1、國家重大建立工程檔案工作的超前控制國家重大建立工程是龐大的社會系統工程,具有投資數額大,資金來源渠道多;建立工期長;施工、設計、科研單位多,并且資質參差不齊;國內外新技術、新材料、新設備大量引進和采用等特點,國家重大建立工程的檔案工作也就因此具有了廣泛性、復雜性、階段性和多樣性的特點。為保證國家重大建立工程開工檔案的完好率、準確率、歸檔率和案卷合格率到達國家檔案管理標準,就必須轉變檔案工作的觀點和思路,堅持“誰形成的工程文件,誰負責立卷歸檔和“三同步的原那么,采取嚴格把關的有力措施,加大工程文件搜集、整理、歸檔超前控制的力度,使建立工程檔案工作始終處于受控狀態。一、嚴把合同簽訂關,運用法律手段

2、超前控制國家根本建立改革的進一步深化,給重大建立工程檔案的管理工作帶來了活力和活力。全面推行工程法人制、招投標制、合同制、建立監理制和質量監視制,為工程文件搜集、整理、歸檔的超前控制提供了契機。理論證明,嚴把合同的簽訂關,運用法律手段超前控制檔案工作是行之有效的方法。重大建立工程的全部單項或單位工程的施工、勘察設計、科研、設備采購、建立監理等,必須經過嚴格的招投標或議標,挑選出中標單位,是在簽訂合同或協議后開場施行。合同一經簽訂,就具有法律效用,就明確了甲乙雙方各自的責任和義務,以及違約的處分。因此,建立工程檔案部門要抓住超前控制的關鍵點,積極參與合同或協議的簽訂工作,嚴把合同或協議的簽訂關,

3、并把工程文件的搜集、整理、歸檔工作,作為合同或協議的一項重要內容,作為獨立的條款,寫進合同或協議。對開工檔案的歸檔份數、時間、質量、違約等提出詳細要求,以引起合同乙方的足夠重視。按照“誰形成的工程文件,誰負責立卷歸檔的原那么,利用合同的法律形式,明確合同乙方是工程開工檔案的第一責任者。二、嚴把檔案保證金結算關,運用經濟手段超前控制國家重大建立工程從外表上看是一個大系統的人流、物流和技術流,從實際上看,是一個大的資金流,是一項重大經濟活動,處處表達出資金流的宏大動能。工程檔案是工程建立的重要內容和組成部分,資金的能動作用和杠桿作用也必然會在工程檔案工作中有所表達。采取檔案保證金制的經濟手段,制約

4、工程檔案是非常必要的。在簽訂合同時,必須明確規定,把工程保存款轉變為工程檔案保證金,這樣檔案保證金就有了資金的來源。由于工程價款10%的保存金,其數額很可觀,相當于承包商絕大部分的利潤滯留在建立單位,工程檔案做不好,就有切膚之痛。這樣做后,從工程開工承包商對檔案工作就有了壓力和動力,必然會引起承包商對工程文件搜集、積累的高度重視,不會掉以輕心。檔案保證金的拘留比例,應視工程量的大孝形成工程文件的多少和重要程度以及施工隊伍素質的上下等區別對待,決不能一刀切、一概而論。待工程開工,承包商可以按期、按質移交合格的開工檔案,建立工程檔案部門出具證明,并簽署結論性意見,財務部門如數退回檔案保證金,進展工

5、程保存款結算。否那么,由建立工程檔案部門進展指導重新經屢次重整,仍達不到標準要求,且缺少工程的根據性、結論性文件,檔案部門視案卷情況,按有關規定扣罰部分檔案保證金,其余部分由財務部門如數退還。三、嚴把平時督導關,運用職能手段超前控制國家重大建立工程的開工檔案要到達完好,齊全成套、不殘不缺;準確,圖物相符、沒有過失;系統,有條不紊、整體一致,實現檔案的有效利用,發揮投資效益,檔案人員必須從工程一開場就要充分發揮職能作用,超前控制,主動出擊,嚴把平時的督查、指導關,這也是檔案人員工作的重點和難點。1、抓好檔案工作技術交底。標準是衡量事物的準那么,是對事物的統一規定,是以特定形式發布,共同遵守,有一

6、定強迫性的根據。從工程建立開場,建立單位就應以國家、盛市檔案行政主管部門的有關法律、法規、規定、標準為根據,制定?建立工程文件立卷歸檔細那么?,以正式文件印發給參加工程建立的設計、施工、科研、監理等單位(部門)。由工程檔案部門與承建單位進展檔案工作技術交底,并舉辦有關施工技術人員、監理人員參加的培訓班,明確工程文件積累的順序和范圍。這樣就為工程檔案的平時搜集和檔案人員的平時督導工作提供了統一的標準,開工檔案的標準性、完好性就有了保證。2、抓住重點和關鍵環節,超前督查指導。雖然合同或協議對承包商在工程文件搜集積累上起到了法律和經濟制約的作用,但由于承包商的資質和技術人員素質參差不齊,在理解執行?

7、建立工程文件立卷歸檔細那么?上以及檔案意識上也相差甚遠。為此,建立工程檔案人員要積極主動理解工程進度,抓住重點、關鍵環節,特別是要把水、電、暖、通信等地下管道工程作為重點進展督查,要會同甲方工程管理人員和監理工程師一起,主動出擊,深化施工現場,實地進展督查指導。這樣就為開工檔案的齊全、準確打下了基矗3、抓住薄弱環節進展跟蹤控制。建立工程文件搜集的薄弱環節,往往是沒有引起重視;或因工作的中間環節多,銜接不及時;或因變化了的情況沒有采取相應的措施而出現“斷檔或“空檔。一是建立工程前期工作階段和初開工階段。因這一階段機構不健全、人員不到位,工作忙亂、陌生、緊迫、無暇顧及工程文件的搜集,甚至出現前期臨

8、時機構的撤離、合并、人員調動、互相交接不及時,出現空檔。因此,檔案人員要把此階段作為工程文件搜集的重點加以控制。二是隨著科技的飛速開展,開放的不斷深化,建立工程配套的國內外機電設備數量大、種類多、現代化程度高,到貨驗貨時間分散等情況,所形成的大量中外文文件容易被無視。因此,工程檔案人員要參與機電設備的開箱驗收,及時搜集全部技術文件。由于這些文件多為孤本,形成地又在異國他鄉,所以要造冊登記,特別是孤本文件、重要文件要復印,借用復制件安裝調試,保存原件防止損壞喪失。三是現代科技迅速開展,以紙質工程文件一統天下的場面被打破,電子檔案日益增多,特別是形成電子檔案的人員和渠道較多,特定場景時間短暫。這不

9、僅給電子檔案的搜集帶來一定的難度,也給保管、復制、利用帶來一系列的新問題。因此,建立工程檔案部門必須把電子檔案的搜集、整理提到議事日程上來,超前控制,抓緊抓好,加大搜集的力度,及時催收,妥善保管,隨時配寫文字說明。四、嚴把開工驗收關,運用行政手段超前控制國家重大建立工程的開工驗收是國家行政主管部門對投資效果的全面檢驗,不僅是對建立工程物質形態實物的驗收,同時也是對知識形態檔案的驗收。但是由于重大建立工程規模大,施工周期長,單項或單位工程多,往往是首批單位工程為后來的單位工程做準備。這樣就形成了有的單位工程已經歷收投產使用,有的才破土開工,有的還在施工圖設計階段。因此,整體工程開工驗收和單位工程

10、開工驗收只能分別進展。只有嚴把單位工程檔案的驗收關,才能確保整個工程檔案驗收的順利進展。單位工程檔案的驗收是工程檔案部門工作的重點,而單位工程的預驗收,又是工程檔案超前控制的重中之重。單位工程預驗收,檔案人員督查的重點之一是隱蔽工程。因為隱蔽工程大多被掩埋或隱藏在其他部位內,不能被直視,也是最容易被一些素質不高的承包商偷工減料和鉆空子的地方。因此,除平時實地督查外,檢查隱蔽工程驗收記錄是否有監理人員簽章是重點。其次是大量的設計變更是否齊全,是否在施工的過程中就在施工圖上修改到位。特別應該注意的是,一個單項或單位工程有總承包和分包單位的,要嚴格審查各分包單位的開工圖是否與總圖一致,是否標識統一,是否互相銜接。只