1、辦公室管理制度第一章 總則1、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制定本制度。2、本制度適用于辦公室所有成員并嚴格遵守各項規定。3、切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。4、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。第二章 職責范圍1、辦公室管理人員直接受辦公室主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。2、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。3、負

2、責公司文件管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。4、協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。5、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。6、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。7、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發傳真等。第三章 辦公室事務管理一、文件檔案管理制度1、文件管理制度1）文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。2）公司上報下發正式文件的權利主要集中在辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。3

3、）公司對內公開文件由辦公室負責起草和審核，董事長簽發； 各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，辦公室負責審核，審核無誤后打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由董事長蓋章，簽發。4）凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。5）機密文件由辦公室主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。6）各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需辦公室主管審批，董事長批準后方可借閱。7）辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。8）按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，

4、附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9）根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報辦公室主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。10 ）文件管理流程內部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發打印文件下發文件文件存檔外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀借閱流程：提出申請辦理手續批準借閱清退文件存檔文件銷毀2、檔案管理制度1） 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。2）所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。3） 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定

5、期歸檔結合，對照編目，列出清單。4）各部門需借閱相關檔案，須由辦公室主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。5）檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。檔案接收、移交， 必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。7）檔案管理流程根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案排序整理， 編制編目存檔借閱清退辦公用品管理制度1、公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由辦公室全權負責。辦公用品購置應遵循以下程序：每月 25 號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和

6、用量，做出采購計劃，經董事長簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管領導批準。3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。7、 辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。會議管理制度1、收集會議議題，根據選定的議題收集

7、會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，辦公室文員負責做好相應的會議記錄。3、辦公室文員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。6、會議流程會前：確定議題、會上所需資料準備、通知會中：積極參與，做好會議記錄會后：整理會議記錄張貼歸檔整理環境衛生管理制度1、清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。2、清潔衛生實行各部

8、門清潔區責任制，辦公室做好衛生區域的劃分，督促各部門打掃各自負責的辦公區域衛生，并負責衛生檢查工作。3、由辦公室不定時對清潔衛生進行檢查、維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。4、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。5、環境衛生管理流程劃分衛生區域各部門完成清潔項目監督檢查辦公室人員檢查、維護發現問題執行處理五、日常事務管理1、接待管理1）來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。2）以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規范。3）接待人員問清來者意圖，引

9、領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續工作。4）流程設計：接待來訪人員詢問來意，需要找的人通知被訪者引領會見奉上茶水送客整理客人走后清潔。2、考勤管理具體考勤工作流程及方式參照考勤管理制度。3、報刊收發整理1）辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱的有關手續。2）辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。3）任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。4）報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。5）流程設計：收發報刊整理放置資料架定期清理4、文化宣傳管理1）負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。2）根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作，做好重要會議或活動的攝影錄影工作。3）關注國家政策法規，及時記錄政策動向，制作簡報以供學習。4）收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，