1、 仁核山谷現代文員實務 講 座12什么是文員？ 在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務（接待客人、清潔衛生、購買辦公用品等）之類的工作。總之都是比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協助會計做一些記帳工作。比如我們公司就是這樣的。3對文員有什么基本要求呢？ 運籌能力 辦事能力 調查研究能力 組織協調能力 交際能力 文字表達能力 操作現代化辦公設備的能力4 WORD文檔的排版要求標題用二號宋體字加黑，居中，正文用三號仿宋體字，每段首行空兩個字符，行間距1.5倍。通常情況下用A4紙打印，上下邊距可以是默認邊距（2

2、.54）,左邊距3.17，右邊距2.17。排版的時候根據具體情況可以靈活變通。通常情況下上邊距大于下邊距,左邊距大于右邊距，左側裝訂（距紙邊8至10毫米），兩顆訂書釘。5EXCEL表格的運用 1、快速輸入大量含小數點的數字 2、快速輸入大量相同數據 3、快速處理多個工作表 4、公式的輸入6公文的類型 公文按行文關系和文件走向分為上行文、平行文和下行文。公文的種類簡稱文種。按照文件質性將常用公文分為13種，主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。7 請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。 請示的寫作格式8 請示必須具備

3、以下三個條件： 1.必須是下級機關向上級機關的行文。 2.請示的問題必須是自己無權作出決定和處理的。 3.必須是為己向上請決求準。請示的寫作格式9標題：制發機關名稱事由請示。正文： 也就是請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。 請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。 請示的寫作格式10結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”，“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。注意事項：一文一事，一個主送機關，逐級請示。請示的寫作格式11 報告是

4、向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關詢問時用的陳述性公文。報告的寫作格式12標題：制發機關事由報告；報告前可加“緊急”。正文： 事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。 事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。報告的寫作格式13結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。報告的寫作格式14公文的辦理 簽收登記閱文請辦批閱承辦催辦查辦151、 簽收登記 責任人應清點檢查來件，份數、頁數有無殘缺

5、短少、字跡模糊，確認無誤后，進行簽收登記。2、 閱文 責任人收到文件應仔細閱讀，了解內容，以便正確處理；3、 請辦 綜合部根據公司給各個領導人和各部門的授權，將需要辦理的公文注請公司總經理、副總經理/總監指示或主管部門研辦，對需要兩個或兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。 公文的辦理 16公文的辦理 4、 批閱 總經理、副總經理/總監和相關部門閱讀分析文件后，就處置方法、工作程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等提出具體處理意見。5、承辦 承辦是各部門的重要職責，是公文處理的中心環節。承辦文件的相關部門和責任人依據有關法規政策，按照公司領導所做出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖，可采取召

6、集會議、面談討論、電話溝通、實地調查指導、現場協調布置等方式，使文件所涉及的具體事務和問題得到解決和落實。17公文的辦理 6、催辦查辦 綜合部根據公文承辦時限和其他有關要求，對公文承辦過程進行催促檢查，以及公文實際執行過程中所出現的問題進行的核查協辦，確保公文所涉及的內容、領導的意圖能不打折扣的執行。 18 辦公室基本禮儀 辦公室是一個處理公司業務的場所，辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認同，更重要的是每個人為人處事，禮貌待人的最直接表現。辦公室禮儀涵蓋的范圍很多，但凡電話、接待、會議、網絡、公務、公關、溝通等都有各式各樣的禮儀。19在日常工作中，大家是否留意使用以下語言了呢？ 1

7、、請 2、對不起 3、麻煩您 4、勞駕 5、打擾了 6、好的 7、是 8、清楚 9、您 10、X先生或小姐 11、X經理或主任 12、貴公司 13、您好 14、歡迎 15、請問 16、哪一位 17、請稍等（候） 18、抱歉 19、沒關系 20、不客氣 21、見到您（你）很高興 22、請指教 23、有勞您了 24、請多關照 25、非常感謝（謝謝） 26、再見（再會）20辦公室禮節運用1.早上同事見面要點頭相互問好，道聲“早”2.遇見客人要問好3.同事之間要禮讓4.電話接聽要有禮貌“您好！我是*”，說時要輕聲，聲音要清楚。5.接聽、撥打電話不要使用免提，以免影響他人。6 .請人幫忙后要說“謝謝”7

8、.公司領導之間稱呼一律以姓加職務相稱，如“*總”，“*經理”，“*主管”，對一般職員稱呼“小李”、“小王”、”老張“等。21電話禮儀1少打少用，不要沒事泡電話粥。2. 要樹立電話形象的意識，代表公司形象，個人形象。3. 時間空間選擇（該不該，休息時間不打，節假日不打；公共場合不要大聲打電話，甚至靜音），通話態度熱情、謙和，盡量不用祈句），通話時長和內容（宜短，長話短說，廢話不說）；安全使用，空中，加油站，開車不講電話，不講機密信息）。221、電話鈴響在3聲之內接起。2、電話機旁準備好紙筆進行記錄。3、確認記錄下的時間、地點、對象和事件等重要事項。4、告知對方自己的姓名。 接電話的四個基本原則

9、23 打電話的一些簡單技巧 1、如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。2、打電話時，列出要點，避免浪費時間。3、在打電話之前，要準備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。244、如果你找的人不在，可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。5、在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。6、通話完畢時應道“再見”，然后輕輕放下電話。 打電話的一些簡單技巧 257、選擇適當的時間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復。公務電話應盡量打到對方單位，若確有必要往對方家里打時，應