1、小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度(6)小區(qū)（大廈）業(yè)主檔案管理制度61.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定1.1 業(yè)主檔案1.1.1 業(yè)主個人資料1.1.1.1 業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度1.1.1.2 工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式1.1.1.4 身份證件復印件1.1.1.5 營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復印件（企業(yè)）1.1.1.6 業(yè)主(法人)照片1.1.1.7 其他(如托付他人辦理收樓：托付書、被托付人身份證明、被托付人聯(lián)系方式、被托付人照片)1.1.2 家庭成員資料(住宅物業(yè))1.1.2.1 家庭成員姓名，各自年齡、

2、性別、國籍、愛好、文化程度1.1.2.2 家庭成員工作或?qū)W習單位及聯(lián)系方式1.1.2.3 與業(yè)主關(guān)系1.1.2.4 各自照片1.1.2.5 各自聯(lián)系方式1.1.3 產(chǎn)籍資料1.1.3.1 購房合同復印件1.1.3.2 房地產(chǎn)權(quán)書復印件1.1.3.3 房屋面積測繪資料1.1.3.4 收樓通知書1.1.3.5 收樓證明書及確認書1.1.3.6 收樓驗收表1.1.3.7 業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表1.1.3.8 鑰匙托管書1.1.3.9 防火責任書1.1.3.10 精神文明公約1.1.3.11 業(yè)主(臨時)公約1.1.3.12 前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)1.1.3.13 物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細

3、則)1.1.3.14 房屋使用說明書及質(zhì)量保證書1.1.3.15 房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議1.1.4 物業(yè)使用資料1.1.4.1 裝修管理資料(申請表、設(shè)計圖、審圖看法書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)懲罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)1.1.4.2 單元物業(yè)使用記錄1.1.4.3 單元物業(yè)修理保養(yǎng)記錄1.1.4.4 單元物業(yè)修理派工單1.1.4.5 單元物業(yè)投訴記錄1.1.4.6 各種業(yè)主托付書、授權(quán)書、申請書、保證書1.1.4.7 各種整改通知、費用單據(jù)、函件1.1.4.8 物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議

4、、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照（企業(yè)）、稅務(wù)登記證（企業(yè)）、法人代碼證（企業(yè)）、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定2.1 業(yè)主檔案由客戶服務(wù)部設(shè)專人統(tǒng)一負責管理，客戶主管負管理責任2.2 業(yè)主檔案必需保持文本資料與電子文檔同步共存2.3 業(yè)主檔案應根據(jù)業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定逐步安善內(nèi)容2.4 業(yè)主檔案應保持完整、精確并及明更新2.5 客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應存入檔案保險柜，且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等平安措施2.6 對業(yè)主檔案的保管要根據(jù)"棟號、樓層號、房號"先后挨次進行編號、分類、集中存放2.7 業(yè)主檔案的挨次登記在與內(nèi)容有關(guān)和業(yè)主樓案名目中，根據(jù)名目依次排列存放管理2.8 對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號，每月檢查一次，發(fā)覺缺少應馬上查找，并確介檔案的完整性2.9 建立業(yè)主檔案移交制度，交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)2.10 業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時，應將變化狀況準時記錄在業(yè)主檔案中2.11 業(yè)主檔案屬絕密檔案，任何人不得外泄。特別狀況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準，經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱2.12 業(yè)主檔案應永久保存，并留意適時更新2.13 業(yè)產(chǎn)檔案應包括的內(nèi)容(包括但不限于)：業(yè)主個人資料、家 庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、