1、Microsoft Excel 2003培訓第1頁，共42頁。目錄 4.數據分析 3.公式和函數的使用2.打印操作 1.基本編輯操作5.圖表應用 6.共享和保護Page 2第2頁，共42頁。第一章 基本編輯操作Page 3第3頁，共42頁。第一章 基本編輯操作輸入數據的技巧 （1）強制換行：Alt+Enter （2）標題居中的兩種方式：合并居中、跨列居中 （3）自動更新日期與固定日期的輸入： 自動更新當前日期 =TODAY（） 自動更新當前日期和時間 =NOW（） 固定當前日期選取一個單元格，按Ctrl+; 固定當前時間選取一個單元格，按Ctrl+Shift+; 固定當前日期和時間選取一個單元

2、格，按Ctrl+; 然后按空格鍵，再按Ctrl+Shift+;Page 4第4頁，共42頁。第一章 基本編輯操作 （4）快速填充：Ctrl+Enter （5）序列填充方式： 鼠標拖動填充柄輸入序列（左鍵拖放，右鍵拖放） 通過菜單欄“編輯”“填充”“序列” 通過菜單欄“數據”“有效性”有效性條件選擇“序列” 通過菜單欄“工具”“選項”輸入“自定義序列”* 應用數據有效性制作下拉菜單:Page 5第5頁，共42頁。第一章 基本編輯操作排序 （1）簡單排序：在數據清單中選定某一列標題所在單元格，單擊常用工具欄中的“升序”按鈕或“降序”按鈕； （2）多重排序：選定數據清單，單擊菜單欄“數據”“排序”，

3、然后可以設定主、次要關鍵字及第三關鍵字的排序方式 ； （3）按自定義序列排序; （4）思考:如何按顏色排序?Page 6第6頁，共42頁。第一章 基本編輯操作篩選 （1）自動篩選：適用于簡單條件，通常是在一個數據清單的一列中查找相同的值； （2）高級篩選：適用于篩選條件較多，必須先建立一個條件區域，用來指定篩選的數據需要滿足的條件； 注意：條件區域和數據清單不能連接，必須用空行隔開。 （3）利用高級篩選功能刪除重復的記錄; （4）如何按顏色篩選；Page 7第7頁，共42頁。第一章 基本編輯操作條件格式 條件格式是指如果選定的單元格滿足了特定的條件，那么Excel將底紋、字體、顏色等格式應用到

4、該單元格中。 （1）如何設置條件格式; （2）更改、刪除條件格式； （3）制作自動隔行變底色以方便查看；Page 8第8頁，共42頁。第一章 基本編輯操作數據有效性 數據有效性允許對單元格中輸入的值進行限制。 （1）數據有效性常見驗證數據類型; （2）如何制作提醒框與出錯框； （3）如何限制一列中不能輸入重復的內容；Page 9第9頁，共42頁。第一章 基本編輯操作粘貼與選擇性粘貼 （1）粘貼數值或公式; （2）粘貼連接; （3）轉置:行和列的切換; Page 10第10頁，共42頁。第一章 基本編輯操作格式刷的使用 選擇含有所需源格式的單元格，單擊工具條上的“格式刷”按鈕，此時鼠標變成了刷子

5、形狀，然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去。工作表的快速切換 （1）通過按Ctrl+PageUp來選擇上一張工作表，按Ctrl+PageDown來選擇下一張工作表; （2）如果工作簿中包含大量的工作表，可以在窗口左下角的工作表導航按鈕 區域任一位置單擊右鍵，這時會彈出工作表導航菜單。 Page 11第11頁，共42頁。第二章 打印操作Page 12第12頁，共42頁。第二章 打印操作快速調整打印大小 點擊“文件”菜單，選擇“頁面設置”，然后進行設置。 Page 13第13頁，共42頁。第二章 打印操作在每頁上都打印行、列標題 點擊“文件”菜單，選擇“頁面設置”，然后進行設置。 Page

6、14第14頁，共42頁。第三章 公式與函數Page 15第15頁，共42頁。第三章 公式與函數單元格地址與公式引用 （1）絕對地址、相對地址：$A$1、A1 絕對地址用戶引用時不會改變； 相對地址會根據用戶的引用操作自動改變； （2）地址的混合引用： $A1、 A$1 （3）定義名稱與名稱引用；編寫一個通用公式可以直接復制 Page 16第16頁，共42頁。第三章 公式與函數常用函數 （1）求和類：Sum、Sumif 、Dsum Sum(數字1，數字2，數字3，.) Sumif : 對滿足單個條件的單元格進行求和; Sumif(條件判斷的單元格區域,判斷條件,實際求和區域) Dsum :求滿足

7、指定條件(多個條件)數據庫記錄字段(列)數據的和. Dsum(求和數據庫區域,需要求和的數據列字段名,給定條件的單元格區域) Page 17第17頁，共42頁。第三章 公式與函數常用函數 （2）統計類： Count、Counta、Countif、Dcount Count:計算指定區域的包含數字的單元格以及參數列表中的數字的個數; Counta:計算參數列表所包含的數值個數以及非空單元格的數目; Countif:計算某個區域中滿足給定條件的單元格數目; Countif(需要條件計算的區域,條件) Dcount:從滿足給定條件的數據庫記錄字段(列)中計算數值單元格數目; Dcount(數據區, 列

8、字段名,條件) *使用與Dsum類似Page 18第18頁，共42頁。第三章 公式與函數常用函數 （3）日期類：Today、Now （4）數值處理：Round、Mod、Ceiling Round:按指定的位數對數值進行四舍五入; = ROUND(2.15, 1)將 2.15 四舍五入到一個小數(2.2) =ROUND(21.5, -1)將 21.5 四舍五入到小數點左側一位(20) Mod:返回兩數相除的余數,結果正負號與除數相同; = MOD(-3, 2)返回-3/2的余數(1) = MOD(3, -2) 返回3/-2的余數(-1) Ceiling:根據用戶要求把一個數字向上舍入; =CEI

9、LING(要處理的數值, 向上舍入的基數) = CEILING(12, 10)將12向上舍入為最接近10的倍數(20)Page 19第19頁，共42頁。第三章 公式與函數常用函數（5）數據搜索：Lookup、Vlookup、Hlookup、Match Lookup : 在單行或單列區域中查找數值,然后返回第二個 單行或單列區域中相同位置的數值。 Vlookup：在表格或數組的首列查找指定的數值，并返回 表格或數組當前行中指定列處的數值； Vlookup（要查找的數值，數據表格，列序列號，邏輯值） *邏輯值為TRUE或者FALSE, TRUE表示近似匹配，如果找不到精確匹配值，則返回要查找的數值

10、的最大值；FALSE表示精確匹配，如果找不到精確匹配值，則返回錯誤值。Page 20第20頁，共42頁。第三章 公式與函數常用函數 Hlookup：在表格或數組的首行查找指定的數值，并返回 表格或數組當前列中指定行處的數值； Hlookup（要查找的數值，數據表格，行序列號，邏輯值） *邏輯值為TRUE或FALSE, TRUE表示近似匹配，如果找不到精確匹配值，則返回要查找的數值的最大值；FALSE表示精確匹配，如果找不到精確匹配值，則返回錯誤值。 Lookup、Vlookup、Hlookup 對比： Lookup函數查找的區域為某1列或1,且只有模糊查詢。 Vlookup、Hlookup查找

11、的區域是一個“表” ，并且可以選擇采用精確查詢還是模糊查詢方式。 Vlookup對列進行查找,Hlookup對行進行查找。Page 21第21頁，共42頁。第三章 公式與函數常用函數 Match：返回與指定數值匹配的數組中元素的相應位置。 Match（要查找的數值，查找區域，匹配類型）*匹配類型為 1，則查找等于或小于要查找數值的最大值，查找區域必須按升序排列； 匹配類型為 0，則查找等于要查找數值的第一個數值，查找區域可以按任何順序排列； 匹配類型為 -1，則查找等于或大于要查找數值的最小值，查找區域必須按降序排列；Page 22第22頁，共42頁。第三章 公式與函數常用函數（6）函數的嵌套

12、使用：IF 注：IF函數最多嵌套7層Page 23第23頁，共42頁。第四章 數據分析Page 24第24頁，共42頁。第四章 數據分析分類匯總 分類匯總可以自動對所選數據進行匯總，并插入匯總行。Page 25第25頁，共42頁。第四章 數據分析合并計算 通過合并計算可以對來自一個或多個源區域的數據進行匯總,并建立合并計算表。這些源區域與合并計算表可以在同一工作表中,也可以在同一工作簿的不同表中,還可以在不同的工作簿中。 （1）使用三維引用公式合并計算； （2）按位置或分類合并計算； （3）使用數據透視表求和進行合并計算。Page 26第26頁，共42頁。第四章 數據分析數據透視表 數據透視表

13、是一種對大量數據進行快速匯總和建立交叉列表的交互表格，它不僅可以轉換行和列以顯示源數據的不同匯總結果，也可以顯示不同頁面以篩選數據，還可以根據用戶的需要顯示區域中的細節數據。 （1）使用向導創建數據透視表； （2）修改數據透視表的結構； （3）更新數據透視表；Page 27第27頁，共42頁。第四章 數據分析 上面一整年的數據如何變成各地區四個季度的銷售額？ 根據上面的數據我們又可以形成四地區各季度的銷售走趨圖 Page 28第28頁，共42頁。第五章 圖表應用Page 29第29頁，共42頁。第五章 圖表應用選擇合適的圖表類型 （1）柱狀圖：用來顯示不同時間內數據的變化情況，或者用于對各項數

14、據進行對比，是最普通的商用圖表種類。柱形圖中的分類位于軸，數值位于縱軸。 （2）條形圖：用于比較不連續的無關對象的差別情況，它淡化數值項隨時間的變化，突出數值項之間的比較。條形圖中的分類位于縱軸，數值位于橫軸。Page 30第30頁，共42頁。第五章 圖表應用 （3）折線圖：用來顯示某個時期內的數據在相等時間間隔內的變化趨勢。折線圖與面積圖相似，但它強調變化率，而不是變化量。 （4）餅圖：用于顯示數據系列中的每一項占該系列數據總和的比例關系，它通常只包含一個數據系列，用于強調重要的元素，對突出某個很重要的項目中的數據十分有用。 （5）面積圖：強調的是變化量，而不是變化的時間和變化率，它通過曲線

15、線面區域的面積來顯示數據的總和，說明各部分相對于整體的變化。Page 31第31頁，共42頁。第五章 圖表應用 （6）圓環圖：與餅圖相似，用來顯示部分與整體的關系，圓環圖能夠顯示多個數據系列，而餅圖僅能顯示一個數據系列。 （7）氣泡圖：是一種特殊類型的XY散點圖，數據標記的大小標示出數據組中的第三個變量的值。 （8）雷達圖：在雷達圖中，每個分類都擁有自己的數值坐標軸，這些坐標軸中的點向外輻射，并由折線將同一系列中的值連接起來，使用雷達圖可以顯示獨立的數據系列之間以及某個特定的系列與其他系列之間的關系。Page 32第32頁，共42頁。第五章 圖表應用修改圖表數據 對圖表進行編輯、修飾,如增加數

16、據、標題,為圖表設置顏色、邊框等。 （1）修改圖表類型; （2）數據系列格式:調整顏色 （3）圖表區格式與繪圖區格式:調整邊框、背景 （4）坐標軸格式:調整刻度 （5）清除網格線;Page 33第33頁，共42頁。第五章 圖表應用雷達圖制作Page 34第34頁，共42頁。第五章 圖表應用組合圖表的使用 使用兩種或多種圖表類型以強調圖表中含有不同類型的信息。動態圖表制作 （1）制作模版圖表； （2）制作窗體； （3）編寫OFFSET函數； OFFSET(參照點,位移幾行,位移幾列,所要區域的行數,所要區域的列數) 參照點:一般為所在區域或表格的第一個單元格 （4）設置模版圖表數據源；Page

17、35第35頁，共42頁。第六章 共享和保護Page 36第36頁，共42頁。第六章 共享和保護保護工作表 保護工作表可以設置工作表中允許用戶編輯的區域，受保護的區域將不允許用戶進行編輯。 （1）鎖定單元格；（單元格默認是鎖定狀態） （2）打開要保護的工作表，單擊“工具”“保護” “保護工作表”，彈出保護工作表 對話框，選擇需要保護的選項。Page 37第37頁，共42頁。第六章 共享和保護保護工作簿 為了防止工作簿狀態被修改，可以對其進行保護設置，具體步驟如下： 打開要保護的工作簿，單擊“工具” “保護” “保護工作簿”，將彈出保護工作簿對話框，選中“結構”復選框，這樣工作簿中的工作表將不能進行移動、刪除、隱藏、取消隱藏或重新命名，而且也不能插入新的工作表。Page 38第38頁，共42頁。第