1、高校系(部)檔案管理工作探析    關(guān)鍵詞:檔案管理;收集;整理;鑒定;保管;利用檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富,檔案工作是社會(huì)主義事業(yè)的一個(gè)重要組成部分。系(部)檔案的管理直接影響學(xué)院檔案工作的質(zhì)量,對(duì)學(xué)院各項(xiàng)工作的科學(xué)決策、科學(xué)管理都具有重要價(jià)值,因此,系(部)檔案管理工作是擺在檔案工作者面前一個(gè)值得探討的問(wèn)題。 一、系(部)檔案管理的任務(wù)和內(nèi)容 1.收集 系(部)的檔案資料需要在日常工作中收集和積累,系(部)檔案資料的收集范圍包括:行政材料、教學(xué)材料、教師材料、學(xué)生材料、圖書(shū)資料等。這些材料的收集對(duì)教研室建設(shè)、教學(xué)改革、多媒體制作和各類(lèi)評(píng)估等都具有重要意義。

2、 2.整理 對(duì)收集來(lái)的資料要進(jìn)行整理,也就是按一定的方法審閱、分類(lèi)、排序、編號(hào)、編目、加工等。整理一定要規(guī)范,它是搞好檔案管理工作的基本保證。 3.鑒定 按照有關(guān)規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和要求,依據(jù)科學(xué)價(jià)值、歷史價(jià)值、使用價(jià)值,對(duì)系(部)的檔案資料進(jìn)行鑒定,確定其保管的期限,可分為永久、長(zhǎng)期、短期、暫存。如:教師任課安排、教案的保管期限為長(zhǎng)期,教師的工作量核算保管期限為短期。 4.保管 妥善保管好系(部)的檔案資料,分門(mén)別類(lèi)排列整齊,放在安全的地方,為查閱和使用提供方便。需要上交學(xué)院保管的檔案資料,要及時(shí)移交,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 5.利用 檔案利用是檔案工作的最終目的,是對(duì)檔案價(jià)值和檔案工作價(jià)值的

3、檢驗(yàn)。提供檔案利用的方式有:閱覽、借閱、復(fù)制、開(kāi)具證明等。 二、系(部)檔案管理存在的問(wèn)題 1.對(duì)檔案管理重視程度不夠,檔案意識(shí)薄弱 系(部)長(zhǎng)期處在教學(xué)第一線,不管是領(lǐng)導(dǎo)還是普通教師,往往都只認(rèn)識(shí)到教學(xué)、科研的重要性,而忽視對(duì)日常工作中形成的檔案材料的管理,導(dǎo)致平時(shí)不注意檔案材料的收集、整理,錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是對(duì)工作材料的簡(jiǎn)單整理、裝訂,或認(rèn)為是系(部)辦公室人員的工作,把檔案管理看做是自己的額外工作,只有在上級(jí)部門(mén)檢查、評(píng)估工作時(shí),才臨時(shí)突擊,應(yīng)付了事。另外,部分教師對(duì)檔案的歸檔持抵觸情緒,認(rèn)為教學(xué)、科研成果屬于自己,理應(yīng)由自己保管,不應(yīng)提供給系(部)作為檔案管理起來(lái),更有甚者為了查閱

4、方便,常常將自己經(jīng)手的文件材料據(jù)為己有不愿歸檔。這就給檔案材料的收集增加了難度,致使部分檔案收集不全,同時(shí)也破壞了檔案的完整性。 2.缺乏完善的規(guī)章制度 系(部)檔案建設(shè)起步較晚,人們往往忽視工作的程序化、規(guī)范化,習(xí)慣于個(gè)案處理,按經(jīng)驗(yàn)辦事,沒(méi)有制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和具體的實(shí)施細(xì)則。首先,界限不清。系(部)產(chǎn)生的許多有保存價(jià)值的文件材料經(jīng)常處于散亂狀態(tài),隨意堆放,沒(méi)有集中統(tǒng)一的管理。其次,管理不細(xì)。對(duì)于已經(jīng)收集起來(lái)的檔案材料的管理十分混亂,不同類(lèi)別、不同學(xué)年的材料被存放在一處,不僅不便于查找和利用,而且也容易造成檔案的丟失。借閱、歸還制度不嚴(yán),這樣很容易造成檔案材料的丟失。再次,職責(zé)不明。系

5、(部)雖然有兼職檔案員,并有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),但檔案管理工作的職責(zé)仍不十分明確。 3.檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性差、人員素質(zhì)有待提高 高校系(部)一般都是兼職檔案管理員,由于兼職檔案員身兼多職,工作繁雜,每天需要花費(fèi)大量的時(shí)間處理日常事務(wù)和一些應(yīng)急的事情,對(duì)于檔案工作基本上是“說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)次要,忙起來(lái)不要”。又由于系(部)兼職檔案管理員變動(dòng)頻繁、流動(dòng)性大,影響了檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性,且多數(shù)人員沒(méi)有受過(guò)檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn),對(duì)檔案理論知識(shí)和技能掌握有限,致使一些資料沒(méi)有及時(shí)保留、歸檔,對(duì)系(部)檔案工作造成了損失和影響。同時(shí)也制約了學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作的順利、有序開(kāi)展。 4.檔案管理手段落

6、后,不能滿足教學(xué)、科研管理的需要 近年來(lái),隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)校經(jīng)費(fèi)短缺問(wèn)題凸顯出來(lái)。經(jīng)費(fèi)一般都用在購(gòu)置教學(xué)設(shè)備、教學(xué)儀器、圖書(shū)資料、實(shí)驗(yàn)室硬件建設(shè)上,很少有經(jīng)費(fèi)用在用來(lái)購(gòu)置檔案設(shè)備上。這就造成系(部)檔案管理仍采用原始的手工操作,查閱效率很低,在檔案利用上給教學(xué)、科研帶來(lái)很大影響。因此,檔案管理手段落后,是當(dāng)前系(部)檔案管理存在的主要問(wèn)題。正所謂“巧婦難為無(wú)米之炊”。 5.缺少檔案庫(kù)房,直接影響檔案材料的收集和存放 很多系(部)的檔案缺少專門(mén)的放置室,文件材料經(jīng)常處于散亂狀態(tài),隨意堆放,沒(méi)有集中統(tǒng)一的放置室,或不同類(lèi)別、不同學(xué)年的材料被存放在一處,不僅不便于查找和利用,而且也容易造成

7、檔案的丟失。如:一些學(xué)生的畢業(yè)論文、課程設(shè)計(jì)圖紙、試卷等,由于時(shí)間長(zhǎng)了,缺乏人力整理,再加上場(chǎng)地有限或沒(méi)有庫(kù)房,往往容易當(dāng)廢紙?zhí)幚淼簟＿@將造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。 三、加強(qiáng)系(部)檔案管理的途徑和措施 1.轉(zhuǎn)變觀念,提高對(duì)系(部)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)        在高校,系(部)檔案管理是教學(xué)、科研管理工作不可缺少的環(huán)節(jié),對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平,研究教學(xué)及其管理規(guī)律,改進(jìn)教學(xué)管理,提高教學(xué)質(zhì)量,調(diào)動(dòng)師生積極性都有十分重要的作用。因此,系(部)檔案管理絕不是可有可無(wú),檔案工作也絕不是一看就懂、一摸就會(huì)的簡(jiǎn)單勞動(dòng),檔案工作

8、者更不可妄自菲薄,有低人一等的思想,而要樹(shù)立信心,轉(zhuǎn)變觀念,重塑形象。一是要善于推銷(xiāo)自己。二是要有參與和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。三是要有創(chuàng)新意識(shí)。否則,就不能接受現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為檔案管理工作提供的辦公自動(dòng)化、機(jī)讀文件、電子文件等先進(jìn)手段,也無(wú)法擔(dān)當(dāng)起現(xiàn)代檔案管理的任務(wù)。 2.強(qiáng)化兼職檔案員隊(duì)伍,為系(部)檔案管理工作提供保證 檔案管理工作看起來(lái)似乎是收收整整誰(shuí)都能干的事情,但實(shí)質(zhì)上,他具有一定的專業(yè)性和規(guī)范性,檔案資料收集全,歸類(lèi)好,才能保證其他工作的順利進(jìn)行,否則,將會(huì)給其他工作帶來(lái)麻煩,甚至?xí)斐蓢?yán)重后果。 高校系(部)的檔案管理工作多數(shù)由系(部)辦公室人員兼職擔(dān)任,系(部)的檔案都是經(jīng)由他們之手及時(shí)有效

9、地收集、裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒,然后立卷歸檔,同時(shí),兼職檔案員又承擔(dān)著系辦公室其他大量的工作,這就要求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)兼職檔案員的人事安排有一個(gè)統(tǒng)籌的計(jì)劃和打算,還要定期或不定期組織兼職檔案員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),并建立一種針對(duì)兼職檔案員的激勵(lì)機(jī)制,在待遇等有關(guān)問(wèn)題上對(duì)兼職檔案員應(yīng)有所側(cè)重。可以這樣說(shuō),系(部)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)形成的文件材料了如指掌,系部檔案管理的好壞,與兼職檔案員有直接關(guān)系。因此,擁有一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊(duì)伍,才能有效地作好文件的收集和積累,真正落實(shí)部門(mén)立卷制度,有利于提高高校教職工的檔案意識(shí),更好地開(kāi)展檔案的利用。 3.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視、教師支持,加強(qiáng)系(部)檔案

10、管理 系(部)檔案資料是本系廣大師生員工在各項(xiàng)工作中形成的,并服務(wù)于廣大師生員工的。因此,一方面要積極想辦法,主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào),當(dāng)好參謀,獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案工作與系(部)的其他工作同等重要;另一方面,要積極向教師宣傳檔案工作的重要性,積極宣傳、介紹檔案的價(jià)值和作用,使廣大教師認(rèn)識(shí)到系(部)檔案是全系教職工工作的歷史和現(xiàn)實(shí)的反映,是師生的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),使全系廣大師生員工都能參與、支持和配合檔案工作,形成層層動(dòng)手、上下努力、人人參與、個(gè)個(gè)出力的良好氣氛。 4.建章立制、科學(xué)管理,為做好系(部)檔案管理工作提供依據(jù),奠定基礎(chǔ) 檔案管理工作如同其他工作一樣,沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。因此

11、,要做好系(部)檔案管理工作,一是要根據(jù)上級(jí)檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身的特點(diǎn),制定嚴(yán)格的管理制度和借閱制度,建立系(部)檔案資料賬目表,明確兼職檔案員的崗位職責(zé)和考核辦法,規(guī)定具體的歸檔范圍和歸檔時(shí)間,進(jìn)一步加強(qiáng)管理。二是要實(shí)行統(tǒng)一管理,有專門(mén)的檔案資料柜,對(duì)檔案資料的收集、存儲(chǔ)和利用要實(shí)行微機(jī)管理,使檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)化。通過(guò)建章立制、科學(xué)管理,使系(部)檔案管理工作逐步走上日常積累與定期收集相結(jié)合、個(gè)別承辦與大家動(dòng)手相結(jié)合、活動(dòng)資料與固定檔案相結(jié)合的良性軌道。 5.注重對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用 檔案的價(jià)值和作用是通過(guò)對(duì)其有效開(kāi)發(fā)和利用體現(xiàn)的。因此,收集檔案的目的在于利用,如果檔

12、案管理者不注重檔案的開(kāi)發(fā)利用,那么,檔案就像“文物古董”一樣僅有供人們觀賞的價(jià)值,這就違背了檔案管理工作的初衷。系(部)檔案的開(kāi)發(fā)利用具有重要的作用,如:教師職稱評(píng)定、學(xué)科梯隊(duì)建設(shè)、專業(yè)評(píng)估、課程評(píng)估都需要檔案工作者提供的教學(xué)業(yè)務(wù)信息、師資隊(duì)伍建設(shè)信息和專業(yè)課程結(jié)構(gòu)改革信息等。在畢業(yè)生就業(yè)工作中,用人單位往往會(huì)通過(guò)檔案獲取畢業(yè)生的第一手資料,如學(xué)業(yè)成績(jī)名次、畢業(yè)生的表現(xiàn)及獎(jiǎng)懲情況、興趣愛(ài)好和特長(zhǎng)等。這些無(wú)疑對(duì)系(部)檔案管理工作開(kāi)發(fā)利用提供了廣闊的空間,只要檔案工作者改變“坐等上面”的舊習(xí),打破傳統(tǒng)的封閉服務(wù)模式,主動(dòng)了解廣大師生的需求,對(duì)收集到的信息能夠進(jìn)行專題分析研究,運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段,搞好分析預(yù)測(cè),探索檔案信息資源需求及其利用規(guī)律,從而不斷改進(jìn)服務(wù)工作,提高利用效益,系(部)檔案開(kāi)發(fā)利用就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)嶄新的局面。 參考文獻(xiàn): 1孫偉.高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策