1、新背景下電子檔案管理措施的討論新背景下電子檔案管理措施的討論伴隨著科學技術的飛速開展，信息技術已經被人們應用于各個領域，并且漸漸地影響了人們的生活方式和工作方式。信息技術應用于工作之后，極大地進步了人們的工作效率以及工作質量。與此同時，施行檔案的現代化管理也是一種必然趨勢，檔案管理逐漸由傳統管理方法向新背景下檔案管理方式轉變。一、電子檔案管理與紙質檔案管理的比較一在歸檔時間和方式上不同。對于電子檔案來講，需要及時對電子文件進展信息確認和設置密碼保護，以保障電子文件在處理和傳送中準確無誤，并確保接收部門收到的檔案是真實并且原始的。對于電子檔案的歸檔來講，在本文由論文聯盟.Ll.搜集整理處理好文件

2、之后可以隨時歸檔，也可以運用定期歸檔的方法，將電子文件生成之后由生成部門經過傳輸的形式移交給檔案管理部門，亦可通過備份的形式交給檔案管理部門。同時，管理檔案部門可給電子檔案編排號碼以及設置訪問權限，方便以后查找利用。二在分類以及編號管理上與傳統檔案不同。電子檔案的分類管理，是在收到檔案之后立即就給接收到的各個文件進展編號，與此同時也會設置好文件的分類號以及檔案號，而且在對電子文件歸檔的時候也會把它的主題詞標出來并著錄。這樣就方便了檔案的查找，只要用戶有所需檔案的文件號碼或者關鍵詞，利用檢索工具就可以很快地找到，這也方便了檔案管理工作人員的管理。三在保管形式上存在不同。傳統的檔案都是紙制成的，它

3、的載體比較容易出現老化等問題。電子檔案也會隨著計算機技術的開展出現多個載體，可能會給電子文件的可讀性帶來一定影響。因此，要盡量使用統一的形式保存，然后根據需要進展恰當的格式轉換，方便以后電子文件的使用。二、電子檔案管理中會發生的問題一易出現電子文件被改動的問題。傳統的檔案被改動會留下痕跡，通過檔案的字跡就可以判斷出是否被改動過，而電子文件即使被改動也不會留下痕跡。同時，傳送或者是接收電子檔案時也可能會出現未經授權就被別人改動或者是截走的問題。二對于判斷電子檔案是否是原稿比較困難。電子文件是在計算機上進展操作的，它可以同時在多個計算機上對同一個電子檔案進展演示，這就會出如今不同的時間和地點、不同

4、的檔案展示人員所展示的電子檔案都是一樣的，無法判斷出誰的是原始文件，誰的是復印件。三不斷地更新電子檔案的格式。伴隨著信息技術地快速開展，計算機的軟件以及硬件的更新速度非常之快。因此，快速變化的電子檔案存儲格式和構造變化和電子檔案最開始的形式也會有一定的不同。目前受技術的束縛，電子檔案的簽署技術并沒有廣泛地使用，可能只是在某一個電子檔案上進展蓋章或者是簽名。這就不利于電子文件是否是原件的判斷。三、進一步優化電子檔案管的對策一建立電子檔案管理制度。重視電子檔案的制度建立。第一，要明確電子檔案的歸檔范圍。可以根據國家的有關規定，明確電子檔案的歸檔范圍。第二，定期對電子文件進展檢查。定期對電子文件的信

5、息記錄格式及計算機硬件、軟件的有效性進展檢查；對于已經歸檔電子文件提供的信息是否準確，有沒有病毒的入侵等進展檢查；對于歸檔電子文件是否是完全的、可靠的進展檢查；與之有關的軟件等是不是已經和電子文件一起歸檔；電子檔案和與之有聯絡的紙質檔案內容以及有關解釋說明是否是一樣等等。第三，制定一個電子檔案管理規定。對于電子文件的管理可以制定一個詳細的電子文件接收記錄以及電子檔案歸檔制度。對于電子檔案的歸檔，把需要的原件或者是草稿以及必要的軟件參數和管理數據一并與最終的電子檔案歸檔，并且做好檔案的保存工作，不可以把它們分開來保存。電子檔案的載體用統一的格式和規格，把歸檔的電子檔案集中并復制幾份，一份供用戶查閱使用，一份保存起來。二進步電子檔案管理員的專業才能。電子檔案管理部應當重視和培養管理員的專業素質和才能，進步電子檔案管理程度。電子檔案采用的是先進技術，需要檔案管理人員具有一定的計算機技術知識以及檔案管理知識。因此，在培養電子檔案管理人員時，除了需要培養他們文化素養和進步檔案管理知識之外，還要對他們進展計算機技術培訓。進步電子檔案管理人員的專業才能和素養，不僅培養了一些電子檔案管理人才，還可以使電子檔案管理工作快速開展。總結：新背景下，紙制成的檔案或者是文件越來越少，取而代之的是眾多的電子檔案和文件。那么對于電子檔案如何管理和保存