1、微軟的人力資源信息系統(tǒng)微軟的人力資源信息系統(tǒng)2001-11-09一、微軟的人事管理系統(tǒng)l 微軟 HeadTrax 系統(tǒng)的發(fā)展歷程。 90 年代中期， 微軟的人事流動管理系統(tǒng)主要由遍布全球的 18 個(gè)數(shù)據(jù)庫和位于華盛頓州的中央數(shù)據(jù)庫組成。微軟的人力資源管理人員根據(jù)各種以紙張為媒介的人事變動文件更新這18 個(gè)分布于各地的數(shù)據(jù)庫，每周兩次向中央數(shù)據(jù)庫提供最新的人力資源數(shù)據(jù)，以便為公司高層提供統(tǒng)一的全球人力資源情況報(bào)告。然而與 IT 行業(yè)變化異常迅速的外部環(huán)境相比，微軟原有的人事流動管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理速度還是無法適應(yīng)劇烈變化的形勢， 每周更新兩次的數(shù)據(jù)常常滿足不了公司頻繁人事變動的需要。尤其是微軟公司

2、在90 年代中期以后經(jīng)歷了一個(gè)快速增長的時(shí)期，隨著微軟在全球的迅速擴(kuò)張， 微軟的員工也增加到了約3 萬人。 急劇增加的員工數(shù)目和頻繁的內(nèi)部人員調(diào)動， 給原本就不堪重負(fù)的微軟人力資源系統(tǒng)帶來了前所未有的巨大壓力。為了實(shí)現(xiàn)公司人事流動管理徹底的信息化，同時(shí)也為了配合微軟ERP 系統(tǒng)的運(yùn)行，微軟于1997 年年末開發(fā)了一個(gè)應(yīng)用程序Head Trax ，用于處理員工的招聘、晉升、調(diào)動或部門內(nèi)的變動，以取代公司原有的人事流動管理系統(tǒng)。微軟的 ERP 系統(tǒng)主要由 6 大模塊組成，而HeadTrax實(shí)際上是溝通微軟公司的直線經(jīng)理與其ERP系統(tǒng)一一SAP R/3中人力資源管理模塊的一個(gè)中介。 HeadTrax

3、 從 SAP R3 中調(diào)取最新的人力資源數(shù)據(jù)， 供用戶使用； 而用戶則直接在 HeadTrax 上進(jìn)行操作，每天夜間由 HeadTrax 自動同 SAP R3 交換數(shù)據(jù)。最初的HeadTrax 只能允許用戶以只讀的方式使用系統(tǒng)中不涉及員工隱私的信息和瀏覽組織結(jié)構(gòu)圖。目前， HeadTax 最新的版本運(yùn)行于微軟的 Windows2000 操作系統(tǒng)之上，主要的開發(fā)技術(shù)是微軟的結(jié)構(gòu)化查詢語言系系 Microsoft SQL 2000 。為了使得操作界面更加友好，增加軟件的易用性， HeadTrax 開發(fā)小組又使用了 ActiveX 控件、 Visual Basic 、 MicrosoftExchan

4、ge5 5和 Microsoft Visio 2000 程序?qū)?HeadTrax 進(jìn)行潤色。現(xiàn)在的 HeadTrax 使得用戶能夠在Windows2000 操作平臺上利用 Mi crosoft Explorer5 0瀏覽器以交互的方式處理一切人事變動事務(wù)，特別適用于裝備了ERP 系統(tǒng)的大中型企業(yè)使用。 HeadTrax 的工作流程。 當(dāng)一名直線經(jīng)理做出人事變動安排后， HeadTrax 系統(tǒng)會把申請調(diào)動的表格鏈接放到電子郵件中， 按序發(fā)送到各個(gè)評審人的郵箱中。 接著評審人對申請郵件做出評價(jià)，或是將申請郵件發(fā)還給申請人， 要求進(jìn)行修改； 或是批準(zhǔn)申請，讓申請郵件沿著既定的路線繼續(xù)前進(jìn)。如此循環(huán)下

5、去，讓每一個(gè)與該項(xiàng)申請有關(guān)的評審人都能收到申請郵件，對申請事項(xiàng)進(jìn)行審查。最后， HeadTrax 可以自動將直線經(jīng)理對組織結(jié)構(gòu)和雇員職位的變更決策報(bào)告給相應(yīng)級別的人力資源部門進(jìn)行備案或者審批。 任何一項(xiàng)人事變動都會以電子郵件的形式得到相關(guān)人員的審查和批準(zhǔn)，直到完成這項(xiàng)變動。在HeadTrax 被引入之前，大部分人力資源部門對人事變動申請的拒絕都是由于次要問題或編碼錯(cuò)誤等問題引起的，而HeadTrax 幾乎淘汰了那種拒絕。 HeadTrax 的主要功能。第一， 使微軟任何級別的經(jīng)理能夠迅速根據(jù)外界環(huán)境的變化調(diào)整部門結(jié)構(gòu)與人事安排。的直線經(jīng)理如果想要增加某一方面工作力度，比如說客戶技術(shù)支持，他可以

6、調(diào)用微軟HeadTrax略的制訂提供必要的信息。企業(yè)使用人力資源信息系統(tǒng)的主要優(yōu)勢在于:中的組織結(jié)構(gòu)圖， 根據(jù)實(shí)際需要增加相關(guān)的崗位。 然后可以以成本中心， 或是以雇員職業(yè)生涯發(fā)展為索引查詢雇員的有關(guān)情況， 或是直接調(diào)出部門的組織結(jié)構(gòu)圖， 直觀地查詢員工信息，以找到適合自己需要的人才。 如果手頭無法得到滿意的人選， 直線經(jīng)理還可以使用 HeadTrax生成一個(gè)人員需求表， 由 HeadTrax 自動按照人員需求表上所列的條件與微軟人才庫ResTrac中的記錄相匹配， 必要時(shí)可以將招聘信息在微軟招聘網(wǎng)頁上公開發(fā)布， 達(dá)到尋找最佳人選的目的。一旦有符合條件的人選， HeadTrax 會給直線經(jīng)理提

7、供一個(gè)反饋信息，包括這個(gè)崗位的職務(wù)說明書和雇員接受新崗位的時(shí)間。同時(shí)， HeadTrax 還會向人力資源管理部門發(fā)送包含有該崗位相關(guān)信息的電子郵件進(jìn)行備案。 第二，使人力資源部門可以使用這個(gè)電子工具進(jìn)行人力資源管理的趨勢分析。微軟的高級人力資源經(jīng)理可以利用 HeadTrax 的統(tǒng)計(jì)功能來查看所有被拒絕的人事變動，看是否有征兆顯示出經(jīng)理們需要在人事問題上接受更多的教育。 人力資源部門可以分析一個(gè)經(jīng)營單位是否比其他單位有更高的人員流動率， 還能看員工的離職是否存在共同的誘因。 HeadTrax 的自動功能不僅提高了經(jīng)理們的效率，而且使微軟的人力資源人員能夠重新定義他們的作用。第三， 采用了數(shù)字授權(quán)

8、的技術(shù)， 使得一位經(jīng)理能夠把任何類型的人事申請的批準(zhǔn)職責(zé)下放給其他人，從而提供了靈活性，又不把過程復(fù)雜化。例如，一位副總裁可以授權(quán)他（她）的行政助理批準(zhǔn)日常的職務(wù)變動或人事變動， 授權(quán)高級經(jīng)理們批準(zhǔn)他們領(lǐng)導(dǎo)的小組的報(bào)酬或晉升申請。 HeadTrax 提供的這種授權(quán)功能節(jié)省了高級經(jīng)理花費(fèi)在日常人事變動審批上的時(shí)間，使高級經(jīng)理們可以將這些時(shí)間用于其他更加重要的事務(wù)。因?yàn)槭褂昧宋④浌镜?ActiveX 控件和 Visual Basic 等技術(shù)， HeadTrax 系統(tǒng)提供了友好的登錄界面， 甚至無需對員工進(jìn)行培訓(xùn)， 即可讓員工輕松地在系統(tǒng)幫助文件的協(xié)助下完成相關(guān)操作。 同時(shí)， 由于 HeadTra

9、x 是基于 Microsoft Windows NT 技術(shù)和結(jié)構(gòu)化查詢語言 SQL 之上開發(fā)出來的，這一點(diǎn)使得微軟公司可以方便地對HeadTrax 進(jìn)行升級，及時(shí)將最新的版本通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)下載到員工的計(jì)算機(jī)中。 HeadTrax 還可以很好地與其他微軟的辦公軟件集成，例如， 用戶可以將HeadTrax 中的人力資源信息導(dǎo)入 Microsoft Excel 中， 或是在 HeadTrax 環(huán)境下調(diào)用 Microsoft Visio2000 產(chǎn)生和修改組織結(jié)構(gòu)圖，并根據(jù)各種特征如全名、電話、號碼、辦公室號碼、部門編員等來制作特制的圖表視圖。雖然微軟暫時(shí)還無法統(tǒng)計(jì)出 HeadTrax 在消除丟失的

10、或不完整的文牘和數(shù)據(jù)輸入時(shí)間上給公司節(jié)省的時(shí)間和精力的確切數(shù)字，但是在使用 HeadTrax 之前，微軟原先的人事流動管理系統(tǒng)每年最多也只能處理10000 次人事變動。而到目前， HeadTrax 每個(gè)月處理大約 25000 次人事變動， 在 24 小時(shí)內(nèi)就能夠反映90的不再需要經(jīng)過人力資源部的評審和批準(zhǔn)手續(xù)的人事申請。 HeadTrax 每天都能為微軟ERP 系統(tǒng)更新數(shù)據(jù)，也使得微軟公司能夠以相當(dāng)于以前3 倍的速度處理其他人力資源工作，并且促進(jìn)和拉動了微軟公司其他職能管理，諸如會計(jì)核算中關(guān)于工資薪金支付方面工作效率的提高。二、人力資源信息系統(tǒng)及其作用從以上對微軟公司內(nèi)部開發(fā)使用的人事管理軟件

11、HeadTrax 的介紹，我們不難發(fā)現(xiàn)人力資源信息系統(tǒng)對提高企業(yè)運(yùn)行效率的意義。 在這里， 我們將人力資源信息系統(tǒng)定義為一個(gè)旨在為人力資源管理決策提供必要的信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)， 包括相應(yīng)的硬件、 軟件和數(shù)據(jù)庫。 企業(yè)使用人力資源信息系統(tǒng)來獲取、 存儲、 分析和傳送有關(guān)企業(yè)雇員狀況的信息。 人力資源信息系統(tǒng)既可以作為直線經(jīng)理日常工作的支持性工具， 也可以為企業(yè)人力資源主管參與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn).改善企業(yè)人力資源管理的效率。在使用人力資源信息系統(tǒng)之后，人力資源管理人員可以將數(shù)據(jù)的保存和分析計(jì)算工作交由相應(yīng)的程序來處理，減少處理大量紙質(zhì)文件的時(shí)間。 更重要的是，雇員資料、考勤記錄等人力資源數(shù)據(jù)記錄工作的自動化

12、可以大大提高人力資源管理 工作的效率，一方面使人力資源管理者從繁忙的文件處理工作中解脫出來，騰出時(shí)間來考慮組織和雇員的實(shí)際需求。 另一方面通過對人力資源數(shù)據(jù)流程的進(jìn)一步改善，以期從相應(yīng)的部門獲得更多有價(jià)值的信息，為企業(yè)戰(zhàn)略的制定提供幫助。這樣，企業(yè)人力資源管理部門就可 以真正實(shí)現(xiàn)從“成本消耗”部門向“價(jià)值創(chuàng)造”部門的轉(zhuǎn)變。.提高企業(yè)人力資源管理的水平。企業(yè)使用人力資源信息系統(tǒng)的第二個(gè)好處是使企業(yè)的人 力資源計(jì)劃和控制管理定量化。人力資源信息系統(tǒng)的建設(shè)必然會要求企業(yè)提供適合于本企業(yè) 雇員績效考核、薪酬和福利管理等工作的一系列指標(biāo)；人力資源信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)使得管理者在進(jìn)行管理決策時(shí)能夠做到有根有

13、據(jù)，而不是依據(jù)經(jīng)驗(yàn)和直覺做出決策，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)人力資源管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。比如，當(dāng)企業(yè)人力資源管理人員進(jìn)行雇員流動率分析時(shí)，傳統(tǒng)的方法是用手工方法對企業(yè)不同業(yè)務(wù)部門雇員的教育背景和任職時(shí)間長短等因素進(jìn) 行考察。而在配備了人力資源信息系統(tǒng)之后，系統(tǒng)可以依賴相應(yīng)的軟件迅速對近期影響企業(yè)雇員流動率的關(guān)鍵因素進(jìn)行排序。.增強(qiáng)企業(yè)員工的組織認(rèn)同感。如果企業(yè)將人力資源信息系統(tǒng)建立為一個(gè)開放式的系統(tǒng)，對企業(yè)內(nèi)不同的員工授予相應(yīng)的訪問級別，員工可以通過人力資源信息系統(tǒng)，比如說，呼叫中心和公司的局域網(wǎng)，來了解自己的醫(yī)療保障計(jì)劃、累積休假，或是登記修改個(gè)人的信息， 如結(jié)婚生育，資格證書的獲取和申請公司內(nèi)部空

14、缺職位的意向等。例如，MCIWorldCOM 有一個(gè)通過交互式聲音應(yīng)答系統(tǒng)和人力資源代表加以完善的呼叫中心，為員工提供了持續(xù)訪問公司內(nèi)部局域網(wǎng)，查看福利信息以及其他與工作有關(guān)信息的路徑。公開的問卷調(diào)查顯示， 公司中大約98%的員工通過互聯(lián)網(wǎng)界面修改和更新福利信息。通過這些措施，企業(yè)可以增加 管理工作的透明度，贏得員工更多的信任，從而提高員工的組織認(rèn)同感和忠誠度，促進(jìn)生產(chǎn)效率的提高。雇用橫於百分比三、人力資源信息系統(tǒng)的建立 今天，各種各樣的信息技術(shù)都可以為人力資源信息系統(tǒng)的建立提供幫助。比如，呼叫中心、局域網(wǎng)技術(shù)等。 然而，應(yīng)慎重地根據(jù)企業(yè)規(guī)模、發(fā)展速度和階段、 經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍和地域以及企業(yè)信息化

15、水平來選擇合適的人力資源信息系統(tǒng)及其實(shí)現(xiàn)形式。 例如， 處于企業(yè)生命周期初級階段的新興企業(yè)， 規(guī)模較小、 發(fā)展速度較快而資金有限， 可以采取外包的形式或是租用人力資源信息系統(tǒng)； 而規(guī)模較大、 增長穩(wěn)定的、 管理比較規(guī)范的企業(yè)則可以投資興建自己相對獨(dú)立的人力資源信息系統(tǒng)。 一般來說， 企業(yè)建立一套人力資源信息系統(tǒng)， 需要經(jīng)過以下幾個(gè)步驟：1選擇一套合適的人力資源信息系統(tǒng)。一個(gè)比較可行的方法是由企業(yè)成立一個(gè)跨部門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來負(fù)責(zé)組建人力資源信息系統(tǒng)， 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)至少應(yīng)當(dāng)包括來自人力資源部門和信息化部門的員工， 主要職責(zé)是統(tǒng)一負(fù)責(zé)評估人力資源信息系統(tǒng)使用者的需要， 設(shè)計(jì)系統(tǒng)的功能和組成模塊， 選擇系統(tǒng)供應(yīng)商以及與系統(tǒng)供應(yīng)商合作對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試。 現(xiàn)代較為先進(jìn)的人力資源信息系統(tǒng)都實(shí)現(xiàn)了模塊化的設(shè)計(jì)，來自某公司的資料顯示了 2000 年不同人力資源信息系統(tǒng)模塊應(yīng)用的百分比，如上圖所示。2對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。人力資源信息系統(tǒng)若要良好運(yùn)行，還需要對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。這種培訓(xùn)分為兩個(gè)不同的層次： 一是對企業(yè)人力資源管