1、XXX 公司公司采購管理方案1. 目的：規范 XXX 公司采購過程，達到合理采購，合理使用資金，降 低采購成本，保證采購物品的質量。2. 適用范圍：原輔材料、設備、備品備件、設備維修部件、計算機及 耗材等辦公用品、食堂采購、勞保用品的采購、新建廠房及其維修 等基本建設。紙質文件發放范圍：銷售部、生產部、設備管理 /維修車間、加工車間、 工藝室、熔煉工段、中碎工段、制粉工段、壓型工段、燒結工段、磨加 工工段、產品研發室、 設備研發室、計量室、管理部、財務部、采購部、 質保部、外觀檢驗工段、過程檢驗組、外加工產品進廠檢驗組、信賴性 檢驗組、性能檢驗組3. 職責：3.1 采購部職責：根據公司內部需方

2、提出的采購申請單組織實施采 購；采購相關數據清晰存儲；保證所采購物料的進度及質量；所采購物 料入庫（或入帳）等有關手續辦理；要掌握被采購物品的國際、國內有 關信息，并建立信息網絡，對所有被采購的物品的發票負責；保存采購 過程的有關信息或記錄；按規定保管和使用公司合同章。3.2 需方職責：認真按規定正確填寫采購申請單并交相關人員、部 門審核批準； 核對所購進物料的實用性、 必要性；監督采購部工作進度、 質量。3.3 總經理辦公室職責：協助總經理審核 XXX 公司資金使用申請單 并對有效的 XXX 公司資金使用申請單進行存檔。3.4 庫管員職責：對庫存商品提出采購計劃并按期填寫采購申請單 呈報采購

3、部； 對采購部按規定購進物品辦理入庫手續； 協助采購部審核 有關采購申請單。3.5 設備管理員職責：協助采購部審核有關設備采購的采購申請單 ； 參與簽訂設備采購合同； 參與設備驗收；對采購部按規定購進設備辦理 入帳手續。3.6 計量室職責：協助采購部審核有關計量設備及器具采購的采購申 請單；對采購部按規定購進計量設備及器具辦理登記手續；參與計量 設備及器具驗收。3.7 財務部職責：根據有效的 XXX 公司資金使用申請單給予付款； 審核大項目采購計劃（超過 5 萬元）；審核并驗收報銷票據。4. 內容：4.1采購申請：4.1.1 采購申請分類及申請流程 :第 1 類：可設立庫存上下限和可設立定期定

4、量采購的物品，如原 材料、部分輔助材料、部分必備設備維修零件、部分辦公用品、部分勞 保用品等。此類物料（不包括原材料，原材料由使用部門提出計劃）的采購 申請由相關庫房提出，采購部長審核，管理部長批準（當涉及金額大于 5 萬元（允許誤差 10% ）時由采購部長審核，管理部長審核，副總經理 批準；當涉及金額大于 20 萬元（允許誤差 5%）以上時采購部長審核， 管理部長審核，總經理批準） 。第 2 類：不可設立庫存上下限的以下物品：大中型設備（涉及金 額超過 5 萬元）、汽車、叉車、計算機、手機等貴重辦公物品。此類物品的采購申請由使用人或部門提出， 辦公資產管理員或設 備管理員審核，需方直接領導審

5、核，采購部長審核，管理部長審核，總 經理批準。第 3 類：自研發（制造）設備部件采購、基本建設采購。 此類物品需先立項（立項由主管副總經理批準） ，部件采購由項 目負責人提出，相關庫房審核，直屬領導審核，采購部長審核，管理部 長審核，主管副總經理批準。第 4 類：不可設立庫存上下限且不屬于第 2 類、第 3 類的物品。 此類物品的采購申請由使用人或單位提出， 交辦公資產管理人員 或設備管理員或相關庫管員審核，需方直接領導審核，采購部長審核， 主管正部長批準。4.1.2 申請經辦人必須詳細填寫采購申請單 ，包括物料名稱、規格型 號、購買數量、使用用途、使用日期、庫存量、消耗速度等內容，如有 特殊

6、要求在備注欄中注明或在附頁中注明。使用部門的申請人必須為工段長或以上職位人員（并要求各工段、 車間或部門指定唯一的申請人） ，要求申請人對物料的用量預算、消耗 速度進行核實，然后再進行申請。4.1.4 采購申請必須經過相應庫房確認， 庫管員對所需采購的物料的庫存 情況以及所申請數量的合理性進行核實后確認， 如不合理則需修改申請 或取消申請。4.1.5 申請購買設備或其他固定資產物料時， 必須經過設備管理員或相關 物料管理人員的確認、備案；申請購買計量設備、儀器時候，必須經過 計量室管理員確認；申請制作受控記錄及表格時， 必須經過質保部體系 運行檢查員審核確認；申請采購電腦及電腦耗材等相關物料時

7、，必須經 過管理部相關管理人員確認。4.1.6 采購申請必須經本部門主管進行審核， 審核所申請物料使用的必要 性、真實性以及物料的等級檔次、型號等。4.1.7 采購申請必須經采購部長進行審核，審核所采購物料數量的合理 性、使用日期的準時性。4.1.8 當使用部門有緊急采購要求時， 可以電話或口頭通知采購部先進行 詢價、比價，然后填寫采購申請單，審批后及時交到采購部，并在采購 申請單上注明“緊急”字樣及使用時間、日期。4.1.9 第 1 類物品采購主要針對對于常備物料和長期使用的消耗物料的 采購，庫管員定期分析物料庫存情況并和相關使用部門溝通后及時提出 申請采購，采購部長負責監督。采購申請的撤銷

8、應由原申請采購部門立即通知采購部，采購部對 未辦理立即停止采購，對已辦理了的根據情況應妥善處理；對實在不能 撤銷的采購計劃， 采購部應通知原申請采購部門， 并想法妥善處理物料。采購部應將采購申請單存檔，并建立詳細電子檔案，以備相關部 門查用。4.2采購：采購部經辦人員接到 采購申請單 后，檢查采購申請單各欄內容 填寫是否清楚、明確，然后根據采購申請的緩急情況，參考市場行情及 過去采購記錄或廠商提供的資料， 選擇兩家以上進行價格對比或分析后 議價。4.2.2 對收到的有效 采購申請單 進行統計、 分析，對有共同性的物料 或同一廠商或在同一地區采購的物料，集中辦理較為有利時， 可核定物 料項目，定

9、期集中進行采購。4.2.3 對凡經常使用且使用量較為大宗的物料，采購部應事先選定廠商（兩個或兩個以上同時供應） ，議定長期供應價格，簽訂購銷合同，實 現長期報價采購。對長期報價采購應定期結合市場行情進行價格比對， 確保價格的合理性。4.2.4 若廠商報價的規格與申請購買的物料規格不同或屬于代用品且有 利時，采購經辦人員應同申請采購部門進行溝通，確認是否可以替代， 并且申請人要在采購申請單上簽注意見。4.2.5 對于廠商的報價資料經整理后， 采購部經辦人員應深入分析后， 以 電話等聯絡方式向廠商議價。4.2.6 采購部門接到申請采購部門電話或口頭的緊急采購案件， 部長應立 即指定經辦人員先進行詢

10、價、議價，待接到采購申請單后，按一般采購 程序優先處理。經過詢價、議價以后，超過 1000 元的非商店式購物采購項目必須 簽訂采購合同。4.2.8 采購詢價、議價完成后，在采購詢價單上詳細填寫詢價、議價 結果以及擬定訂購廠商、交貨期限與報價有效期限，經采購部長審核， 然后形成采購訂單或采購合同 ，并呈報批準。4.2.9 采購涉及金額超過 1 萬元的項目議價過程必須有兩人或兩人以上 同時參與，并在采購詢價單上簽字確認； 采購詢價單須存檔， 并定期整理，可供相關部門查閱。4.2.10 采購（采購訂單、采購合同）批準權限： 第一類物品：采購訂單、采購合同由采購員提出，采購部長審核， 5萬元的項目由采

11、購部長批準，w 10萬元的項目由管理部長批 準，w 20萬元的項目由主管副總經理批準，20萬元的項目由總經理 批準；第二類物品：采購訂單、采購合同由采購員提出，采購部長 審核，總經理批準；第三類物品：采購訂單、采購合同由采購員提出，采購部長 審核，w 20萬元的項目由主管副總經理批準，20萬元的項目由總經 理批準；第四類物品：采購訂單、采購合同由采購員提出，采購部長 審核，w 20萬元的項目由主管副總經理批準，20萬元的項目由總經 理批準。采購經辦人員接到經批準的采購申請單后，應向廠商訂購，并以 電話或傳真方式確定交貨日期。 如需分批返回，則要通知相應庫房及相 關的物料管理人員。4.2.12

12、采購經辦人員在采購過程中發現未能按既定進度完成采購時，要 填寫進度異常反饋單，注明“異常原因”及“預計完成日期” ，經呈部 長核實后轉至原申請采購部門，依據申請部門的意見采取相應的對策。 4.3驗收與入庫：4.3.1 采購經辦人員對各自所采購物料的質量負責并驗收，相關物料根據體系要求質保部負責出據驗收報告。4.3.2 非固定資產的物料需要辦理入庫手續 , 設備或其他固定資產物料 不需要辦理入庫手續但需要相關管理人員出據驗收登記證明。4.3.3 需要入庫的物料由相應的庫管人員負責來料的外觀、 數量、重量的 驗收；不需要入庫的設備或其他固定資產物料的驗收由設備管理員或相 關物料管理人員負責。4.3

13、.4 在辦理入庫時， 入庫單須由采購部長， 審核或簽字確認， 方可辦理 入庫手續。在驗收時，發現物料質量或外觀不合格，通知采購部，予以拒收、 退回處理；如發現數量或重量不符， 則按實際接收的數為準； 在使用時， 發現物料不合格，通知采購部，根據實際情況做相應的對策處理。4.3.6 庫管員或具有相同性質的驗收登記人員不能是采購員本人。4.4 付款：4.4.1 根據有效的采購訂單 、采購合同填寫 XXX 公司資金使用 申請單，采購部長審核，總經理批準，總經理辦公室備案； XXX 公 司資金使用申請單作廢或需要更改由總經理辦公室負責辦理； XXX 公司資金使用申請單在 10 個工作日內不使用既作廢，

14、作廢手續到總 經理辦公室辦理。短交應補足的，采購部門應依據實收數量，進行整理付款。4.4.3 原材料超交量的范圍為總量的 +/-10，其他輔助材料的超交量情 況根據具體情況而定。超交的情況應經部長核實， 方能依據實收數量進 行整理付款，否則僅依據訂貨的數量進行付款。4.4.4 公司要求采購金額在 200 元以下的，可以使用現金；采購金額在200 元以上的，必須使用支票。如有特殊情況，采購金額大于 200 元需 使用現金的，必須在使用之前征得財務部長的同意，方可使用現金。4.4.5 采購人員獲得付款只能憑有效的 XXX 公司資金使用申請單 （含 支票、匯款、現金的支付） 。領出支票后 3個工作日

15、內報銷， 否則財務有權拒絕再支付支票， 且 每一張 XXX 公司資金使用申請單只能對應一張支票；預付帳款應 在 10 個工作日內報銷， 不能在 10 個工作日內報銷的應在資金申請單上 注明報銷期限，否則財務不予付款。4.5 票據報銷采購員將票據張貼好，并附上資金申請號、合同號、支票號、入庫 單號并在申請欄簽字確認，采購部長審核，然后交財務部長審核財務部長審核通過后簽字確認，并授權出納入帳。4.6采購流程圖：附件一：相關記錄采購申請單( SL-R-P010 )生產材料采購申請單(SL-R-P035 )原材料采購臺帳(SL-R-P012 )輔助材料采購臺帳(SL-R-P108 )采購進度異常反饋單

16、(SL-R-G002 )XXX 公司資金使用申請單(SL-R-A022)采購申請單SL-R-P010-A2編號:申請主管領導審核采購部長審 核批準申請日期相關人員確認庫房確認預購地點項目名稱或編號:NO物料名稱規格單 位申請 數量用途預計 使用 日期上次購買價格成本 預算 金額庫存量庫房位置備注123456789101112131415合 計米購申請單附表SL-R-P010-A1編號物料名稱種類原材料輔助材料使用目的計量器具使用日期設備其他采購要求：規格類型/型號等級/標準及 成本控制限額其他技術要求檢驗/驗收標準質里體系要求預購廠家、地點及 聯系方式生產材料采購申請表申請人部長生產副總SL-R-P035-A0（申請日期年 月 日）編號：采購要求No 物料名稱單位數量使用日期用途庫存量（Kg）庫房確認1等級/標準其他技術要求檢驗/驗收標準供貨廠商2等級/標準其他技術要求檢驗/驗收標準供貨廠商3等級/標準其他技術要求檢驗/驗收標準供貨廠商4等級/標準其他技術要求檢驗/驗收標準供貨廠商原材料采購臺帳SL-R-P012-A3編號名稱規格/等級數量（Kg）單 價金額購貨地點合同編號計劃交期實際交期輔助材料采購臺帳SL-R-P