1、信息交流溝通控制程序文件編號(hào)：頁(yè) 碼：3 / 3版本狀態(tài)：0.0制定部門(mén)：品保部制定日期： 2019/3/101 目的規(guī)范BCM管理體系信息的收集、傳遞、交流、反饋、處理，對(duì)內(nèi)促進(jìn)各部門(mén)、各單位之間的業(yè)務(wù)溝通內(nèi)容、溝通時(shí)機(jī)、對(duì)象，對(duì)外促進(jìn)與相關(guān)方之間的信息交流和協(xié)調(diào)溝通，促進(jìn)體系的持續(xù)改進(jìn)。2 范圍適用于組織內(nèi)部信息傳遞與處理、與外部各方信息的交流和處理。3 術(shù)語(yǔ)和定義管理體系：BCM 管理體系等相關(guān)方：包括顧客、供方或合作伙伴、股東、員工、社會(huì)團(tuán)體等。4 職責(zé)4.1 品保部負(fù)責(zé)管理體系的方針、目標(biāo)、要求及實(shí)施、貫徹狀況的溝通及內(nèi)部審核、管理評(píng)審、外部審查信息的發(fā)布、交流，重要的過(guò)程以及與外界

2、進(jìn)行信息交流、溝通，并負(fù)責(zé)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)體系運(yùn)行中的重要事項(xiàng)。收集存檔和回應(yīng)來(lái)自相關(guān)方的信息。4.2 營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)的信息管理、內(nèi)部外部溝通、聯(lián)絡(luò)等。與客戶端聯(lián)系,獲取最新的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)要求。4.3 管理部負(fù)責(zé)與政府機(jī)關(guān)、環(huán)保局等部門(mén)保持聯(lián)系溝通及時(shí)做信息交流記錄表4.4 其它部門(mén)配合實(shí)施溝通過(guò)程。5 內(nèi)容及要求5.1 溝通內(nèi)容信息的分類：5.1.1 外部信息工信局、安監(jiān)局、環(huán)保局、政府機(jī)關(guān)、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查結(jié)果反饋的信息。政策、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息，如信息安全等。相關(guān)方的信息及投訴等 其他外部信息，如各部門(mén)直接從外部獲取有關(guān)BCM安全等方面的信息5.1.2 內(nèi)部信息正常信息，如方

3、針、目標(biāo)、指標(biāo)、檢查記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行時(shí)的其它記錄等。 不符合信息（含潛在的），如管理體系內(nèi)部審核的不符合等。緊急信息，如發(fā)生環(huán)境事件、安全事件、火災(zāi)、洪澇災(zāi)害等情況下的信息記錄。其它內(nèi)部信息，如培訓(xùn)記錄、職工建議、管理層對(duì)管理體系的各項(xiàng)批示等。5.2 信息的收集時(shí)機(jī)5.2.1 外部信息的收集與溝通1）品保部負(fù)責(zé)匯總登記各類政策、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息，具體按法律法規(guī)及相關(guān)方要求控制程序執(zhí)行。在合適的情況下，管理部與政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，在中斷事件發(fā)生時(shí)，確保多個(gè)響應(yīng)機(jī)制和人員之間能夠共同協(xié)作。2) 營(yíng)業(yè)部負(fù)責(zé)匯總內(nèi)外部業(yè)務(wù)、檢查方面的信息，發(fā)生中斷事件時(shí)，并及時(shí)反饋有關(guān)部

4、門(mén)進(jìn)行處理；確保溝通手段的可用性。3）各歸口職能部門(mén)進(jìn)行溝通，相關(guān)方反饋的信息，由對(duì)應(yīng)主管部門(mén)按信息交流溝通控制程序，填寫(xiě)信息交流記錄表傳遞給相關(guān)部門(mén)處理。5.2.2 內(nèi)部信息的收集1）正常信息的處理：各部門(mén)依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息，品保部按應(yīng)急準(zhǔn)備響應(yīng)管理程序規(guī)定傳遞組織的方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案、內(nèi)部審核結(jié)果、管理評(píng)審結(jié)果、法律法規(guī)等信息。2）不符合信息（含潛在信息）的處理詳見(jiàn)不合格糾正措施控制程序。3）緊急的環(huán)境、安全方面的信息處理，詳見(jiàn)應(yīng)急準(zhǔn)備響應(yīng)管理程序。4）其它內(nèi)部信息，提供者可填寫(xiě)信息交流記錄表反饋給有關(guān)部門(mén)分析、傳遞、跟蹤、驗(yàn)證。5.2.3 當(dāng)信息反饋部門(mén)收集的信息涉及到中斷時(shí)，應(yīng)及時(shí)向協(xié)理報(bào)告。5.3 溝通方式一般有職工代表大會(huì)、體系管理評(píng)審及內(nèi)部審核、業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、安全例會(huì)；方針目標(biāo)宣傳、人員培訓(xùn)、各類文件的發(fā)布實(shí)施；各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；合理化建議改善、與組織有關(guān)的手冊(cè)、公告欄，組織內(nèi)部局域網(wǎng)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸；各部門(mén)各單位與相關(guān)方的溝通、滿意度調(diào)查評(píng)估分析以及其它各種相關(guān)交流活動(dòng)。在正常通信中斷時(shí)，采用以上的備選方式進(jìn)行操作和演練測(cè)試。5.4 存檔信息資料保管 歸口部門(mén)需將所有信息資料存檔并保存三年。特殊要求的依存檔信息控制程序5.3.9執(zhí)行。5.