1、某物業(yè)管理有限公司質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準作業(yè)規(guī)程1.0 目的確保公司內(nèi)部所有的質(zhì)量體系文件得到統(tǒng)一的編碼，規(guī)范文件和資料的管更2.0適用范圍適用于公司質(zhì)量體系文件和資料，包括質(zhì)量手冊、程序文件、質(zhì) 量計劃、指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄以及被納人公司質(zhì)量體系的相關(guān)外來文件的編碼。3.0職責(zé)品質(zhì)部負責(zé)質(zhì)量體系文件和資料編碼的歸口管理。4.0程序要點4.1 文件和資料的編碼除有行業(yè)特殊規(guī)定外，均按以下條款規(guī)定進行。4.2 文件分類與編碼規(guī)則。4.2.1 質(zhì)量手冊（采用“A”作彳）。編碼格式4.2.2 程序文件（采用“ B作代碼）。編陰格式4.2.3 各類計劃（采用 QP縮小）編碼格式XXX/QP一一米I 計序

2、號 部一碼 標(biāo)準要素號 質(zhì)量計劃縮素寫公司名4.2.4 標(biāo)準作業(yè)規(guī)程（采用“ C作代碼）。編碼格式XXX/A一II 規(guī)程序號1都正碼- 規(guī)程代碼I| 公司一4.2.5 資量記錄。a）程序文件要求的記錄編碼格式編碼格式 XXX/QP-一一米I該文件記錄表格 該要素文件的序號標(biāo)準要素要程序文件代碼b)標(biāo)準作業(yè)規(guī)程要求的記錄編碼格式編碼格式 XXX/QP一一4.2.6 其他文件資料編碼。a） 審核報告（采用“ IQR縮寫）：編碼格式4.34.3.14.3.2褊擔(dān)格式質(zhì)量手冊一A程序文件一B標(biāo)準作業(yè)規(guī)程程b） 管理評審報告（采用“ MQR縮寫廣公司代碼用英文全稱XXX表示。 文件和資料名稱代碼：質(zhì)量計

3、劃一QP外來文件一ED審核報告程一 IQR管理評審報告一 MQR1.1.3 要素號與 GB/T19002- 1994idtIS09002 : 1994 第 4 章“質(zhì)量體系要求”中的條目編號一致。1.1.4 部門代碼：品質(zhì)部及公司通用一G?SY客服中心一K?F保安部一B?AZ人事部一R?S財務(wù)部一C?W一X?F 機電維修部一J?D園林綠化部一Y?L1.1.5 受控編號：部門共用一G?行政部一X?消防管理中心保潔部一B?J財務(wù)部一03品質(zhì)部一04管理處經(jīng)理一06經(jīng)營部一05管理處副經(jīng)理一0總經(jīng)理一01辦公室一027客服中心一08機電維修部一09護管部10環(huán)境衛(wèi)生部一11注：如果一個部門發(fā)放的文件

4、超過 2份及以上時，應(yīng)在上述編號后加分編例如機 電維修部發(fā)放3份文件，則受控編號分別為121、122、123以此類推。4.4 文件條款的編號。4.4.1 文件條款用阿拉伯?dāng)?shù)字和小寫英文字母來表達。4.4.2 文件條款以四個層次為限，分別是條、款、項、點。4.5 文件的標(biāo)識。4.5.1 文件版本的識別：A /0L版本識別字母A -為首版， B為第二版，以此類推4.5.2 文件更改狀態(tài)的識別：A / 01一更改狀態(tài)識別數(shù)字“0”為此頁文件首版，以此類推。5.0記錄6.0相關(guān)支持文件質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準作業(yè)規(guī)程。質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準作業(yè)規(guī)程。XX物業(yè)管理有限公司質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準作業(yè)規(guī)程1.

5、0目的確保質(zhì)量體系文件編制、發(fā)放的規(guī)范性、相容性和有效性。2.0適用范圍適用于質(zhì)量體系質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件的編制、審核、批 準、發(fā)布、發(fā)放及標(biāo)識的實施。其他類文件如通告、通知等不在此規(guī)程適用范圍 內(nèi)。3.0職責(zé)3.0總經(jīng)理負責(zé)批準質(zhì)量手冊和程序文件。3.0管理者代表負責(zé)組織編寫和審核質(zhì)量手冊和程序文件批準作業(yè)文件。3.3各部門負責(zé)人負責(zé)編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)文件。3.4品質(zhì)部是程序文件和作業(yè)文件編寫的組織部門并負責(zé)編寫程序文件和公司通用的作業(yè)文件，負責(zé)公司通用作業(yè)文件的審核。4.0程序要點4.1 文件范圍的界定。本規(guī)程所指文件包括：4.1.1 質(zhì)量手冊。質(zhì)量手冊是公司文件化質(zhì)

6、量體系的A級文件，是文件化質(zhì)量體系的總綱。4.1.2 程序文件。程序文件是公司文件化質(zhì)量體系的B 級文件，是公司質(zhì)量手冊(A級文件 ) 的展開和支持，它主要描述公司選定的質(zhì)量體系要素如何實施和控制。4.1.3 作業(yè)文件。作業(yè)文件是公司文件化質(zhì)量體系的C級文件，是程序文件的展開、支持細化，它主要描寫一項具體的活動、工作和作業(yè)怎樣進行或進行的依據(jù)、要求、規(guī)定和規(guī)范。4.2 根據(jù)控制的需要選定的要素可以由一個程序文件描述，也可以由多個程序文件描述。4.3 作業(yè)文件的描述形式。作業(yè)文件的描述形式可以是下列形式的一種或其任意組合：4.3.1 文字、圖表、圖形、符號、圖樣等形式編制的文件。4.3.2 規(guī)定

7、、規(guī)范、條例、制度、辦法、規(guī)則、大綱、計劃、要點、標(biāo)準等名稱編制的標(biāo)準作業(yè)規(guī)程。4.4 文件內(nèi)容的要求。4.4.1 質(zhì)量手冊的內(nèi)容應(yīng)滿足下列要求：a) 符合IS09000標(biāo)準的要求；b) 滿足本公司提供物業(yè)管理( 服務(wù) ) 要求；c) 切合本公司實際；d) 遵守相關(guān)法規(guī)、條例的規(guī)定和要求。4.4.2 程序文件的內(nèi)容應(yīng)滿足下列要求：a) 滿足IS09000標(biāo)準的全部要求；b) 覆蓋公司所提供管理服務(wù)的全部階段；c) 切合公司實際；d) 符合相關(guān)法規(guī)、條例的要求。4.4.3 標(biāo)準作業(yè)規(guī)程的內(nèi)容應(yīng)滿足下列要求a) 滿足程序文件的規(guī)定和IS09002 標(biāo)準的相關(guān)要求；b) 具有可操作性、可檢查評價性；

8、c) 繁簡程度與所需技能和員工的培訓(xùn)程度資格相適應(yīng)。4.4.4 標(biāo)準作業(yè)規(guī)程貶制的數(shù)量應(yīng)與滿足需要相適應(yīng)。如果沒有標(biāo)準作業(yè)規(guī)程就不能保證管理工作和服務(wù)質(zhì)量，即使簡單的過程和作業(yè)也應(yīng)形成標(biāo)準作業(yè)規(guī)或在標(biāo)準作業(yè)規(guī)程中予以描述和規(guī)定。4.5 質(zhì)量體系文件的結(jié)構(gòu)。4.5.1 程序文件描述的層次按下列順序：a) 目的；b) 適用范圍；c) 職責(zé)；d) 程序要點；e) 記錄；f) 相關(guān)支持文件；g) 附錄。4.5.2 程序文件的結(jié)構(gòu)按下列順序排列組成：a) 封頁；b) 內(nèi)頁；c) 更改記錄。4.5.3 作業(yè)文件描述的層次和結(jié)構(gòu)可以參照程序文件描述的層次編寫，也可以根據(jù)文件表達的形式和內(nèi)容進行編排。4.6

9、文件條款編號:4.6.1 文件條款用阿拉伯?dāng)?shù)字和小寫英文字母組合表達。4.6.2 文件條款以四個層次為限，分別是條、款、項、點。4.7 文件的標(biāo)識。4.7.1 文件在質(zhì)量體系中層次的標(biāo)識識別如下：a) 用文件封頁給出的質(zhì)量手冊、程序文件或作業(yè)文件予以識別；b) 用文件編碼予以識別，文件的編碼按質(zhì)量體系文件編碼管理文件執(zhí)行。4.7.2 文件版本的識別如下：a) 文件封頁上給出版本標(biāo)識，首版為 A,二版為B,以此類推；b) 文件內(nèi)頁，文標(biāo)給出的版本標(biāo)識A /0-即標(biāo)識此頁文件為首版，以此類推4.7.3 文件更改狀態(tài)的識別：a) 文件內(nèi)文標(biāo)版本欄給出的標(biāo)識 A Z Q工未經(jīng)更改的文件為0,第一次更改

10、的文件為1,以此類推b) 文件中更改記錄頁中做出的記錄。4.8 文件的發(fā)布。4.8.1 文件發(fā)布前需經(jīng)總經(jīng)理和授權(quán)人審核批準。4.8.2 文件發(fā)布范圍、文件的符合性、完整性、適用性、規(guī)范化是審核批準人審批的 內(nèi)容。4.8.3 品質(zhì)部在文件發(fā)布前應(yīng)填寫文件發(fā)布審批單，確保只有經(jīng)過批準的 文件才能發(fā)布。4.9 文件的發(fā)放。4.9.1 文件的發(fā)放由品質(zhì)部按批準的范圍發(fā)放。4.9.2 文件發(fā)放前應(yīng)對受控文件進行編號并對每份文件加蓋藍色受控文件印章及編號。非受控文件不編號，僅在封頁加蓋綢E 受控文件藍色印章。4.9.3 發(fā)放的文件為副本的，正本連同文件發(fā)布審批單一并歸檔。歸檔的文件不編號，不加蓋受控狀態(tài)的印章。4.10 文件補發(fā)。由于工作的需要或原文件丟失、破損，需要補發(fā)文件時，應(yīng)按下列規(guī)定辦理：4.10.1 申請方填寫文件補發(fā)審批單經(jīng)所在部門負責(zé)人審核，經(jīng)管理者代表批準方可予以補發(fā)。4.10.2 文件補發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關(guān)規(guī)定。4.11 文件發(fā)布