1、電算化系統管理辦法目錄第一章總則第二章會計電算化系統崗位責任制度第三章電算化的實施第四章會計電算化系統操作管理制度第五章會計電算化系統軟、硬件管理制度第六章會計電算化系統會計檔案管理制度第七章附則電算化系統管理辦法第一章總則第一條為推行公司管理現代化、自動化，提高財務會計工作效率，加強電算化管理，特制定本辦法。第二章會計電算化系統崗位責任制度第二條核算系統人員分工為適應會計工作電算化后會計工作重點的轉移和崗位的變動， 需要對財會人員的工作內容和任務以及相互分工做出調整。會計人員工作崗位劃分為 : 會計主管、系統管理員、系統操作員、制單、復核及審核、會計報表、檔案管理、出納。以上崗位中系統管理員

2、不得兼管出納工作、出納人員不得兼任操作人員。第三條核算系統人員組成核算系統由系統管理員、會計電算化操作員、數據審核員和會計管理員組成。（ 1）系統管理員：負責核算系統運行環境的建立，組織協調系統的日常運行操作，提出軟件修改的意見； 發現和解決操作故障， 及時糾正數據差錯； 負責檢查和督促系統各類人員的工作， 負責系統的安全保密工作；負責對系統硬件設備的檢查及故障處理工作，確保系統的正常運行，負責數據及程序的正確性和適應性的維護。發生不可處理的錯誤，應及時與銷售單位技術人員取得聯系，及時解決發生的錯誤。一般由計算機專業人員負責。（）會計電算化操作員：負責所分管的財會工作，做好分管的原始憑證的匯集

3、和記帳憑證編制及預處理工作。負責審查輸入憑證的預處理，整理輸入憑證、編制記帳憑證、進行核算工作。負責系統的操作運行，負責數據登錄、打印各種帳表數據，嚴格遵守操作規程，并負責數據正確性的校核，發現故障應及時報告系統管理員。同時應做好會計數據的備份。由具有合格證的會計人員負責。（）審核員：負責對輸入憑證的代碼及數據的完整性和正確性的審核，保證輸出帳表數據的完整性和正確性。由不是輸入憑證的另一人負責。（）會計檔案管理員：負責存檔數據軟盤、程序軟盤、帳表、憑證和各種資料的保管工作，做好軟件、數據及資料的安全保密工作。作好會計數據的備份工作。（） 會計主管和出納員的職責與手工方式下的職責一樣，區別在于必

4、須對會計電算化比較了解，并充分利用會計電算化提供的各種會計資料。第四條會計電算化系統各類人員崗位責任制（ 1）系統管理員責任制 負責會計電算化系統的日常管理工作，監督并保證系統的正常運行，做到合法、安全、可靠、可審計的要求。在系統發生故障時，應及時到場，并組織有關人員盡快恢復正常運行。 定期檢查軟、硬設備的運行情況；負責系統運行中軟、硬件故障的消除工作；負責系統的安裝和調試工作；按規定的程序實施軟件的完整性、適應性和正確性的維護。協調本系統各類人員之間的工作關系。 檢查會計憑證的預處理工作，確保各類輸入數據符合系統的要求。 負責計算機輸出帳表、憑證數據的正確性和及時性檢查工作。 負責本系統各有

5、關資源（包括硬件設備、軟件、數據及文檔資料等）的調用、修改和更新的審批手續。負責本系統運行的安全性、正確性、及時性檢查工作。 做好本系統操作運行情況的總結工作，并提出更新軟件或修改軟件的需求報告。 負責本系統各類人員的工作質量考評，并提出任免意見。完善現有的管理制度，并制定崗位責任與經濟責任考核制度。（）會計電算化操作員責任制 負責本系統的數據登錄、數據備份和輸出帳表的打印工作。嚴格按照輸入憑證做好數據輸入操作，輸入完畢進行自檢核對工作，核對無誤后交審核員復核；在輸入操作中，如發現輸入憑證有疑問或錯誤時， 應及時向系統管理員或專職會計員反映， 不得擅自作廢或修改；發現輸入數據與憑證不符時，應按

6、憑證數據予以修正。嚴格按照系統操作說明進行操作。 當天的日記帳數據，做到當天登錄。登錄后即打印出當天的帳表，做到當日帳當日清。日記帳輸入應做好日清，在月末應將核對無誤的明細帳和科目匯總表打印輸出。 月末打印系統所有的明細帳、總分類帳、會計報表和自動轉帳憑證。 每次操作完畢，應及時做好各類備份數據和存檔數據。注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數據應妥善保管。 系統操作過程中發現故障，應及時向系統管理員報告，并做好故障記錄和上機記錄等事項。（）審核員責任制 負責憑證數據的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規范性和數據的正確性。 負責輸出數據正確性的審核工作。 對不真實、不合法、不完

7、整、不規范的憑證，退還各有關人員更正、補齊后，再行審核。 對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據不予簽章確認。（）會計檔案管理員責任制 負責本系統各類數據軟盤、系統軟盤及各類帳表、憑證、資料的備份和存檔保管工作。 做好各類數據、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。 按規定期限，向各類有關人員催交備份數據及存檔數據。（）專職會計員責任制 按分管的內容匯集材料收發、領退單、 銷售發票、 工資變動及停止發放等各類單據。 在規定的期限內，根據原始憑證準確編制會計記帳憑證。 編制會計憑證應符合財會制度的要求。做到內容完整、數據正確；代碼要合法、恰當、摘要應簡明規范。 如果專職會計人員兼會計電算化

8、系統操作員，則應遵守會計電算化系統操作員的責任制。第三章電算化的實施第四條領導與組織為搞好公司會計電算化工作， 公司成立一個臨時性的會計電算化領導小組， 負責對會計電算化工作的組織、領導、監督和協調，可由總經理或財務副總經理親自領導。公司成立會計電算化實施小組， 具體負責會計電算化實現工作。 該小組主要由財務會計人員和計算機專業人員組成，負責人由財務主管擔任。在完成會計電算化任務后，小組撤銷。當本公司缺乏計算機專業人員，或專業力量較弱時， 可聘請外部專家、 顧問參與咨詢。第五條規劃會計電算化工作應按一般投資項目的工作規程，進行可行性分析。實施小組應提交編制好的可研報告，報領導小組審批。電算化會

9、計信息系統開發須遵照軟件工程的生命周期法進行，開發方案須經領導小組批準。領導小組重點審查電算化會計信息系統開發的費用預算。費用主要包括電腦硬件及輔助設備的購買、升級或添置，軟件開發或購買，人員培訓，調研論證，甩手帳的轉制費用。為加快公司會計電算化速度， 公司可外購商品化會計軟件， 或接受上級主管部門推薦的行業性通用軟件。第六條基礎工作整理(1) 做好手工會計業務數據規范化工作。重新核對各類憑證、帳簿，做到帳證、帳帳、帳實相符。對其中的留問題、差異，調整到最低水平。清理往來帳戶和銀行帳戶。對串戶、未達帳項、呆帳和壞帳及時核銷或沖銷。（ 2）做好各類帳證表資料格式規范化工作：混亂、歷史遺劃分保留和

10、修改的內容；對部分會計資料格式重新設計或修改；記帳憑證摘要欄進一步規范，簡明扼要。（ 3）將會計核算程序化：事先確定錄入、審核、記帳等數據傳遞次序；規定操作員執行數據傳遞次序的時間責任。（ 4）其他需要重新確定的工作：各種會計核算方法；成本核算方法；折舊計提方法；工資提取與發放辦法第七條制度調整在電算化后，會計核算制度應作調整：會計科目保留漢字會計科目名稱，一級會計科目編碼符合會計準則要求：出納員、程序員不得兼任憑證錄入工作，不得進行系統操作；現金、銀行日記帳可用活頁式帳頁，并按天打印；一般帳簿可根據工作需要， 按月、季、年度打印， 業務量較少的帳簿可滿面頁打印；在所有記帳憑證數據已存于電腦條

11、件下，用總分類帳戶本期發生額對照表替代總分類帳；在記帳后如發生憑證錄入錯誤，應使用“紅字”沖帳法予以糾正，編制補充登記或負數沖銷憑證，重新修改。第八條運行驗收（ 1）對會計軟件試運行。主要工作有：初始化。各類會計基礎數據和歷史數據的輸入。手工與計算機處理結果的雙向對比與檢驗。電算化內部管理制度的建立。（ 2） 手工與計算機處理結果的雙向對比與檢驗的主要內容：各種核算方法的正確性的檢驗，發生偏差及時調整。科目體系的正確性的檢驗，看其是否適應核算、報表、管理和會計制度的要求。操作熟悉程度的考查或操作失誤的糾正。 發生差錯時如屬人為原因， 確定責任人，及時糾正其習慣性操作錯誤和會計處理錯誤。會計軟件

12、程序錯誤或業務處理錯誤的糾正，必要時通知有關人員及時修改、完善。（ 3） 試運行期間，手工與計算機會計核算兩套系統并行運行，本階段前期以手工方式為主，后期以電算為主。此間合法的憑證仍為手帳憑證。（ 4）試運行 3 個月以上的，如兩套體系檢驗一致，則可提出驗收申請。（ 5）按照財政行政管理部門規定的會計電算化驗收標準和程序，準備相關驗收材料，向有關主管部門申請驗收。（ 6）在驗收合格后，公司會計系統正式甩掉手帳，而用電腦軟件運行。實施小組做好文件、資料的收集、整理和歸檔等善后處理多余。第四章會計電算化系統操作管理制度第九條系統使用管理（）為保證會計電算化系統的安全可靠運行, 必須對系統的操作使用

13、做出嚴格的控制。（）在會計電算化系統投入運行前 , 由系統管理員確定本電算化系統的合法有權使用人員及其操作權限 , 并報單位主管審核批準后在系統內授予其使用權。運行中需要增減使用人員 ,按同樣手續辦理。（）對各使用人員明確劃分使用操作權限,形成適當的分工牽制,健全內部控制制度。（）本會計電算化系統原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。（）設立“計算機使用登記簿”，任何人均須登記方可用機。（）任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作， 不允許隨意增刪改數據、 原程序和數據庫文件結構。（）出納人員不允許進行系統性的操作。（）操作人員應嚴格在規定范圍內對系統進行操作，負責數據的輸入、運算、記

14、帳和打印有關帳表。（）存檔數據、軟盤、帳表和文檔資料等由系統管理員按規定指派專人統一復制、核對和保管。（）系統管理員必須做好日常檢查監督工作,發現不規范使用應及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發生。第十條上機操作規程（）操作人員必須是合法有權使用人員,經過培訓合格并經系統管理員正式認可后,才能上機操作。（）操作人員上機操作前后,應進行上機操作登記,必須填寫真實姓名、上機時間、操作內容，供系統管理員檢查核實。（）操作人員上機前應做好各項準備工作,盡量減少占用機器時間,提高工作效率。（）操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意泄露 ,密碼要不定期變更。（）操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或

15、擅自上機操作。（）操作人員應嚴格按照憑證輸入數據，不得擅自修改憑證數據（專職會計員，則應保證輸入的數據與憑證數據的一致性） 。如發現差錯，應在輸入前及時反映給憑證編制人員或系統管理員。已輸入計算機的數據，在記帳前發現差錯，可按憑證進行修改，如在記帳后發現差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機內，任何人不能隨意修改帳目。（）每次上機工作完畢后都要作好工作備份，以防發生意外事故，備份的數據軟盤，應由財務處保管，下次上機備份要與機內數據復核無誤后方可開始運行。（）在系統運行過程中 , 操作人員如要離開工作現場 , 必須在離開前退出系統 , 以防止其他人員越權操作。（）任何人如有偽造，非法涂改變更

16、，故意毀壞命令程序、數據文件、帳冊、軟盤等行為，依照會計法 ，將受到行政處分，情節嚴重的要追究法律責任。第十一條帳務處理程序（ 1）帳務系統初始化 : 在初次建立會計電算化系統時 , 需要進行系統初始化工作 , 在會計主管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內容的設定。（）帳務系統更改：系統正常運行期間，任何對帳務系統的修改變動，必須得到會計主管的批準。（）日常帳務處理： 憑證處理 :會計電算化系統輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規定編制，對不真實、不合理的原始數據、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始數據和憑證

17、應予以退還，并要求更改和補充。為適應會計電算化系統的正常運行，編制記帳憑證還必須做到：、機制記帳憑證的編制：機制記帳憑證是指各子系統輸入原始憑證（如銷售原始發票和銀行收款憑單）由計算機，按有關規定編制并打印的記帳憑證。機制記帳憑證直接通過機內程序轉到帳務處理系統進行記帳、編報表等業務處理。機制記帳憑證編制前，要認真審核原始憑證的合法性、正確性， 輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數字準確無誤。 打印出的機制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財務部負責人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。、手工記帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會計人員根據原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑

18、證。手編記帳憑證需通過帳務處理系統用鍵盤輸入。手工編制記帳憑證包括：現金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉帳憑證。手工編制的記帳憑證必須做到：a. 原始憑證必須是合法憑證。經濟業務內容、摘要應規范化，措詞要確切，其中標準摘要按規范填寫正確。b. 帳戶使用正確。c. 借貸方金額相等。d. 原始憑證同記帳憑證金額一致。e. 轉帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目代碼。對會計分錄的摘要內容必須唯一，即：一種摘要內容，只能對應一個最細的明細科目，據此確定其隸屬于那一個一級、二級、三級科目。要求摘要內容簡潔、扼要，用盡量少的字表達出該筆業務的內容。凡能歸入標準摘要的業務內容， 應盡量的使用標準摘要。 對

19、于新的業務內容可按上述原則編寫新的標準摘要，并注明所對應的科目名稱及科目代碼。、記帳憑證編號必須連續。 編號間斷時應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因并簽字蓋章。、現金日記帳和銀行日記帳可以由機器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便，出納人員可以自設備查輔助帳。 記帳憑證的審核與保管、記帳憑證必須經憑證審核員嚴格審核無誤后方可進行登帳處理。、操作員每輸入一張憑證，結束前要自審一次無誤后再按結束鍵。、輸入計算機的憑證、單據應由制單人、審核員、記帳員、財務部負責人簽字后方為有效憑證。、已輸入的憑證應在輸入操作完畢裝訂成冊后，交會計檔案資料保管員存檔保管。、同一張憑證，制單和復核不能是同一個人。

20、帳表打印和結帳:、現金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應與出納庫存現金核對無誤。、銀行余額調節表每月打印一次。、科目匯總表、總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。、在結帳前按有關規定做好當月各類帳務數據和報表的備份工作。、月底，以上工作正確完成后，由系統管理員進行結帳，系統自動生成下月期初余額。、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案保存。 會計報表、單位應根據帳簿數據準確編制或由計算機自動生成會計報表。 帳表之間的數據必須銜接一致。、會計報表、計算表、分析表，按各核算子系統及管理要求和時間打印輸出，經有關財會負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。、單位上報會計主管部門的會計報表格

21、式與要求，按會計主管部門的統一設計和布置。、單位必須以軟盤和書面形式上報報表， 軟盤和書面報表的數據必須一致， 書面報表必須由機器打印并按規定由有關人員簽字蓋章。第五章會計電算化系統軟、硬件管理制度第十二條系統管理制度（）財務用計算機應做到專機專用，最好不要做其它工作。（）除被允許操作財務軟件的人員和系統管理員外，其他人未經允許不得用機。（）每次用計算機必須使用不間斷電源 (UPS), 以避免意外斷電造成核算數據丟失影響系統運行。（）計算機禁止用外來軟盤，堅決禁止在計算機上玩游戲，以防止計算機感染病毒。（）有上、下級單位送來的數據盤，在使用前，必須做好查病毒工作。（）計算機發生故障應及時維護。

22、如果沒有能力維修，應及時與銷售計算機的單位取得聯系。（）財務軟件運行中發生錯誤時，應及時排除，如無法處理，應及時與財務軟件銷售單位取得聯系以便及時解決問題。第十三條系統維護為保障電算化系統的正常運行，需要進行經常性的系統維護，其任務主要包括：（）對系統硬件設備的日常檢查和維護，以保證系統的正常運行。（）在系統發生故障和出現異常時，排除和恢復運行。（）在系統擴充時，負責安裝、調試，直至運行正常。（）在系統環境發生變化時，隨時做好適應性的維護工作。（）系統中的會計數據需要每天進行備份。第十五條系統硬件維護（）一般情況下每周應全面檢查一次計算機硬件系統，并做好檢查記錄。（）在系統運行過程中，出現硬件

23、故障，及時進行故障分析，并做好檢查維修記錄。（）在設備更新、擴充、修復后，由系統管理員與維護員共同研究決定，并由系統維護人員實施安裝和調試。第六章會計電算化系統會計檔案管理制度第十六條單位的會計檔案包括貯存在磁盤 ( 軟盤和硬盤 ) 上的會計文件和會計憑證、 會計帳簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。1 、數據資料管理與保密機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。（）現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。現金收付業務要做到當日業務當日清。 現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤后當日輸入計算機并打印出現金日記帳頁，審核后交

24、現金出納人員核對現金庫存， 相符后出納員及主管負責人在帳頁上蓋章， 按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印， 年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。（）銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。 有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證， 當日輸入計算機并打印銀行日記帳， 以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。現金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。（）轉帳憑證的輸入、輸出與保管轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。 機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。（）科目匯總表、帳簿打印時