1、1文件編制北京秦脈醫(yī)藥咨詢有限責任公司2一、建立文件系統(tǒng)的目的、意義3文件的基本概念 文件是指一切涉及藥品生產和質量管理全過程的書面標準和實施的記錄。 文件是制藥企業(yè)質量保證體系的基本要素，涉及到GMP管理的一切方面。 包括質量標準、生產處方和工藝規(guī)程、操作規(guī)程以及記錄、報告等。 4目的和意義 健全的文件體系能避免任何由口頭交流或臨時書面?zhèn)鬟f所可能引起的差錯、錯誤理解或解釋，并保證批生產和質量控制全過程的記錄具有可追溯性。因此文件是制藥企業(yè)一切活動的基礎、依據(jù)和準繩。文件管理要做到有法可循、照章辦事、有據(jù)可查5目的和意義 文件體系建立、完善，實施的整個過程體現(xiàn)了制藥行業(yè)從口耳相傳的作坊式生產，

2、轉向現(xiàn)代生產的變革，體現(xiàn)了從“ 人治”到“ 法制”的變革，依法制藥，依治管藥文 件 就 是 企 業(yè) 的“法”。是從管理者到每位員工的行為準則,工作(操作)依據(jù)，監(jiān)督管理標準。6目的和意義 通過有效的文件管理，達到：一切行為有標準；一切行為有記錄；一切行為有監(jiān)控；一切行為可追溯。 品質管理觀念的變革：檢驗出來的生產出來的管理出來的習慣出來的?？课募砉芾?靠文件的培訓、實施來養(yǎng)成良好的決策習慣、工作（操作）習慣、學習培訓習慣和衛(wèi)生習慣。7目的和意義 真正使GMP成為每個員工“生產的生活方式”，而不僅只是條規(guī)、戒律。 零缺陷：完善的文件系統(tǒng)管理將使可能發(fā)生的污染、差錯、混淆降到最低限度，從而使藥品

3、品質達到預定用途和注冊標準，實現(xiàn)“零缺陷”的目標。8目的和意義 充分認識建立文件系統(tǒng)和使之嚴格實施的長期性、艱定性硬件基本上是一次性投入，階段性的；而軟件的建立、完善、更新、提高是持續(xù)不斷的，長期的。硬件投入相對而言是以資金投入為主（當然也包含設計、施工的付出），而軟件的投入則是心血和智慧的投入，是觀念、習慣的改變，絕非一朝一夕之事。9作用 指導藥品生命周期全過程的依據(jù)； 記錄是證明藥品生產、質量控制活動的依據(jù)； 考核和培訓員工的依據(jù)； 評價管理效能的依據(jù)； 進行風險評估的依據(jù)；10二、文件編制的原則要求11合法性 文件體系的建立應符合本規(guī)范的要求。 文件的內容應與藥品生產許可、藥品注冊等相關

4、要求一致。（第152條） 企業(yè)應建立文件管理的操作規(guī)程，系統(tǒng)地設計、制定、審核、批準和發(fā)放文件。 （第151條）12系統(tǒng)性/唯一性 文件是質量管理體系的體現(xiàn)，因此要從整體出發(fā)，涵蓋影響藥品質量的所有要素及活動要求。形式要標準化、統(tǒng)一化。 如用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應有系統(tǒng)的操作規(guī)程，記錄的準確性應經過核對；只有經授權的人員方可輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應有記錄（第163條） 廠房、設備、物料、文件和記錄應當有編號，確保編號的唯一性。（第182條）13動態(tài)性 持續(xù)改進的動態(tài)過程，依據(jù)驗證、日常監(jiān)控結果、上級部門的檢驗、驗收以及國家政策、法規(guī)和標準的變化而不斷修

5、訂完善。變更的文件需寫明變更歷史 進行風險評估結果進行必要的文件修訂 文件應定期審核、修訂；文件修訂后應按照規(guī)定管理，防止舊版文件的誤用。（第158條）14適用性/可操作性 應根據(jù)本企業(yè)實際情況，按有效管理的要求，制定出切實可行的文件。 記錄應留有填寫數(shù)據(jù)的足夠空格。（第159條） 文件應分類存放、條理分明，便于查閱（第156條） 質量標準、工藝規(guī)程、批生產記錄、批包裝記錄以及操作規(guī)程和記錄在規(guī)范中均有其各自的要求。（第164-183條)15嚴密性/規(guī)范性 文字應確切、清晰、易懂，不能模棱兩可。（第155條） 標準應當量化， 術語和法定計量單位準確。 原版文件復制時，不得產生任何差錯；復制的文

6、件應當清晰可辨。（第157條） 分發(fā)、使用的文件應當為批準的現(xiàn)行文本，已撤銷的或舊版文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。（第158條）16可追溯性 與本規(guī)范有關的每項活動均應有記錄，以保證產品生產、質量控制和質量保證等活動可以追溯。（第159條） 每批藥品應有批記錄，包括批生產記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄和藥品放行審核記錄等與本批產品有關的記錄，至少保存至藥品有效期后一年。 質量標準、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、穩(wěn)定性考察、確認、驗證、變更等其它重要文件應長期保存（第162條）17真實性 記錄應及時填寫，內容真實，字跡清晰，易讀，不易擦除。（第159條） 應盡可能采用生產和檢驗設備自動打印的記錄、圖

7、譜和曲線圖（第160條） 記錄不得撕毀和任意涂改。記錄填寫的任何更改都應簽注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要時，應當說明更改的理由。記錄如需重新撰寫，則原有記錄不得銷毀，應當作為重新撰寫記錄的附件保存（第161條）18三、文件的基本內容和要求19表頭或扉頁的內容及要求 題目：簡潔明確，表明文件內容、性質 編號：文件編碼應有唯一性，便于歸類、查找； 版本號：體現(xiàn)系統(tǒng)性、連續(xù)性，可與編號編在一起； 制定人、審核人、批準人要親筆簽名，并簽署日期； 要明確頒發(fā)部門、分發(fā)部門，生效日期 生效與批準時間之間應留出培訓時間 變更歷史；20正文的內容及要求 編制目的、適用范圍。 依據(jù)（尤其技術標準文件

8、）要一一列清。（簡單時也可放在表頭/扉頁中） 責任部門或責任人應明確。 內容應詳略得當、文字簡練、條理清楚、用詞確切，對操作有指導性可操作性強。 5W 3H （為何、何事、何處、何時、何人、如何、何價、何果）。21四、文件系統(tǒng)的內容22文件系統(tǒng)分類 質量手冊（以“質量”為對象） 技術標準（以“ 物”為對象） 管理標準（以“ 事”為對象） 工作標準（以“ 人”為對象） 記錄、憑證、檔案等23文件系統(tǒng)分類 質量手冊 是企業(yè)最高領導對本企業(yè)概況、目標、組織、管理要素和實現(xiàn)目標方法的原則性論述。 不是一般性的技術標準，也不是具有可操作性的執(zhí)行文件。 包括企業(yè)概況、企業(yè)質量方針和質量目標、企業(yè)組織機構質

9、量管理體系24文件系統(tǒng)分類 技術標準 是指藥品生產技術活動中，由國家、地方、行政及企業(yè)頒發(fā)和制定的技術性規(guī)范、準則、規(guī)定、辦法、規(guī)格標準、規(guī)程和程序等等書面要求。 包括質量標準和產品工藝規(guī)程 質量標準的形式應參考中國藥典，不能是匯總表格的簡單參數(shù)25文件系統(tǒng)分類 管理標準 是指由國家、地方或行政所頒發(fā)的有關法規(guī)、制度或規(guī)定等文件以及企業(yè)為了行使生產計劃、指揮、控制等管理職能，使之標準化、規(guī)范化而制定的規(guī)章制度、規(guī)定、標準或辦法等書面要求。 應用范圍涉及GMP的第二到第十三章，企業(yè)最好按規(guī)范中的章節(jié)對文件進行分類，便于認證檢驗各位檢驗老師審閱。26文件系統(tǒng)分類 工作標準/操作標準 經批準用來指導

10、設備操作、維護與清潔、驗證、環(huán)境控制、取樣和檢驗等藥品生產活動的通用性文件。 針對某一特定崗位或個人，對其工作范圍、職責權限以及工作內容及要求所規(guī)定的標準、操作程序等書面要求。 跟在管理標準之后便于核對是否有遺漏重復27文件系統(tǒng)分類 記錄、憑證、檔案 與上述的技術標準、管理標準、工作標準相對應，是上述要求執(zhí)行過程的體現(xiàn)，是證明文件。從中體現(xiàn)可追溯性。 上述文件的關鍵參數(shù)是記錄、憑證、檔案的關鍵點、是核心/主要記錄內容。 異常、偏差等偏離/背離文件規(guī)定的情況、現(xiàn)象是另一類記錄的關鍵點28接下頁質量手冊技術標準管理標準工作標準設備衛(wèi)生生產質量其它工藝規(guī)程質量標準檢驗規(guī)程其它機構人員廠房設施設備物料

11、與產品質量控制確認與驗證文件管理質量保證生產管理廠房設施產品發(fā)運與召回自檢機構人員文件系統(tǒng)圖委托生產與委托檢查29接上頁記錄、報告檔案、資料設備不良反應質量回顧健康銷售廠房設施機構人員廠房設施設備物料與產品質量控制確認與驗證文件管理質量保證生產管理產品發(fā)運與召回自檢委托生產與委托檢查培訓人事質量供應商穩(wěn)定性考察30五、文件編制中易發(fā)生的問題31生搬硬套 不結合本企業(yè)實際，甚至鬧出笑話，對樣本文件，缺少消化吸收。 部分確認、驗證使用統(tǒng)一的樣本文件，刪改的不徹底，文件中包含原有與本次無關的內容。 按參考資料制定一些標準限度，不結合本企業(yè)的具體情況32相互矛盾 同一問題在各相關文件中說法不一，標準不

12、一，頻次不一，周期不一。 產生原因多為各部門分別起草，即便同一人寫，也會發(fā)生，必須系統(tǒng)協(xié)調、審核。（甚至同一文件中前后提法都不一致）33內容不規(guī)范 不符合國家標準： 藥典對注射劑規(guī)定最低裝量標準，灌裝過程控制仍低于國家標準。 用詞不規(guī)范 如：純化水純水 ；微生物限度衛(wèi)生學；百萬分之一ppm ；相對密度比重 。 生產各步收率與最終產率不相吻合等等34線條太粗 過于簡單，詳略不適當， 主次不分。缺少必要的過程要求描述，參數(shù)不足。 質量標準中沒有制定或體現(xiàn)內控標準。 文件與文件之間，文件與記錄之間對應不上。 如文件中提到某文件或記錄，實際上卻沒有。 不具可操作性35編排、編碼混亂 質量標準格式不規(guī)范

13、：沒有按藥典或批準的格式進行編制，采用表格形式。 筆誤：打印錯誤 擅自修改不嚴格執(zhí)行文件管理程序： 現(xiàn)場使用的記錄，與批準的空白記錄內容不一致； 編碼文件中沒有設計的編碼形式36六、建議37應對方案 確定文件系統(tǒng)建立的領軍人物，能系統(tǒng)設計編排，全面審核、全面熟悉。 成立編制小組，由有一定資格，水平的人員來做，會事半功倍。 質量手冊中的關鍵項目、指標需要企業(yè)負責人參與、決定。 文件編制小組要加強培訓、交流與溝通38應對方案 設計思路要清晰，基礎信息要清楚準確 企業(yè)組織機構體系、管理職責劃分、工序崗位劃分 新建或改建廠房、設施、設備、儀器情況（包括庫房、化驗室） 廠房潔凈等級要求 產品獲準生產情況（批文、文號、標準、標簽說明書內容、其他備案資料） 相關法律法規(guī)要求（藥品管理法、計量法、GMP、國家藥品標準、相關國標等） 其他39應對方案 相關文件最好由同一部門或同一人起草。 工藝規(guī)程、崗位SOP、批記錄等相關文件記錄