1、摘要隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對學生檔案信息進行管理,具有著手工管理所無法比擬的優點.例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高學生檔案管理的效率,也是企業的科學化、正規化管理,與世界接軌的重要條件。因此，開發這樣一套管理軟件成為很有必要的事情,在下面的各章中我們將以開發一套學生檔案管理系統為例,談談其開發過程和所涉及到的問題及解決方法。關鍵詞：1、模塊 2、Access 2000數據庫 3、檔案管理目錄一、

2、引 言1二、系統的設計概述2（一）系統設計的任務2（二）系統的目標2三、系統模塊（系統需求分析）設計3（一）機構設置3（二） 學籍管理3（三）成績管理4（四）獎懲管理5（五）系統管理5四、 數據庫分析設計6（一）系統E-R圖6（二）數據字典7五、創建數據庫11（一）數據庫的概念11（二）新建一個數據庫11（三）修改已建的數據庫12（四）實現數據庫之間的聯系12（五）系統總體規劃12六、創建系統主界面13（一）建立一個工程13（二）創建工程項目13（三）“學生注冊”模塊的實現14七、結束語20致謝21參考文獻22一、引 言隨著社會的發展，整個社會已逐步信息化、經濟信息化、知識信息化等等，辦公系統

3、的自動化及各種信息自動化管理已成為社會發展的客觀要求。這種客觀性要求在大學學生處各個辦公系統及各種信息的管理上體現更加突出，為此我們要力求實現各個辦公系統的自動化管理，做到事半功倍的效果，提高工作效率是我們追求的目標。對學生檔案的管理是一個學校不可缺少的部分，一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，而學生人數眾多，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低、難以保存，隨著時間的推移，將產生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。19二、系統的設計概述（一）系統設計的任務學生檔案管理系統是學校管理學生檔案的重要工具，一個完善的學生檔案管理系統的任務主要包括以下幾項：機構設置：

4、主要負責院、系和班級設置。學籍管理：主要負責管理學籍信息，包括學生注冊、學籍移動、基本信息和家庭成員信息。成績管理：主要負責管理學生的考試成績。獎懲管理：主要負責管理學生在校的獎懲表現。系統管理：負責管理用戶信息和用戶登陸。（二）系統的目標學生檔案管理系統是一個現代化軟件系統，它通過集中式的信息數據庫將各種檔案管理功能結合起來，達到共享數據、降低成本、提高效率、改進服務等目的。一般而言，學生檔案管理系統應達到以下目標：能夠管理學生在校期間的各類檔案；能夠快速地進行各類檔案信息查詢；能夠對所有檔案信息提供報表功能；減少人工的參與和基礎信息的錄入，具有良好的自治功能和信息循環；減少管理人員，減輕管

5、理人員的工作任務，降低管理成本；三、系統模塊（系統需求分析）設計根據以上對學生檔案管理系統的任務和目標的分析，一個標準的學生檔案管理系統應該包含機構設置、學籍管理、成績管理、獎懲管理、體統管理等功能，每一個功能模塊又都包含一系列的子模塊。下面一一介紹它們。（一）機構設置機構設置模塊用來管理學生所屬的院系以及所在的班級，其功能模塊有院設置、系設置、班級設置。本系統默認學校由多個院構成，院有多個系構成，系下面是班級。1、“院設置”模塊“院設置”模塊負責維護院信息，主要應具有增加、修改、刪除和查詢功能。院信息主要包括院代碼、院名稱、英文名稱、簡稱、建院日期、院長、簡介等。2、“系設置”模塊 “系設置

6、”模塊負責維護系信息，主要應具有增加、修改、刪除和查詢功能。系信息主要包括系代碼、系名稱、英文名稱、簡稱、所屬院、建系日期、系主任、簡介等。3、“班級設置”模塊“班級設置”模塊負責維護班級信息，主要應具有增加、修改、刪除和查詢功能。班級信息主要包括班號、班級名稱、所屬系、建班日期、班主任、輔導員、班長、團支書、簡介等。（二） 學籍管理 “學籍管理”模塊主要用來管理學生注冊、學生基本信息和家庭成員信息、學籍變動以及學籍報告，其功能模塊包括學生注冊（新生注冊，學期注冊）、基本信息、家庭成員信息、學籍變動、學籍報告等。數據流程如圖1所示。圖1 學生管理模塊流程圖 1、“學生注冊”模塊“學生注冊”模塊

7、主要用于管理學生注冊，包括新生注冊和學期注冊。“新生注冊”是指新生報到時所填寫的信息，主要有基本信息和家庭成員信息，這些信息也可以在“基本信息”模塊和“家庭成員信息”模塊中專門填寫和管理。“學期注冊”是指高校在每學期開學的時候所進行的注冊，確認學生是否按時到校。一般的本科院校都是4年制，共8個學期，在校生共注冊8次（第一次可以看做新生注冊）。2、“基本信息”模塊“基本信息”模塊負責維護學生的基本信息，主要應具有增加、修改、刪除和查詢功能。當增加一條基本信息時，就相當于進行了一次新生注冊。基本信息包括學號、姓名、入學日期、班級、性別、出生日期、籍貫、民族、身份證號、政治面貌、電話、住址、郵箱、教

8、育背景、備注。3、“家庭成員信息”模塊“家庭成員信息”模塊負責維護學生的家庭成員信息，主要應具有增加、修改、刪除和查詢功能。家庭成員信息主要包括成員姓名、關系、職務、所在單位、聯系方式等。4、“學籍變動”模塊“學籍變動”模塊主要用于管理學籍移動情況，如（學生退學、降級、轉系）等，學籍變動信息包括變動ID、學號、變動類型、變動日期、變動原因等。5、“學籍報告”模塊“學籍報告”模塊主要負責生成學籍報告，內容包括注冊信息、基本信息、家庭信息和學籍變動信息。（三）成績管理成績管理模塊主要負責管理學生成績，包括成績錄入、成績評審和成績單生成，其功能模塊有成績錄入、成績評審、成績單生成。數據流程如圖2所示

9、。圖2 成績管理模塊流程圖1、“成績錄入”模塊“成績錄入”模塊負責錄入成績。首先，通過班級編號和課程號自動生成“班級-課程”成績列表，然后由管理人員手工輸入學生成績，并進行保存。成績信息包括成績ID、學號、課程號、成績等。2、“成績評審”模塊“成績評審模”模塊主要負責獎學金評審和退學留級評審。通過對學生成績進行分析，確定獎學金名額。3、“成績單生成”模塊“成績單生成”模塊用來生成成績單，包括學生成績單、班級-課程成績單、學期和學年成績單等。（四）獎懲管理“獎懲管理”模塊主要負責學生獎懲管理，包括獎懲錄入、獎懲查詢和獎懲單生成。1、“獎懲錄入”模塊“獎懲錄入”模塊負責錄入獎懲信息。首先，管理人員

10、選擇目標對象（學生），然后手工輸入學生獎懲信息，并進行保存。獎懲信息包括獎懲ID、類別（獎勵或懲處）、名稱、日期、單位、原因等。2、“獎懲查詢”模塊“獎懲查詢”模塊主要負責查詢獎懲信息，包括學生獎勵查詢、懲處查詢和獎懲查詢。3、“獎懲單生成”模塊“獎懲單生成”模塊用來生成獎懲單，包括獎勵單和懲處單兩項。（五）系統管理“系統管理”模塊主要負責管理用戶權限，包括用戶管理、密碼維護和權限設置等，主要功能有用戶管理、密碼維護、重新登陸。1、“用戶管理”模塊負責管理用戶信息用戶信息包括ID、用戶名稱、用戶類別（教師、學生、管理員）、密碼、權限、電話、郵箱等。本系統只對一級模塊進行權限管理，沒有細分到二級

11、模塊。2、“密碼維護”模塊“密碼維護”負責維護用戶密碼信息。3、“重新登陸”模塊“重新登陸”模塊主要負責給用戶提供重新登陸功能。四、 數據庫分析設計根據系統需求分析，系統需要建立10個表，其用途說明如表1所示。表1 數據表及其用途ID數據表名稱數據表用途1院信息表保存學校各院的基本信息2系信息表保存學校各系的基本信息3班級信息表保存各院系班級的基本信息4學生基本信息表保存學生在校的基本信息表5家庭成員信息表保存學生家庭成員的基本信息表6注冊信息表保存學生各學期的注冊信息，共8個學期7學籍變動信息表保存學生在校期間的學籍變動信息8成績信息表保存學生的成績信息9獎懲信息表保存學生在校期間的獎懲記錄

12、10用戶信息表保存用戶的基本信息，包括權限、密碼等 （一）系統E-R圖E-R圖是一種信息模型圖，體現了系統實體之間的關系。通過系統需求分析，得到了系統的分解功能以及數據流程。根據這些實體和實體之間 關系，可以得到系統E-R圖，如圖3所示。圖3 系統E-R圖（二）數據字典表2到表11給出了10個數據表（院信息表、系信息表、班級信息表、學生基本信息表、家庭成員信息表、注冊信息表、學籍變動信息表、成績信息表、獎懲信息表、用戶信息表）的具體描述，包括字段名稱、數據類型、可否為空和說明。1、院信息表表2 院信息表字段名稱數據類型可否為空說明院代碼Char(2)主鍵院代碼為2位院名稱Nvarchar(50

13、)Not Null院名稱英文名稱Nvarchar(50)Null學院的英文名稱簡稱Nvarchar(50)Null學院中文名稱簡稱建院日期Datetime(8)Null建院日期院長Char(10)Null學院院長姓名簡介Text(16)Null學院簡單介紹2、系信息表表3 系信息表字段名稱數據類型可否為空說明系代碼Char(4)鍵2位院代碼+2位系自由代碼系名稱Nvarchar(50)NotNull系名稱英文名稱Nvarchar(50)Null系的英文名稱簡稱Nvarchar(50)Null系中文名稱簡稱院代碼Char(2)外鍵所屬學院的代碼建系日期Datetime(8)Null建系日期系主任

14、Char(10)Null系主任姓名簡介Text(16)Null系簡單介紹3、班級信息表表4 班級信息表字段名稱數據類型可否為空說明班號Char(6)主鍵4位系代碼+2位班自由代碼班級名稱Nvarchar(50)Not Null班級名稱系代碼Char(4)外鍵所屬系代碼建班日期Datetime(8)Null建班日期班主任Char(10)Null班主任輔導員Char(10)Null輔導員班長Char(10)Null班長團支書Char(10)Null團支書簡介Text(16)Null班級簡單介紹4、學生基本信息表表5 學生基本信息表字段名稱數據類型可否為空說明學號Char(12)主鍵12位的編號姓名

15、Char(50)Not Null學生姓名入學日期Datetime(8)Null入學時間班號Char(6)外鍵所在班的班號性別Char(2)Null性別（男，女）出生日期Datetime(8)Null出生日期籍貫Nvarchar(50)Null學生籍貫民族Nvarchar(50)Null民族名稱身份證號Char(18)Null18位身份證號政治面貌Nvarchar(50)Null現階段政治面貌電話Nvarchar(50)Null電話號碼住址Nvarchar(50)Null宿舍或者其他住址郵箱Nvarchar(50)Null郵箱教育背景Text(16)Null教育背景備注Text(16)Null其

16、他信息5、家庭成員信息表表6 家庭成員信息表字段名稱數據類型 可否為空說明成員IDNumeric(9)主鍵表示種子1、自增1學號Char(8)外鍵主表為學生基本信息表成員姓名Char(10)Not Null家庭成員姓名關系Nvarchar(50)Null與家庭成員的關系職務Nvarchar(50)Null成員職位所在單位Nvarchar(50)Null成員所在單位的名稱聯系方式Nvarchar(50)Null電話或者其他聯系方式6、注冊信息表表7 注冊信息表字段名稱數據類型可否為空說明學號Char(8)外鍵主表為學生基本信息表學期1Datetime(8)Null新生入學時的注冊日期學期2Dat

17、etime(8)Null學期2注冊日期學期3Datetime(8)Null學期3注冊日期學期4Datetime(8)Null學期4注冊日期學期5Datetime(8)Null學期5注冊日期學期6Datetime(8)Null學期6注冊日期學期7Datetime(8)Null學期7注冊日期學期8Datetime(8)Null學期8注冊日期7、學籍變動信息表表8 學籍變動信息表字段名稱數據類型可否為空說明變動IDNumeric(9)主鍵標示種子1、自增1學號Char(8)外鍵主表為學生基本信息表變動類型Char(8)Not Null復讀、停學、轉系、退學、其他變動日期Datetime(Null變動

18、日期變動原因Text(16)Null填寫變動原因8、成績信息表表9 成績信息表字段名稱數據類型可否為空說明成績IDNumeric(9)主鍵標示種子1、自增1學號Char(8)外鍵主表為學生基本信息表課程號Char(6)外鍵主表為課程信息表成績Float(8)Not Null成績，默認為09、獎懲信息報表10 獎懲信息表字段名稱數據類型可否為空說明獎懲IDNumeric(9)主鍵標示種子1、自增1學號Char(8)外鍵主表為學生基本信息表類別Char(4)Not Null獎勵或懲罰名稱Nvarchar(50)Not Null獎懲名稱日期Datetime(8)Null發生日期單位Nvarchar(

19、50)Null發生單位名稱原因Text(16)Null獎懲緣由10、戶信息表表11 用戶信息表字段名稱數據類型可否為空說明用戶IDChar(10)主鍵六位用戶ID用戶名稱Char(10)Not Null用戶名稱用戶類別Char(10)Not Null教師、學生、管理員密碼Char(10)Not Null6位密碼權限Text(16)Null權限信息電話Nvarchar(50)Null電話郵箱Nvarchar(50)Null郵箱地址五、創建數據庫數據庫的基本概念是進行數據庫編程的基礎。了解數據庫，就是了解數據庫的數據結構、文件組織方式以及數據庫應用程序的基本框架。數據庫是一組特定數據的集合，是提供

20、數據的基地。它能保存數據并允許用戶訪問所需的數據。數據庫中保存的數據都是相關數據，為了便于保管和處理這些數據，將這些數據存入數據庫時必須具有一定的數據結構和文件組織方式。創建數據庫時有很多種方法，數據庫也有很多種在這里我使用Access 2000 和SQL Sever實現關系型數據庫。（一）數據庫的概念數據庫是一種存儲數據并對數據進行操作的工具。數據庫的作用在于組織和表達信息，簡而言之，數據庫就是信息的集合。計算機的數據庫可以分為兩類：非關系數據庫（flat-file）和關系數據庫（relational）。關系數據庫中包含了多個數據表的信息，數據庫含有各個不同部分的術語，象記錄、域等。Visu

21、al Basic 數據庫系統由3部分組成：用戶界面、數據庫引擎和數據倉庫。其中數據庫引擎存在于用戶界面和數據倉庫之間，起著中介作用，用戶通過它與要訪問的特定數據庫相連。對于VB所支持的任何數據庫格式，所用的數據庫編程技術都是相同的。1、用戶界面 用戶界面是進行人機交互的界面，用于查看、顯示數據或更新數據。驅動用戶界面窗體的是用Visual Basic 編寫的代碼，這些代碼使得用戶的操作能作用到數據庫上，如添加或刪除記錄、查詢等。2、數據庫引擎 Visual Basic 缺省的數據庫引擎是Microsoft Jet 數據庫，它包含在一組動態鏈接庫（DLL）中，運行時，這些動態鏈接庫被鏈接到Vis

22、ual Basic程序。數據庫引擎的作用是把應用程序的請求翻譯成對數據庫的物理操作。3、數據倉庫 數據倉庫是包含數據庫表的一個或多個文件。Visual Basic 支持多種數據庫，默認的數據庫是Microsoft Access 數據庫，即(.mdb)文件。（二）新建一個數據庫創建任何一個數據庫的第一步是仔細的規劃數據庫，設計必須是靈活的、有邏輯的。創建一個數據庫結構的過程被認為是數據模型設計。 標識需要的數據； 收集被標識的字段到表中； 標識主關鍵字字段； 繪制一個簡單的數據圖表； 規范數據； 標識指定字段的信息； 創建物理表。（三）修改已建的數據庫數據庫的修改分為：添加、編輯和刪除記錄。這三

23、種操作均可由Visual Basic 創建的程序來完成，下面的章節將詳細描述實現的具體方法。（四）實現數據庫之間的聯系數據庫之間的關系指明兩個庫之間共享一個共同的關鍵字值。一個連接是指一種虛擬的表，這種表是在當用戶要求從相互關聯的各個不同的表中獲取信息時建立的，關鍵字段用于在相互連接的不同表中查找匹配的記錄。一個更高級的連接形式稱為自連接。這種連接是指一個表被連接到它自己的一個字段，或在不同的紀錄中由重復數據的組合字段。數據庫中有三種不同類型的關鍵字：主關鍵字、組合關鍵字和外關鍵字。在表中使用的關鍵字類型用于描述庫表示什么以及在數據庫中如何與其它的庫建立關系。（五）系統總體規劃系統主要有以下功

24、能：可以進行文本操作；添加一個數據庫項目；刪除一個數據庫項目；修改一個數據庫項目；查詢信息；察看課程表。通過數據庫分析設計，已經完成了所有的后臺工作，現在需要通過Visual Basic 來編寫數據庫系統的客戶端程序。六、創建系統主界面（一）建立一個工程 工程是用來構建應用程序的文件的集合，通常包含以下文件： 工程文件（.vbp） 窗體文件（.frm） 窗體的二進制數據文件（.frx），該文件是不可編寫的。 類模塊文件（.cls），該文件是可選用的。 標準模塊文件（.bas），該文件是可選用的。 一個或多個包含ActiveX 控件的文件（.ocx），這些文件是可選用的。 單個資源文件（.res

25、），該文件是可選用的。（二）創建工程項目啟動 Visual Basic 6.0 后，單擊“文件” “新建工程”命令，彈出新建工程對話框，選擇“標準EXE”然后單擊確定。這樣，Visual Basic 將自動創建一個“工程1”工程項目，包含一個窗體文件夾和一個Form1窗體。在項目的“屬性”面板中將工程的“Name”屬性改為“學生檔案管理系統”，將Form1的“Name”和“Caption”屬性改為“學生檔案管理系統”。1、創建系統主窗體圖4主窗體 創建了工程項目后，接著需要創建系統主窗體、主窗體的菜單，并在主窗體中添加窗體代碼。2、主窗體界面 在創建工程項目時，已經創建了一個“學生檔案管理”窗

26、體文件，將它直接作為主窗體文件。主窗體文件也可以使用MDI窗體。系統主窗體界面如圖所示，在窗體上添加一個PictureBox控件（主要是為了美觀）。其主要控件的屬性如表12所示。表12 主要控件屬性設置控件屬性屬性值學生檔案管理（Form）Name學生檔案管理Caption學生檔案管理StartUpPosition0-ManualWindowState0-Normal3、主窗體菜單右擊“學生檔案管理”主窗體，選擇彈出式菜單中的“菜單編輯器”命令，將出現“編輯菜單”對話框。然后，在“菜單編輯器”對話框中編輯菜單項。系統的菜單結構如表13所示。表13系統菜單結構一級菜單二級菜單一級菜單二級菜單機構

27、設置院設計系設計班級設計學籍管理學生注冊基本信息家庭成員信息學籍變動學籍報告課程管理新增課程課程查詢課程分配成績管理成績錄入成績評審成績單生成獎懲管理獎懲錄入獎懲評審獎懲單生成系統管理用戶管理密碼維護重新登錄 下面以“學籍管理”為例詳細介紹本系統的功能和實現目標。一級菜單學籍管理里包含五個二級菜單也是學籍管理模塊的功能模塊。（三）“學生注冊”模塊的實現“學生注冊”模塊主要用于在學生入學的時候登記學生的報道情況。實現目標：用戶登錄系統后，單擊“學籍管理” 、“學生注冊”命令就可以進入如圖7.4所示的“學生注冊”對話框。“學生注冊”窗體主要控件屬性如表7.3所示4。圖5學生注冊表13“學生注冊”窗

28、體主要控件屬性控件屬性屬性值B學生注冊 FormNameCaptionB學生注冊學生注冊DataGrid1AllowAddNewAllowDeleteFalseFalseDataGrid1CommandType2-adcmdTableTextbox 學號MaxLength12 1、“學生注冊”窗體布局為了實現“學生注冊”的功能，需要如下控件：1個Combobox ，顯示學期。3個Textbox，輸入信息。2個CommandButton，注冊按鈕和退出按鈕。1個DataGride，顯示注冊信息。2、“基本信息”模塊的實現“基本信息”窗體主要實現對學生信息的添加、修改、刪除、和查詢功能。用戶登錄系

29、統后，單擊【學籍管理】 【基本信息】命令就可以進入如圖6所示的【基本信息】對話框。“基本信息”窗體主要屬性如表14所示。圖6 基本信息表14“基本信息”窗體主要屬性控件屬性屬性值B基本信息FormNameCaptionB基本信息基本信息控件屬性屬性值Combobox性別list男、女Combobox政治面貌list黨員、預備黨員、團員、群眾DataGrid1DataSourceAdodc1DataGrid1RecordSource基本信息3、“基本信息”窗體布局 為了實現“基本信息”的功能，需要如下控件： 11個TextBox，輸入信息。 3個ComboBox，顯示性別、民族、政治面貌。 11

30、個CommandBox ，用來維護、查詢基本信息的按鈕。 1個DataGride ，存放數據。4、“家庭成員”模塊的實現“家庭成員”模塊主要用于維護學生的家庭成員情況，用戶登錄系統后單擊【學籍管理】【家庭成員】命令就可以進入如圖7所示的【家庭成員】對話框。“家庭成員”窗體主要控件屬性如表15所示：圖7 家庭成員表15“家庭成員”窗體主要屬性控件屬性屬性值B家庭成員FormNameCaptionB家庭成員家庭成員DataGrid1visibleTure控件屬性屬性值DataGrid1DataSourceAdodc1ComboBox 關系list父親、母親、哥哥、姐姐、弟弟DataGrid1RecordSource家庭成員 5、“家庭成員”窗體布局6個TextBox 顯示和輸入信息。1個 ComboBox 顯示關系。1個Adodc 用來翻頁。5個CommandButtun 用來維護家庭成員信息。6、“學籍變動”模塊的實現“學籍變動”模塊主要用于管理學生在校的學籍變動信息，包括退學和轉學等。用戶登錄系統后單擊【學籍管理】【學籍變動】命令就可以進入如圖7.7所示的【學籍變動】對話框。“學生變動”窗體主要控件屬性如表16所示。圖8學籍變動表16 “學籍變動”窗體主要屬性控