1、信息工作信息工作 6.1 6.1 信息工作概述信息工作概述 6.2 6.2 信息工作程序圖信息工作程序圖 6.3 6.3 信息的收集與整理信息的收集與整理 6.4 6.4 信息的傳遞與存儲信息的傳遞與存儲 6.5 6.5 信息的開發與利用信息的開發與利用 6.6 6.6 信息的反饋信息的反饋 6.7 6.7 技能訓練技能訓練教學目的 通過通過本模塊的本模塊的學習，學習， 熟悉信息工熟悉信息工作的基本程序，能夠運用多種方法收作的基本程序，能夠運用多種方法收集信息及對信息進行系統整理、有效集信息及對信息進行系統整理、有效傳遞、有序存儲、開發利用，掌握信傳遞、有序存儲、開發利用，掌握信息利用服務的方

2、法并做好信息服務工息利用服務的方法并做好信息服務工作。作。 教學重點與難點1 1、教學重點、教學重點信息工作的程序與方法；信息工作的程序與方法；收集信息的渠道和方法；收集信息的渠道和方法；信息整理工作；信息整理工作；傳遞信息工作；傳遞信息工作；信息利用與反饋工作。信息利用與反饋工作。2 2、教學難點、教學難點信息工作的程序與方法；信息工作的程序與方法；信息工作案例分析；信息工作案例分析；技能訓練。技能訓練。案例導入：案例導入： 小張是剛從大學畢業分配來的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽人說過小張是剛從大學畢業分配來的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽人說過信息是資源，是財富，但究竟它的價值有多大，對領導

3、決策起多大作信息是資源，是財富，但究竟它的價值有多大，對領導決策起多大作用，總感到說不清。在一次領導辦公會上，辦公室盧主任讓小張做記用，總感到說不清。在一次領導辦公會上，辦公室盧主任讓小張做記錄，他才對信息工作有了切身的理解。錄，他才對信息工作有了切身的理解。 會上，管設備的副廠長提出技術改造方案，以提高企業的競爭力，會上，管設備的副廠長提出技術改造方案，以提高企業的競爭力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點投放到購買機械設備上。管財務、要求把剛剛收回的一大筆資金，重點投放到購買機械設備上。管財務、管生產的副廠長都表示支持。當廠長正要拍板決斷時，盧主任說他想管生產的副廠長都表示支持。當廠長正要拍

4、板決斷時，盧主任說他想向各位領導匯報一個新情況，供領導們參考。領導們的目光一起轉向向各位領導匯報一個新情況，供領導們參考。領導們的目光一起轉向了他。了他。 “ “我先說幾條信息請領導們參考：一是我國糧食進入市場后，糧價我先說幾條信息請領導們參考：一是我國糧食進入市場后，糧價上調的趨勢十分明顯；二是國際上幾個主要糧食進口量大的國家今年上調的趨勢十分明顯；二是國際上幾個主要糧食進口量大的國家今年均遭自然災害，國際性糧食歉收趨勢已定；三是供應我廠工業糧食原均遭自然災害，國際性糧食歉收趨勢已定；三是供應我廠工業糧食原料產量區今年都遭到嚴重的水災；第四，今年又是鄉鎮企業發展很快料產量區今年都遭到嚴重的水

5、災；第四，今年又是鄉鎮企業發展很快的一年，這些鄉鎮企業不少是利用其資源優勢從事投資少見效快的食的一年，這些鄉鎮企業不少是利用其資源優勢從事投資少見效快的食品和釀酒業，都將以糧食為原料。根據以上情況，我預計，近期糧價品和釀酒業，都將以糧食為原料。根據以上情況，我預計，近期糧價必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲0 02 2至至0 05 5元之間；我元之間；我廠每年工業原料用糧廠每年工業原料用糧1010萬噸，按每千克原料用糧上漲萬噸，按每千克原料用糧上漲0 03 3元計算，每元計算，每噸將上漲噸將上漲300300元，元，1010噸就是噸就是3000300

6、0元，全年就是元，全年就是3 3千萬千萬! !因此，我建議當因此，我建議當務之急是在糧食漲價前購進原料，這樣可以降低成本，提高競爭力，務之急是在糧食漲價前購進原料，這樣可以降低成本，提高競爭力，獲得可觀的經濟效益。然后再把獲得的盈利投入技術改造；由于經濟獲得可觀的經濟效益。然后再把獲得的盈利投入技術改造；由于經濟實力增強了，我們進行技術改造的起點可以更高些，最好能達到國際實力增強了，我們進行技術改造的起點可以更高些，最好能達到國際先進水平。這樣，就為我們的產品參與國際市場競爭打下了堅實的基先進水平。這樣，就為我們的產品參與國際市場競爭打下了堅實的基礎。礎。” 盧主任的發言結束后，會場一片寂靜。

7、領導們有的拿出計算盧主任的發言結束后，會場一片寂靜。領導們有的拿出計算器仔細地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著器仔細地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著腮在沉思腮在沉思 過了一會兒，廠長的發言打破了寂靜：過了一會兒，廠長的發言打破了寂靜：“盧主任提出了一盧主任提出了一個值得我們深思的問題。我同意他對糧食價格變化所作的分個值得我們深思的問題。我同意他對糧食價格變化所作的分析和預測。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設和技術改析和預測。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設和技術改造，還是先購進即將漲價的原料，取得經濟效益后再以更大造，還是先購進即將漲價的原料，取得經濟效益后再以更

8、大的投入進行高起點的技術改造。請大家對這兩個方案再議一的投入進行高起點的技術改造。請大家對這兩個方案再議一議。議。” 大家七嘴八舌討論起來，會議氣氛十分活躍。經過反復比大家七嘴八舌討論起來，會議氣氛十分活躍。經過反復比較、分析、論證，廠領導最后一致同意采納盧主任的建議：較、分析、論證，廠領導最后一致同意采納盧主任的建議：先購進糧食原料，再進行技術改造。先購進糧食原料，再進行技術改造。 后來的事實證明，盧主任的預測是完全正確的，他的方案后來的事實證明，盧主任的預測是完全正確的，他的方案使企業獲得了巨大的利潤，整整多賺了一個億使企業獲得了巨大的利潤，整整多賺了一個億! ! 小張敬佩地對盧主任說：小

9、張敬佩地對盧主任說：“看來信息是金錢的說法一點不看來信息是金錢的說法一點不假假! !您是怎樣獲得這些信息的呢您是怎樣獲得這些信息的呢?”?” 盧主任說：盧主任說：“信息變化極快，信息工作無止境。這次我們信息變化極快，信息工作無止境。這次我們雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等待我們去開掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會從你眼待我們去開掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會從你眼皮底下溜走。淘金，把小張引入了對信息工作的深層思索皮底下溜走。淘金，把小張引入了對信息工作的深層思索從這件事中，你對信息工作有哪些認識與啟發？從這件事中

10、，你對信息工作有哪些認識與啟發？6 6.1 .1 信息工作概述信息工作概述 6 6.1.1 .1.1 信息的含義及類型信息的含義及類型 對事物的特征和變化的客觀描述，是事對事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運動狀態經過一定的方式傳遞后的再物的運動狀態經過一定的方式傳遞后的再現。現。 文字形態、聲像形態和記憶形態文字形態、聲像形態和記憶形態。 6 6.1.2 .1.2 信息的特點信息的特點 1 1、可量度。、可量度。 2 2、可識別。、可識別。 3 3、可轉換。、可轉換。 4 4、可存儲。可存儲。 5 5、可處理。、可處理。 6 6、可傳遞。、可傳遞。 7 7、可再生。可再生。 8 8、可壓縮

11、。、可壓縮。 9 9、可利用。、可利用。 1010、可共享。、可共享。6 6.1 .1 信息工作概述信息工作概述6 6.1.3 .1.3 信息對秘書工作的意義信息對秘書工作的意義秘書人員輔助領導決策的依據；秘書人員輔助領導決策的依據；秘書人員處理日常事務的依據。秘書人員處理日常事務的依據。秘書人員起草文書的基礎；秘書人員起草文書的基礎； 秘書人員協助管理、協調關系的依據。秘書人員協助管理、協調關系的依據。 6 6.1.4 .1.4 信息工作的基本要求信息工作的基本要求及時；準確；全面；適用。及時；準確；全面；適用。6 6.1.5 .1.5 目前最急需的信息目前最急需的信息預測性信息。動態性信息

12、。預測性信息。動態性信息。反饋性信息。綜合性信息。反饋性信息。綜合性信息。6 6.1.6 .1.6 秘書信息工作的特點秘書信息工作的特點普遍性。普遍性。 緊迫性。緊迫性。 開拓性。開拓性。 收集整理存儲傳遞利用開發反饋6 6.3 .3 信息的收集與整理信息的收集與整理6 6.3.1 .3.1 信息的收集信息的收集 1 1、范圍、范圍 政策法規信息政策法規信息; ; 社會動態信息社會動態信息 組織內部信息；組織內部信息； 國際信息國際信息 同級相關信息同級相關信息 ；貿易信息；貿易信息 客戶信息；交際信息客戶信息；交際信息 6.3 信息的收集與整理10.3.1 10.3.1 信息的收集信息的收集

13、2 2渠道渠道信息網絡渠道信息網絡渠道 、大眾傳描媒介渠道、大眾傳描媒介渠道文書渠道、調查渠道文書渠道、調查渠道會議渠道、圖書館渠道會議渠道、圖書館渠道關系渠道、信訪渠道關系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機構渠道檔案渠道、信息機構渠道 6.3 信息的收集與整理 6 6.3.1 .3.1 信息的收集信息的收集 3 3、方法、方法 1) 1)觀察法觀察法 2)2)詢問法詢問法 3)3)問卷法問卷法 4)4)閱讀法閱讀法 5)5)交換法交換法 6)6)索取法索取法 7)7)購置法購置法 8)8)網絡法網絡法6.3 信息的收集與整理 6 6.3.1 .3.1 信息的收集信息的收集 4 4、原則、原則 價

14、值原則價值原則 時效性原則時效性原則 層次性原則層次性原則 針對性原則針對性原則 全面系統性原則全面系統性原則6.3 信息的收集與整理6 6.3.2 .3.2 信息整理信息整理 1 1、分類方法、分類方法 1 1）字母分類法；）字母分類法；2 2）主題分類法；）主題分類法； 3 3）來源分類法；）來源分類法；4 4）地區分類法；）地區分類法； 5 5）數字分類法；）數字分類法；6 6）時間分類法。）時間分類法。6.3 信息的收集與整理6 63 32 2 信息整理信息整理 2 2、篩選方法、篩選方法 1 1）查重法。）查重法。2 2）時序法。）時序法。 3 3）比較法。）比較法。4 4）測評法。

15、）測評法。 3 3、校核方法、校核方法 1 1）溯源法。）溯源法。2 2）比較法。）比較法。 3 3）核對法。）核對法。4 4）邏輯法。）邏輯法。 5 5）調查法。）調查法。6 6）數理統計法。）數理統計法。6.3 信息的收集與整理 6 6.3.2 .3.2 信息整理信息整理 4 4、綜合分析方法、綜合分析方法 1 1）點面結合法。）點面結合法。 2 2）定性定量分析法。）定性定量分析法。 3 3）預測分析法。）預測分析法。 5 5、信息加工的形式、信息加工的形式 1 1）編寫信息簡報。）編寫信息簡報。 2 2）信息資料的編寫。）信息資料的編寫。 6 6.4 .4 信息的傳遞與存儲信息的傳遞與

16、存儲 6 6.4.1 .4.1 信息傳遞的方法信息傳遞的方法 當面對話當面對話 召開會議召開會議 1、語言傳遞語言傳遞 接打電話接打電話 電臺傳送電臺傳送 電視傳輸電視傳輸 文本文本 2、文字傳遞文字傳遞 表格表格 圖表圖表 表格示例收文機關名稱收文機關名稱收文號收文號 收文日期收文日期 年年 月月 日日存檔號存檔號 柱狀圖餅狀圖折線圖框 圖收集整理存儲傳遞利用開發反饋組織圖教學教學副校長副校長副校長副校長后勤后勤副校長副校長教務科教務科實習基地實習基地教研組教研組圖書館圖書館實驗室實驗室學生科學生科招生招生就業辦就業辦辦公室辦公室人事科人事科總務科總務科財務室財務室門衛門衛食堂食堂醫務室醫務

17、室6 6.4 .4 信息的傳遞與存儲信息的傳遞與存儲6 6.4.1 .4.1 信息傳遞的方法信息傳遞的方法 電話、電報電話、電報 3 3、電訊傳遞、電訊傳遞 傳真傳真 電子郵件電子郵件 攝影、攝影、攝像攝像 4 4、實物及輔助設備傳遞、實物及輔助設備傳遞 投影投影 實物展示實物展示6 6.4 .4 信息的傳遞與存儲信息的傳遞與存儲 10.4.2 10.4.2 信息存儲信息存儲 1 1、方法、方法 登記登記 編碼編碼 存放排列存放排列 檢索檢索 2 2、方式、方式 手工存儲、計算機存儲、手工存儲、計算機存儲、 電子存儲、縮微膠片存儲。電子存儲、縮微膠片存儲。6.5 6.5 信息的開發與利用信息的

18、開發與利用 6 6.5.1 .5.1 信息的開發信息的開發 1 1、形式、形式 剪報、剪報、索引、目錄編制、文摘剪報、剪報、索引、目錄編制、文摘簡訊、調查報告、資料冊和綜述。簡訊、調查報告、資料冊和綜述。 2 2、方法、方法 匯集法。歸納法。縱深法。匯集法。歸納法。縱深法。 連橫法。圖表法。轉換法。連橫法。圖表法。轉換法。6 6.5 .5 信息的開發與利用信息的開發與利用 6 6.5.2 .5.2 信息的利用信息的利用 1 1、信息利用服務的途徑、信息利用服務的途徑 （1）信息檢索服務信息檢索服務 信息復制服務。信息復制服務。 信息發布服務。信息發布服務。 數據庫檢索服務。數據庫檢索服務。 網

19、絡信息檢索。網絡信息檢索。 電子期刊利用。電子期刊利用。6.5 6.5 信息的開發與利用信息的開發與利用 6 6.5.2 .5.2 信息的利用信息的利用 (2)(2)信息加工服務信息加工服務 (3)(3)定題、查詢利用服務定題、查詢利用服務 (4)(4)信息咨詢服務信息咨詢服務 (5)(5)網絡信息服務網絡信息服務6.6 6.6 信息的反饋信息的反饋 6 6.6.1 .6.1 信息反饋的形式信息反饋的形式 1 1、 正反饋和負反饋正反饋和負反饋 2 2、縱向反饋和橫向反饋、縱向反饋和橫向反饋 3 3、前反饋、前反饋 和后反饋和后反饋 6 6.6.2 .6.2 信息反饋的方法信息反饋的方法 1 1、口頭反饋、口頭反饋 2 2、書面反饋、書面反饋 3 3、通訊反饋、通訊反饋注意事項既報喜也報憂既報喜也報憂做到快準結