1、導(dǎo)航通過學(xué)習(xí),你將能夠：明白和正確認(rèn)知會議；把握保證會議勝利舉辦的預(yù)備工作；明白大型會議活動的組織和策劃情形；會議組織與活動治理一、會議的正確認(rèn)知1. 會議的現(xiàn)狀爭論說明, 企業(yè)員工每天有一半以上的時間在開會,而會議議題達(dá)成一樣和通過認(rèn)可的卻很少； 由于會議的頻繁召開,可能耽擱和影響很多方案內(nèi)的工作,為企業(yè)帶來各種隱形損失；例如,企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會議的順口溜,“ 上班沒干啥, 始終忙開會, 大會接小會,神經(jīng)快崩潰；上午有早會,下午有午會,下班不能走,仍要開晚會；每周開周會,每月有月會,隨時檢討會,年底是年會；”大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為,通過會議的效率和會后的執(zhí)行效率,可以打算企業(yè)的最終效率；據(jù)統(tǒng)計,

2、全球每天要舉辦數(shù)百萬次會議,例如英國每天有 4000000 小時被用于會議；美國平均每天舉辦 1100 萬次會議；經(jīng)理們花費在會議上的時間占工作時間的40%70%；哈佛商業(yè)評論通過調(diào)查發(fā)覺,每個主管每天用于正式會議的時間為3.5 小時,非正式會議的時間為1小時；通常情形下,企業(yè)行政部門參與的會議較多,部門員工不僅要出席會議、組織會議,更多的時間是策劃和支配會議；作者石言曾在 2022 年第九期中外治理雜志中提道：“ 開會于中國好比是騎自行車,全球數(shù)量最多,水平卻極差；” 因此,企業(yè)要想提高會議的勝利率,很大程度上取決于勝利的會前組織、籌劃和支配；2. 會議的重要性會議的召開特別重要,大多數(shù)企業(yè)

3、都是通過會議打算其基本走向,認(rèn)為召開會議的效率和執(zhí)行的效率打算企業(yè)真正的效率；而且企業(yè) 90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹,通過會議可以解決和處理問題,但是由于會議水平有限,導(dǎo)致舊問題沒有解決,又帶來更多新問題,因此企業(yè)花費在開會上的時間越來越多,召開會議的頻率也越來越高；3. 會議的定義會議是由三個或三個以上的人集合在一起,溝通；為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對面的多向隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)展,顯現(xiàn)了視頻會議,例如群會議、會議、甚至通過也可以開會； 然而視頻會議相比面對面會議具有特別的要求,視頻會議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會議地點且不能夠隨便更換、嚴(yán)格的會議時間和超強技術(shù)手段的支撐；

4、4. 會議的作用會議的作用主要包括：第一,會議能夠為企業(yè)供應(yīng)信息；其次,匯聚信息；第三,解決問題,當(dāng)今會議不僅在供應(yīng)信息方面顯現(xiàn)問題,更是解決現(xiàn)場顯現(xiàn)的問題,通過會議形式幫忙企業(yè)解決和處理問題；第四,企業(yè)為員工供應(yīng)的訓(xùn)練和培訓(xùn),也都是通過會議的形式傳遞；第五,會議仍可以為企業(yè)傳達(dá)指示、政策制度和精神；第六,會議會為很多新上任的治理者提高威望和位置,會議,鞏固其在團(tuán)隊成員心目中的位置和作用；5. 會議的影響新領(lǐng)導(dǎo)往往通過盡可能多的召開會議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負(fù)面影響,會議不僅能夠為企業(yè)供應(yīng)信息、解決問題,同時會議的群體決策,能夠使決策更加公正化、客觀化和集思廣益；然而企業(yè)頻繁召開低效率的會

5、議, 仍會帶來很多負(fù)面影響,的波紋效應(yīng)；在人員、 成本、 時間精力以及效率和品質(zhì)方面產(chǎn)生會議所謂波紋效應(yīng), 是指兩個決策層將處理不了的問題,單獨拿出召集中層開會爭論,中層解決不了又召集底層員工爭論,就這樣為找出一個更好的解決方法,導(dǎo)致影響范疇越來越大、所花時間越來越長,猶如水中泛起的波紋一樣；6. 會議的頻率不同會議召開的頻率不同：固定的部門會議,最快最頻繁是一周召開一次,最合適的是一月召開一次； 全體會議或員工大會的頻率要視公司規(guī)模而定,但一般員工大會每三個月召開一次屬頻繁,而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會議要隨時召開；7. 會議的規(guī)模依據(jù)會議的功能不同,會議人數(shù)有嚴(yán)格的限制；制定決策的會議

6、,例如年底的務(wù)虛會是為打算明年銷售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略目標(biāo)召開的會議,一般人數(shù)比較少,限制在 50 人以內(nèi),由于人數(shù)越少越簡單達(dá)成共識；問題解決式的會議,人數(shù)不應(yīng)超過 10 個；培訓(xùn)式的會議,一般建議培訓(xùn)時是小班30 個人以內(nèi)成效特別好；正式報告會議,比如員工大會進(jìn)行宣揚貫徹政策時人數(shù)越多越好；8. 會議的結(jié)構(gòu) 會議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)生的結(jié)構(gòu)一樣,經(jīng)受事前、事中和事后三個過程；事前 事前主要是會議的方案、籌備和支配階段；事中 事中是會議的召開階段,分為開場、擴(kuò)展、回收、達(dá)成共識和終止會議；會議開場由主持人具體介紹會議情形；擴(kuò)展是依據(jù)會議議題的次序逐一進(jìn)行爭論的過程；回收是對每一個議題經(jīng)爭論

7、達(dá)成一樣的結(jié)果,最終達(dá)成共識終止會議；事后 事后就是會議的追蹤和反饋階段,很多會議的失敗和低效,是缺乏事后的追蹤和反饋；一般每次會議的終止肯定是下次會議的開頭,因此追蹤反饋通過會議紀(jì)要落實,由主持人或者會務(wù)工作人員追蹤和落實；9. 會議的成本 會議的成本包括時間成本、直接會議成本和效率缺失成本；時間成本 會議的時間成本是會議前、會議中和會議后的時間,可以輕松運算；直接會議成本直接會議成本包括場地和設(shè)施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費的成本；效率缺失成本 效率缺失成本是由于開會而耽擱和影響其他工作或者合同的落實和簽訂,帶來的隱形損 失；會議的成本帶給會議籌劃者一個啟示：

8、站在生意人的角度打算某些會議召開的必要性；二、勝利會議的預(yù)備工作一個勝利的會議在召開前需要做很多方面的預(yù)備,其中包含會議政策、會議程序、 會議文化和場外工夫的預(yù)備；1. 會議政策 會議政策包含：第一,查找解決會議的其他方法；其次,會議的治理機構(gòu)和機制；第三,明白會議的目的；第四,挑選適合的參會人員；第五,合理支配會議的時間和地點；第六,會議議題要到位,爭論議題的次序要合理；第七,強調(diào)該合起來召開的會議不分別召開,肯定不必召開的會議堅決取消；一般企業(yè)在進(jìn)行會議籌劃前,需要考慮有無其他解決會議議題的方法,假如不開會可以解決問題就盡量不開,挑選其他方式進(jìn)行溝通,例如調(diào)研、問卷、電話、短信,或者發(fā)布正

9、式的公文進(jìn)行溝通；會議的治理機構(gòu)和機制是指將負(fù)責(zé)落實、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實到位；通常情形下, 會議治理機構(gòu)機制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負(fù)責(zé)和落實執(zhí)行,包括事后的追蹤和反饋；企業(yè)在每次會議之前要達(dá)到的會議目的和功能,一般來說,會議的目的主要包括：供應(yīng)信息、匯聚信息、 解決問題、 訓(xùn)練訓(xùn)練、 提升治理者的位置和形象,需要告知全部參會人員；而且會議中只有挑選合適的參會人員,才能夠達(dá)到會議的預(yù)期成效；2. 會議程序企業(yè)在支配會議程序時,需要留意會議的主題與目標(biāo)、會議形式、 具體議程、 參會人員、召開時間與地點、預(yù)期結(jié)論、會議文件預(yù)備和發(fā)放及工作安排落實等方面內(nèi)容；會議的主題、目標(biāo)、形式會議的目

10、標(biāo)和主題要清楚,考慮會議的形式要合理；詢問式會議主要是爭論公司下步走向或其他詢問看法的會議；責(zé)任交付式會議一般是年終年底召開, 主要是簽訂目標(biāo)責(zé)任書和責(zé)任的交付；企業(yè)常常召開的是提報式會議,公司或部門的參會者提報需要爭論的提案或議題,然后進(jìn)行開場、擴(kuò)展、回收、終止和總結(jié)；會議具體議程談?wù)摃h議程時常常會談到議題、議程和日程；議題； 議題是要談?wù)摰脑掝}或主題；議程； 議程是將議題按肯定的排放次序以準(zhǔn)時間次序支配；日程；日程是整個議題的爭論次序和整體的時間支配,的表格；包括一天中將所做事項列出具體很多會議不僅爭論一個議題,更多時候為提高會議效率可能爭論很多議題,然而不同議題有肯定的次序支配,需要遵

11、循肯定的原就；議題排位次序的原就議題排位次序的原就主要包括：第一,排放議題時遵循由重到輕的原就,重要的議題支配在前；其次,爭論議題時遵循先易后難的原就,將簡單的議題放在會議開頭進(jìn)行爭論；第三, 敏銳尖銳問題要放在會議最終階段爭論,比如銷售政策和制度、人事支配和任免及獎金薪酬的發(fā)放和確定等敏銳問題,假如事先爭論這些敏銳尖銳的問題,簡單產(chǎn)生與會人員的爭辯和沖突,導(dǎo)致會議氛圍受到影響和破壞而無法使得會議連續(xù)；第四,爭論議題仍可以依據(jù)時間的緊急程度先急后緩,也可以依據(jù)議題的相關(guān)性支配,例如某個議題需要某些人參與就提前爭論,然后可以離開會場,剩下尖銳的問題再小范疇討論；人的挑選需要遵循的原就 任何會議無

12、論是會議的主題和內(nèi)容如何,人員的挑選要遵照三個原就：第一,知情人必需到場原就,明白事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過和結(jié)果的人必需到場；其次,決策人必需到場原就,決策人不到場,往往導(dǎo)致企業(yè)會議常常是議題決而不議、議而不決；第三, 重大關(guān)系人必需到場原就,重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者,不僅需要知情仍需要具體的落實和綻開工作；會議的時間、地點挑選 關(guān)于會議時間和地點的選取也有肯定的要求；時間； 影響重要會議的時間因素,第一是決策人的時間必需要保證,其次躲開公司重要活動或慶典,最終躲開放假和收假時間；地點； 會議地點選取肯定關(guān)乎到會議的整體爭論議題、規(guī)格和涉及的人員,會議談?wù)摰?問題特別保密而且不愿受到干擾,因此

13、, 小型會議在公司內(nèi)部的辦公室,或者大型公司的會 議室召開即可；而大型會議就可能需要挑選外部的一些會議中心；會議座次支配會議召開時, 座次的支配同樣有講究,假如會議的召開或宴請中沒設(shè)群眾席,就右邊永遠(yuǎn)是尊位；相反假如設(shè)有群眾席就左邊為尊位,主席臺是以左為上；圖 1 會議座次支配（奇數(shù)）圖 2 會議座次支配（偶數(shù)）當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時,1 號居中, 2 號在 1 號左手邊, 3 號排右手邊,其他依次排列,如圖 1 所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時,座次支配如圖 2 所示；會議可能的結(jié)論 會議可能形成的結(jié)論比較多,一般是由會議紀(jì)要來記錄；會議文件預(yù)備會議所需文件的內(nèi)容更多,比如會議通知、 事前事中事后的一些文字內(nèi)容

14、,因此文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作同樣不容忽視；3. 會議文化會議文化包括會前各種各樣會議資源的預(yù)備、治理過程中對事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團(tuán)隊的氛圍、士氣、會議紀(jì)要（記錄）、效率目標(biāo)；4. 場外工夫 場外工夫是指勝利的會議形成的是一個不斷“ ” 的過程,即溝通、和諧、細(xì)心的過程；高效的會議特點是“ 會而有議,議而有決,決而能行,行必有果” ；相對應(yīng)低效會議的特點 有“ 會而不議,議而不行,行而不決,決未必有果”要點提示 保證會議勝利的預(yù)備工作包括： 會議政策； 會議程序； 會議文化； 場外工夫；三、大型會議活動的組織和策劃一般常用的大型會議有簽字儀式、慶典活動和新聞發(fā)布會；1. 簽字儀式 簽字儀式是特別類型的會議形式,主要是人員的預(yù)備和禮儀的預(yù)備；人員預(yù)備 人員預(yù)備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定；禮儀準(zhǔn)本禮儀預(yù)備往往由簽字、交換文本和合影三個環(huán)節(jié)組成；假如簽字儀式有外方參與,禮儀的預(yù)備就需要增加考慮國旗的懸掛及座次的支配；2. 慶典活動慶典更多的時候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、 致辭人和群眾, 慶典一般要支配大型的文藝演出