1、.協同辦公知識管理平臺系統需求分析【摘要】 信息時代，計算機技術作為新生產力的代表，發展日新月異，計算機管理信息系統在公共管理中的地位也變得越來越重要。 計算機信息管理和電子商務技術的發展為企業和單位提供了良好的解決途徑和發展空間。同時， Internet 和 Intranet 網絡出現，則使信息不論在企業、 單位內部還是在全球范圍內的瞬時傳輸和高效共享成為可能。因此，為實現我單位內部日常辦公、工作檔案、公文管理的信息化、網絡化，實施“內部協同辦公管理平臺系統” ，該系統主要作用于我單位 ( 由于特殊原因，以下統稱“企業” ) 對某某建設、開發項目的資料管理和單位總體經營運作過程中的行政辦公、

2、行政文檔審批、工作活動控制的各類事務辦理、文件管理等環節的規范化、科學化管理。【關鍵詞】辦公自動化協同辦公管理平臺系統需求分析【正文】一、系統概述（一）系統總體規劃企業協同辦公基于 “協同”的思想， 將企業的內外資源，包括企業內部門與部門之間，以及企業與外部的供應商、分銷商、服務提供商、客戶及其他合作伙伴等整合在一個統一的系統上進行管理， 使企業變成一個電子化的內外部協同工作的組織。而基于企業資源網狀管理體系的思想，從任何一個信息點都可以非常方便地提取出所有與其相關的信息， 所有的信息和應用都是多維的、立體化的、相關聯的和充分協同的。企業協同辦公超出了傳統的管理信息系統的內涵，它以企業內外資源

3、的“協同”和系統各功能模塊之間的“協同” ，以高度共享、有序、集成和個性化的信息，高效和規范的電子化業務流程，強大的分析統計以及靈活的自定義功能， 獲得對組織準確的宏觀和微觀上的認識和分析，從而提升商業智能和核心競爭力。系統規劃的核心思想是：企業前期系統建設中不牽涉企業內部業務流程重組， 只是協助企業通過方便的流程自定義等功能進行流程電子化，以及不斷根據實際需求去改變電子化流程。企業協同辦公系統的總體范圍為以下幾方面的有機結合，最終以運行于企業 Intranet 網絡的協同辦公系統作為載體，實現企業多部門、各類多種數據格式的文檔的整合、發布、專業資料.共享和安全存儲。協同辦公知識管理平臺面向項

4、目或任務組的協作平臺（日程 / 計劃）；工作流事務管理、業務審批、公文流轉提供了全面的知識文檔管理的框架，對企業的各類文檔（圖紙，策劃文檔，行銷資料，客戶合同等內容）進行規范化的流程管理，并允許用戶在任何時間和地點編輯、存儲和創建任何類型的文檔。個人辦公平臺根據系統管理平臺對企業決策層 / 員工、供應商、合作伙伴、客戶等各類系統應用人員的授權和個人的個性化操作界面設置， 自動生成適合于個人工作內容和操作習慣的個人工作平臺，以滿足每類人員高效率工作的需要。系統管理平臺系統管理平臺作為整個協同辦公平臺中的重要組成部分， 在系統架構中起著關鍵的技術支撐作用。企業知識門戶企業屬于知識密集型的企業，有效

5、的對企業顯性知識和隱性知識的管理，是實現企業發展的一個重要環節。 協同辦公系統的結合知識管理思想實現了企業對知識從積累、共享、利用到創新的全過程的管理。圍繞企業的知識存儲、分享、獲取、搜索、挖掘，通過業務梳理，建立企業內部的知識地圖，包含文檔庫（確保各類信息、知識的收集、文檔庫分類歸檔） ；專家管理（提供一個提問和回答的平臺） ；公共討論區（溝通的平臺， 問題歸檔）；績效相關（建立形成知識的機制，檢驗知識積累的情況。 ）( 二 ) 系統實現目標系統建設的目的，是幫助企業對業務和財務管理的主要環節實現計算機輔助管理。利用計算機強大的信息處理能力，來解決目前手工作業的數據處理的不準確、統計報表不及

6、時等問題。主要包括以下幾點：1、對于各種經營數據能及時管理、自動上報，上級領導能對上報數據進行匯總、合并和分析， 使領導能夠及時了解整個企業的經營狀況，為其提供決策支持數據，提高企業市場應變能力。2、通過 Intranet網絡使公司對下屬各部門的經營運做過程，以業務報表和數據實時查詢的形式實施有效的監督。3、優化企業工作流、提高人員管理工作效率；全面實現準確、及時、豐富的企業管理文件、經營報表、工程項目文件的管理系統，健全文檔管理，企業決策層制定企業經營戰略目標，提供全面準確的數據依據。專業資料.4、網絡企業管理系統具有企業集團海量數據處理的能力，支持多種數據存儲格式，保證企業數據的安全性和處

7、理高效性；5、整個公司業務的信息化管理，聯機、實時查詢物料數據；6、用計算機代替實際工作中的業務需求，包括錄存統計、銷售統計和單據的自動打印、進銷存數據核算、客戶資料的保存和分析。7、優化部門辦公工作流程，提高工作效率；全面實現準確、合理物料管理體系，健全資金管理， 為企業決策層制定企業經營戰略目標，提供全面準確的數據依據。8、為企業的集團化管理和網絡信息化數據遠程共享打下基礎。二、系統總體設計（一）系統設計原則本系統具有信息量大，信息種類繁多，用戶角色、權限管理復雜的特點，在設計、開發階段要集安全、可靠、易用、易維護等特性于一身，在技術層面將完全基于標準的三層體系結構，采用微軟公司先進的 .

8、NET 技術，包括基于 .NET 技術的開發工具和一系列基于 .NET 的微軟企業級服務器產品。 為了保證本系統的質量，我們在進行系統的設計、開發、部署和運行管理規劃時將遵循如下原則：安全性：保證系統數據處理的一致性，保證業務和數據不被非法侵用和修改偽造，保證數據不因意外情況丟失和損壞，提供多種安全檢查審計手段。使用系統平臺的相關安全設置以及應用系統的安全性實現，實現整個系統的安全性。確保系統不被非授權用戶侵入，數據不丟失，傳輸時數據不被非法獲取、篡改，確認對使用者、發送和接收者的身份等。利用微軟平臺的安全功能，可以集成多種符合國際標準的安全協議。可以無縫集成符合 X.509 標準的數字證書。

9、準確性：通過周密的系統調研和分析，確保對業務要求的正確理解；通過規范的項目管理和嚴密的系統測試，保證系統業務處理的準確性。同時，在應用系統的設計和實現中，提供多種核查、審計手段，進一步保證系統處理的準確性。可伸縮性：系統應該真正符合三層客戶 / 服務器體系結構，隨著應用水平的提高、規模的擴大和需求的增加，系統應能滿足新增的需求，而系統的體系結構不需做較大的改變。可擴展性：系統平臺應能方便擴展，以支持有價值的新興應用。專業資料.開放性： 微軟 .NET 技術全面支持 XML、SOAP、WebService 、LDAP等當前受到普遍支持的開放標準，這就保證了本系統能夠與其它平臺的應用系統、數據庫等

10、相互交換數據并進行應用級的互操作和互連性。可移植性： 系統建構在微軟 .NET 基礎架構之上，可以保證組件的重用，保證在將來發展中迅速采用最新出現的技術、長期保持系統的先進。實時性：保證實時完成大容量數據處理的時效性和系統的高性能，對業務提供并發處理支持。實用易用性：系統應具有一致的、友好的客戶化界面，易于使用和推廣，并具有實際可操作性，使用戶能夠快速地掌握系統的使用。可管理易維護性：在設計中充分利用微軟平臺提供的多種管理手段，以保證微軟平臺易管理易維護的特點得到充分發揮。個性化技術：保證在系統的設計和實施過程中，為用戶提供個性化的服務，使用戶能夠根據自己的業務需求和喜好定制工作平臺的內容，減

11、少使用的復雜程度，提高使用效率。集成性：系統的設計將充分考慮到現有的技術投資以及未來 AAA公司業務的功能要求，利用微軟平臺提供的多種集成技術，使整個系統既能保護現有投資，又能夠適應未來的功能和技術要求。先進性：所選擇的軟硬件平臺和整體方案必須是業界的優秀產品，并符合信息技術發展的趨勢。本系統將完全基于微軟公司最先進的體系結構 -.NET 分布式體系結構進行設計和開發。成熟性：采用的應用系統平臺和軟件技術、 產品都應具有經受市場長期考驗，并具有國內外的眾多成功案例。可行性：系統必須能夠比較方便地實現設計目標中所要求的功能，具有易于實施，易于掌握以及實施成功率高的特點。（二）系統總體架構

12、5;×公司協同辦公系統網絡架構拓撲專業資料.實現用戶基于公網收發系統郵件需單獨的郵件服務器（三）××公司協同辦公知識管理平臺系統功能框架從××公司協同辦公知識管理平臺系統的架構設計， 我們設計方案涉及的每個功能單元既可獨立執行， 在工作流、數據流、信息流上又具有一定的松耦合關聯，體現了建設實時企業協同工作的基本特征。技術架構模型系統采用先進的信息交換和共享服務技術體系， 信息交換統一使用 XML作為數據表示語言、支持 SOAP數據打包和 HTTP等傳輸協議，從技術架構上可以分為應用表現層、應用服務層、核心數據層、網絡基礎層幾個層次。應用系統的開

13、發基于微軟 .NET 平臺。××公司協同辦公系統功能整體框架圖.網絡基礎層： 為系統提供軟硬件支撐平臺，包括主機、操作系統、數據庫、中間件等。核心數據層： 為系統提供重要的數據支撐，包括兩類數據庫：業務數據庫：各個業務系統數據庫。 系統數據庫：存儲各業務基礎信息， 以及各種代碼對照表、系統配置信息、系統用戶權限管理。信息以及數據交換過程中的其他數據處理方面的中間信息等。系統服務層： 應用支撐層為系統的應用服務提供基礎服務， 集成了部件化的六個核心工作平臺即應用中間件、 消息中間件、動態工作流平臺、 智能表單平臺、統一身份認證系統及擴展接口。應用中間件：達到和各類外部系統既保

14、持互操作性， 又保證數據采集、 傳遞、交流過程中的安全性的要求。消息中間件：通過消息中間件產品，構架實時的業務功能平臺，包括數據集成和轉換、業務過程協調、大范圍的信息傳遞、 用戶通知和系統監督管理等功能。在采用信息總線結構建立的信息交換通訊系統平臺中，體現了技術先進和成熟、便于分步實施、對其他系統影響低、高性能、可實施性強、容易管理等特點。專業資料.動態工作流平臺：實現交換系統的流程管理；智能表單引擎：實現針對業務數據挖掘、數據分析、報表自動生成等；統一身份認證系統：實現統的權限管理的用戶及權限管理；擴展接口：面向各部門程序員二次開發的平臺。可提供便捷的方式接受部門程序的指令，查詢系統數據庫，

15、并以方便的方式將結果反饋給部門程序。應用表現層： 表現層是系統的最終服務對象，包括公司各部門工作人員、管理人員、子公司或協作單位及門戶網站的受眾服務等工作界面。企業應用服務層為用戶提供 7 類主要業務體系，包括：協同辦公知識管理平臺核心業務平臺個人工作平臺系統管理平臺企業知識門戶三、協同辦公知識管理平臺系統功能分析隨著企業的集團化發展，電子辦公發展的目標就是實現電子商務平臺。利用前臺的協同辦公平臺和業務應用系統，連接功能強大的中間件，配合后臺的大型數據庫，使得整個企業的知識鏈和業務鏈真正處于高度可開發、 可利用、可控制、可循環的狀態，并且能夠發布所有的信息，使企業咨詢的流通性和可利用性大大提高

16、。辦公自動化系統是一整套完整的處理公文流轉、流程監控、信息共享、權限分配等辦公功能的系統，并可以對公文提供借閱、檢索等業務，對文件進行組卷、歸檔，對無保留的文件進行注銷，對檔案提供查閱等功能。另外，還可利用靈活的工作流程控制來方便實現其他的諸如收文、發文、傳閱件、申請、會議安排等常用的業務工作。實現對文件的網絡審批、文件的上傳、發布會議通知等，實現異地辦公，只要有網絡，領導外出也可以通過網絡登陸辦公管理系統了解本單位各部門的情況，可登陸遠程監控系統簽發文件，通過權限的控制，實現安全的辦公環境。( 一 ) 系統功能列表：本系統實施的目的是為了實現公司總部局域網、異地工程項目樓盤銷處工作人員、遠程

17、移動客戶端用戶對于公司協同辦公、項目檔案、專業資料.公文管理、銷售進程等環節信息化、網絡化管理，建設“協同辦公知識管理平臺系統”，對于公司的可持續性發展起著很大的推進作用。1、公文管理功能說明(1) 公司公文管理基本流程 / 模式：公文管理中公文流轉的定義是整個協同辦公系統的核心。 要在公文流轉系統中實現公文的創建、 審批、修改、簽發、打印、一、公文管理實現各種類型的收文登記、多份發送、定義收文文號規則、擬辦、承辦、批注、收收文管理文傳閱、來問退回、添加閱讀人、收文歸檔等。實現文件的歷史流程記錄。實現文件分類、搜索、收文打印等。收入文件管理涉及人可將文件轉至個人文檔中。實現各種類型的發文擬稿、

18、核稿、簽發、會簽、定義發文文號規則、批注、分送、發文管理催辦、歸檔等。實現文件的歷史流程記錄。實現文件分類、搜索、發文打印等。實現簽報擬稿、核示、批示、手寫批注、發布、歸檔等。實現文件的歷史流程記錄。簽報管理實現文件分類、搜索等。督辦催辦公文流轉過程中的流程監控和催辦、督辦，為公司管理層提供任務監督工具公文歸檔實現對公司各類文檔報告的關鍵字定義、自動匯總、歸檔管理。流程設置可設置公文管理流程，可進行公文權限轉交，公文任務工作轉交。可根據用戶設置的查詢條件和檢索關鍵字實現公文的關鍵字檢索，用戶可查詢經辦公文綜合查詢的文件。報送發等環節，形成組織中的自產文件，并將該文件上報、平送或下發。對于外來文

19、件，信息能夠快速進入系統。對于高密級文件，本系統具備只記錄高密級文件代號，不記錄文件內容，跟蹤紙質文件流轉過程的功能。(2) 公文種類：公文管理中文件來源類型涉及發文、簽報、收文三大類。本系統公文管理子系統中所涉及的文件格式包括紙質、 Office 文件格式、多種圖片類型文件、 音頻、視頻文件。公文的種類根據國務院新頒布的公文處理辦法，公文種類共有 12 種。適用于企業、常用的公文主要有決定、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。公司對每種公文可以定義模板，通過模板簡化相關人員的排版工作。(3) 公文流程設置：組織內部的文件流程往往非常復雜，而且經常變化。公文流轉系統的流轉功能是基于流

20、程設定基礎之上的流轉。 建立靈活的流程定制機制是非常關鍵的。本系統提供的流程定制功能包括角色定義、操作定義、節點定專業資料.義、流線定義。首先定義角色，角色是能夠活動在節點上的人員集合。操作是對流轉過程中的文件所能施加的動作。然后定義節點，節點是流程中的環節。一個節點中規定了哪些人能夠在這個環節進行哪些操作。流線規定了流轉的方向，將一個個的節點連接起來。通過這些定義，可以靈活快速的定制各種復雜的流程，實現快速靈活的流程定制和流程調整。(4) 公司典型的流程如下所示：1、對外發文：擬稿部門經理審稿（有關部門會簽）辦公室文秘/ 主管核稿辦公室主任核稿公司領導簽發文件歸檔2、部門對外發文：擬稿主管審

21、稿部門經理簽發部門內勤人員打印、整理文件歸檔3、內部發文：擬稿部門經理審稿（有關部門會簽）辦公室文秘/ 主管核稿相關部門傳閱公司領導簽發文件歸檔4、部門對內發文：擬稿主管審稿部門經理簽發文件歸檔注：發文審稿及會簽由擬稿人負責運轉，發文稿送到辦公室核稿后的流程由辦公室負責運轉擬稿人需正確選擇發文格式，以實現公文的自動編號及流程規范；以公司名義發文，由分管公司副職簽發。重要的、涉及面廣的文件，由分管公司副職審簽后，交總經理簽發。5、簽報：（各部門上報公司領導的請示、報告，不需發文的公文流轉模式）擬稿部門經理審稿（有關部門會簽）公司領導簽名、批示文件歸檔6、公司收文：收文部門登錄辦公室主任擬辦文件分

22、發傳閱 / 匯簽相關批復意見 / 執行情況文件歸檔7、部門收文：部門內勤人員登錄部門經理擬辦部門內勤人員分發運轉檔案室歸檔.(5) 系統對公文管理需求的實現協同辦公知識管理平臺系統的公文管理是以流程核心為基礎、 基于以 B/S 系統結構、基于 Internet 架構的網上辦公模塊 . 系統提供了用戶可以自定義各種文件的模版，實現用戶自己定義文件的各種類型。系統提供工作流自定義，從而來滿足用戶對工作流管理的所有需要。（ 5.1 ）公文種類：公文管理涉及按照文件管理模式分為收文管理、發文管理、簽報管理、督辦催辦、公文歸檔等。系統提供標準的數據維護庫。可以對一些常用的數據進行設置，包括主題詞、常用意

23、見、自動編號、公文格式、評價標準等。用戶也可以自己定義符合其企業內部使用的公文種類，并且協同辦公知識管理平臺系統的自動編號功能還能夠實現根據您自己的需要對收文、發文、簽報管理中中的流水號進行定義，以后就根據您定義的格式自動生成流水號。同時在系統中也預留了手工編號以便用戶自己定義公文管理的編號。（5.2 ）自動標引：公文中往往需要標明關鍵字，以方便將來查找。但是，關鍵字指定不準確是一個很大的問題，為將來的查找埋下隱患。通過建立關鍵詞詞庫，在每篇文章定稿之前，將符合關鍵詞詞庫中的詞匯標記為文章的自動標引詞，并將該標引詞在文章中標記出來。同時，與相關包含此標引詞的文章關聯起專業資料.來。這樣不但可以

24、解決關鍵詞不準確的問題， 同時也可以將相關的公文進行關聯，為一篇公文提供相關背景資料。（ 5.3 ）流程定義：“流程”是協同辦公知識管理平臺 產品的核心，它是在協同辦公知識管理平臺的“流程”設計思路上發展完善起來的，更加適合廣大用戶的實際需求。協同辦公知識管理平臺的流程設計更加合理性、 復雜性和多樣化。系統安裝完成后，不僅提供了常用的一些流程應用，還提供一套用于用戶二次開發的流程模板。這樣，用戶可以根據實際的業務需要，做很少的表單開發，就可以做出符合自己的流程應用。 流程管理員通過客戶端的訪問方式進行流程定義和一些流程高級的操作， 比如流程的重新路由， 流程的重新分派， 解除死鎖等功能。單位普

25、通員工則可以通過訪問瀏覽器的方式，實現對流程的流轉和對流程的跟蹤查看。流程管理人員可以通過圖形化的流程設計界面，方便地設計某項事項的處理流程，并通過電子表格式的數據設計界面，設計在該處理過程中要處理的數據的樣式。（ 5.4 ）文件合并：各個科室的工作情況匯報要匯總為一個組織的工作情況匯報。這時，應用文件合并的功能，將幾個文件合并為一個新文件，然后再在新合并文件基礎上進行修改就可以降低工作強度，提高工作效率。（ 5.5 ）文件關聯：文件之間具有一定的相關性，本系統提供了手工建立這種相關性的功能。通過建立文件之間的關聯，可以形成文件之間的相互解釋。例如，一份內部的通知是根據一件上級來文的指示精神確

26、定的。將二者關聯起來就可以讓組織內部的人員更清楚地明白通知的要求和通知的背景。（ 5.6 ）安全控制：主要由以下安全措施，各種安全措施可單獨或組合使用。加密的用戶帳號、采用安全連接進行 WEB訪問、重要的公文可加密，有權限的人可解密察看、 與 IP 地址、MAC地址綁定和日志記錄及查詢： 系統所有的操作均計入日志數據庫，有權限的人可查詢日志記錄。(6) 簽報管理公司的簽報管理主要用于各部門上報公司領導的請示、報告，不需發文的公文流轉模式。擬稿部門經理審稿（有關部門會簽）公司領導簽名、批示檔案室歸檔專業資料.（各職能部門）公司公司領擬稿導簽名批示返回擬稿結束流程完成登記返回部門經理返回審核有關部

27、門文件歸檔歸檔會簽選擇流程(7) 收文管理收文管理主要對外來公文進行登記和處理，包括權限設置。在登記收文過程中提供了四種方式（磁盤調入、標準字段電子公文調入、掃描和直接輸入），并將登記后的收文送領導批示或閱讀（批示的流程完全可以根據需要自己定義） ，處理結束后將文件進行歸檔。管理人員可以對收文處理全過程進行監督、催辦、重定位，也可以隨時打印文件流程跟蹤單及其所有領導的批示意見。收文管理業務流程圖如下所示：上級單位發文收文登記轉擬辦收文擬辦外部單位來文（收發室）（辦公室）答復單位內部公文審核確定選擇流程批閱流程流程結束重新定位歸檔處理結果個人意見匯總(8) 發文管理發文管理主要處理來文轉發和內部

28、制發的公文。在發文管理中進行正式的擬專業資料.稿工作，然后將文件提交，此文件將根據所選的發文流程進行流轉，流程結束后三、行政管理可以直接進入登記和歸檔處理。流程結束后，也可以返回到呈送人，呈送人再將文件給核簽人員進行處理，最后此發文文件也可以進行登記和歸檔。在整個過程中，可以隨時查看、打印流程跟蹤表，支持模糊查詢和全文索引。一般發文管理業務流程圖如下所示：發文擬稿部門會簽返回擬稿轉核簽重答復定位打印整理核稿（辦公室打字員）（辦公室文秘 /主管）完成登記歸檔返回重定位返回辦公室主任核稿公司領導簽發文件歸檔公司對外發文(9) 系統對公文管理的安全控制：協同辦公知識管理平臺系統中對系統的安全控制，主

29、要分為以下幾個部分：通過數據庫權限設置、流程權限控制、文檔的存取控制、文檔的密級控制。二、日常辦公工作計劃實現員工對部門、部門對公司的工作計劃的填寫、審批、上報。實現按條件分類查詢。工作總結實現員工對部門、部門對公司的工作總結的填寫、審批、上報。實現按條件分類查詢。任務管理實現上級對下級的任務布置、結果匯報和完成評價用款管理通過辦公系統填寫各類用款單據，實現日常支出統計報銷管理通過辦公系統填寫各類報銷單據，實現核銷資金統計2日常辦公功能說明3行政管理功能說明專業資料.印章管理管理公司各種印章的使用簽章登記（公章、法人章、合同章）、借用申請等合同管理登記公司對外簽署的各種交易合同；對內簽署的合同

30、摘要、關鍵字信息可查詢、歸檔會議管理實現會議計劃、會議紀要文件編寫、歸檔管理等。資產管理以資產卡片的形式實現公司各類物產狀態的登記，分類、查詢檢索。車輛管理公司所屬車輛的登記、日常出行使用情況4檔案管理功能實現四、檔案管理實現收文、發文、簽報等各類公文檔案的自動歸檔移卷、案卷定義、自動組卷、各級權公文檔案限定義、添加和刪除閱讀人，實現檔案借閱申請、審批。實現檔案分類、條件檢索。實現各類任務、工程項目檔案文件的自動歸檔、自動組卷，各級權限定義，實現檔案借項目檔案閱申請、審批。實現檔案分類、檔案關鍵字檢索。實現公司資產、員工檔案、圖像、音頻、視頻檔案的整理、歸檔、統計查詢調閱。行政檔案大型視頻媒體

31、文件由服務器上傳，客戶端設置存儲、查詢路徑。5公共信息功能說明五、公共信息組織機構實現自定義、展示公司組織機構圖、部門職責、部門經理及工作人員信息。新聞管理實現對行業新聞的人工搜集、發布、自動歸檔。實現行業新聞、情報的分類、搜索。實現公司公告的填寫、發布、歸檔等。實現公告的分類、搜索。實現公告對像的自動選公司公告取和閱讀權限控制。電子論壇建立公司內部信息交流和討論的園地電子期刊公司內部電子期刊的發布和管理企業通訊錄實現對企業內部各部門、人員；外聯單位的各種聯系方式、人員信息的查詢和維護系統工具箱整理歸納公司員工常用工具軟件，以方便系統用戶的查詢、下載和安裝使用。6個人辦公功能說明六、個人辦公專業資料.個人主頁為每位組織成員保留個人主頁樣式發布空間。為每個員工設置一個企業郵箱；實現企業員工內網郵件的收發管理，包括發件、收件、個人郵件草稿、轉發等；可自動選取組織成員為收信人單獨或群體發送。如需同時實現外網用戶發送郵件則需另增外增加單獨的郵件服務器。個人日歷實現個人日程記事的管理。可方便登記事宜和直觀日歷視圖查看。個人文檔實現個人文檔的管理，可按多種方式查找。文檔可為如WORD、圖片等各種類型。個人名片建立私人 / 公司通訊錄 - 實現個人名片夾的管理。個人知識自己搜集 , 歸納各類個人知識至個人服務器