1、職業經理人的職業化素養系列培訓第一部分職業經理人的職業化素養從職業走向專業內容：一、職業經理人的職業化素養二、科學管理與科學的工作方法二、專業化的辦公應用管理職業經理人的職業化素養系列培訓引子職業經理人職業經理人是以做經理為職業的人？誰應該成為一個職業經理人？經理人就是基于預期目標，擁有管控資源，組織協調人員，執行并保證方向，確保達致目標的（資本）經營者。職業經理人擁有職業化素養的管理者/經營者引子職業化素養什么是職業化？持續從事某一具體工作范疇并以此為職業擁有勝任該工作范疇的所必需的工作素質什么是職業化素養？為了達到職業的要求所必須具備的素質，即能將工作職責中所要求的事情做好的素質職業化素質

2、包括職業化精神和職業化能力兩大部分。1、從重新認識幾個概念開始企業/公司工作/工作場所職務客戶服務職業規劃1.1 什么是企業企業是為了達成經營性目的而組合成的寫作組織。 企業組織由“工作分配（業務）”和“工作執行（人）”構成。 企業的根本任務是創造顧客和創新。一個好的企業，應該是： 個人目標和企業目標的磨合趨同，企業發展和人才發展協調 組織內的每一個人都由衷地抱著協調合作的意愿與精神。 組織內的每一個人的意見、想法都享有正確地傳達、協調與受尊重的權利。報告系統明確、工作分配清楚合理、人盡其才。1.2 什么是工作職業成長的機會發揮個性、能力獲得認同是一種謀生手段，用以獲得生活費是一定的社會角色，

3、建立維護人際關系通過競爭和合作實現個人價值生活的重要內容工作的成果可以改變你的生活1.3 什么是職務了解你的職務職責權力職位了解你的前后手、上下級1.4 客戶是誰？客戶是：為你的工作成果買單的人！ 承受你的工作結果的人！他的要求是你努力工作的目的！公司里最重要的人！不靠我們而活，而我們卻少不了的人！客戶不是：不是打擾你工作的討厭鬼！不是你辯論的對象一時口快之時，也是失去他們的時刻不是任你忽悠的傻瓜！思考誰是你的客戶？1.5 客戶服務什么是服務？廣義的就是人與人的交往狹義的是指對客戶的需求的實現建立新的概念對內服務、對外的服務當產品沒有差別的時候，就只有人的差異對外服務中，顧客的眼中沒有個人的概

4、念，只有集體對內客戶服務往往不被重視或以內部規定的名義變形1.6 職業規劃什么是職業規劃？結合個人特質、發展機遇、各種內外條件，設定個人的中長期職業發展目標并為之所做出的全部有效努力。職業規劃是你職業化的第一步關于職業規劃的提示 知識的準備是最充分的準備、素質的培養是最根本的培養、能力的提高是最有用的提高企業要求的是用合適的時間、合適的成本、合適的人物、合適的價錢來完成合適質量的事情。必須根據社會和企業的要求加強你的職業能力建設。和行業發展趨勢結合的職業規劃是最容易實現的職業設計。2、首先要有職業化的態度積極樂觀的人生態度主動負責的敬業心態客戶為尊的服務心態結果第一的執行心態協作并關愛他人的團

5、隊精神謙虛學習和持續發展的進取心態正確對待工作和生活的心態誠實和正直的道德品質3、職業化必須具備的職業能力職業化能力是職業化素質的一個組成部分，是職業人必須具備的。包括：溝通能力人際交往能力組織管理能力決策能力自我管理能力4、協作與溝通協作與溝通是本身就是工作主題因為：企業的人際關系， 就是贏得合作的關系。 從友善開始自我管理 隨時站在別人的立場考量事情 主動地去關懷別人、幫助別人 贏得合作的談話技巧 用建議代替直言提問題代替批評讓對方說出期望訴求共同利益顧及別人的自尊 4.1 如何贏得合作的人際關系4.2 管理你的上司與上司的相處之道：理解、尊重上司的立場學會向上司報告說出你的意見依上司的要

6、求提供結果上司也是普通人上司也是要管理的上司是你的資源上司的時間和精力是給你搶的上司的工作目標是你的工作目標的來源，及時跟蹤上司的工作目標變化是你把握主動的基本工作4.3 管理你的同事尊重同事的工作了解對方的立場并習慣換位思考明確告知你的要求對所有事情確認好結果和時間支持多于要求4.4 管理你的團隊（1）1）什么是團隊團隊就是由經理和員工組成一個小組，他們合理利用每一個成員的技巧與才能，優勢互補，一起工作，解決問題，達到工作目標。2）團隊的特征：核心人物的存在共同目標和共同價值觀不同角色優勢互補、共享與分享融洽的協作溝通機制強有力的凝聚力、歸屬感共同的行為規范有效授權4.4 管理你的團隊（2）

7、3）團隊發展的三個階段4）如何達成團隊協作與信任團隊成員互相合作及幫助如果團隊成員意見不一，將互相理解各自觀點達成共識團隊成員將問題看作是改變、成長和改善的一個機會團隊成員一起工作達成共同的目標團隊成員自由、坦誠的交換意見，彼此尊重對方意見所有的團隊成員共同承擔責任，視團隊問題為自己問題外在壓力反而使團隊更緊密、變得更強不同成員承擔不同角色，每人把自己的工作做好，職責無好壞之分在團隊協作里，大家集思廣益，制定各種方案，并選擇最佳4.4 管理你的團隊（3）4.5 有效溝通是一切協作的基礎什么是溝通？ 兩個或者兩個以上的人，互相通過任何途徑達至信息傳遞的過程。溝通的六要素信息傳送者信息表達方式信息

8、接收者反饋跟進 4.6 有效的溝通方式（1）有效溝通的要訣推敲意念 - 知己認清對象 - 知彼爭取天時地利為對方處境設想細心聆聽回應取得對方承諾跟進成效 時刻想到對外部客戶的影響及時反饋用什么樣的語言溝通不要使用術語或方言避免使用“但是”積極語言從對方的立場出發避免將個人意見權威化明確性談行為不談個性學會贊美,表達感激換一個說法告訴他們你的要求身體語言比語言更可信 點頭與微笑身體前傾和對方目光接觸不要雙手抱在胸前 積極的聆聽者不但聽對方講些什么，而且更能體察對方想說些什么不打斷對方的發言，在聆聽時控制自己的主觀意見和想法能夠切身處地地從對方的角度出發，為對方著想（同理心）4.6 有效的溝通方式

9、（2）5、職業化的目標職業化的目標就是:全面客戶滿意Total Customer Satisfaction全面（Total）客戶（Customer)滿意（Satisfaction)我們所做的工作最基本的目標就是要滿足我們的客戶的需求?？蛻粜枨鬂M足的層次6、從職業化到專業化要職業化，更要專業化！6.1 什么是專業化？專業化的標準應有高度的心智活動；具有系統而明確的知識體系；受過長期的專業訓練，并不斷在職進修；屬永久性職業；適當的專業自主能力；以服務社會為目的；能遵守專業倫理；組織自治團體，選擇組成的成員。6.2 職業化？專業化？職業化只是具備了一個基本的素質和行為標準；專業化是在領域內建立自己的

10、影響力和自主創新能力，是值得尊敬的人群。我們的目標：職業人士專業人士第二部分科學管理和科學的工作方法方法！方法！方法！內容：一、職業經理人的職業化素養二、科學管理與科學的工作方法二、專業化的辦公應用管理職業經理人的職業化素養系列培訓引子-經常遇到的問題當一個管理單元（例如一個商務部門）的管理長官更換的時候新任經理沒有任何關于這個部門過去的管理記錄和資料這個部門的文化或許能夠得到很長一段時間的延伸；一些管理方法和流程很難延續當經歷了一段時間部門管理的時候突然發現沒有什么頭緒；經常會通過“直覺”，“感覺”來判斷一些事情；整天埋頭在處理事情，又好像永遠做不完，工作越來越沒效率；一些策略往往無法有效持

11、續地執行，突然發現有些事情以前曾經做過1.1 管理的定義管理：是指同別人一起，或通過別人使活動完成得更有效的過程。管理的目的是追求效率和效果資源利用目標實現目標低耗費高成就手段：效率結果：效果2 科學管理的方式從改變自己的思維模式2.4 改變思考問題的方式由下至上的思考方式由上至下的思考方式發生問題解決問題形成策略系統思考解決局部問題的思考方式形成長遠管理體系的思考方式2.1 科學管理的原則科學管理的目標：應用科學的方法確定從事一項工作的“最佳方法”。科學管理的四原則：工作方法：對每一個要素開發出科學的方法，用以替代老的經驗方法；合格員工：科學地挑選職員，并對他們進行有效的培訓、教育使其快速成

12、長；有效協作：與員工衷心合作，保證一切工作按照已經形成的科學原則辦；職責明確：管理者與操作者的工作和職責劃分基本平衡，管理者把自己比操作者更加勝任的各種工作承攬過來。2.2 人為管理和科學管理的行為區別人為管理：我認為你按照我的要求來做，沒錯這件事就這樣處理把強調主觀決策空間大不易規范科學管理：你看根據數據分析，你覺得應該你需要根據規范來強調客觀決策范圍小容易規范2.3 科學管理在管理職能中的體現管理職能計劃職能組織職能領導職能控制職能計劃確定目標指定戰略以及開發分計劃以協調活動組織決定需要做什么怎么做由誰去做領導指導和激勵所有參與者以及解決沖突控制對活動進行監控以確保其按計劃完成結果實現組織

13、宣稱的目標（管理職能模型）思考：經常問自己的一些問題你所在的部門有沒有制訂一些制度？你是否清楚核心員工過去6個月的業績變化和產品組成你是根據什么數據得出的結論來為員工制訂目標的？你不在部門的時候，你的部門還能夠像往常一樣正常運作嗎？?如果回答是否定的，你應該需要掌握一些科學的工作方法了。3、科學的工作方法科學的工作步驟步驟1 明確您的工作目標步驟2 收集事實資料步驟3 依事實做判斷步驟4 計劃步驟5 執行步驟6 檢討 3.1 兩種工作目標了解二個類型的工作目標達成狀態的工作目標：維持公司營運或達成公司的經營目標，企業內的各個員工必須完成的目標。解決問題的工作目標：在工作上碰到問題發生，使我們的

14、目標與現狀產生差距，或和我們的預想與期望不一樣，因此，必須采取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消失不再發生。 我們的工作基本上都是通過眾多后者目標的實現來達成前者目標的實現的。3.2 科學工作的基本原則永遠比上司期待的工作成果做得更好懂得提升工作效能和效率的方法一定在指定的期限完成工作工作時間，集中精神，專心工作任何工作都要用心去做要有防止錯誤的警惕心做好整理整頓秉持工作的改善意識養成節省費用的習慣3.3目標管理法客觀分析現狀明確主次目標規劃具體計劃嚴格執行，適時調整 目標計劃+執行 現狀3.3.1目標管理法（案例）方法：制定部門管理規劃大綱工具：使用PPT撰寫時間：每（月）季度進行調整使

15、用方法：定期總結團隊的現狀；適時檢查、調整、提升明確的工作目標；強有力的執行；詳細的時間表。1.現狀分析2.目標設定： 銷售目標 人力資源目標 客戶服務目標 團隊層次目標 體系化管理目標 打造并部門核心競爭力的目標3.執行策略3.2 時間管理Getting Thing Done（1）1）為什么時間總是不夠用？缺乏時間管理的意識缺乏必要溝通弄不清楚優先順序 2）為什么我的時間管理老是有問題？豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人“反正時間還早”拖延 不速之客會議病文件滿桌病事必躬親3.2 時間管理Getting Thing Done（2）3）如何解決問題？安排專門的時間來規劃時間的利用要事

16、第一分清楚優先級別：緊急、不緊急、重要、不重要以最終的結果來開始行動（以終為始）這件事下一步做什么？學會說“NO！”學會對付不速之客減少冗長的會議辦公桌上的“5S”運動 學會利用工具3.2 時間管理Getting Thing Done（3）時間矩陣重要不重要緊急危機緊急的問題有限期的任務、會議準備事項準備事項預防工作價值觀的澄清計劃關系的建立真正的休閑充電授能自主管理不緊急干擾，一些電話一些信件、報告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動細瑣、忙碌的工作一些電話浪費時間的事“逃避性”活動無關緊要的信件看太多的電視4）時間矩陣3.2.1 有效的時間管理（方法）方法：制定“日歷”和“任務”表時間：每月，每周

17、，每日，隨時工具：Outlook ，Excel，紙質日歷本，筆記本等，（有PDA更佳）使用方法：根據每月、每周、每日的工作規律編制日歷表，隨時提醒自己工作；每周整理下周的工作任務、目標制定任務表；根據隨時發生的限期工作任務記錄入任務表；規律性工作列入“日歷表”；突發或任務性工作列入“任務表”；標注時間的緊急、重要程度；合理調整安排，以免時間重疊，提高工作效率，加大工作密度；可將任務向上下級傳遞，增加溝通渠道。3.2.2 有效的時間管理（案例）3.3 PDCA循環法 在工作程序Plan Do Check Action過程中：Plan即擬訂計劃，制訂計劃目標，制訂計劃做法；Do即執行實施，并加以控

18、制；Check即確認或評估執行狀況與目標之差距；Action即執行結果與目標值之差距探討，并修正采取措施。計劃（Plan）執行（Do）檢查（Check）修正再執行（Action）3.3.1 PDCA循環法（案例）方法：制定XX分公司X部月度總結和計劃制度工具：使用PPT撰寫時間：每月1日前使用方法：在工作例會上陳述過去一個月的工作成果，規劃下一個月的工作目標、策略和重點（作為與上級溝通的工具）；讓部門的每一個成員了解部門的現狀和目標（作為與下級溝通的工具）；定期提醒和檢查自己的工作目標實施情況（作為個人目標管理的工具）；作為將來部門延續性管理的記錄（寶貴的資料，下一任長官一定喜歡并很尊重你的職

19、業化）。06年x月計劃實施反饋06年x月工作報告06年x月工作計劃需要其它部門的支持3.4 制定流程制度規范使管理具有延續性規避問題和可能發生的錯誤不斷修改正的制度才具有生命力第一階段：有思想形成制度第二階段：有智慧修正制度第三階段：有勇氣廢止制度問題：當制定的制度出現執行不力或者無法執行的時候怎么辦？3.5 用數據說話有效的數據采集針對性的數據分析善用圖表：趨勢圖、對比圖、比例圖、因果圖3.5.1 用數據說話（商務部案例）方法：用趨勢圖分析員工成長曲線，產品比例圖等等時間：定期工具：Excel，PowerPoint使用方法：根據統計分析員工銷售業績和客戶資料分析；數據要真實有效；針對數據與商

20、務代表直接溝通，讓商務自己通過數據，了解自己的過去的不足和問題，合理制定目標（引導式，強調客觀）；懂得排除干擾；較易進行分層管理。3.5.2 用數據說話（案例）3.5.3 用數據說話（案例）3.5.4用數據說話（案例）方法：制定外出登記表進行數據分析時間：隨時工具：紙質表格使用方法：每日如實登記出勤數據；制定統計數據的比例參數：如：見老客戶比例、洽談內容的比例、每日外出拜訪客戶數量的比例3.6 善用輔助工具辦公軟件：Excel：用于數據采集、統計、記錄活靈活現的PowerPoint：用于計劃、培訓、統計分析條理有序的Outlook：用于郵件管理、時間管理、提醒3.7 系統化工作環境定期整理辦公

21、環境養成良好的文件管理習慣建立合理的文件分類夾關注重要的文件夾定期整理自己的文件，包括刪除、更新、分類課程總結通過科學管理實現高效率高效果；科學管理能夠使管理更加具有延續性；形成由上至下的思維模式；充分將科學管理融入到管理的每個職能當中；懂得采用各種科學管理的輔助工具；真正具有價值的是：通過改變思維模式，不斷地系統化自己的科學管理策略！了解、學習、實踐、調整科學管理的權力區域科學管理的權力區域：科學管理不是全能科學與哲學的關系：當然科學管理是無法代表管理的全部，我們需要更多的人文關懷。在管理學的分支派系中由此衍生了與科學管理相輔相成的各種管理理論，例如：執行力企業文化管理高效團隊管理戰略與核心

22、競爭力建立科學管理的的思維模式，充分采用科學管理的工作方法，同時需要選擇“自己”的管理方式。第三部分專業的辦公應用管理工具提高生產力內容：一、職業經理人的職業化素養二、科學管理與科學的工作方法二、專業化的辦公應用管理職業經理人的職業化素養系列培訓引言為什么要專業化的辦公管理？面對日益增加的事務性工作、大量周期性報告、報表和各種臨時突發的事件，我們必須有條不紊。需要及時匯報對於別人的工作要求，并需有所回應必須隨時向領導匯報專項進度了解在要求、意見或決策背后的考量點是什么?需要明白地呈現需要建立統一的溝通標準需要把握每一個細節提綱一、電子文案管理規范二、郵件管理規范三、Outlook使用規范四、善

23、用PowerPoint五、其他一些技巧一、電子文案管理規范計算機的基本管理目錄管理文件命名規范文件的撰寫規范1.1 計算機的基本管理計算機安全：重要崗位的電腦必須設定開機密碼并定期修改；密碼應有一定復雜性，切勿為生日、姓名、電話等；新系統安裝所有補丁和殺毒軟件，重要電腦需要安裝網絡防火墻；不可隨意共享工作文件，定期檢查網絡共享狀況；磁盤管理：C盤通常為操作系統，請勿存放工作文檔；合理劃分磁盤，辦公文檔應該與個人文檔分開存放；例：D盤為工作文件，E盤為臨時或個人文件；資料備份：定期將重要文件備份，周期為一個月；可以刻錄光盤或者拷貝至另一臺計算機；備份資料主要為：郵件、重要數據報表、通訊記錄等軟件

24、管理：不可安裝任何與工作無關的軟件、游戲；定期檢查計算機的軟件，及時刪除無用軟件，提高計算機運行速度；登陸一些網站，請勿安裝其提示的一些不知名插件，可能存在病毒、網絡后門、木馬、僵尸網絡軟件等風險；定期更新（每周一次）操作系統的安全補丁，升級防病毒軟件的免疫數據。1.2 目錄管理科學的目錄管理是可以大大提高工作效率的！目錄分類的原則：便于查找；主次分明；目錄分類的大體層次：總部文件分公司文件部門文件目錄分類技巧：頂級目錄不可太多；常用文件應減少目錄層次，提高工作效率；長期備查文件可增加目錄層次，簡化目錄數量；科學的目錄管理是便于工作委托和交接的！存檔文件工作文檔個人文檔1.2 目錄管理例子C盤

25、請勿存儲任何工作文件 頂級目錄盡量簡單明了 個人文件與工作文件分開 主次目錄分明，便于查找1.2 目錄管理例子 長期不使用文件可以統一存放，減少目錄層次 常用文件集中存放，便于快速查找 按業務功能清晰劃分文件存檔的經驗：1、過期項目文件、重要過程文件和草稿在項目完成時存檔；2、定稿后一般只作查詢而日常較少用到的文件，如制度3、參考文件有存檔價值的定期存檔4、存檔文件一般直接放在我的文檔文件夾內或者項目文件夾內，每月整理存檔一次；5、要舍得刪除文件1.3 文件命名規范通過文件命名就能夠發現個人的職業化程度和大局觀文件命名原則：針對閱讀對象和范圍；文件命名的完整性；文檔的時效性；盡量簡短明了；科學

26、規范的文件命名：企業標示：重要文件請加上公司名稱（特別是對外的文件）發文范圍（閱讀范圍）：針對上級的：請加上“*分公司”，“*部門”針對同級其他部門的：請加上“XX部”針對個人的：請加上“（XXX）”文件時效（版本管理法）：具有時效性的文件：請加上“20XX年”，“XX月”，“XX日”文件的有效性：請加上：“（草案）”，“（討論稿）”文件類型：區分制度、規范、辦法、規定、通知、公告、申請、報告、紀要等1.3 文件命名規范不規范的例子：命名五花八門！百花齊放！大量使用文件夾文件凌亂缺乏整理1.3 文件命名規范請注意和避免以下不規范的命名方式：在重要的文件或者對外的文件前綴才加入公司名，根據實際使

27、用情況才考慮加入公司名，避免文件名稱過長；通常的分公司、部門內部使用的制度和文件，前綴加入“分公司”或“*部” ；針對或者涉及與部門相關的文件，請在分公司前綴后加入“XX部”，請勿省略“部”正式發文制度請加入發文號；如果文件存在時效性和版本變更的可能，請根據周期加入“20XX年”，“XX月”，“XX日”；通常情況下，正式的格式為：2006年07月01日；請勿使用“06年”，“06-03”，“0312”等格式（除非特別約定）；對于短期時效性文件、通知、討論或者樣稿，或者不確定發文范圍，可以用“關于XXX的討論”，“關于XXX的處理辦法”，“關于XXX的申請”文件打包時不要使用太多的文件夾，一個項

28、目的多個文件應該確立一個主文件，并給附件按序號命名1.3 文件命名規范一些例子：制度：HH-HH1 分公司高層例會溝通管理規定呈批件：呈批件-東莞分公司發放周薪的申請通報：關于對XX部XX違規操作的處理通報公告：關于春節放假安排的通告通知：關于*的任免通知日常文件：*部06年1月份工作總結和2月份工作計劃.xls2006年10月市場銷售計劃（草稿）2006年9月商務系統例會總結報告正確的文件命名示例1.4 文件撰寫規范誰會讀這些文件檔案?是否需要背景說明? 或在前面做重點結論?注意格式細節及可閱讀性標題、段落、字級、行距、版面編排邏輯、順序電子文件或打印文本避免錯字

29、、數據資料的錯誤特別是數字，請重復檢查，并注意單位一致1.4 文件撰寫規范采用何種的文件類型：新項目、討論稿、計劃可用PPT；正式報告、申請請用DOC；統計數據、分析報告、流水作業可用XLS；對外發文根據保密情況可采用PDF；附件、圖片的處理要得當，需要單獨使用的可以獨立成文，否則一般應合并至正文。填寫“文檔摘要”（點擊文件-屬性）；主題、段落、簽名、日期、頁碼完備；清晰統一的字體字號分類，慎用顏色；適當的圖表說明；相關的文檔和附件文件完備；文檔的易用性和可讀性。使用文件版本而不是多個文件來保存文件變更使用批注和審閱來更改別人的文檔以便核對和修改1.4 文件撰寫規范 (錯誤案例) 文件名不完整

30、不規范 缺少文檔主題 標題不突出 段落層次不清晰 無簽名日期1.4 文件撰寫規范 （調整后） 文件名完整規范文檔主題明確 標題突出 段落層次清晰 簽名日期完整二、郵件管理規范郵件目錄管理撰寫郵件的規范郵件簽名標準2.1 郵件目錄管理類似文件目錄管理建議個人郵件與工作郵件分開保持收件箱常空，一旦處理完畢立即存檔或者刪除郵件科學分類建議使用outlook，并善于搜索文件夾歷史和不常用郵件請定期清理保存多用搜索，提高效率2.2 撰寫郵件的規范使用收件人姓名，盡量不要使用郵件地址，學會使用地址簿并設置好郵件地址顯示名稱使用收件人列表和郵件組，不要一次給太多人發送或抄送寄件者是誰? 請設定好你的寄件者名

31、稱及簽名檔，友好的發件人顯示名稱主題不要空白，要讓收件人看到主題就可以決定是否需要立即查看正文盡量用公司的郵件地址，而非個人賬號收發公事的郵件，非有必要時，設置公司郵件為回復地址盡量不要寄檔案太大的附檔，更不要忘了發送附件善用bcc功能：搞清楚什么人要抄送、什么人要密送，搞清楚抄送和主送人的關系信件以一個有禮貌的問候開始正文要將事情原委說清楚，明確要求對方處理的事項，一般應保留轉發郵件的正文2.2 撰寫郵件的規范當你用word或excel直接編輯轉換成郵件時，請注意格式避免使用過多的顏色和字體給多人說明問題時，可分別列出事項對外的郵件算是商業的正式文件，不宜使用可愛的信緘、底圖或表情符號郵件可

32、做為書面的證據，內容簽涉談判或權利義務時的寫法要小心謹慎使用簡捷的郵件簽名使用郵件回執功能，而盡量不要在非休假時間使用自動回復功能，一般使用已讀回執即可，重要文件應要求已讀回執2.3 郵件簽名示例商務版（較為正式的）張相波深圳市匯海科技開發有限公司深圳市深南中路統建大廈2棟10樓 +86 755 83658570 +86 Skype ID: winhi-zjb 私人版（私人用途或者較為隨便的）張相波三、Outlook使用規范Outlook的功能概述日歷的使用技巧任務的使用技巧協同辦公的使用技巧郵件的管理技巧3.1 Outlook功能概述Outlook整合了郵件管理、聯系人管理、時間管理和任務管

33、理等常用的辦公管理軟件，一體化的平臺，日常管理工作更加方便有序；同一平臺，工作便捷；定期提醒，不會遺漏重要工作；協同辦公，能夠使直線任務提高效率；結合PDA，移動辦公能夠隨時隨地。3.2 Outlook日歷使用技巧什么時候應該用日歷？周期性的工作：必須出席的例會、工作報表提交等；到期必須執行的工作：約定的會議、約會、拜訪客戶、面試、出差、長假等、約定致電、到期付款日等；重要的紀念日：生日、周年紀念日；需要監督下屬或其他部門的工作；有明確的發生截至時間的事務使用日歷來提醒和管理月歷的使用3.2 Outlook日歷使用技巧建立一個新日歷：點擊 ，或者雙擊 （約會日）；必須輸入內容：主題、時間；推薦

34、輸入內容：地點、標簽（用作分類）、時間顯示為、提前提醒時間、事件內容； 主題和地點約會時間，注意區分全天還是時段分類標簽設定提前提醒時間判斷沖突相關內容：加入約會說明，要求和相關注意事項填寫聯系人和分類便于檢索日歷的周、工作周和天的應用周視圖工作周視圖日視圖3.2 Outlook日歷使用技巧周期的設定：點擊 進入“重復周期”設定界面；根據需要設定年、月、周、日等循環周期；生成循環周期：3.2 Outlook日歷使用技巧一些技巧：使用分類顏色，方便區分事件的類型；根據約會需要，可能需要提早準備資料，可以設定提早提醒的時間；添加中國節假日和農歷節氣：點擊工具 選項 日歷選項 點擊添加假日 ；3.3

35、 Outlook任務使用技巧什么時候應該用任務？遠期計劃的工作，尚未確定具體執行時間；一個好點子，或者未確定能夠保證實施、完成的任務，想法；非周期性的工作；突發性的、臨時性的工作；不確定完成時間或需要多步完成的事項可使用任務來管理3.3 Outlook任務使用技巧添加一個新任務：點擊 ；必須輸入內容：主題、開始日期和截止日期；推薦輸入內容：優先級、狀態、提前提醒時間、事件內容； 可提前提醒您設定優先級提醒項目的重要性；設定狀態標示進度開始時間和截止時間，系統會根據設定及時提醒任務主題明確相關內容：可根據需要輸入相關輔助或說明信息各種任務視圖的應用當前任務視圖詳細列表視圖隨后7天視圖過期任務視圖任務分配視圖按負責人視圖任務時序視圖3.4 Outlook協同辦公技巧原理：其實Outlook的協同辦公是通過郵件進行的協同辦公的優勢（“科學回報”）：建立更有效的信息溝通渠道；使反饋能更加及時和反饋信息更加全面完成完整閉環的信息流；使工作信息能夠有電子記錄；讓我們建立協同辦公的概念3.4 Outlook日歷協同原理發起人Outlook平臺發起約會收到接受人確認信息系統自動通過郵件發