1、人事崗位說明書壹、職能簡介人是事的主宰，是一個企業體中最寶貴的活動資源，更是企業發展的動力，事業的活力全系于人力資源的善加利用。所以人事業務管理，是企業善盡選才（選用、甄試）、育才（訓練、授權、職涯規劃）及留才（溝通約談、激勵與承諾）的責任，使得他能以最大效率及效能完成工作，能使組織的目標和相關的功能，得以經濟且有效的達成。貳、基本要求1. 熟悉現場人事管理規章及相關辦法等文件（如：薪資、獎懲、勞動合同、職工代表大會、人員考核規定、制服、文件管理等）文件管理舉例“顏色管理方法”如：A4的預約本。顏色區分管理。2. 養老、醫療、失業險相關申請辦法的認識（學習了解相關勞動法規與保險制度）3. 熟知

2、勞基法之相關條文4. 了解員工的基本數據（人事資料卡；填寫當地勞動人事或公安部門指定的登記表；簽訂”試用期勞動協議”；身份證影印本；照片；健康證；暫住證；學歷證件及相關資格證書影印本）的收集，公安系統資料的上傳及工作表現5. 人力標準編制意義的了解及運用6. 具被良好之溝通、協調能力7. 協調后勤人事窗口相關人事工作執行。叁、主要職掌1. 人事作業之處理2. 人員溝通及約談3. 人力配置、調度4. 人事相關物品管理5. 公文收發管理6. 出勤及薪資核算說明、發放7. 制服管理8. 人力增補執行9. 人員約談安排肆、職責內容一、人事作業處理A）每日內容注意事項一、每日出勤異常處理二、 人事假單審

3、核4.1. 每日微信考勤整理統計；2員工當班中請假。1） 如打卡上班后不足4 小時不舒服即請假，則需填寫請假單并在輪值表上注明“事8H/病8H”。請假單交由部門主管簽核（部門主管由店內最高主管簽核）2） 如打卡上班4 小時后才請假，則需填寫請假單并在輪值表上注明“事 4H/病4H”。請假單交由部門主管簽核（部門主管交由店內最高主管簽核）注意事項：假單主管批核后，在月休假表上“事”位置上畫注明已出假單每旬整理指紋卡機依輪值表上注明于月休假表上。針對沒有打卡的人員查核微信考勤記錄，對照。（沒有指紋機，請在紙卡上注明休假狀況）3. 加班：1） 當天由于工作需求，延遲下班，于下班打卡后由當部門主管簽核

4、原因，并填寫加班單。（核決權限比照“忘打卡的核決權限”）加班請部門主管。加班單及時轉人事專員歸檔，便于計算薪資。2） 由于工作需求，當天人力不足，以調休/ 積假方式為最優先考慮，若無法調整，則在要求人員配合加班，并填寫加班單，請部門主管確認。（核決權限比照“忘打卡的核決權限”）4. 曠職：1） 員工于當班日無故未出勤：須填寫請假單注明曠職（時間） 。2） 同一員工連續曠職2 日： 則依人事規章予以免職處理，辦理離職手續，并注明連續曠職2 日，轉人事專員存查。（日后此員工不得再次錄用）5. 遲到或早退時間十分鐘以內者，每次罰款20 元。遲到或早退時間為十分鐘至三十分鐘，每次罰款40 元，遲到或早

5、退三十分鐘至一個小時扣除當日一半工資，遲到或早退一個小時以上扣除當日工資，如有特殊情況經總經理批復酌情處理。未請假或請假未經批準而擅自離開工作崗位均以曠工處理，扣除當日雙倍工資。全年累計曠工時間超過五天或連續曠工超過兩天又沒有作出合理解釋者，予以辭退。遲到/早退一次次數，扣除1/3全勤獎金。遲到/早退二次次數，扣除2/3全勤獎金。遲到/早退三次次數及以上，扣除全部全勤獎金。遲到/早退需補假單。6. 調假1 ）由于人員有事需求需要調整休假的話，視崗位的人力狀況，人力不足，以互調休假為優先考慮（每月2 次 / 人） 。無法互調，且個人事宜緊急，再考慮自調休（每月1次 / 人）填寫調假單，由部門主管

6、審核。（部門主管由店內最高主管核決）2）調假需要提前2 天，若人員由于特殊事項沒有提前申請，可回報部門主管彈性處理，部門主管回報店內最高主管核決。3）互調假原則為：同崗位人員之間互調。遇特殊狀況回報部門主管。審核完畢后，人事專員于休假表上注明清楚。表單舉例說明如附件所示。三、簡歷整理及通知歸檔四、 人力增補表五、補充內容人事專員需將每日員工的微信考勤明確標注在輪值表上，便于每旬核卡。根據部門需求，分公司人力需求刷新簽訂合同網絡招聘信息，篩選合適簡歷通知人員面試。 （后勤人員面試時間：第二天即可；銷售人員面試時間：周一下午14:00 或者周四下午14:00 （由于銷售主管工作性質鎖定時間面試）1

7、. 統一律定每周四由銷售隊長填寫人力增補表，以利人事部門增補人力。1. 有新報道人員，做工作指引，須知要求的講解溝通。B）每旬內容注意事項1、 核對出勤2、 針對10 天的招聘效果進行整理及網絡資源的再發布。三、新入職人員的關懷及人員在職追蹤（通訊錄更新）1. 每月10 號、 20 號、月底最后一天進行，遇當日為特殊節假日則需推后一天核卡動作，補齊當旬所有人員假單，并公告當旬的員工出缺勤統計表，由員工核對，簽名。每旬依休假表注明于卡表上出缺勤記錄。（尤其針對微信考勤核對的確認。）2. 整理10 天內簡歷通知及未果的簡歷進行分類，有沒有回復的再進行一次追蹤確認動作。3. 針對網絡招聘的效果進行評

8、估，并討論調整方式。4. 特殊崗位的部分可以考慮內部轉任的方式。1. 追蹤了解新進同仁的工作學習狀況。2. 各部門主管溝通新進同仁的工作狀況，是否要做工作改善約談。3. 人事每旬追蹤銷售組各組人員在職狀況，并針對更新人員通訊錄；分公司通訊錄更新完畢發總部存查。C）每月內容注意事項一、安排休假表（ 1 ） 每月25 號左右時間打印出空白的輪值表，由員工自己選定2 天自由休假時間，于 3 天后收回，盡量按照員工所需安排休假。（為求公平每人限選2 天）遇特殊狀況之需求回報部門主管，視狀況彈性調整。（ 2） 公休天數：后勤人員每月目前執行4 天制。（ 3） 每月最晚不能超過28 號將下月休假表部門主管

9、核查無誤轉店內最高主管審核。審核通過，影印3 份：一份月底轉后勤人事方便后勤作業；一份轉店內最高主管存差；一份公告排班。（后續分公司成立后，后勤人員每月休假表轉存總部，方便溝通。）二、統計轉正人員名單1 ）每月整理人員入職狀況及部門主管工作評核，（人事專員每月25 日與后勤部門主管確認，部門轉正名單）確認有沒有可以轉正人員。后勤人員轉正操作，需部門主管認可后方可執行簽訂正式勞動合同，并于當月繳交保險動作。2）填寫人員轉正需求單。三、核對人員入職日期四、薪資核算作業五、后勤人員編制稽核注意：后勤職能體人員入職試用期為3 個月，3 個月內考核無法勝任該工作的，約談勸離。填寫約談記錄，雙方簽字留存。

10、有表現比較突出的，參考部門主管建議可以提早轉正。注意：每月轉正人員的轉正單必須由部門主管簽字確認。備注每月轉正人員名單請制表每月30 日前電子檔傳總部人事主管存查，轉正申請單部門主管簽字后傳真/ 掃描 （均可）總部人事主管存查，正式版本勞動合同每月10 日將上月整理完畢的所有合同寄總部存查，分公司留存復印件即可。（僅限后勤人員）相關銷售人員的銷售代理人合同需留分公司存查即可，傳真 /掃描件傳總部人事存查。1. 每月整理員工積假未休狀況5 日前公告員工知悉。2. 后勤人員每月于26日前部門主管級會議-將本月行政工作考核記錄由各部門主管打分完畢的記錄統計分數（計算薪資的依據）；3. 后勤人員薪資核

11、算根據每月指紋出勤記錄及微信考勤記錄計算薪資；4. 銷售人員傭金核算由財務部單獨執行；5. 人事專員薪資核算完畢后，將薪資表交由人事主管審核，無誤后交由財務人員核發。 （最晚10 日前繳交，以免影響人員薪資15 日準確核發）6. 分公司薪資核算完畢于12 日前轉總部人事主管處，存查。1. 分公司整理后勤及銷售人員編制轉總部人事主管，存查合理值。D）其它工作要領內容注意事項一、新人報到）后勤人員培訓期為3 天， （無薪培訓）結訓日與人事專員確認入職任用資料所有內容，并登記新人入職日期等基本資料，登記造冊，以便后續作業，錄入指紋。）入職需繳交內容包括：人事資料卡、身份證（復印件/ 必須復印2 面）

12、 、相片2 張、學歷證復印件（原件要審核查看）、培訓協議、試用期協議、保密協議、崗位責任書、暫住證復印件、試用期協議的簽收單。）追蹤證件繳交（暫住證等），越期一周內不繳交者，不予錄用。）針對銷售人員的招募工作，人事協助招聘，相關后期培訓及提成分配由各銷售隊長根據公司制度單獨培訓。二、轉正、獎懲作業）現場人員轉正，直接填寫人員轉正申請單（每月工作事項的二核對人員入職日期中的要求）。）員工獎懲直接上簽呈的方式回報部門主管審批，審批后由人事出通知，轉總部公告，檢討。分公司獎懲一并執行后，電子檔轉總部人事主管。）所有獎懲的明細，均須經部門主管簽名或由職務代理人簽名復核方可生效。三、后勤離職人員作業A.

13、 人員正常離職者1） 填寫離職單轉回人事部，當日收回各使用柜鑰匙，遺失損壞者依規定賠償；自該員薪資中扣除。公司對員工提出辭職申請時間規定如下：專員級（不含財務單位人員）一般提辭時效十五日前；部門主管級及所有財務人員一般提辭時效三十日前。2） 請注意針對正常離職員工在職滿1 年以上離職時，目前執行時，請班次將該人員產生的剩余積假一次休完后，方可正常離職。（并于填寫離職單當日與人員協商清楚）分公司離職單按月（連同該人員的勞動合同復印件一并，比照勞動合同的轉寄時間）一并轉寄總部人事，協助監管。B. 未依規定離職者1）當日轉回離職單至人事部，并檢查有無交回使用柜鑰匙，違者依規定扣款。2） 離職單應于三

14、日由各部門轉回人事，否則會導致勞健保作業之延誤。3） 曠離人員離職單由部門主管代填寫，轉人事部，后由人事部門向該員工常駐地發離職通知單，隔周再發一次（2 次寄發資料全部公司和離職單一并保留，以免后續發生勞動爭議。）分公司人員曠離一并方式處理，所有處理完畢資料一并轉寄總部。* 離職日當日仍須到班。（需在簽訂離職單時，提醒員工）所有人員離職原則需做約談記錄。約談清楚請人員簽名，避免造成爭議。（分公司轉寄信件時，麻煩附明細清冊，信件簽收時，人事負責人將明細核對完畢后，簽字確認將簽字確認好的明細清冊，掃描后傳分公司，存查依據，以免出現漏轉或者丟失現象）二、 人員溝通及勸退.1. 每月人事專員應先排定約

15、談計劃 針對各部門人員（約談包括：例行性約談、臨時性約談）在約談前需做好充分準備，針對近期表現圍繞一個重點展開約談可提前將約談記錄中的部分內容填寫清楚， 方便約談時失去重點，影響效率。（有必要時可請部門主管協助約談）2. 約談技巧 多嘗試不同的方法，每個人狀況不同，需要多花時間和精力去了解你的被約談對象，通過平時的溝通了解其個性與接受尺度，方便調整技巧。需要多看類似方面的書籍多積累方法。約談注意事項：a 眼神； b 肢體動作；c 注意聽員工；d 重點明確；e 拉近距離；f 切忌離題太遠把握約談重點；g 給出適當的建議；（具體事例）可以用自身的真實案例；h 聲音大小、語氣；i 結尾很重要；j 切

16、忌變成一言堂；（尋找和創造共同語言）3. 每次約談應填寫員工約談記錄表，需注意追蹤改進日期并存檔。而約談的目的是促進管理者與員工達成共識的橋梁，并為彼此協商之承諾做為努力之目標，約談的對象為有重大違規者，或有表現優異者。所以與員工溝通約談不但可以激勵員工、留住員工、而且平時約談記錄保存，可防范將來因勞資糾紛時，可實時提供最好的左證數據。4. 約談時注意事項：A 約談時應注意時機、地點的安排，讓被約談者有被重視的感覺，且認為透過約談能確實幫助他們的工作質量。B 約談地點要找一個比較安靜的地方，若選擇帶窗房間，注意約談者務必安排坐在被隊窗的位置以免情緒或約談思路中斷。三、公文收發管理所有通知皆需布

17、達全員知悉，以傳達公司訊息并注意發文日期、單位、須執行細則、公告期限、保存期限及后續分類歸檔處理。1、發文流程通知總部發文后，轉總經理簽核后，由人事編寫文號后將原文存檔，復印件轉分公司及總部公告每位員工知曉。簽呈各部門主管專員 / 分公司發文后，轉部門主管/ 分公司最高主管批示，轉總部人事，由總部人事編寫文號后需由總經理簽核的由總經理簽核，后歸檔，并轉為通知，轉部門或分公司，公告于分公司或者總部每位員工知曉。 (財務公關卓業等內部作業事宜不發通知，直接歸檔)2、公文的定期整理過期的撕毀。公文保管標準表格保管時間人力增補表(S2.0-00-01 )隔季消毀應聘履歷表(S2.0-00-02)未錄取

18、人員按月消毀，錄取人員入人事檔案中人事資料卡(S2.0-00-03)轉總部人事入人事檔案轉正申請單(S2.0-00-04)轉總部人事入人事檔案保證書(S2.0-00-05)轉總部人事入人事檔案解除保證書聲名(S2.00-00-06)轉總部人事入人事檔案保密協議(S2.0-00-07)轉總部人事入人事檔案勞動合同期滿通知書(S2.0-00-08)轉總部人事入人事檔案解除勞動合同通知書(S2.0-00-09)轉總部人事入人事檔案請假 / 調假 /取消休假單(S2.0-00-10)每月訂在卡表后積假申請/使用單(S2.0-00-11)轉分公司/ 總部人事保留12 個月職工辭職申請書(S2.0-00-17)轉總部人事入人事檔案辭職手續單(S2.0-00-18)轉總部人事入人事檔案指紋打卡相關電子記錄保留12 個月簽呈 / 通知(總公司保管)保留12 個月/ 在職培訓操作1、新員工入職培訓員工入職后(針對銷售/ 內勤人員)均需接受公司全面理念性教學公司簡介、 公司文化、 總部對口單位了解公司主營設備專業知識即需經過新人第一天的統一培訓過程，第一天結束后第二天后勤職能體歸由部門經理安排實踐工作事項，銷售體由其隊長開始教授相關銷售方面具體職能工作。