1、詳解如何利用Word2003“郵件合并”功能批量制作準考證作者：馬恩輝 單位：滁州市南譙區大柳初級中學Word2003郵件合功能大有作為，用此功能可以批量制作準考證、學生證、分數條、胸卡、通知書、工資單、請柬等等。1、郵件合并基礎知識1.1、郵件合并過程涉及到3個文檔主文檔、數據源和合并文檔主文檔包含合并文檔中都相同的內容；數據源包含要合并到文檔中的信息；合并文檔是將主文檔與數據源合并后得到的結果文檔。 例如：在制作準考證中，對固定不變的主體內容和版面進行了設置，將其作為主文檔；而將需要改變的學生姓名從學生基本信息表中獲取，這個Excel 表就是“郵件合并”中的數據源。1.2、郵件合并步驟郵件

2、合并通常包含以下4個步驟：新建或選擇主文檔 連接數據源 插入合并域 執行合并。在“郵件合并”任務窗格中，使用“郵件合并向導”，可以輕輕松松地完成“郵件合并”操作。2、運用Word2003中“郵件合并”功能批量制作準考證現在我們就以批量制作準考證為了來學習郵件合并的應用。2.1、素材的準備準備的素材主要是學生的照片，可以用photoshop把照片制成100*140的統一尺寸。照片可以按照序號命名，也可以用學生姓名命名。2.2、建立數據源照片如果按照序號命名，我們可以建立如下圖（1）所示的學生信息數據源，我們把學生信息表和照片文件夾放在同一目錄下，照片相對路徑記錄方法圖（1）F列所示。請注意：學生

3、信息工作表中只應該有準考號、姓名、性別、考場、座位和照片等字段和相應的記錄，不要在字段上再添加一標題行，否則就不是有效的數據源。圖（1）學生信息表數據源我喜歡照片記錄使用相對路徑，用相對路徑的好處是只要把主文檔、數據源和照片文件夾放在一目錄下，那么將該目錄文件夾拷貝到任何其他一臺安裝有word的電腦上都可以輕松生成合并文檔。2.3、創建準考證主文檔啟動word2003，用表格制作主文檔，如下圖（2），以此來固定各信息的位置，并把表格線顏色設成與背景色相同。圖（2）準考證主文檔制作為了美觀，還可以在主文檔中添加背景圖片。2.4、連接數據源我們可以使用郵件合并向導連接數據源，如下圖（3）依次選擇“

4、工具”“信函與郵件”“郵件合并”命令，調出圖右側的郵件合并向導。 圖（3）調出郵件合并向導依向導步驟二提示，選取收件人，點擊“瀏覽”按鈕，就可以彈出“選擇數據源”對話框，選擇剛才建立的“學生信息表”，點擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，在“選擇表格”對話框中選擇“學生信息$”，如圖（4）所示。點擊“確定”按鈕返回主文檔。圖（4）選擇數據源表2.4、插入域將光標定位到“準考號”后一單元格，依據向導步驟三撰寫信函提示，選擇“其他項目”按鈕，就會彈出如下圖（5）的插入合并域對話框。在該對話框中的域列表中選擇“準考號”，點擊“插入”按鈕，將其插入到指定位置。點擊“關閉”按鈕返回到主文檔。以相同的

5、方法，將“姓名”、“性別”、“考場”、“座位”域分別插入到主文檔中相應的位置。圖（5）插入合并域說明：步驟2.3和2.4的連接數據源和插入域是利用郵件合并向導來完成的，我們還可以利用郵件合并工具來更快地完成。如上圖（3）依次選擇“工具”“信函與郵件”“顯示郵件合并工具”命令，調出如下圖（6）的郵件合工具條，利用工具條上的“打開數據源”和“插入域”命令按鈕也可以完成連接數據源和插入域的工作。圖（6）郵件合并工具條以上從數據庫域調用的都是文字數據，照片導入主文檔就沒有這么方便了。照片的成功導入是制作準考證的關鍵，下面我們就來討論照片導入主文檔的方法。照片導入主文檔的方法（插入圖片域的方法）：方法一

6、、利用數據庫中照片路徑記錄導入照片法。將光標定位于“準考證”右下邊大的單元格內，我們要在此顯示學生的照片。按“Ctrl+F9”來插入域，此時單元格內會出現一對大括號，在其中輸入“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ”(不含外邊引號)，特別提示：其中的大括號也是按“Ctrl+F9”來插入的。如果你編寫域代碼的水平有限，請使用自動插入加載照片域代碼的方法。詳細內容見后面“附加說明”。實際上，我們用“MERGEFIELD 照片”調用的是照片路徑記錄，所以INCLUDEPICTURE后引號 中內容就是照片路徑。如果照片不是用序號而是用姓名來命名的，我們可以在信息表中編寫照片路徑，

7、方法如下圖（7）中“照片2”字段記錄所示，我們在G2單元格中輸入=H2&B2&I2，就可以得到以姓名命名的照片路徑。圖（7）用姓名命名的照片路徑的編輯方法方法二、在主文檔中直接編輯照片路徑記錄導入照片法。如果照片不是用序號而是用姓名來命名的，這時學生信息表中可以不編寫照片路徑記錄欄。在這種情況下，我們可以借用數據庫非照片路徑記錄導入照片，同上，按“Ctrl+F9”來插入域，此時我們只要把以上的域代碼“INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ” 中的“ MERGEFIELD 照片 ”換成“photoMergeField 姓名.jpg”即可（不含外邊引號）。最終形式如：“INCL

8、UDEPICTURE photoMergeField 姓名.jpg ”（不含外邊引號）。以上我們只是把導入照片的代碼放入了要顯示照片的位置，但是如何才能讓代碼變成照片在主文檔中顯示出來呢？首先確認存放域代碼的大括號是用Ctrl+F9插入的，然后檢查代碼拼寫是否有錯、引號是否為西文等，在這些確認無誤的情況下，選中加載照片的域代碼，按shift+F9鍵，將代碼轉換成照片（也可以選中照片，按shift+F9鍵將照片切換成代碼）?，F在我們點擊合并郵件工具欄的下一記錄，看一看下一記錄的效果，怎么了！“姓名”等信息變成下一記錄，但照片卻沒變？不用慌張，我們選中未變的照片，按F9鍵，便可刷新照片。如果還不行

9、，那就關閉文檔，再重新啟動文檔，如果還是不行，不妨到別的電腦上運行試一試，只要代碼不錯，照片一定會被更新正確的。2.6、生成合并文檔按照向導步驟六選擇“編輯個人信函”按鈕或點擊合并郵件工具中的“單擊合并到新文檔”按鈕，便彈出如下圖（8）合并到新文檔對話框。圖（8）新文檔對話框選擇全部記錄，點確定，就切換到生成的新文檔“字母1”，真爽，所有的學生準考證都做好了。喲！高興的太早了，怎么顯示的都是同一個人的照片？不必慌張，我們全選這個Word文檔，然后按F9對所有照片進行刷新。這時候照片應該都換成了正確的照片了，如果還沒有，那你就先把這個文檔保存下來，關閉，再打開，全選，按F9再刷新，如果還不行，可

10、以換一臺電腦試一試，也許就可以正常顯示了（這是我的經驗，不知為什么）。如果你的照片沒有用圖像軟件定好尺寸，那么還要對圖片大小進行一一調整，這樣不但不美觀也會很麻煩，故強烈建議先用photoshop等圖像處理軟件把照片制成統一適中的尺寸。附加說明：自動插入加載照片域代碼的方法先把光標定位在要插入照片的地方，單擊菜單欄“插入”“域”在“域名”處選擇“Includepicture” 在“域屬性”文件名中，填入任意字符，比如“m” 單擊確定。如下圖（9）所示：圖（9）自動插入加載照片域代碼1單擊剛才插入的“域”按“shift +F9”鍵選中“m”點擊合并郵件工具條上的“插入域”按鈕在插入合并域對話框中