1、Part 7 Running Meetings會議溝通1第七章 會議溝通群體溝通的優(yōu)缺點組織和參加會議 會議溝通模式 明確會議目的 確定與會者構成 明確與會者角色職責 會議的組織準備工作 會議議程 會議記錄2第一節(jié) 群體溝通的優(yōu)缺點討論1 某服裝公司決定加快工藝流程改造，并進行工藝重組。但以前在進行工藝重組時，工人的反應非常強烈，對工藝的改動持敵對態(tài)度。為了實施方案的改革，公司管理層采用了三種不同的策略： 策略一，與第一組工人采取溝通的方式，向他們解釋將要實行的新標準、工藝改革的目的及這么做的必要性和必然性，然后，給他們一個反應的期限； 策略二，告訴第二組工人有關現在工藝流程中存在的問題，然后

2、進行討論，得出解決的方法，最后派出代表來制定新的標準和流程；3第一節(jié) 群體溝通的優(yōu)缺點 策略三，對第三組工人，要求每個人都討論并參與建立、實施新標準和新流程，每個成員全部參與，如同一個團隊一樣。 結果令人驚奇。雖然第一組工人的任務最為簡單，但結果他們的生產率沒有任何提高，而且對管理層的敵意越來越大，在40天內有17的工人離職；第二組工人在14天里恢復到原來的生產水平，并在以后有一定程度的提高，對公司的忠誠度也很高，沒有人離職；第三組工人在第二天就到達原來的生產水平，并在一個月里提高了17。對公司的忠誠度也很高，沒有工人離職。 啟示？ 4討論 2你在什么場合下要采取群體決策的方式，如果不采取群體

3、決策的方式，而由自己做個人決策是否可行？根據你自己的工作體會，請談談群體溝通的優(yōu)缺點。5群體溝通的優(yōu)點和缺點Nicky Stanton:優(yōu)點： 產生更多的承諾 產生更好的決策缺點： 時間和效率 群體壓力：從眾心理 專家和領導壓力 推卸責任：說而不做6格羅夫： 會議是管理工作得以貫徹實施的中介手段 會議溝通7第二節(jié) 組織和參加會議 會議溝通模式 明確會議目的 確定與會者構成 明確與會者角色職責 會議的組織準備工作 會議議程 會議記錄8Type of meeting NegotiatingInformingSolving problemsMaking decisionsCollecting and

4、 exchanging ideas9 一、會議溝通模式誰發(fā)言?歷時多久?他(她)對誰講話?與誰交談?其后會有誰發(fā)言?有幾人? 圖7.1 會議交際溝通模式實例 10二、明確會議目的Purposes and Objectives1. Do you need a meeting? Is there some better/cheaper way of achieving your objectives?2. What is the purpose of the meeting? Giving instructions? Bargaining over issues? Giving advice/co

5、unseling? Making decisions? Solving problems using others knowledge and skills?3. What are your overall objectives? What do you want to achieve? What are the best/worst results? Do you have a fallback position/contingency plans? 11 二、明確會議目的 信息共享 發(fā)動鼓勵 信息傳播 問題解決和決策制定12三、確定與會者構成 同質性和相異性的平衡競爭性和合作性的平衡任務導

6、向和過程導向的平衡 13四、明確與會者角色職責自我檢測 根據你所了解的群體溝通性質，你認為作為會議主席有哪些責任?在會議中，你若作為與會者，又有哪些責任?你怎樣能夠受益于會議和其他小組成員的討論? 141. 會議主席角色情形一： 某公司的年終市場銷售分析會議正在進行，公司總經理擔任會議的主席。在會議進行過程中，公司負責市場工作的副總經理提出，公司明年的市場營銷重點應從“以穩(wěn)固國內市場為主轉向“以開拓國際市場為主。他希望他的設想能在這次會議上得到大家的支持和通過。但在會議進行過程中，負責市場營銷的部門經理、副經理對這個設想提出了反對意見，他們認為國內的市場潛力還很大，而企業(yè)的資金實力不夠，如讓其

7、全面開花，還不如采用“各個擊破的方略，先在國內市場取得絕對優(yōu)勢地位。結果雙方爭論得不可開交。 如果你是會議主席，面臨與會代表這種相爭不下的局面，你準備如何解決?如果最終需要你就這次分析會議作總結，你又如何對“市場營銷的重點問題作總結? 15會議主席角色情形二：某高校科學館會議廳內正在召開“中國二十一世紀的管理教學開展趨向的研討會。會議進行期間，就MBA教育的開展方向問題，不同的與會者提出了不同的看法，有的認為MBA教學應該以“案例教學為主；有的則認為應以理論修養(yǎng)的培養(yǎng)為主；也有的主張像美國哈佛商學院那樣采用大量的案例教學，甚至可以取消傳統的教師講解的形式；這些不同觀點在討論過程中，爭論得比較劇

8、烈，眼看討論時間將近尾聲，但與會代表為了充分表達自己的主張，很難“剎車。 如果現在你是這次研討會的主席，面對這種不同主張分立的局面，你如何應付這種局面?你又如何就研討的問題作總結? 16會議主席的職責 會議控制決定討論主題；明確討論范圍；確保人們圍繞主題依次發(fā)言；盡可能做到公正，盡全力防止與會者的爭論；確保其他成員了解會議進展情況。 會議引導識別主題/問題；交換和開發(fā)建議；評價不同方案；選擇行動方案（5W1H）。 17會議主席的職責 促進討論 討論，提問處理不同意見對爭論雙方或各方的觀點加以澄清；分析造成分歧的因素；研究爭論雙方或各方的觀點，了解協調的可能性；將爭論的問題作為會議的主題之一，展

9、開全面的討論，以便把會議引向深入；若分歧難以彌合，那就暫時放下，按會議議程進入下一項。 作出決定 18常用的介紹方法： 自我介紹 互相介紹 主席介紹 名片介紹 會議中可應用的技巧： 造成“我群感； 對所有與會者參加會議的目的進行深入、細致的研究，并對不同的目的加以分組和歸類； 處理好會議的顯在目標與潛在目標的關系，并在會議中盡快實現近期目標和較易到達的目標； 利用與會者的經驗、專長； 對與會者的錯誤采取寬容態(tài)度。 19 得分為27分或27以下，您的會議主持得很好得分在36以上，可能預示您在主席角色方面存在某些問題202. 與會者的角色 決定是否需要出席會議 準備 準時與會 就某些疑點或模糊問題

10、征詢清晰解釋 給出信息時，力求精確切題 傾聽 支持他人 確保公平參與 反對要有根據 以能提高團隊績效的方式行事 21表7.3 會議參與自我評估問題單 得分為30或30以下，您的參與狀態(tài)良好得分在40以上，可能預示您對于會議及您在其中的角色有某些問題 22五、會議的組織準備工作CHECKLIST: Preparation1. Make action plans:What are your sub-objectives?Do they move you forward to achieving your overall objectives?What attitude should you ado

11、pt in the meeting? How should you approach it?2. Prepare the structure of the meeting:What should be the content?What forms of process should you use?How best to use time?How can you set the agenda most effectively?23五、會議的組織準備工作CHECKLIST: Preparation3. How wide are the outcomes acceptable to you?If

12、narrow, you want to keep the discussion closed;If wide, you can open up the discussion.4. How committed to the decisions do you want the participants to feel?If high commitment is needed, involve the participants in the decision-making process;The more control you exert, the less committed the parti

13、cipants will be.24五、會議的組織準備工作 1. 確定會議主題和目標 2. 制訂會議活動方案 3. 制訂會議議程 4. 發(fā)放會議舉辦通知 5. 會場布置安排 會場的選定 會場內設備的準備 會場的布置 25六、會議議程 “議程一詞來源于拉丁文，意為“必須做的事，一般也就把會議議程定義為“在會議上要考慮的事務 會議時間(開始時間、結束時間)和地點 會議目的 會議議題的順序 26表7.4 會議議程實例 M計算機公司 一號工程檢查會議 日期：2001年12月4日，星期五 時間：下午2：303：45 地點：B大廈第二會議室 會議目的：研究一號工程進展情況 議程 1公司第四季度銷售情況；

14、2上次會議記錄；3上次會議記錄中提出的問題；4關于CPU進展報告；5關于Case設計進展報告；6關于軟件進展報告；7下次會議日期、時間、地點。 附件1軟件進展報告，第7號；2Case設計進展報告，第2號； 3關于軟件問題的短文。27七、會議記錄表7.5 會議記錄形式實例 M計算機公司 一號工程第6次檢查會議紀錄時間、地點：會議于2001年12月4日(星期五)在B大廈第二會議室舉行，下午2：30開始。 出席情況：出席會議者包括：鐘楚義，周亦梅，周敏，唐婉，莊子期(主席)，無故缺席者有：李杰，張明，吳倩發(fā)來了請假條。 上次會議記錄：與會者都同意，認為這是上次會議的準確記錄。上次會議記錄中提出的問題

15、：周亦梅報告說，有關客戶仍在度假，所以她沒能邀請到他們來參加會議。 同意的行動：目亦梅在有關客戶度6歸來后邀他們參加會議。 完成的時限：下次會議前。進展報告實例：周敏報告說，軟件開展已在目標之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吳倩對制圖程序可行性不予協作的問題。 同意的行動：周敏與吳倩會談，由唐婉解決問題。 完成的時限：2001年12月21日下次會議的時間，地點：下次會議：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大廈第二會議室舉行。28案例14 城市合作銀行 問題:1你如何評價曹閩給錢嶺的指示和4月25日的信件?2從銀行向受眾發(fā)出的信息看，是否在內容的邏輯、證據和爭論方面存在缺

16、點?3銀行決定正式召開一次特別會議、曹閩準備在會議上講話。如你是錢嶺，負責這次會議的議程安排，請確定本次會議的目的、參加對象，并設計會議議程。 29 專題：事例1：“泰諾是美國約翰遜聯營公司生產的治療頭痛的止痛膠囊商標，這是一種家庭用藥，在美國年銷售額到達4.5億美元，占公司總利潤的15%。1982年9月29日至30日，有消息報道芝加哥地區(qū)因有人服用泰諾止痛膠囊而死于氰中毒。開始報道是死亡3人，后增至7人，隨著新聞媒體的傳播，傳說在美國各地有25人因氰中毒死亡或致病，后來這一數據增加到2000人（實際死亡人數7人），這些消息引起了1億服用泰諾的消費者的極大恐慌，民意測驗說明94%的人表示今后不

17、再服用此藥。約翰遜公司面臨一場生死存亡的巨大危機。實際上，對回收的800萬粒膠囊所做的化驗，只發(fā)現芝加哥地區(qū)的一批膠囊中有75粒受氰化物的污染，而且是人為破壞。面臨這一嚴峻局勢，你認為應如何處理？ 危機溝通 30 專題：成立由董事長為首，負責公關的副總等7人委員會，危機之初每天開兩次會，對事件討論、決策；決定在全國范圍內立即收回全部價值近1億的泰諾止痛膠囊（5天內完成）；花費50萬美元通知醫(yī)生、醫(yī)院和經銷商停止使用；（這一決策受到輿論廣泛贊揚）與新聞媒介密切合作，以坦誠態(tài)度對待新聞界，無論好壞，迅速傳播真實消息；敞開公司大門積極配合公眾和醫(yī)藥管理部門的調查，5天內對全面收回的膠囊進行抽檢，向公

18、眾公布結果；重新設計重返設計方案，舉行大規(guī)模的衛(wèi)星轉播的記者招待會，感謝新聞界的公正對待；推出防止污染的止痛膠囊重新包裝，現場播放生產流程；一年時間內恢復其領先地位，取得公眾信任。 危機溝通 31方案： “公眾和顧客的利益第一 在危機面前沒有存在任何僥幸心理； 領導人參與和強烈的公關意識； 平時與社會各界建立良好的關系。啟示： 善于從危機中尋找時機； 為公眾和顧客著想是所有對策的出發(fā)點。 32事例2：1989年3月24日美國埃克森公司的一艘巨型油輪在阿拉斯加州美、加交界的威廉王子灣附近觸礁，原油大量泄出達800多萬加侖，在海面上形成寬1公里，長達8公里的漂油帶。到3月28日原油泄漏量到達1000多萬加侖，造成美國歷史上最大的一起原油泄漏事件。評價：反應遲鈍