后及時交檔案室6機、電、爐、燃料、熱工、化學專業運行的打印和抄表日志發電部每年第一季度收集上一年運行記錄7水溫

20、、潮位記錄記錄形成后及時交檔案室8建筑物監督記錄（沉陷、標高、 防風、荷重、抗震）6、主設備大修形成技術文件的收集范圍:廳P技術文件名稱最終形成部門歸檔文件1大修施工計劃及技術措施各部門大修結束一月內向生2大修總結各部門技部門移交經生技部3大修會議紀錄廠辦門審核后交檔案室歸4大修總結生技部門審核意見生技部檔5試驗報告：探傷金相組織光譜機械性能（硬度蠕變）測頻報告（葉片、風扇）檢修部由檢修交檔案室調速特性試驗壓力容器、管壁測厚 護環探傷發電機、主變絕緣 重大特殊項目6化學檢查及分析報告：爐管結垢酸洗發電部化水專業由運行化水主管整理后交檔案室7流通部分結垢透平油絕緣油檢修部由檢修部交檔案室8技術記

21、錄：設備大修測量記錄設備檢修卡分段驗收卡焊接記錄各部門由各部門向檔案室移 交7、更新改造項目形成技術文件的收集范圍廳P技術文件名稱最終形成部門歸檔辦法1項目建議書由各部技術管理人員2合同、協議、概預算合麗B門或部門領導移交檔案3施工圖物資部門室4竣工技術資料及竣工圖項目負責人（三）整理歸檔接收技術文件材料后即進行以下歸檔工作:1、以1991年能源部指定的火電企業檔案分類表為依據結合我廠超臨界機組的實際情況進行分類。2、所有歸檔的技術檔案應按國家標準 GB/T11822-89有關案卷構成的要求進行組卷、編目。組卷應遵循科技文件材料的形成規律，保持案卷內科技文件材料的系統聯系，便于檔案利用和保管。

22、3、整編完的技術檔案及時存入庫房。（四 ） 底圖及縮微膠片管理1 、底圖由底圖庫房集中統一保管，不得任意存放。2、底圖歸檔，圖號必須編制準確，并由編制者和審核者簽字。3、接收入庫的底圖應進行分專業登帳，帳冊字跡清晰。4、底圖管理人員不能自行描繪、修改，發現破損底圖應及時修補或委托復制替換。5、底圖不對外提供查閱和交流。縮微膠片需保管在溫、濕度適宜的庫房內以免縮微品粘連、霉變等變質、損壞現象。（五 ） 技術檔案利用、凡外單位來我公司進行技術檔案咨詢者，需持有單位介紹信，并經公司領導簽字認可。2、根據技術檔案的類別，需分別經主管領導批準后，方可提供利用。3、 根據技術檔案對外有償服務的原則，需收取

23、來訪者技術檔案咨詢服務費；索取技術資料另計取費用。復制工本費由檔案部門依照實際情況靈活掌握， #0 圖紙每張收取15 元； A4 每頁收取0.5 元， （重要檔案可高于此標準） 。七、聲像檔案管理（一 ） 歸檔范圍1 、各級領導來廠指導工作或從事其他重大活動攝錄所形成的材料。2、國內外賓客來廠參觀訪問，洽商所形成的材料。3、公司黨政工團召開重要會議和組織各類活動所形成的材料。4、重大技術改造項目形成的材料。5、重大人身、設備事故、消防事故、設備缺陷形成的材料。6、重要設備的安裝、檢修形成的材料。（二 ） 歸檔要求1 、沖洗后的照片需及時整理、登記、編目、立卷、并編制檢索工具，便于利用。2、歸檔

24、的磁帶裝在密封盒里，遠離磁場。3、定期檢查聲像檔案的保管情況，錄像帶每半年重繞一次，發現污損及時修復。4、照相檔案的底片應單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放。5、聲像檔案保管期限均為永久保管期。八、人事檔案管理人事檔案管理是指公司員工的檔案管理工作遵循國家關于外商投資企業的有關規定及有關檔案工作的規定進行，包括檔案的收集、歸檔、查閱、銷毀等方面的管理內容。（一 ） 職責劃分1 、全廠在職員工、離退休人員、死亡職工的人事檔案，除按規定屬上級部門管理外，其余均由人事行政部負責管理。2、建立人事檔案帳冊，所有檔案必須登記入帳，妥善保管。每年按在冊人員進行一次核對，如發現問題及時處理。3、按條例規定的問題，應經常有計劃地對檔案進行收集與補充，以保證檔案的完整。（二 ） 檔案收集的內容1 、履歷材料：2、自傳及屬于自傳性質的材料；3、鑒定（含自我鑒定）考核材料；4、學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料；5、政審材料；6、加入黨、團的材料；7、獎勵（包括科技和業務獎勵）材料；8、違反黨紀、政紀、國法處分的材料；9、工