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文檔簡介
1、云南建設基礎設施投資股份有限公司項目投融資檔案管理辦法(暫行)2016年4月1目的為適應公司經(jīng)營發(fā)展,規(guī)范公司項目檔案管理,確保投融資部項目檔案在未來較長的期限內妥善保存,方便公司領導、業(yè)務部門及其他資料需求方對文件資料的查閱,特訂立本制度。2適用范圍本辦法適用于涉及投融資的各類業(yè)務,從項目立項申報至項目結束期間產(chǎn)生的各類項目紙質記錄及電子檔案材料的建立和管理。3術語和定義3.1 項目檔案:包括但不限于投融資業(yè)務過程中形成的投資項目立項申請、立項申請批復、盡職調查報告、可行性研究報告、項目融資方案、投資風險評估報告、投資能力評估報告、評審意見書、班子會決議、董事會決議及其他項目管理等資料,按照
2、要件類、決策類、其他類分類匯集、立卷并歸存后形成的資料。3.1.1 要件類檔案:指公司與外部相關方(含集團內部其他平臺公司)之間為開展業(yè)務而形成的完整、真實記錄權利義務的相關審批文件、合同、協(xié)議、收付款憑證、往來函件的全部復印件匯集、立卷并歸存后形成的資料。3.1.2 決策類檔案:指集團及基投公司內部對項目決策形成的,包括但不限于投資項目立項申請、立項申請批復、1/7盡職調查報告、可行性研究報告、項目融資方案、投資風險評估報告、投資能力評估報告、評審意見書、班子會決議、董事會決議等內部審批文件匯集、立卷并歸存后形成的資料。3.1.3 其他檔案:業(yè)務主辦部門在盡職調查過程中取得的與項目最終方案編
3、制有關的客戶信息資料和項目資金投放后管理過程中形成的巡訪記錄、項目總結、會計報表、審計報告以及其他不適合歸入要件及決策類資料的文件匯集、立卷并歸存后形成的資料。4管理職責4.1 公司事業(yè)部、風險控制部、財務部等職能部門:負責在項目公司成立前將各自部門職責范圍內的立項申請、立項申請批復、盡職調查報告、可行性研究報告、投資風險評估報告、評審意見書、班子會決議、董事會決議等資料收集、分類并及時歸集至投融資部,并對相關資料的真實性、完整性負責。4.2 項目公司:在項目公司成立后,負責將與項目相關的合同、協(xié)議、備忘錄等資料收集、整理、分類及時歸集至投融資部,并對相關資料的真實性、完整性負責。4.3 投融
4、資部:負責點驗接收、編目立卷事業(yè)部、風險控制部及項目公司移交的項目檔案并在此基礎上對其進行日常管理,負責收集、整理公司與金融機構之間簽署的2/7授信協(xié)議、貸款合同、合作備忘等資料并對其進行日常管理。5建檔原則5.1 及時、完整、真實、有效原則。業(yè)務部門要及時立卷、移交項目資料,并保證項目全過程資料的真實和證據(jù)鏈的完整性;部門各類檔案原則上存放原件;對于無法取得原件,在不影響我公司權益的情況下,可以存放復印件。5.2 保密性原則。業(yè)務項目檔案涉及利益相關方及本公司的秘密,項目組人員、檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。5.3 規(guī)范管理原則。投融資部檔案管理是公司檔案管理體系
5、的一部分,投融資部應積極配合檔案管理部門進行規(guī)范化管理。5.4 一項一檔原則。按照集團的每一個立項批復(含同一項目的補充批復)實施的經(jīng)營業(yè)務為單個項目,以單個項目為單位逐項建檔。5.5 分類立卷、并列存放原則。項目檔案按照要件類、決策類和其它類分類整理、匯集、立卷;同一項目的不同類別檔案按照要件類、決策類、其他的次序在同一個檔號下存放,采取不同編號、分類管理。6建檔要求和流程3/76.1 建檔范圍:6.1.1 正式立項的項目無論是否付諸實施均應建檔。6.1.2 對于未取得立項的項目,其相關資料可不按照本辦法建檔,由投融資部自主決定是否立卷或自行立卷。6.2 項目檔案的分類和包含的主要資料:項目
6、資料建檔后分為要件類檔案、決策類檔案和其他檔案,對應的資料分別為要件類資料、決策類資料和其他檔案資料。6.2.1 要件類資料主要包含:項目實施前期簽署的合作協(xié)議、合作備忘錄,交易對手單方提由的申請書或合作意向書,各方由具的承諾函(包括我公司對外由具的)等;項目合同:包括但不限于對外簽署的框架協(xié)議、合同章程、股東協(xié)議、合作協(xié)議、PPP合同、融資合同;除財務部門作為原始憑證入賬以外的項目資金收付款憑證,包括付款憑證、保證金憑證、收款憑證以及第三方代為還款的證明文件等,如上述憑證僅有財務部門入賬聯(lián)而沒有業(yè)務部門留存聯(lián)的,可以復印件存檔;項目實施過程中與交易對手等利益關聯(lián)方之間的往來信函、催款函、諒解
7、函等;項目實施過程中關于變更合同的法律文書、相關授權(委托)文書。6.2.2 決策類資料主要包含:項目立項相關文件:立項申請、立項批復等;項目可研、盡調相關文件:盡職調查報告、可行性研究報告、項目融資方案、投資風險評估報4/7告等;項目評審決策相關文件:項目評審意見、班子會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、報國資委備案審批資料、國資委批復意見等。6.2.3 其他檔案資料主要包含:法律部門由具的各類方案、報告及合同等內容的審查意見;項目后續(xù)管理中收集的企業(yè)財務報表、審計報告;項目實施情況的報告及后續(xù)巡訪記錄;項目審計報告、風險排查報告等;貸款提款審批表。6.3 多余的重復資料原則上不入檔,對于遺失后
8、可能產(chǎn)生風險的資料,可以按類存放在案卷最后。6.4 建檔程序:主要包括項目資料的收集、整理、分類、立卷、編目(項目資料分類目錄)、跟進審計、移交、歸檔入庫等。移交之前的工作主要由項目公司負責。6.4.1 項目資料的收集和分類整理:自項目正式取得立項批復后即開始按照要件類、決策類、其他類收集和分類整理項目資料。6.4.2 項目資料立卷:投融資部負責項目資料的分類立卷。完成立卷后的項目資料稱為項目案卷。(1)項目公司根據(jù)項目實施的進程區(qū)分不同類別的資料進行分類立卷,編制項目資料分類目錄。目錄應該記錄資料的序號、資料名稱或內容、單份項目資料的頁數(shù)、文件日期和備注等內容。5/7(2)各類別項目資料按照時間先后和邏輯順序立卷;相同時間按重要性次序立卷;主合同在前、從合同在后,衍生的相關憑據(jù)和手續(xù)次后。6.4.3 檔案編目:按照項目檔案類別編制項目資料分類目錄,對項目資料每一頁按照前后次序編寫頁碼,頁碼可以按照下面的方式編排:如單份項目資料在該類資料目錄中的序號為L、單份資料共M頁,則第N頁的編碼為L-N/M,相應地該份資料可在項目資料分類目錄中的“頁數(shù)”欄中填寫“M'。根據(jù)一個類別各項資料的頁數(shù)總和在該類資料目錄中填寫該類資料的總頁數(shù)。7項目檔案的查閱和提取7.1查閱和
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