1、 內容可修改電子課件全國計算機等級考試二級 MS Office高級應用第4章第4章 使用Word 2016制作文檔計算機基礎（全國計算機等級考試二級 MS Office高級應用與設計精講版）COMPUTER4.3文檔的美化目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認識Word 2016的操作界面計算機基礎（全國計算機等級考試二級 MS Office高級應用與設計精講版）4.4表格的應用4.6長文檔的編輯與處理4.5外部對象的添加4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.1認識Word 2016的操作界面Word 2016的操作界面主要由快速訪問工具欄、標題欄、功能區、編輯

2、區和狀態欄5部分組成，其中，功能區提供了各種編輯文檔時所需要的操作選項，而編輯區則主要用于文檔的編輯操作。4.3文檔的美化目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認識Word 2016的操作界面計算機基礎（全國計算機等級考試二級 MS Office高級應用與設計精講版）4.4表格的應用4.6長文檔的編輯與處理4.5外部對象的添加4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.2.1創建文檔在 Word 2016 中創建文檔包括新建空白文檔和使用模板新建文檔兩種方法。1通過快捷鍵4通過單擊鼠標右鍵2通過快速訪問工具欄3通過“文件”菜單1新建空白文檔新建空白文檔主要有以下 4 種

3、方法。4.2.1創建文檔根據模板新建文檔是指利用Word 2016提供的模板來創建具有一定內容和樣式的文檔。根據Word 2016提供的“快照日歷”模板來創建文檔。例 4-12使用模板新建文檔4.2.2輸入與編輯文本在Word 2016中輸入“學習計劃”等文本。例 4-2創建文檔后就可以在文檔中輸入文本，Word 2016的即點即輸功能可以幫助用戶輕松地在文檔的不同位置輸入需要的文本。1輸入文本4.2.2輸入與編輯文本選擇文本時，被選擇的文本默認將以灰底黑字顯示，單擊其他任意位置便可取消選擇，選擇文本的方法包括以下 4 種。選擇任意文本選擇一行文本選擇一段文本選擇整篇文檔2選擇文本4.2.2輸

4、入與編輯文本復制和粘貼文本有以下5種方法。選擇文本后，先按【Ctrl+C】組合鍵進行復制，將插入點定位到目標位置后，再按【Ctrl+V】組合鍵進行粘貼。選擇文本后，在【開始】/【剪貼板】組中單擊“復制”按鈕進行復制，將插入點定位到目標位置后，在【開始】/【剪貼板】組中單擊“粘貼”按鈕進行粘貼。在選擇的文本上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復制”命令，將插入點定位到目標位置后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。按住【Ctrl】鍵的同時按住鼠標左鍵不放，將選擇的文本拖曳到目標位置后釋放鼠標。按住鼠標右鍵將所選文本拖曳到目標位置后再釋放鼠標，然后在彈出的快捷菜單中選擇“復制到此位

5、置”命令。3復制和粘貼文本4.2.2輸入與編輯文本移動文本的方法有以下4種。選擇需要移動的文本后，按住鼠標左鍵不放，將其拖曳到目標位置后再釋放鼠標。選擇需要移動的文本后，先按【Ctrl+X】組合鍵進行剪切，將文本插入點定位到目標位置后，再按【Ctrl+V】組合鍵進行粘貼。選擇需要移動的文本后，在【開始】/【剪貼板】組中單擊“剪切”按鈕，將文本插入點定位到目標位置后，再在【開始】/【剪貼板】組中單擊“粘貼”按鈕。選擇需要移動的文本后，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“剪切”命令，將文本插入點定位到目標位置后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼選項”欄中的“只保留文本”按鈕，可進行不帶格

6、式的移動操作。4移動文本4.2.2輸入與編輯文本將文本插入點定位到文檔中之后，文本插入點將呈不斷閃爍的狀態，這表示當前文檔處于可插入狀態，用戶可直接在文本插入點處輸入文本，該處文本后面的內容將隨文本插入點自動向后移動，如下圖所示。5插入與刪除文本4.2.3插入符號與數學公式在 Word 2016 中有一些平常無法輸入的符號，如“”“”“”等，這時就可以通過插入符號功能來插入符號，其操作方法為，如右圖所示。1插入符號2插入數學公式在 Word 2016 中，用戶可以根據需要通過手寫的方式來輸入個性化的公式。其操作方法為：在【插入】/【符號】組中單擊“公式”按鈕，在文檔中插入公式編輯框，并展開【公

7、式工具 設計】選項卡，如下圖所示。4.2.4查找與替換文本當文檔中出現某個多次使用的文字或短句錯誤時，便可使用查找與替換功能來檢查和修改錯誤部分，以節省時間并避免遺漏。將“旅游路線 .docx”文檔中的全部軟回車符號更改為硬回車符號，并將文檔中的西文空格全部刪除。例 4-3查找文本替換文本高級替換4.2.5保存文檔保存文檔是指將已有的文檔、編輯過的文檔保存到計算機中，以便后續查看和使用。Word 2016 中的保存文檔方法可分為以下3種。保存已有的文檔另存文檔自動保存文檔4.2.6保護文檔標記為最終狀態可以令 Office 將文檔標記為只讀模式，且 Office 在打開一個已經標記為最終狀態的

8、文檔時將自動禁用所有編輯功能。將文檔標記為最終狀態的方法為：選擇【文件】/【信息】命令，在打開的“信息”窗口中間列表中單擊“保護文檔”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“標記為最終狀態”選項，然后在彈出的提示對話框中單擊“確定”按鈕，如下圖所示。1標記為最終狀態4.2.6保護文檔設置密碼就是對 Office 文檔進行的密碼保護，如果需要打開或編輯有密碼保護的文檔，則需要輸入正確的密碼。為“學習計劃 .docx”文檔設置密碼保護，其密碼為“123”，如圖所示。例 4-42設置密碼4.2.6保護文檔限制編輯功能主要在“限制編輯”任務窗格中進行設置。限制編輯的方法為：選擇【文件】/【信息】命令，在“信息

9、”窗口的中間列表中單擊“保護文檔”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“限制編輯”選項，或者在【審閱】/【保護】組中單擊“限制編輯”按鈕 ，都可以打開“限制編輯”任務窗格。為“企業文化建設策案 .docx”文檔中的附錄頁添加編輯限制保護，不允許隨意對該頁內容進行編輯修改，并設置保護密碼為空。例 4-53限制編輯4.2.7打印文檔2設置密碼文檔制作完成后，如果需要存檔，則還要將文檔打印出來。打印文檔的方法為：選擇【文件】/【打印】命令，在打開的“打印”窗口中間列表中設置打印的各項參數，如打印份數、打印機、打印范圍、紙張類型等，然后在其右側的列表中可以預覽文檔的打印效果，若打印效果符合要求，則單擊“打印

10、”按鈕 開始打印該文檔，如下圖所示。4.2.8編輯多文檔1新建窗口多文檔的編輯主要包括以下3種。1新建窗口2并排查看文檔3拆分文檔目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認識Word 2016的操作界面計算機基礎（全國計算機等級考試二級 MS Office高級應用與設計精講版）4.4表格的應用4.6長文檔的編輯與處理4.5外部對象的添加4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.3文檔的美化4.3.1設置字體格式選擇一段文本后，將鼠標指針移到被選擇文本的右上角，相應位置將會出現浮動工具欄，該浮動工具欄最初為半透明狀態顯示，但將鼠標指針指向該工具欄時則會清晰地完全顯示。如右

11、圖所示。1通過浮動工具欄進行設置2通過功能區進行設置在 Word 2016 默認的【開始】/【字體】組中可直接設置文本的字符格式，包括字體、字號、字體顏色、字形等，如右圖所示。4.3.1設置字體格式在【開始】/【字體】組中單擊右下角的“對話框啟動器”按鈕 或按【Ctrl+D】組合鍵，可打開“字體”對話框。將“批評通報 .docx”文檔中的標題文本設置字體格式為“漢儀大宋簡、小二、加寬 0.5”。例 4-63通過“字體”對話框進行設置4.3.2設置段落格式段落對齊方式包括左對齊、居中對齊、右對齊、兩端對齊和分散對齊 5 種，設置方法主要有以兩種。選擇要設置對齊方式的段落，在【開始】/【段落】組中

12、單擊相應的對齊按鈕，可對其進行設置。選擇要設置對齊方式的段落，單擊【開始】/【段落】組右下角的“對話框啟動器”按鈕 ，打開“段落”對話框，在該對話框中的“對齊方式”下拉列表框中可對其進行設置。1設置段落對齊方式4.3.2設置段落格式段落縮進包括左縮進、右縮進、首行縮進、懸掛縮進和對稱縮進5種，一般利用標尺和“段落”對話框來設置，其方法如下。利用標尺進行設置 ：單擊滾動條上方的“標尺”按鈕 ，然后拖曳水平標尺中的各個縮進滑塊，可以直觀地調整段落縮進。其中的 表示首行縮進， 表示懸掛縮進， 表示左縮進。利用對話框進行設置 ：選擇要設置段落縮進的段落，單擊“段落”組右下角的“對話框啟動器”按鈕 ，打

13、開“段落”對話框，在該對話框的“縮進”欄中可對其進行設置。2設置段落縮進4.3.2設置段落格式3設置行間距和段落間距合適的間距可使文檔一目了然，設置行間距和段落間距的方法如下。選擇要設置行間距和段落間距的段落，在【開始】/【段落】組中單擊“行和段落間距”按鈕 ，在彈出的下拉列表中可對其進行設置。選擇要設置行間距和段落間距的段落，打開“段落”對話框，在“間距”欄中的“段前”和“段后”數值框中輸入需要的值，在“行距”下拉列表框中選擇相應的選項，即可對其進行設置。將“批評通報（字體格式）.docx”文檔中除標題文本外的段落格式設置為“段前、段后間距均為 0.5 行”，行距為“固定值”，縮進為“首行”

14、，最后將標題居中對齊，最后三段文本進行右對齊設置。例 4-74.3.3調整頁面布局頁邊距就是文檔中的文本與頁面邊框間的距離，設置頁邊距通常有以下兩種方法。1設置頁邊距選擇設定好的頁邊距自定義頁邊距2設置紙張方向Word 2016 提供了橫向（水平）和縱向（垂直）兩種紙張的方向。設置紙張方向的方法為 ：在【布局】/【頁面設置】組中單擊“紙張方向”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“橫向”或“縱向”選項，或者在右圖所示的“紙張方向”欄中選擇“橫向”或“縱向”選項。如右圖所示。4.3.3調整頁面布局Word 2016 默認的紙張大小為 A4（21cm29.7cm），用戶可以根據文檔內容的需要或打印需求自

15、定義設置，設置紙張大小通常有以下兩種方法。自定義紙張大小選擇設定好的紙張大小4設置頁面背景設置頁面背景是指為 Word 文檔填充顏色或者添加其他的特殊效果。3設置紙張大小4.3.3調整頁面布局水印是一種顯示在文檔內容底層的、虛化的圖片或文字，主要用于文檔有保密或版權保護等特殊要求時。如在制作重要文檔時，為表明文檔的所有權和出處，可為文檔添加水印。水印的添加方法為 ：在【設計】/【頁面背景】組中單擊“水印”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇一種需要的水印效果即可。在“工作計劃 .docx”文檔中設置上下頁邊距為“4 厘米”、紙張方向為“橫向”，并為文檔添加“嚴禁復制”的文字水印。例 4-85設置水印

16、4.3.4應用文檔主題Office 內置了很多主題，所以所有的組件都能直接調用。在“組織結構圖 .docx”文檔中應用 Office 內置的“畫廊”主題樣式。例 4-91應用內置主題4.3.4應用文檔主題創建自定義的主題主要是對主題的顏色、字體和效果進行設置。顏色：在【設計】/【文檔格式】組中單擊“顏色”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“自定義顏色”選項，打開“新建主題顏色”對話框，在“主題顏色”欄中單擊需要設置主題顏色的項目右側的下拉按鈕 ，在彈出的列表框中選擇一種需要的主題顏色，然后在“名稱”文本框中輸入新名稱。字體 ：在【設計】/【文檔格式】組中單擊“字體”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“

17、自定義字體”選項，打開“新建主題字體”對話框，在其中設置各種字體格式，然后在“名稱”文本框中輸入新名稱。效果：在【設計】/【文檔格式】組中單擊“效果”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇需要的主題效果。2自定義主題4.3.5插入文檔封面在“組織結構圖 .docx”文檔中添加“邊線型”封面，輸入公司名稱為“云帆國際”，標題為“公司簡介”，副標題為“組織結構圖”。例 4-10一般來講，專業的文檔都會有漂亮的封面，而 Word 2016 內置了“封面庫”，可以輕松地為文檔插入專業的封面。插入文檔封面的方法為 ：在【插入】/【頁面】組中單擊“封面”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇需要的封面樣式，然后根據提示信息

18、輸入相關內容，如右圖所示。目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認識Word 2016的操作界面計算機基礎（全國計算機等級考試二級 MS Office高級應用與設計精講版）4.3文檔的美化4.6長文檔的編輯與處理4.5外部對象的添加4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.4表格的應用4.4.1創建表格根據插入表格的行列數和個人的操作習慣，可以使用快速插入表格、通過對話框插入表格來實現表格的插入。1插入表格4.4.1創建表格對于一些結構不規則的表格而言，用戶可以通過繪制表格的方法來進行創建。繪制表格的方法為 ：在【插入】/【表格】組中單擊“表格”按鈕 ，在彈出的下拉列

19、表中選擇“繪制表格”選項，此時鼠標指針將變為 形狀，然后在文檔編輯區拖曳鼠標繪制表格外邊框，在外邊框內拖 曳鼠標繪制行線和列線。表格繪制完成后，可按【Esc】鍵退出繪制狀態，整個過程如下圖所示。2繪制表格4.4.2調整表格布局表格的布局主要包括插入、刪除、合并和拆分表格中的各種元素等。在文檔中插入表格后，功能區中將會出現【表格工具 布局】選項卡，如下圖所示，在其中可以通過各個組的按鈕來對表格的布局進行調整。4.4.3應用表格樣式套用內置表格樣式的方法為：選擇表格，在【表格工具 設計】/【表格樣式】組中單擊樣式列表中的“其他”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇所需的表格樣式，即可將其應用到所選表格中

20、。使用 Word 2016 提供的表格樣式可以簡單、快速地完成表格的設置和美化操作。1選擇內置的表格樣式4.4.3應用表格樣式可以針對整個表格設置邊框和底紋，也可以針對選擇的單元格設置邊框和底紋，設置邊框和底紋的方法有通過“邊框和底紋”對話框進行設置、通過功能區進行設置兩種。在“登記表.docx”文檔中調整表格布局，并對表格應用 Word 2016 內置的表格樣式。例 4-112設置邊框和底紋4.4.4文本與表格的互換將文本轉換成表格，需要在文本中插入分隔符，然后再進行轉換操作。將“家長會通知回執 .docx”文檔中的文本轉換成一個 5 行 6 列的表格。例 4-121將文本轉換成表格4.4.

21、4文本與表格的互換將表格轉換成文本的方法比較簡單。其方法為 ：選擇要轉換成文本的表格，在【表格工具 布局】/【數據】組中單擊“轉換為文本”按鈕 ，打開“表格轉換成文本”對話框，在其中的“文字分隔符”欄中選擇一種文字分隔符，然后單擊“確定”按鈕。2將表格轉換成文本目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認識Word 2016的操作界面計算機基礎（全國計算機等級考試二級 MS Office高級應用與設計精講版）4.3文檔的美化4.6長文檔的編輯與處理4.4表格的應用4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.5外部對象的添加4.5.1插入圖片在 Word 2016 中插入圖片

22、的方法為：將文本插入點定位到需要插入圖片的位置，然后在【插入】/【插圖】組中單擊“圖片”按鈕 ，打開“插入圖片”對話框，在其中選擇需要插入的圖片后，單擊“插入”按鈕。2調整圖片位置、大小和角度將圖片插入到文檔中后，再單擊圖片，此時就可通過圖片四周出現的控制點來進行圖片的調整。1插入圖片4.5.1插入圖片將圖片插入到文檔中以后，可根據需要對圖片進行裁剪和排列操作，使其能更好地配合文本所要表達的內容。裁剪圖片：選擇需要裁減的圖片，在【圖片工具 格式】/【大小】組中單擊“裁剪”按鈕 ，將鼠標指針定位到圖片上出現的裁剪邊框線上，然后按住鼠標左鍵不放并拖曳鼠標，直至拖曳至目標位置后釋放鼠標，如下圖所示。

23、排列圖片：排列圖片是指設置圖片周圍文本的環繞方式。3裁剪與排列圖片4.5.1插入圖片Word 2016 提供了強大的美化圖片功能。其方法為 ：選擇需要美化的圖片后，在【圖片工具 格式】/【調整】組和【圖片工具 格式】/【圖片樣式】組中可對其進行各種美化的操作。在“公司簡介 .docx”文檔的正文第二段左側插入圖片“燈具 .jpg”，裁剪掉圖片下方多余內容后，為其應用恰當的圖片樣式和“影印”藝術效果。例 4-134美化圖片4.5.2插入藝術字藝術字因其醒目的特性，經常被用在制作突出的標題、關鍵詞等易于吸引眼球的文本上。插入藝術字的方法為 ：將文本插入點定位到需要插入藝術字的位置，在【插入】/【文

24、本】組中單擊“藝術字”按鈕 ，在彈出的下拉列表選擇一種樣式后，在文檔中的文本插入點處將自動添加一個帶有默認文本樣式的藝術字文本框，然后在其中輸入所需文本內容。在“公司簡介（藝術字）.docx”文檔中插入藝術字“公司簡介”，并對藝術字添加陰影效果，如下圖所示。例 4-144.5.3繪制圖形在【插入】/【插圖】組中單擊“形狀”下方的下拉按鈕，可在彈出的下拉列表中選擇某種形狀對應的選項，完成形狀的插入操作。單擊鼠標 ：單擊鼠標將插入默認尺寸的形狀。拖曳鼠標：在文檔編輯區中拖曳鼠標至適當大小后釋放鼠標，可插入任意大小的形狀。1插入形狀4.5.3繪制圖形選擇插入的形狀，可按調整圖片的方法對形狀的大小、位

25、置、對齊方式、角度等進行編輯。除此以外，還可以根據需要更改形狀、編輯形狀頂點、美化形狀、為形狀添加文本等。在“公司簡介（藝術字）.docx”文檔中插入“半閉框”形狀，并對形狀進行編輯和美化操作。例 4-152編輯形狀4.5.4使用文本框在 Word 2016 中插入文本框的方法有以下 3 種。1插入預設的文本框2繪制橫排文本框3繪制豎排文本框2編輯與美化文本框編輯文本框 ：拖曳文本框邊框上的控制點可調整文本框的大小。美化文本框 ：在文本框邊框上單擊鼠標左鍵選擇文本框，然后可在【繪圖工具 格式】/【形狀樣式】組中對其進行美化操作.1插入文本框并輸入文4.5.5創建SmartArt圖形在 Word

26、 2016 中可輕松利用向導對話框插入所需的 SmartArt 圖形。插入 SmartArt 圖形的方法為 ：將文本插入點定位到需要插入 SmartArt 圖形的位置，然后在【插入】/【插圖】組中單擊“SmartArt”按鈕 ，打開“選擇 SmartArt 圖形”對話框，在該對話框左側的列表中選擇一種類型后，再在中間的列表框中選擇具體的 SmartArt 圖形，最后單擊“確定”按鈕。2輸入SmartArt圖形中的文本內容一般情況下，當需要在某個形狀中輸入文本時，只需選擇該形狀，然后單擊鼠標左鍵將文本插入點定位到其中即可。1插入SmartArt圖形4.5.5創建SmartArt圖形選擇 Smar

27、tArt 圖形中的某個形狀后，在【SmartArt 工具 設計】/【創建圖形】組中單擊“添加形狀”按鈕 右側的下拉按鈕 ，可在彈出的下拉列表中選擇需要添加的對象。選擇“在后面添加形狀”選項，可在所選形狀后面插入一個同級的形狀。選擇“在前面添加形狀”選項，可在所選形狀前面插入一個同級的形狀。選擇“在上方添加形狀”選項，可在所選形狀的上一級插入一個形狀。選擇“在下方添加形狀”選項，可在所選形狀的下一級插入一個形狀。3添加形狀4.5.5創建SmartArt圖形美化 SmarArt 圖形包括美化其布局和樣式兩方面的內容。將“應聘流程 .docx”文檔中的文字轉換成 SmartArt 圖形，并適當改變其

28、顏色和樣式。例 4-164美化SmartArt圖形4.5.6插入圖表在 Word 2016 中插入圖表是為了將表格中的數據圖示化，以增強數據的可讀性。在 Word 2016 中插入圖表的方法為 ：在需要插入圖標的位置定位文本插入點，在【插入】/【插圖】組中單擊“圖表”按鈕 ，打開“插入圖表”對話框，在該對話框的左側列表中選擇圖表類型，在該對話框的右側列表框中選擇具體的圖表，然后單擊“確定”按鈕，圖表將插入到文檔中，同時打開 Excel 窗口，在其中可編輯圖表的具體數據，如圖所示。4.5.7使用文檔部件文檔部件包括自動圖文集、文檔屬性和域等，是對某一段指定文檔內容（包括文本、圖片、表格和段落等文

29、檔對象）的保存和重復使用，以此來共享文檔中的設計或內容。將“個人簡歷 .docx”文檔中的表格保存為自動圖文集。例 4-174.5.8Word 2016與其他Office組件的數據共享Word 2016與 Excel 2016和 PowerPoint 2016之間共享數據的常用方法是插入對象。插入對象的方法為 ：在【插入】/【文本】組中單擊“對象”按鈕 ，打開“對象”對話框，在“新建”選項卡的“對象類型”列表框中可以選擇一種Excel表格類型或者PowerPoint 幻燈片樣式；或者在“由文件創建”選項卡中單擊“瀏覽”按鈕，打開“瀏覽”對話框，在其中選擇一個Excel表格或PowerPoint

30、演示文稿，如下圖所示，單擊“確定”按鈕后，就可以將其插入到Word文檔中。目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認識Word 2016的操作界面計算機基礎（全國計算機等級考試二級 MS Office高級應用與設計精講版）4.3文檔的美化4.5外部對象的添加4.4表格的應用4.7使用郵件合并功能批量處理文檔4.8使用宏與控件4.6長文檔的編輯與處理4.6.1定義并應用文檔樣式樣式是指多種格式的集合，如字體格式、段落格式、表格格式和圖片格式等。在“會議紀要 .docx”文檔中創建新樣式，并將其應用到標題文本中，應用要求如下所示。例 4-184.6.2文檔的分頁與分節在文檔中單擊要開始新

31、頁的位置，然后在【布局】/【頁面設置】組中單擊“分隔符”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“分頁符”欄中的“分頁符”選項，可實現文檔的手動分頁。2插入分節在【布局】/【頁面設置】組中單擊“分隔符”按鈕 ，可在彈出的下拉列表中選擇“分節符”欄中的各種分節符類型。1插入手動分頁下一頁 ：分節符后的文本將從新的一頁開始，即分節又分頁。連續 ：新的節與前面的節同處于當前頁，即只分節不分頁。偶數頁：分節符后的內容直接轉入下一偶數頁，即分節又分頁，下一頁為偶數頁頁碼。奇數頁：分節符后的內容直接轉入下一奇數頁，即分節又分頁，下一頁為奇數頁頁碼。4.6.3文檔分欄1使用內置樣式分欄選擇要設置分欄的段落或文檔，在【

32、布局】/【頁面設置】組中單擊“欄”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇需要的選項。分欄就是將文檔中的文字分為多欄排列，這樣有利于讀者閱讀，并使文檔版式更加生動。4.6.3文檔分欄選擇要設置分欄的段落或文檔，在【布局】/【頁面設置】組中單擊“欄”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“更多分欄”選項，打開“欄”對話框，在其中可以設置欄數、欄寬和分隔線等，如右圖所示。將“工作總結 .docx”文檔中除標題外的所有內容設置為兩欄顯示，但是圖表仍跨欄居中顯示，無需分欄。例 4-192自定義分欄4.6.4設置頁眉、頁腳與頁碼頁眉的設置主要包括3點。插入頁眉更改頁眉的內容刪除頁眉2設置頁腳頁腳設置同頁眉設置一樣，包括添

33、加、更改和刪除操作，且兩者的設置方法大致一樣，只需將單擊的“頁眉”按鈕換成“頁腳”按鈕即可。1設置頁眉4.6.4設置頁眉、頁腳與頁碼設置頁碼包括插入和刪除頁碼以及設置頁碼格式。為“考勤制度 .docx”文檔插入“奧斯汀”樣式的頁眉，并在頁面底端插入“普通數字 2”樣式的頁碼。例 4-203設置頁碼4.6.5使用項目符號與編號在文檔中選擇需要添加項目符號的段落，在【開始】/【段落】組中單擊“項目符號”按鈕右側的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇一種需要的項目符號樣式。在“城市簡介 .docx”文檔中使用“項目符號 .png”圖片作為文檔中各城市名稱的項目符號。例 4-211添加項目符號4.6.5

34、使用項目符號與編號在制作辦公文檔時，對于按一定順序或層次結構排列的項目而言，可以為其添加編號。添加編號的方法為 ：選擇要添加編號的文本，在【開始】/【段落】組中單擊“編號”按鈕右側的下拉按鈕 ，然后在打開的“編號庫”下拉列表中選擇一種需要的編號樣式。2添加編號4.6.6引用文檔內容1添加腳注和尾注腳注和尾注通常用于在文檔中顯示引用資料的來源，或者用于輸入說明性或補充性的信息。2添加題注題注可以為文檔中的各種對象添加編號標簽，并隨文檔題注的更新而自動更新。4.6.6引用文檔內容添加題注后，就可以在文檔中引用添加的題注。在“供應鏈管理（題注）.doxc”文檔中使用交叉引用功能，修改圖表上方正文中對

35、于圖表標題編號的引用（已經用黃色底紋標記），以使這些引用在圖表標題的編號發生變化時可以自動更新。例 4-223交叉引用題注4.6.6引用文檔內容索引的組成單位是索引款目，款目一般包括索引詞、說明、注釋語和出處等內容，它能利用各種特定的信息來創建索引款目，使文檔使用者可以通過這些特定信息快速查閱文檔內容。4添加索引在“企業文化建設策劃案 .docx”文檔中為“企業文化”文本添加索引。例 4-234.6.7創建文檔目錄Word 2016 提供的“目錄庫”中包含多種目錄樣式，使用這些樣式創建目錄的方法為 ：將文本插入點定位到文檔中要插入目錄的位置，在【引用】/【目錄】組中單擊“目錄”按鈕 ，在彈出的

36、下拉列表的“內置”欄中選擇所需的目錄樣式。1使用內置樣式創建目錄在【引用】/【目錄】組中單擊“目錄”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“自定義目錄”選項，打開“目錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，在“常規”欄的“顯示級別”數值框中可以設置目錄的顯示級數；在“格式”下拉列表框中可以選擇目錄樣式，完成后單擊“確定”按鈕。2自定義目錄4.6.7創建文檔目錄在【引用】/【目錄】組中單擊“更新目錄”按鈕 ，打開“更新目錄”對話框，單擊選中所需的單選項后，可以設置更新目錄的選項。3更新目錄在“企業文化建設策劃案 .docx”文檔的“目錄”之后、“附錄”之前插入包含第 1 級和第 2 級標題的目錄，并將目錄項的字

37、體格式設置為“小二號字、1.5 倍行距”。例 4-244.6.8審閱和修訂文檔在文檔的修訂狀態中，Word 2016 將自動記錄文檔中所有內容的變化情況，并對修改、刪除和插入等操作的內容進行標記。1修訂文檔批注和修訂的區別在于審閱者是否對文檔進行了修改，即批注并沒有在原文檔上進行修改，而是在文檔頁面的空白處添加注釋信息。2添加批注4.6.8審閱和修訂文檔由于修訂和批注均不由文檔作者添加，因此在完成文檔的制作之前，還需要作者審閱這些修訂和批注，并確定最終的文檔。3審閱修訂和批注在“企業文化建設策劃案 .docx”文檔中啟用修訂功能，同時添加批注。例 4-254.6.9管理和共享文檔在一定的語言范圍內，Word 2016 能自動檢測文字的拼寫與語法錯誤，便于用戶對文檔進行檢查。1檢查拼寫和語法錯誤共享文檔是指除了打印文檔外的電子文檔共享，主要包括電子郵件共享和轉換成 PDF 文檔兩種方式。2共享文檔目錄4.2 文檔的基本操作CONTENTS4.1 認識Word 2016的操作界面計算機基